ZAPYTANIE OFERTOWE NR  1/2022

W związku z realizacją projektu "Dywersyfikacja rynków zbytu P.W. Hobby poprzez udział w międzynarodowych targach branżowych", na który Zamawiający otrzymał dofinansowanie w ramach Umowy nr UPG/2/G/2020/009/067 dla projektu grantowego "Fundusz Eksportowy - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MPŚ, Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw RPO WK-P 2014-2020, Zamawiający prosi o przesłanie ofert na realizację usługi polegającej na:

- wykonanie, montaż i demontaż stoiska targowego podczas targów Interzoo odbywających się w Norymberdze w Niemczech, w dniach 24-27 maja 2022 roku.

1. Nazwa i adres Zamawiającego

P.W. Hobby Piotr Matuszewski Kobylarnia 20A, Kobylarnia 86-061, NIP 5540469849, REGON 002483770.

Osoba do kontaktu: Robert Chruściński
adres e-mail: rc@vitapol.pl
telefon: 726-210-116

2. Tryb udzielania zamówienia

2.1. Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt. 5 tej ustawy. Zamówienie prowadzone jest zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielania zamówień w ramach Funduszu Eksportowego oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonych w Regulaminie konkursu.

W  zakresie nieregulowanym w Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielania zamówień w ramach Funduszu Eksportowego i Regulaminie konkursu przyjmuje się zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

2.2. Ogłoszenie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej Zamawiającego: https://www.hobby.bydgoszcz.pl

oraz na stronie internetowej:

https://www.zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

3. Data ogłoszenia zapytania ofertowego

31.03.2022 r.

4. Opis przedmiotu zamówienia

4.1. Przedmiotem oferty jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usługi wykonania, montażu i demontażu stoiska targowego na imprezę targową Interzoo w niemieckiej Norymberdze w dniach 24-27 maja 2022 roku wg poniższej specyfikacji:

• cztery regały drewniane o wymiarach około 190 cm wysokości x 200 cm szerokości i 50 cm głębokości, wraz z co najmniej 5 półkami na regał, czterema kasetonami reklamowymi z podświetleniem o wymiarach 50 cm wysokości x 200 cm szerokości,
• cztery regały drewniane o wymiarach około 230 cm wysokości x 200 cm szerokości i 50 cm głębokości, wraz z oklejką z grafiką, półkami na produkty, miejscem na monitory LCD,
• kwadratowa pakamera/zaplecze socjalne ze ścianami o wysokości 400 cm i 300 cm szerokości, wraz z oklejką z grafiką, zainstalowanym telewizorem LCD, drzwiami na jednej ścianie,
• kratownica o wymiarze 10 m szerokości x 4 m głębokości x 1 m wysokości
• reklama na kratownicę o wymiarze 10 m szerokości x 4 m głębokości x 1 m wysokości
• montaż zaplecza socjalnego od Zamawiającego
• bar dla baristy dostawiony do pakamery
• dwie, dwu i półmetrowe ozdoby w kształcie Smakersa (produkt produkowany przez Zamawiającego, poglądowe zdjęcie znajduje się w załączniku nr 6)
• obracana dookoła swojej osi, ozdoba w kształcie kości (produkt produkowany przez Zamawiającego, poglądowe zdjęcie znajduje się w załączniku nr 7), o szerokości 60 cm, umieszczona na podeście
• wolnostojący, dwustronny pylonik wraz z lustrem do tworzenia zdjęć typu selfie i reklamą, o wymiarach około 185 cm wysokości x 100 cm szerokości x 20 cm głębokości
• podest o wymiarach około 200 cm szerokości, 100 cm długości i 70 cm wysokości z podświetleniem typu LED na całej powierzchni oraz oklejką wraz grafiką na trzech bocznych ściankach
• ścianka oddzielająca bar dla baristy od reszty stoiska wraz z półkami i oklejką z grafiką o wymiarze około 400 cm wysokości x 120 cm szerokości
• narożne półki przy ściance oddzielające bar
• lada/witryna do prezentacji produktów przypominająca ladę cukierniczą z oklejką z grafiką o wymiarach około 140 cm wysokości x 80 cm głębokości x 90 cm szerokości
• wykładzina podłogowa do stoiska o powierzchni 120 mkw (15 m długości x 8 m szerokości)
• podesty do prezentacji produktów z oklejką z grafiką o wymiarach około 70 cm długości x 40 cm szerokości x 40 cm głębokości
• montaż i demontaż stoiska

4.2. Wszystkie elementy zabudowy stoiska w tym wykładzina podłogowa muszą spełniać wymagania dotyczące niepalności i zadymienia narzucone przez organizatora targów Interzoo 2022 stanowiące załącznik nr 1.

5. Termin realizacji zamówienia

5.1. Wykonawca zobowiązany jest do montażu stoiska do 24 maja 2022 roku, a także do demontażu stoiska do 28 maja 2022 roku.

W przypadku przesunięcia terminu targów, termin realizacji oferty może ulec zmianie. Zamawiający niezwłocznie poinformuje o przełożeniu terminu targów Wykonawcę.

6. Okres ważności oferty

Termin ważności oferty wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

7. Warunki udziału w postępowaniu

7.1. Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonania usługi lub czynności w ramach niniejszej oferty, a także minimum dwuletnie doświadczenie w zakresie budowania stoisk targowych.

7.2. Wykonawca zapewnia, że posiada potencjał techniczny oraz osobowy do wykonania usługi zleconej przez Zamawiającego.

7.3. Wykonawca deklaruje, że jego sytuacja ekonomiczna, finansowa oraz kadrowa umożliwiają mu realizację zadania z niniejszego zamówienia.

7.4. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7.5. W przypadku odwołania lub zmiany terminów targów przez organizatora imprezy, Wykonawca nie będzie rościł wobec Zamawiającego roszczeń z tego tytułu. Koszty związane z organizacją udziału w targach Wykonawca będzie ponosił na własne ryzyko.

7.6. Automatycznie w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są w KRD lub w innym rejestrze długów, lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

7.7. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego i podpisanego Formularza oferty wraz z załącznikiem nr 3, 4 i 5.

8. Miejsce i termin złożenia ofert

8.1. Termin składania ofert mija w dniu 7.04.2022 r. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tej dacie nie będą rozpatrywane.

8.2. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście w siedzibie Zamawiającego (punkt 1) lub w formie elektronicznej w postaci podpisanego i opieczętowanego skanu dokumentacji w formacie .pdf na adres: rc@vitapol.pl

9. Kod wspólnego słownika zamówień CPV

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów - kod CPV 79950000-8
Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw - kod CPV 79956000-0

10. Kryteria wyboru oferty

10.1. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:

• kryterium nr 1 - całkowita cena netto w PLN - waga 100 pkt.

Sposób obliczania punktów odbywać będzie się za pomocą następującego wzoru:

kryterium 1 - całkowita cena netto

• cena netto najniższej oferty / cena netto badana oferta x 100 pkt. = ilość pkt.

10.2. Zamawiający dokona oceny otrzymanych ofert na podstawie wyników osiągniętych na podstawie sumy punktów wyliczonych w oparciu o kryteria z punktu 12.1. Ilość punktów stanowić będzie końcową ilość punktów przyznaną danej ofercie.

10.3. Zamawiający przy dokonaniu wyboru będzie kierować się elementarnymi zasadami obowiązującymi we wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, w szczególności zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, zasadą ochrony uczciwej konkurencji, zasadą swobody przepływu kapitału, towaru, dób i usług, zasadą niedyskryminacji i równego traktowania Wykonawców.

10.4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwięcej punktów.

10.5. W przypadku uzyskania przez Oferentów takiej samej łącznej ilości punktów, ostateczną decyzję o wyborze oferty podejmie Zamawiający.

11. Opis sposobu przygotowania oferty

11.1. Oferta musi być przygotowana w języku polskim.

11.2. Oferta musi uwzględniać wszystkie kwoty niezbędne do realizacji zamówienia opisanego w punkcie 4.1.

11.3. Oferta powinna zawierać:

• podpisany i wypełniony Formularz oferty wraz z datą przygotowania,
• łączną cenę netto i brutto za przygotowanie wszystkich elementów stoiska,
• podpisem osoby upoważnionej do złożenia oferty,
• w przypadku składania oferty przez Pełnomocnika pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy,
• podpisane oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych,
• podpisane oświadczenie o posiadaniu potencjału technicznego oraz ludzkiego do wykonania zadania,
• podpisane oświadczenie o niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.

12. Warunki zmiany umowy

12.1. W przypadku odwołania targów lub zmiany ich terminu przez organizatora, realizacja umowy będzie obowiązywać w następnej edycji targów. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania usługi w nowym terminie.

12.2. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.

12.3. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron.

13. Postanowienia końcowe

13.1. W sprawach nieregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku - Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

13.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego Zamówienia bez podania przyczyny lub do jego zakończenia bez wyboru oferty.

13.3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

13.4. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert wariantowych.

14. Załączniki

Załącznik nr 1. Wykaz niepalności i zadymienia

Załącznik nr 2. Formularz oferty

Załącznik nr 3. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych

Załącznik nr 4. Oświadczenie o posiadaniu potencjału technicznego oraz ludzkiego do wykonania zadania

Załącznik nr 5. Oświadczenie o niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości

Załącznik nr 6. Zdjęcie poglądowe ozdoby na stoisko targowe - Smakers

Załącznik nr 7. Zdjęcie poglądowe obracanej, ozdoby na stoisko targowe w kształcie kości