Toruń, dn. 05.04.2023 r.

Zapytanie ofertowe nr 01/04/2023
w trybie zasady konkurencyjności

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego w związku z realizacją projektu pn. „Rozwój działalności eksportowej Fundacji Platon im. K. Rumińskiego poprzez wejście na nowe rynki zagraniczne”  w ramach projektu grantowego „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym oraz prośbą o przedstawienie oferty poprzez wypełnienie załączonego formularza ofertowego wraz z załącznikami.

1. ZAMAWIAJĄCY

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego

Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń

NIP: 9562156806

REGON: 340063862

Osoby wyznaczone do kontaktu:

Emilia Pacyk

e-mail: platonfunduszeksportowy@gmail.com

tel. + 48 884 167 523

Joanna Gus

e-mail: joannagus@gmail.com

tel. +48 533 014 283

2.TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 grudnia 2020 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Załącznika nr 9 do Regulaminu konkursu 2/G/2020 w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” – Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień. 

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie na stronie: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

Celem projektu jest realizacja działań zmierzających do zwiększenia poziomu handlu zagranicznego i rozszerzenia zagranicznych rynków zbytu, tj. internacjonalizacji produktu Fundacji Platon – immersyjnych spektakli edukacyjnych na dwa nowe rynki: Wielka Brytania, USA. Składa się na to aktywna promocja Fundacji i próba pozyskania pierwszych klientów/partnerów na nowych rynkach docelowych oraz wyjazdy na targi i wydarzenia branżowe w celu budowania pozycji marki na rynkach zagranicznych.

• 1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup kompleksowej usługi polegającej na organizacji udziału w Coachella Valley Music and Arts Festival (Indio, USA) w charakterze zwiedzających, odbywających się w terminie 19-25.04.2023 r.

• 2. Nazwa i kod zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego

CPV: 60000000-8 Usługi transportowe

CPV: 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez

CPV: 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych

• 3. Opis przedmiotu zamówienia:

Usługa polega na zorganizowaniu udziału w wydarzeniu dla 2 osób. Czas pobytu wynosi 7 pełnych dni (6 noclegów). W ramach usługi zostaną zorganizowane: 

a) Transport lotniczy dla 1 osoby z New Delhi do Los Angeles oraz dla 1 osoby z Porto do Los Angeles, zapewniający dotarcie do Los Angeles 19 kwietnia 2023 roku, a następnie dla 2 osób z Los Angeles do Warszawy, zapewniający wylot z Los Angeles 25 kwietnia 2023 roku (dopuszczone przesiadki ze względu na brak lotów bezpośrednich). Bilet powinien uwzględniać bagaż podręczny, bagaż rejestrowy, powinien również uwzględniać wszelkie opłaty uwzględnione prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłaty rezerwacyjne, paliwowe i lotniskowe,

b) zakwaterowanie w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym lub równoważnym   dla 2 osób w pokoju dwuosobowym lub w pokojach jednoosobowych  na 7 dni (6 noclegów) w dniach od 19 kwietnia 2023 roku do 25 kwietnia 2023 roku, w pobliżu miejsca wydarzenia,

c) Inne:

• pełne wyżywienie dla 2 osób – 7 pełnych dni, 

• transport lokalny, zorganizowany poprzez zapewnienie wynajętego samochodu wraz z ubezpieczeniem zapewniającym brak wkładu własnego,

• bilety wstępu na wydarzenie dla dwóch osób: bilety typu VIP, które zapewniają dostęp do miasteczka festiwalowego i jego stref VIP oraz parking dzienny.

Maksymalny termin realizacji przedmiotu zamówienia to 16.04.2023 r. W przypadku odwołania i/lub przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być wydłużony. 

Kryterium wyboru będzie stanowić:  

Cena (C) – 100%

Zasady oceny kryterium „Cena” (C)

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną brutto.
Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem:

C=Cmin/Cr x 100

gdzie:

C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”,

Cmin – cena najtańszej oferty,

Cr – cena oferty rozpatrywanej.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów. 

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

• 1. W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika

d) pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• 2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• 3. W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• 4. Oferent winien wpłacić wadium w wysokości 1 500,00 zł na konto 05 1140 2004 0000 3802 8118 3093 najpóźniej do dnia 12 kwietnia 2023 r. (do dnia 12 kwietnia 2023 r. winno być już zaksięgowane na koncie). Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli wpłata wadium nastąpi po dacie wskazanej powyżej. Zwrot wadium oferentom biorącym udział w postępowaniu nastąpi w terminie 7 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia postępowania. Zwrot wadium Wykonawcy wyłonionemu w ramach postępowania nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od dnia podpisania Umowy na przedmiot zamówienia. W przypadku unieważnienia przetargu zwrot wadium nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia unieważnienia przetargu. 

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie zaksięgowania kwoty wadium na koncie Zamawiającego do dnia 12 kwietnia 2023 r. włącznie.

1. Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej.
2. Oferty należy składać:
   a) za pośrednictwem tradycyjnej poczty/kuriera lub osobiście na adres biura Fundacji: Rejtana 6b/1, 87-100 Toruń, w zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń. Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA – INDIO ZWIEDZAJĄCY”

lub

b) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres platonfunduszeksportowy@gmail.com  – w tytule maila proszę wpisać „OFERTA – INDIO ZWIEDZAJĄCY”. 

3. Oferty należy składać do dnia 12.04.2023r.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

5. Zamawiający wyraża zgodę na udział podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia oraz na składanie ofert przez konsorcja.

6. Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie, nie będą rozpatrywane.

7. Złożone dokumenty powinny zawierać:

1. Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy,
2. Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych,
3. Załącznik nr 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,
4. Załącznik nr 4. Zaparafowane Zapytanie ofertowe.

8. Dokumenty muszą być podpisane.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

a) Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;

b) Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;

Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

1. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.
2. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów. 
3. Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy. 
4. Przed ostatecznym wyborem oferty wygrywającej, Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wszystkimi oferentami, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. Prosimy o potwierdzenie terminu ważności Państwa oferty przez 30 dni od zakończenia postępowania.
5. Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

1. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:
   a. Konieczności wykonania modyfikacji w przedmiocie zamówienia, które były niemożliwe do przewidzenia na etapie podpisywania umowy, a wykonanie których będzie konieczne do prawidłowej realizacji przedmioty zamówienia. 
   b. Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem Siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy. 
   c. Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe.
   d. Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia. 
   e. Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia.
   f. Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy. 
   g. Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony. 

Zmiany, o których mowa powyżej mogą zostać wprowadzone w życie po odpowiednich negocjacjach Wykonawcy z Zamawiającym i akceptacji ustaleń przez obie strony Umowy. Wszelkie zmiany i uzupełnienia muszą być zawarte w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs. 

1. Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru dostawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/. Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 
3. Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy. 
4. Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może on wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się email) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do osób wskazanych do kontaktu. 
5. Oferty nie podlegają zwrotowi, a Wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.
6. Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.
7. W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

1. Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.
2. Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:
   a. przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego, 
   b. zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą,
   c. dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy, 
   d. dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

1. Do 12.04.2023 r. składanie ofert przez Oferentów. 
2. 13.04.2023 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów, omówienie ofert, spotkania z Oferentami, rozmowy ostateczne, podpisanie umowy z Wykonawcą.
3. Czas realizacji przedmiotu zamówienia maksymalnie do 16.04.2023 r.

Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych

Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu