ZAPYTANIE OFERTOWE NR  2/2022

W związku z realizacją projektu "Dywersyfikacja rynków zbytu P.W. Hobby poprzez udział w międzynarodowych targach branżowych", na który Zamawiający otrzymał dofinansowanie w ramach Umowy nr UPG/2/G/2020/009/067 dla projektu grantowego "Fundusz Eksportowy - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MPŚ, Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw RPO WK-P 2014-2020, Zamawiający prosi o przesłanie ofert na realizację usługi polegającej na:

- wykonanie, montaż i demontaż stoiska targowego podczas targów Pet Expo odbywających się w Bydgoszczy, w dniach 16-18 września 2022 roku.

1. Nazwa i adres Zamawiającego

P.W. Hobby Piotr Matuszewski Kobylarnia 20A, Kobylarnia 86-061, NIP 5540469849, REGON 002483770.

Osoba do kontaktu: Robert Chruściński
adres e-mail: rc@vitapol.pl
telefon: 726-210-116

2. Tryb udzielania zamówienia

2.1. Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt. 5 tej ustawy. Zamówienie prowadzone jest zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielania zamówień w ramach Funduszu Eksportowego oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonych w Regulaminie konkursu.

W  zakresie nieregulowanym w Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielania zamówień w ramach Funduszu Eksportowego i Regulaminie konkursu przyjmuje się zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

2.2. Ogłoszenie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej Zamawiającego: https://www.hobby.bydgoszcz.pl

oraz na stronie internetowej:

https://www.zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

3. Data ogłoszenia zapytania ofertowego

8.07.2022 r.

4. Opis przedmiotu zamówienia

4.1. Przedmiotem oferty jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usługi wykonania, montażu i demontażu stoiska targowego o łącznej powierzchni 460 mkw na imprezę targową Pet Expo odbywającą się w Bydgoszczy w dniach 16-18 września 2022 roku wg poniższej specyfikacji:

• Regał z płyty wiórowej 18 mm w formie prostokąta, okleinowanej po obwodzie i oklejonej folią monomeryczną z wydrukowaną grafiką, o wymiarach 2000 mm wysokości x 1000 mm szerokości.
  Konstrukcja stalowa do wewnątrz regału umożliwiającą montaż do podestu.
• 6x podest wykonany z płyty wiórowej 18 mm o wymiarach 500 x 500 x 700 mm, frezowany na łączeniu płyt pod kątem 45 stopni, oklejony folią monomeryczną z grafiką.

Do każdego podestu przymocowana płyta kompozytowa o wymiarach 500 x 1800 mm z naniesioną jednostronnie grafiką.

• Regał w kształcie piramidy wykonany z płyty wiórowej 18 mm, frezowany na łączeniu płyt pod kątem 45 stopni, oklejony folią monomeryczną z grafiką. W skład regału wchodzi :

- regał o wymiarach 1750 x 1750 x 600 mm + grafika na foli monomerycznej
- regał o wymiarach 750 x 750 x 400 mm + grafika na foli monomerycznej
- regał o wymiarach 150 x 150 x 200 mm + grafika na foli monomerycznej

• Regał ekspozycyjny o wymiarach 2000 x 2000 x 500 mm, skręcany po bokach obłożonych płytą Hips 2 mm z naniesioną grafiką.

- na froncie regału wmontowany telewizor LED, oraz zamontowane półki z bezbarwnego poliwęglanu  gr 6 mm i haki ekspozycyjne wykonane z drutu fi 4 mm lakierowane farbą proszkową.
- na dwóch bokach regału zostaną wmontowane 2 szt. wnęk podświetlanych od góry o wymiarach 240 x 300 x 120 mm.

• 2x ściana ekspozycyjna w kształcie litery T o wymiarach 2000 x 2000 mm (front) oraz 1000 x 2000 mm (bok), wykonana z płyty wiórowej 18 mm, skręcanej i obłożonej po boku płytą Hips 2 mm.
  Całość pokryta dwustronnie folią monomeryczna z grafiką.
  
• 2x ściana ekspozycyjna w kształcie litery L o wymiarach 2000 x 2000 mm (x2) , wykonana z płyty wiórowej 18 mm. Całość pokryta dwustronnie folią monomeryczna z grafiką.
  
• 2x podest oklejony folią monomeryczną, o wymiarach 300 x 300 x 700 mm
  
• Ściana ekspozycyjna w kształcie litery H o wymiarach 2000 x 2000 mm (front) oraz 1000 x 2000 mm (bok x2), wykonana z płyty wiórowej 18 mm, skręcanej i obłożonej po boku płytą Hips 2 mm.
  Całość pokryta dwustronnie folią monomeryczna z grafiką.
  
• 2x kratownica aluminiowa trójkątna o wymiarach 8000 x 8000 mm i wys. 4000 mm, na której zostanie zamontowane oświetlenie LED.
  
• Oświetlenie LED - 34 lampy 200 W
  
• Grafika reklamowa na materiale tekstylnym w wymiarach 7000 x 2500 mm oraz 3000 x 2500 mm, zamontowana na konstrukcji aluminiowej wykonanej na tylnych ścianach stoiska.
  Zamontowana grafika pozwala na zmianę funkcji stoiska jednostronnego na dwustronne.
  
• Wykonanie grafiki na pomieszczeniu gospodarczym stoiska obejmuje:
  
  - wyczyszczenie oklejonych płyt z foli - 48 mkw
  - naniesienie foli monomerycznej z wydrukowaną grafiką - 48 mkw
  
• Wymiana płyty bocznej oraz grafiki baru stoiska :
  
  - wymiana płyty wiórowej 18 mm o wymiarach 2010 x 1150 mm
  - wymiana foli monomerycznej z dwóch stron płyty wiórowej o wym. 1200 x 2850 mm
  - wymiana płyty Hips 2 mm z naniesioną grafiką reklamową o wym. 2010 x 1150 mm
  
• Instalacja elektryczna obejmująca doprowadzenie napięcia 230 V do poszczególnych urządzeń stoiska oraz oświetlenia górnego LED:
  
  - przewód 3 x 4mm2 - 40 m/b
  - przewód 1 mm2 - 180 m/b
  
• Wykładzina Welur Expo - 460 mkw
  - taśma dwustronnie klejąca - 21 szt. x 25 m
  
• Montaż, demontaż, dostawa wszystkich elementów zabudowy stoiska oraz dekoracji (prace obejmują nowe elementy zabudowy, a także montaż, demontaż materiałów wykorzystanych we wcześniejszej imprezie targowej), w tym postawienie pomieszczenia gospodarczego (pakamery):
  
  - montaż konstrukcji stalowej oraz mocowań płyt nośnych pomieszczenia gospodarczego o wymiarze całkowitym 3000 x 3000 x 4000 mm
  - usunięcie foli z grafiką oraz resztek kleju z płyt wiórowych wchodzących w skład pomieszczenia gospodarczego 48 mkw
  - wydrukowanie folii do aplikacji na płytach wiórowych 48 mkw
  - aplikacja folii na przykręconych pionowych płytach wiórowych wchodzących w skład stoiska 48 mkw
  

4.2. Wymiar stoiska targowego podczas Pet Expo będzie wynosić 23 x 20 m. Zabudowa składa się z elementów nowych jak i już wykorzystywanych podczas wcześniejszej imprezy targowej.

5. 
   Termin realizacji zamówienia

5.1. Wykonawca zobowiązany jest do montażu stoiska do 15 września 2022 roku, a także do demontażu stoiska do 18 września 2022 roku.

W przypadku przesunięcia terminu targów, termin realizacji oferty może ulec zmianie. Zamawiający niezwłocznie poinformuje o przełożeniu terminu targów Wykonawcę.

6. Okres ważności oferty

Termin ważności oferty wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

7. Warunki udziału w postępowaniu

7.1. Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonania usługi lub czynności w ramach niniejszej oferty, a także minimum dwuletnie doświadczenie w zakresie budowania stoisk targowych.

7.2. Wykonawca zapewnia, że posiada potencjał techniczny oraz osobowy do wykonania usługi zleconej przez Zamawiającego.

7.3. Wykonawca deklaruje, że jego sytuacja ekonomiczna, finansowa oraz kadrowa umożliwiają mu realizację zadania z niniejszego zamówienia.

7.4. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7.5. W przypadku odwołania lub zmiany terminów targów przez organizatora imprezy, Wykonawca nie będzie rościł wobec Zamawiającego roszczeń z tego tytułu. Koszty związane z organizacją udziału w targach Wykonawca będzie ponosił na własne ryzyko.

7.6. Automatycznie w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są w KRD lub w innym rejestrze długów, lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

7.7. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego i podpisanego Formularza oferty wraz z załącznikiem nr 3, 4 i 5.

8. Miejsce i termin złożenia ofert

8.1. Termin składania ofert mija w dniu 15.07.2022 r. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tej dacie nie będą rozpatrywane.

8.2. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście w siedzibie Zamawiającego (punkt 1) lub w formie elektronicznej w postaci podpisanego i opieczętowanego skanu dokumentacji w formacie .pdf na adres: rc@vitapol.pl

9. Kod wspólnego słownika zamówień CPV

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów - kod CPV 79950000-8
Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw - kod CPV 79956000-0

10. Kryteria wyboru oferty

10.1. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:

• kryterium nr 1 - całkowita cena netto w PLN - waga 100 pkt.

Sposób obliczania punktów odbywać będzie się za pomocą następującego wzoru:

kryterium 1 - całkowita cena netto

• cena netto najniższej oferty / cena netto badana oferta x 100 pkt. = ilość pkt.

10.2. Zamawiający dokona oceny otrzymanych ofert na podstawie wyników osiągniętych na podstawie sumy punktów wyliczonych w oparciu o kryteria z punktu 12.1. Ilość punktów stanowić będzie końcową ilość punktów przyznaną danej ofercie.

10.3. Zamawiający przy dokonaniu wyboru będzie kierować się elementarnymi zasadami obowiązującymi we wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, w szczególności zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, zasadą ochrony uczciwej konkurencji, zasadą swobody przepływu kapitału, towaru, dób i usług, zasadą niedyskryminacji i równego traktowania Wykonawców.

10.4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwięcej punktów.

10.5. W przypadku uzyskania przez Oferentów takiej samej łącznej ilości punktów, ostateczną decyzję o wyborze oferty podejmie Zamawiający.

11. Opis sposobu przygotowania oferty

11.1. Oferta musi być przygotowana w języku polskim.

11.2. Oferta musi uwzględniać wszystkie kwoty niezbędne do realizacji zamówienia opisanego w punkcie 4.1.

11.3. Oferta powinna zawierać:

• podpisany i wypełniony Formularz oferty wraz z datą przygotowania,
• łączną cenę netto i brutto za przygotowanie wszystkich elementów stoiska,
• podpisem osoby upoważnionej do złożenia oferty,
• w przypadku składania oferty przez Pełnomocnika pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy,
• podpisane oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych,
• podpisane oświadczenie o posiadaniu potencjału technicznego oraz ludzkiego do wykonania zadania,
• podpisane oświadczenie o niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.

12. Warunki zmiany umowy

12.1. W przypadku odwołania targów lub zmiany ich terminu przez organizatora, realizacja umowy będzie obowiązywać w następnej edycji targów. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania usługi w nowym terminie.

12.2. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.

12.3. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron.

13. Postanowienia końcowe

13.1. W sprawach nieregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku - Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

13.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego Zamówienia bez podania przyczyny lub do jego zakończenia bez wyboru oferty.

13.3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

13.4. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert wariantowych.

14. Załączniki

Załącznik nr 1. Formularz oferty

Załącznik nr 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych

Załącznik nr 3. Oświadczenie o posiadaniu potencjału technicznego oraz ludzkiego do wykonania zadania

Załącznik nr 4. Oświadczenie o niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości