I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi doradczej w zakresie podejmowania i rozwijania działalności eksportowej - dostosowania wzornictwa, usług oraz opakowań produkowanego przez Zamawiającego kajmaku do wymagań rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich oraz Arabii Saudyjskiej, w tym:
- przygotowanie produktu do potrzeb rynków docelowych (m.in. badanie marketingowe na rynkach docelowych przeprowadzone z udziałem metody bezpośredniej np. wywiadu ustrukturyzowanego);
- opracowanie wzornictwa produktu/opakowania;
- usługa tłumaczenia związana z przedmiotem usługi doradczej.

Zakres zamówienia obejmuje:

1. Opracowanie raportu określającego wymagania stawiane wyrobowi tj.: produktowi/opakowaniu produktu, który ma zostać wprowadzony na nowe rynki zagraniczne oraz zawierającego informacje dotyczące celów projektu wzorniczego i oczekiwanych efektach.

Raport powinien uwzględniać aspekt promocji/marketingu wyrobu będącego przedmiotem projektu na ww. docelowych rynkach zagranicznych oraz powinien zawierać informacje dotyczące wymagań/przepisów na danym rynku odnośnie dystrybucji/opakowania np. standardy dostawy w danym kraju, ograniczenia, wymagania dotyczące informacji, jakie muszą znaleźć się na produkcie/opakowaniu.

Raport powinien zawierać obligatoryjnie:

- charakterystykę Zamawiającego,

- specyfikację danego rynku i charakterystykę grupy docelowej, preferencje przyszłych nabywców dla wyrobu będącego przedmiotem projektu, w tym preferencje co do np. materiału, kształtu (badanie marketingowe na danym rynku przeprowadzone z udziałem metody bezpośredniej np. wywiadu ustrukturyzowanego);

- analizę konkurencji na danym rynku odnoszącą się do wyrobu będącego przedmiotem projektu;

- główne cele jakie mają być osiągnięte oraz jaką rolę w osiągnięciu tych celów ma spełniać projekt wzorniczy;

- określenie/szczegółowy opis wyrobu, który jest przedmiotem projektu;

- analizę trendów.

2. Wykonanie projektu(-ów) wzorniczego(-ych) wyrobu (produktu)/opakowania(-ań) wyrobu (produktu), będącego przedmiotem projektu.

Wykonana dokumentacja powinna zawierać opracowanie cech technicznych, użytkowych i estetycznych, a także wizualizację 3D oraz powinna składać się obligatoryjnie z następujących elementów:

- Projekt koncepcyjny – obejmujący m.in. wstępne pomysły, wizualizacja w postaci szkiców koncepcyjnych i modeli.

- Projekt postaci wyrobu/opakowania wyrobu – obejmujący m.in. ogólne wytyczne dotyczące kształtu, wielkości, wyglądu, funkcjonalności, wstępne informacje o konstrukcji i technologii.

- Projekt szczegółowy – obejmujący m.in. dopracowane cechy wyrobu tj.: kształt, wielkość, wygląd oraz dokumentacja rysunkowa i prezentacja komputerowa.

Dokumentacja projektu inżynierskiego jest dokumentem fakultatywnym i obejmuje m.in. projekty szczegółowe tj.: konstrukcyjny, technologiczny, oprzyrządowania.

3. Wykonanie tłumaczeń związanych z przedmiotem usługi doradczej (pkt.1-2 przedmiotu zamówienia).

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i/lub ofert wariantowych.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z Oferentami, których oferty zostaną zaakceptowane pod względem formalnym. Negocjacje mogą być prowadzone przede wszystkim w obszarach mających wpływ na ocenę oferty, a także w pozostałych aspektach.

Kody wspólnego słownika zamówień (CPV):

79320000-3 Usługi badania opinii publicznej

79342000-3 Usługi marketingowe

79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania

72221000-0 Usługi doradcze w zakresie analizy biznesowej

79415200-8 Usługi doradcze w zakresie projektowania

79930000-2 Specjalne usługi projektowe

73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze

79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne

79530000-8 Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

Tryb udzielania zamówienia: zasada konkurencyjności

II TERMIN i MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć daty 31.05.2023 roku.

2. Oferent jest zobowiązany do określenia planowanego czasu realizacji zamówienia. Stosowną informację zamieści w formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

3. Miejsce realizacji zamówienia (dostawy usługi) – siedziba Zamawiającego, Bobrowo 28, 87-327 Bobrowo

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wydłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem sytuacji wskazanych w punkcie IX.3.

5. W przypadku stwierdzenia, że przedmiot zamówienia jest niezgodny z umową lub ma wady, Zamawiający ma prawo odmówić jego odbioru do czasu zaoferowania przedmiotu zamówienia zgodnego z umową lub wolnego od wad. Jeżeli w związku z powyższą sytuacją nastąpi zwłoka w wykonaniu przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastosuje kary umowne wskazane w punkcie II.6.

6. Zamawiający zastrzega sobie, że w umowie warunkowej na realizację przedmiotu zamówienia z wybranym Wykonawcą zostaną sformułowane następujące zapisy dotyczące kar umownych z tytułu opóźnienia w terminie realizacji zamówienia:

a) W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Zamawiający może:

- w przypadku rozwiązania umowy z winy Wykonawcy – żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% umówionej łącznej kwoty wynagrodzenia netto.
- w  przypadku opóźnienia realizacji przedmiotu umowy z winy Wykonawcy - żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,2% wynagrodzenia netto, za każdy dzień kalendarzowy opóźnienia liczony od upłynięcia terminu realizacji przedmiotu zamówienia, ale nie więcej niż 5% wynagrodzenia netto.

III WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Zamawiający zastrzega, że minimalny termin płatności za faktury będzie wynosił 14 dni.

IV KRYTERIA WYBORU OFERT

V TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

1. Termin składania ofert upływa w dniu 11.08.2022r. o godz. 12.00.

2. Oferta powinna być dostarczona:

a) osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej, kuriera, posłańca, w zamkniętej kopercie na adres: Polder Sp. z o.o. Bobrowo 28, 87-327 Bobrowo
b) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: celebucka@polder.biz.pl

3. Nie dopuszcza się złożenia ofert w innej formie niż wskazane w pkt.V.2

4. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

5. W ofercie proszę o wskazanie: imienia, nazwiska oraz stanowiska i adresu e-mail do osoby wyznaczonej do kontaktów ze strony Oferenta w sprawach związanych ze złożoną ofertą.

VI SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERT

1. Oferty należy składać w formie pisemnej w języku polskim.

2. Oferta powinna być przygotowana na załączonym wzorze formularza ofertowego (Załącznik nr 1) wraz ze wszystkimi wymaganymi informacjami.

3. Termin związania ofertą powinien wynosić, co najmniej 3 miesiące od dnia jej złożenia.

4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

5. Oferta powinna posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez Oferenta.

6. Oferta powinna być kompletna, tj. zawierać następujące załączniki:

a) Formularz wzoru oferty stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
b) Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym,
c) Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia Oferenta potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i/lub ofert wariantowych. Oferty częściowe/wariantowe nie będą brane pod uwagę.

8. W trakcie badania ofert Zamawiający ma prawo poprosić Oferenta o jednokrotne uzupełnienie złożonej oferty.

9. Uzupełnienia mogą dotyczyć wyłącznie:

- uzupełnienia brakujących podpisów, pojedynczych stron poszczególnych formularzy, a także wymaganych informacji w formularzu oferty w przypadku stwierdzenia ich braku,
- uzupełnień w zakresie braku załącznika nr 2 i/lub załącznika nr 3.

10. Zamawiający wyznaczy termin na dostarczenie brakujących informacji/dokumentów. Niedostarczenie dokumentów w określonym przez Zamawiającego terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty.

11. W trakcie badania i oceny ofert, Zamawiający może poprosić Oferentów o udzielanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących złożonych ofert, w tym zwłaszcza w zakresie stwierdzonych niespójności.

12. Jeżeli oferta została złożona z pominięciem formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego to nie podlega ona uzupełnieniu.

VII WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, WYKLUCZENIA

1. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę, obejmującą przedmiot zamówienia, określony w punkcie I zapytania ofertowego.

2. Oferty niespełniające wymagań obligatoryjnych stawianych przedmiotowi zamówienia podlegają odrzuceniu.

3. Oferty z deklarowanym okresem realizacji zamówienia dłuższym niż 31.05.2023r. zostaną odrzucone.

4. Oferty z terminem ważności poniżej 3 miesięcy zostaną odrzucone.

5. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki:

a) nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo;
b) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
c) są wyspecjalizowanym podmiotem zewnętrznym, który posiada udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia;
d) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia tzn. dysponują zespołem w pracach, którego weźmie udział przynajmniej jeden profesjonalny projektant osoba posiadająca wykształcenie wyższe w zakresie projektowania (wzornictwo przemysłowe, architektura wnętrz lub inne kierunki projektowe w obszarze wzornictwa) oraz mająca doświadczenie w projektowaniu, co oznacza, że ma w swoim portfolio minimum 3 projekty dóbr (w tym usług) wytwarzanych przemysłowo (np. meble, sprzęt AGD, TRV, urządzenia specjalistyczne, opakowania).

Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia, na podstawie oświadczeń Oferenta: Załącznik nr 2 oraz Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu z odbiorcami wskazanymiw Załączniku nr 3 celem potwierdzenia wiarygodności złożonych oświadczeń.

6. Oferent podlega wykluczeniu z postępowania w razie zaistnienia wzajemnych powiązań osobowych lub kapitałowych między nim a Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą polegające na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7. Oferent zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

8. Niespełnienie chociażby jednego z warunków udziału w postępowaniu skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia. Oferta Wykonawcy wykluczonego uznana zostanie za odrzuconą.

9. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia/nie spełnia, tj. zgodnie z zasadą, czy dokumenty zostały dołączone do oferty i czy spełniają określone w zapytaniu ofertowym wymagania. Brak któregokolwiek z wymaganych oświadczeń lub dokumentów, lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, będzie skutkowało wykluczeniem Oferenta z udziału w postępowaniu i odrzuceniem oferty.

VIII OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Oferent zobowiązany jest do podania ceny zryczałtowanej za realizację przedmiotu zamówienia, zgodnie z formularzem ofertowym z podziałem na cenę zryczałtowaną netto i brutto (jeżeli dotyczy).

2. Cena zryczałtowana uwzględniać powinna całkowitą realizację przedmiotu zamówienia.

3. Podana w ofercie cena może być wyrażona w dowolnej walucie z zastrzeżeniem, że informację o zastosowanej walucie Oferent podaje w formularzu ofertowym. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty związane z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia.

4. Wszelkie opusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację przedmiotu zamówienia była ceną zryczałtowaną, całkowitą bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia.

5. W sytuacji, gdy Oferent zaproponuje ceny w walucie innej niż PLN, wskazane ceny zostaną przeliczone po średnim kursie NBP danej waluty, obowiązującym w dniu poprzedzającym wybór ofert.

IX UMOWA, WARUNKI ZMIANY UMOWY

1. Z wybranym w drodze realizacji zasady konkurencyjności Wykonawcą zostanie podpisana umowa warunkowa z zastrzeżeniem, że obowiązywanie umowy, rozpoczęcie realizacji usługi stanowiącej przedmiot zamówienia uzależnia się od otrzymania informacji od TARR S.A. o przyznaniu dofinansowania na realizację projektu, którego dotyczy przedmiot niniejszego zamówienia.

2. Minimalny zakres umowy warunkowej na realizację usługi doradczej z zakresu dostosowania wzornictwa, usług oraz opakowań do wymagań zagranicznych rynków:

a) Opis działań planowanych do realizacji w ramach usługi doradczej będącej przedmiotem projektu z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji;
b) Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia usługi;
c) Informacje o zespole wykonawcy realizującym usługę wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań;
d) Informacje o osobach wyznaczonych ze strony zamawiającego do współpracy przy realizacji usługi;
e) Wynagrodzenie przysługujące wykonawcy za realizację działań związanych z realizacją usługi;
f) Kwestie przeniesienia na zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z realizacją usługi (jeśli dotyczy);
g) Zobowiązanie wykonawcy do realizacji usługi zgodnie z Regulaminem, Wytycznymi oraz zgodnie z załącznikiem nr 10 do Regulaminu konkursu pn. „Minimalny zakres usługi dostosowania wzornictwa, usług oraz opakowań do wymagań zagranicznych rynków”;
h) Warunek uzależniający obowiązywanie umowy od otrzymania informacji od TARR S.A. o przyznaniu dofinansowania.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian w umowie z Wykonawcą w stosunku do treści złożonej przez niego oferty:

a) gdy zaistnieje okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna niemożliwa do przewidzenia w dniu podpisania umowy, skutkująca brakiem możliwości należytej realizacji umowy,
b) z powodu okoliczności działania siły wyższej,
c) z powodu zmiany rozporządzeń, przepisów i innych dokumentów, w tym dokumentów programowych „RPO WK-P na lata 2014–2020”
d) z innych przyczyn zewnętrznych niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy skutkujących niemożliwością realizacji zamówienia,
e) z powodu zmiany terminu płatności faktury,
f) z powodu zmiany ceny (zmiany urzędowej stawki podatku VAT).
g) w przypadku wzrostu kursu waluty, w której udzielone zostało zamówienie w stosunku do kursu z dnia poprzedzającego dzień podpisania umowy o min 5%, Zamawiający zastrzega sobie możliwość renegocjacji ceny,
h) z powodu zmian w zakresie lub sposobie wykonania zamówienia za zgodą Stron.

4. Za czas realizacji umowy Zamawiający będzie uznawał czas realizacji przedmiotu umowy zakończony podpisaniem protokołu odbioru końcowego.

5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy, podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

6. W przypadku wyboru Wykonawcy zagranicznego umowa zostanie sporządzona w języku angielskim. W przypadku wyboru Wykonawcy krajowego umowa zostanie sporządzona w języku polskim.

7. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia dotychczasowemu Wykonawcy w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z Wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego.

X POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zamawiający informuje, że złożenie oferty przez Oferenta nie stanowi zawarcia umowy.

2. Zamawiający nie jest podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy PZP do jej stosowania.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania ofertowego na każdym etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. O unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty, które złożyły oferty w ramach postępowania konkurencyjnego.

4. Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści danego zapytania ofertowego wraz z treścią załączników.

5. Koszt przygotowania oferty ponosi wyłącznie Oferent.

6. Z tytułu nieuwzględnienia oferty, Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.

7. Zamawiający upubliczni informację o wyniku postępowania na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

8. Osobą do kontaktu ws. treści niniejszego zapytania jest Natalia Celebucka mail: n.celebucka@polder.biz.pl

9. W odniesieniu do danych osobowych Zamawiający informuje, że Administratorem danych jest Polder Sp. z o.o. Z administratorem można się skontaktować telefonicznie pod numerem 56 495 30 72 we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu odpowiedzi na przesłane zapytania – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem administratora jest prowadzenie i obsługa sprzedaży swoich usług, prowadzenie i obsługa zakupów towarów i usług oraz możliwość przedstawiania klientowi informacji o swoich usługach, przedstawiania ofert dopasowanych do potrzeb i zainteresowań klienta, zwiększenie sprzedaży swoich usług. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane:

- podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora (m.in. dostawcom usług IT) – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie z polecenia administratora;
- podmiotom udzielającym lub rozliczającym dofinansowanie ze środków publicznych;
- podmiotom prowadzącym działalność doradczą, podmiotom prowadzącym działalność audytorską;
- innym administratorom danych uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa, w tym Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Kujawsko - Pomorskiego w Toruniu - administratorowi danych w systemie informatycznym LSI.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w tym przepisów o pomocy publicznej. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Na Pani/Pana wniosek administrator dostarczy kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu, przy czym za wszelkie kolejne kopie, o które się Pani/Pan zwróci administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Ma Pani/Pan prawo wycofania zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje Pani/Panu także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych. Dane kontaktowe wskazane są wyżej. Podanie danych osobowych do wyżej wskazanych celów jest dobrowolne.

10 Oferent oświadcza, że zapoznał się z klauzurą informacyjną dla Oferentów i wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych poprzez potwierdzenie powyższego w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

Zapraszamy do składania ofert.

Załączniki:

Załącznik nr 1 Wzór formularza oferty wraz z wymaganymi oświadczeniami i wymaganiami obligatoryjnymi przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym

Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia Oferenta potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu.