UWAGA !!! Prosimy, aby potencjalni Oferenci zwrócili uwagę na okres realizacji usługi związanej z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny), ujętej w I cz. zapytania ofertowego, tj. reklama ma trwać: 7 dni przed rozpoczęciem targów BAU 2023 i 7 dni po ich zakończeniu. 

UWAGA !!! Ze względu na ograniczenia systemu, prosimy o zapoznanie się ze wszystkimi załącznikami do ZAPYTANIA OFERTOWEGO, które znajdują się w pliku pn. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami z dnia 03.02.2023. 

Zapytanie ofertowe na zakup usługi związanej realizacją reklamy internetowej, zakup usługi w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego oraz zakup usługi dotyczącej transportu elementów ekspozycji targowej wraz z ubezpieczeniem oraz montażem i demontażem, a także zakup usługi związanej z wydrukiem i wykonaniem materiałów
promocyjnych wykorzystywanych podczas targów BAU 2023  

                                                                                                                                                                                                                                                               Pikutkowo, dn. 03.02.2023 r. 

I. Nazwa i adres Zamawiającego

MISTRAL KWIATKOWSKI I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA

Pikutkowo 35 D
87- 880 Pikutkowo

Osoba do kontaktu w sprawie zamówienia:
p. Jacek Wiśniewski

Tel.: 608 507 622

e-mail: jacek.wisniewski@mistral.org.pl

II.    Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszu Eksportowego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Zamówienie jest niezbędne do realizacji projektu pn. „Firma Mistral na rynkach Niemiec, Szwecji i Holandii.” realizowanego w ramach działania 1.5 opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

III.  Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zapytania ofertowego jest zakup następujących usług:

Część I. Usługa związana z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny).

Część II. Usługa związana z transportem elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem oraz montażem i demontażem na targach.

Cześć III. Usługa w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego (hostessy i tłumacz na targach).

Część IV. Usługa związana z wydrukiem materiałów promocyjnych (oferty, katalogi, wizytówki) oraz

dotycząca wykonania materiałów promocyjnych (smycze, kubki, breloczki, długopisy).

CZĘŚĆ I. Usługa związana z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny).

Usługa obejmuje zrealizowanie poniższych elementów:

- reklama 7 dni przed rozpoczęciem targów BAU 2023 (w języku niemieckim i angielskim) i 7 dni po ich zakończeniu;

- stworzenie kampanii reklamowej w Internecie wraz z reklamą na wybranych portalach (minimum 3) lub blogach branżowych;

- reklama tekstowa, obrazkowa, zawierająca artykuły na temat firmy oraz dodatkowo krótkie filmy pokazujące różne etapy pracy firmy (m.in. z działu produkcji, projektowania, montażu elementów na budowach).

- wykorzystanie bazy danych firm niemieckich, holenderskich i szwedzkich i rozesłanie do tych firm informacji o Zamawiającym w formie zaproszenia do odwiedzenia stoiska targowego. (minimum 1000 e-mail).

Reklama internetowa musi być zgodna z wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przed realizacją zamówienia.

kody CPV dla I części zamówienia:

CPV: 79342200-5 Usługi w zakresie promocji

CPV: 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

CZĘŚĆ II. Usługa związana z transportem elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem oraz montażem i demontażem na targach.

Usługa obejmuje transport elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem w obie strony z Pikutkowa na miejsce targów i z powrotem do Pikutkowo (trasa Pikutkowo-Monachium-Pikutkowo) oraz montaż i demontaż stoiska na targach BAU 2023. Usługa powinna być zgodna z poniższą specyfikacją:

- Wykonawca odbierze eksponaty, zabudowę i jej wyposażenie z:

MISTRAL KWIATKOWSKI I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA

Pikutkowo 35D

87- 880 Pikutkowo

- Wykonawca zapewni transport elementów ekspozycji targowej (eksponatów, zabudowy stoiska i jej wyposażenia) na teren targów w terminie od 13.04.2023 do 16.04.2023 oraz transport powrotny do Zamawiającego po zakończeniu targów, tj. od 23.04.2023 do 25.04.2023,

- Transport na tragi musi być skorelowany z terminem montażu stoiska: od 13.04.2023 do 16.04.2023. Demontaż i transport powrotny również muszą być skorelowane ze sobą: od 23.04.2023 do 25.04.2023,

- Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z transportem (w tym uzyskanie pozwoleń),

- Wykonawca zapewni ubezpieczenie (podczas transportu w obie strony) elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie).

- Wykonawca na okres targów zapewni możliwość składowania opakowań i narzędzi (wózek widłowy, podnośnik) niezbędnych do zmontowania i demontażu stoiska.

- Wykonawca odwiezie eksponaty, zabudowę i jej wyposażenie do:

MISTRAL KWIATKOWSKI I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA

Pikutkowo 35 D

87-880 Pikutkowo

kody CPV dla II części zamówienia:

CPV: 60000000-8  Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

CPV: 63520000-0 Usługi agencji transportowych
CPV 63521000-7 Usługi agencji przewozu towarowego

CPV: 66510000-8 Usług ubezpieczeniowe

CPV: 66514200-8 Usługi ubezpieczenia towaru

CPC: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Cześć III. Usługa w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego (hostessy i tłumacz na targach)

Usługa obejmuje zrealizowanie poniższych elementów:

1)   Zapewnienie tłumacza (tłumacz biegle posługujący się językiem niemieckim w mowie i piśmie), pracujący w godz. od 9:00 do 18:00, tj. 9 h dziennie przez okres trwania targów (6 dni), tj. od 17.04.2023 r. do 22.04.2023 r.

2)   Zapewnienie hostess (2 osoby): hostessy będą pracowały w godz. od 9:00 do 18:00, tj. 9 h dziennie przez okres trwania targów (6 dni), tj. od 17.04.2023 r. do 22.04.2023 r.

Do obowiązków hostess będzie należało:

- rozdawanie materiałów promocyjnych i gadżetów,

- pomoc w utrzymaniu czystości na stoisku,

- obsługa gości odwiedzających stoisko, np. podawanie napojów, kierowanie do przedstawicieli Zamawiającego obecnych na wydarzeniu,

- znajomość języka niemieckiego w stopniu komunikatywnym.

Ewentualne koszty transportu, zakwaterowania i wyżywienia hostess pokrywa Wykonawca.

Usługa dotyczy targów BAU 2023, które odbędą się w terminie od 17.04.2023 r. do 22.04.2023 r. w Monachium  (Niemcy).

kody CPV dla III części zamówienia:

kod CPV: 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

kod CPV: 79342200-5 Usługi w zakresie promocji

kod CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

kod CPV: 79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Część IV. Usługa związana z wydrukiem materiałów promocyjnych (oferty, katalogi, wizytówki) oraz dotycząca wykonania materiałów promocyjnych (smycze, kubki, breloczki, długopisy).

Specyfikacja usługi;

-  Wydruk materiałów (oferty, katalogi, wizytówki), tj.:

·  Wydruk ofert promowanych produktów, na ulotkach dwustronnych o formacie A4 (według wzoru przekazanego przez Zamawiającego), gramatura papieru +/- 200g (papier kredowy błyszczący),
1500 szt., całość tekstu w języku niemieckim i angielskim);

·   Wydruk katalogu zawierającego pełną ofertę produktów, oprawka gramatura +/-250g, wnętrze +/-150g, papier kredowy błyszczący, 1000 szt., 25 stron, całość tekstu w języku niemieckim i angielskim;

·      Wizytówki dla 4 osób - 4000 szt., kolorowe, dwustronne;

- Wykonanie materiałów promocyjnych (smycze 1 000 szt., kubki 500 szt., breloczki 1 000 szt., długopisy 2 000 sztuk), materiały kolorowe z nadrukiem.

Wszystkie przygotowane działania promocyjne muszą zawierać zestawienie logotypów unijnych oraz logo Zamawiającego. Zamawiający przekaże Wykonawcy wymagane logotypy oraz logo Zamawiającego.

kody CPV dla IV części zamówienia:

22462000-6 Materiały reklamowe

39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne

22461000-9 Katalogi

22140000-3 Ulotki

22000000-0 Druki i produkty podobne

79800000-2 Usługi drukowania i powiązane

79823000-9 Usługi drukowania i dostawy

Wymagania dotyczące wszystkich części zapytania ofertowego

Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jedną, dwie, trzy lub cztery części zapytania. Każda z części zapytania tj. I, II, III i IV rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi w pkt. VIII zapytania ofertowego kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent, który uzyskał największą ilość punktów w danej części.

UWAGA: Oferenci, którzy złożyli ofertę na cz. I, cz. II, cz. III  oraz cz. IV zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani.

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: jacek.wisniewski@mistral.org.pl

Oferenci mogą zadawać pytania od 03.02.2023 r. do 08.02.2023 r. do godz. 12.00.

Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem wyżej wyznaczonego terminu na składanie pytań.

IV.  Miejsce i termin realizacji zamówienia
 
Część I. Usługa związana z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny).

1.    Termin realizacji zamówienia: od 10.04.2023 r. do 16.04.2023 r. oraz od 23.04.2023 r.  do 29.04.2023 r.

Za termin realizacji wykonania umowy uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

Część II. Usługa związana z transportem elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem oraz montażem i demontażem na targach.

1.    Miejscem docelowym realizacji usługi są:

Targi BAU 2023
MESSE MÜNCHEN GMBH

Am Messeturm, 81829 München, Niemcy

2.    Termin realizacji zamówienia: transport elementów ekspozycji targowej i montaż stoiska – od 13.04.2023 do 16.04.2023 (transport musi być skorelowany z terminem montażu stoiska).

Demontaż stoiska i transport powrotny elementów ekspozycji targowej od 23.04.2023 do 25.04.2023 (demontaż i transport powrotny muszą być skorelowane ze sobą).

Dokładny termin odbioru elementów ekspozycji targowej z Pikutkowa oraz transport powrotny z targów BAU 2023 zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym po podpisaniu umowy na realizację usługi.

Cześć III. Usługa w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego (hostessy i tłumacz na targach).

1.  Miejsce realizacji zamówienia:
Targi BAU 2023
MESSE MÜNCHEN GMBH

Am Messeturm, 81829 München, Niemcy

2. Termin realizacji zamówienia: od 17.04.2023 r. do 22.04.2023 r.

Za termin realizacji wykonania umowy uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

Część IV. Usługa związana z wydrukiem materiałów promocyjnych (oferty, katalogi, wizytówki) oraz dotycząca wykonania materiałów promocyjnych (smycze, kubki, breloczki, długopisy)

1.  Materiały promocyjne  powinny być dostarczone pod adres:
MISTRAL KWIATKOWSKI I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA

Pikutkowo 35 D

87-880 Pikutkowo

2.Termin realizacji zamówienia: najpóźniej do 31.03.2023 r.

Za termin realizacji wykonania umowy uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

Wykonawca może wykonać przedmiot zamówienia wcześniej niż we wskazanym terminie (dotyczy części IV).

V.   Okres związania ofertą

1.  30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. X niniejszego zapytania.

2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

VI.  Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny ich spełniania

O realizację przedmiotu zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:

1. Posiadają uprawienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień – dot. cz. I, cz. II, cz. III i cz. IV.

2. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz personelem posiadającym kompetencje do należytego wykonania zamówienia – dot. cz. I, cz. II, cz. III i cz. IV.

3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia-dot. cz. I, cz. II, cz. III i cz. IV.

4. Wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania – dot. cz. I, cz. II, cz. III i cz. IV.

5. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie – dotyczy cz. II i cz. IV.

Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:

✔  w odniesieniu do pkt. 1. o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔  w odniesieniu do pkt. 2. o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego

✔  w odniesieniu do pkt. 3. o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔  w odniesieniu do pkt. 4. o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

w odniesieniu do pkt. 5. o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego w odniesieniu do cz. II oraz cz. IV, w ramach którego Oferent wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie:

Dla części II:  należycie wykonał minimum 3 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia lub tożsamym, tj. związane z zorganizowaniem transportu elementów ekspozycji targowej oraz montażem i demontażem na targach międzynarodowych.

Dla części IV: należycie wykonał minimum 3 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia lub tożsamym, tj. związane z wydrukiem materiałów promocyjnych (np. oferty, katalogi, wizytówki) oraz dotyczące wykonania materiałów promocyjnych (np. smycze, kubki, breloczki, długopisy).

Dokumentami potwierdzającymi spełnienie należyte wykonanie usług są: referencje (podpisane przez podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa) lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia podpisane obustronnie (przez Oferenta i podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa) wraz z pieczęciami firmowymi np. mogą to być protokoły odbioru.

Wykonawca niespełniający określonych wyżej warunków będzie wykluczony z postępowania, a jego oferta będzie podlegała odrzuceniu.

VII.    Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1.    Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i  przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie
o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca niespełniający określonych wyżej warunków będzie wykluczony z postępowania, a jego oferta będzie podlegała odrzuceniu.

VIII.  Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
 
UWAGA: Kryteria oceny ofert są takie same dla części I, części II, części III oraz IV części zamówienia

 Kryteria oceny ofert:

Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:

a) Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

    najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

---------------------------------------------------------------  x  100 pkt.

        cena netto wskazana w badanej ofercie

Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (załącznik nr 1).

Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. Brane pod uwagę będą wartości netto (bez podatku VAT) wyrażone w PLN. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.

Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.

Sposób wyboru Oferenta:

Zamówienie zostanie udzielone podmiotowi, który otrzyma największą liczbę punktów oferty.

Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.

IX.  Sposób przygotowania oferty

1. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.

2. Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
1)   Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:

a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,

b) Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie - Załącznik nr 3 wraz z określonymi w nim dokumentami (jeśli dotyczy),

c) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu
 w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 4,

d) W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

Zamawiający może wezwać Oferentów do uzupełnienia brakujących dokumentów (z wyłączeniem załącznika nr 1). Jeśli Oferent w terminie wskazanym w wezwaniu nie dośle brakujących dokumentów/informacji, jego oferta zostanie odrzucona i pozostawiona bez rozpatrzenia.

Uzupełnienia te nie mogą wpłynąć na treść/założenia przedstawione w pierwotnej Ofercie,
w przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona.

X.   Miejsce i termin złożenia oferty

1. Oferty należy składać:

a)  w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres: e-mail: grant@mistral.org.pl

Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.

b)  w formie papierowej: osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej/kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę dostarczenia oferty na adres korespondencyjny Zamawiającego tj.:

MISTRAL KWIATKOWSKI I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA

Pikutkowo 35D

87-880 Pikutkowo

2.    Termin składania ofert upływa 10.02.2023 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

3.    Przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może wprowadzić zmiany do
zapytania ofertowego. Zmiany treści zapytania ofertowego oraz wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego na zapytania Wykonawców staja się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące dla Wykonawców.

XI. Pozostałe informacje
1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

2. Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone zał. 2 i zał. 3 wraz z określonymi w nim dokumentami (jeśli dotyczy) i zał. nr 4. W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

a)  jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;

b)  jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert;

d) Oferent nie załączy do oferty zał. 1 – Formularz Ofertowy;

e) Oferent nie dokona uzupełnień do oferty na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie.

4. Zamawiający przy wyborze oferty będzie weryfikował wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty.

5.  Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę
o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do oferty (zał. nr 2, zał. nr 3 wraz z określonymi w nim dokumentami, zał. nr 4). W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika - pełnomocnictwo w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

6. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

7. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.

8. Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert, a w przypadku braku tych wyjaśnień lub przedstawienia nienależytego uzasadnienia dla cen z oferty – do odrzucenia oferty. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia całości zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:

a) łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,

b) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

11.Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.

12.Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

14. Zamawiający dopuszcza płatności częściowe i zaliczkowe.

XII.    Rozstrzygniecie zamówienia

1. Na stronie internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ zostanie zamieszczona informacja dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty.

2. Zamawiający wybierze Oferentów dla każdej z części zamówienia, którzy złożyli najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria opisane w pkt. VIII niniejszego Zapytania ofertowego.

3. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta w całości przekroczy budżet przeznaczony na działania będące przedmiotem zapytania, Zamawiający może podjąć negocjacje cenowe z oferentami.

4. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią Zapytania, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.

5. Po rozstrzygnięciu postępowania do podmiotu, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zostanie skierowana umowa, której treść będzie wynikać z zapisów niniejszego zapytania oraz wygranej oferty.

6.  W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.

XIII.   Warunki zmiany umowy
 
Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

I.  Zmiana terminu umowy – w przypadku gdy:

1. Niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym.

2. Wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.

3. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/zmianą poszczególnych elementów projektu na inne.

4. Zmiana terminu/daty organizacji wydarzenia targowego przez organizatora wydarzenia.

II.   Zmiana terminu i warunków płatności – w przypadku gdy:

1. Ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in.
w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.

2. Zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość

3. Wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert

III.    Zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty, gdy przypadku:

1.  Zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

2. Jeśli to okaże się konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3. Niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy.

4. Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.

5.Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć

6. Zmiana warunków płatności (liczba oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.

Zmiany, o których mowa powyżej, dopuszczone będą po akceptacji ich przez obie strony umowy, tj. Zamawiającego i Wykonawcę, a ich wprowadzenie będzie wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności.

XIV.  Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych jest: Mistral Kwiatkowski i Wspólnicy Spółka Komandytowa Pikutkowo 35D, 87-880 Pikutkowo.

2. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;

3. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania;

4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji i trwałości projektu;

5. Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od Oferenta, których dane dotyczą lub innych podmiotów, na których zasoby się powołują Oferenci;

6. Przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, numer CEIDG, numer KRS oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę i inną korespondencję wpływającą do Zamawiającego w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

7. Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Zamawiającego;

8. W odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9. Każda osoba, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy posiada:

⎯  na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

⎯  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

⎯  na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa  w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

⎯ prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

⎯ gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. Każdej osobie, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy nie przysługuje:

⎯  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

⎯ prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

   na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jej danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

XV.    Wykaz załączników
Załącznik nr 1. Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2.  Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

Załącznik nr 3. Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie

Załącznik nr 4. Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.