08.08.2022 r. Informacja o wyniku postępowania nr 01/07/2022

W związku z brakiem ofert od potencjalnych wykonawców w odpowiedzi na zapytanie nr 01/07/2022, postępowanie o udzielenie zamówienia nie zostało rozstrzygnięte.

Przekazujemy odpowiedź na pytanie, które wpłynęło dnia 03.08.2022 r. w związku z Zapytaniem:

Pytanie: Chciałabym upewnić się co do punktu Zapytania ofertowego dotyczącego warunku udziału w postępowaniu:

"- co najmniej 1 osoba (na stanowisku Kierownika artystycznego) z wyższym wykształceniem kierunkowym, takim jak: reżyseria teatralna, scenografia, wiedza o teatrze lub pokrewne, legitymująca się doświadczeniem w organizacji co najmniej 2 stanowisk wystawienniczych na targach międzynarodowych w Polsce i/lub poza granicami Polski"

Czy dobrze rozumiem, że jako "stanowisko wystawiennicze na targach międzynarodowych" można uznać wydarzenia międzynarodowe typu Biennale sztuki lub festiwal sztuk performatywnych?

Odpowiedź: W przypadku działań z zakresu branż kreatywnych jako stanowisko wystawiennicze na targach międzynarodowych można uznać biennale sztuki lub inny festiwal, np. sztuk performatywnych.

W dniu 03.08.2022 r. skorygowano zapis w punkcie 6 zapytania ofertowego "Kryteria Wyboru" -  "Kryterium wyboru dla usługi Wynajęcie i zabudowa powierzchni wystawienniczej - zakupy rekwizytów, wynajem powierzchni oraz Obsługa stoiska - wynagrodzenia, oświetlenie i nagłośnienia, a także Zakup usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w targach - przeloty, hotele, wyżywienie będzie stanowić (...)".

Poprawiona treść brzmi: "Kryterium wyboru dla kompleksowej usługi, na którą składają się: Wynajęcie i zabudowa powierzchni wystawienniczej, w tym koszty zakupu gotowych, zindywidualizowanych elementów zabudowy stoiska wystawowego oraz zakup usługi w zakresie obsługi stoiska, a także zorganizowanie udziału w targach/wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy."

Wprowadzona zmiana nie ma wpływu na treść i specyfikację przedmiotu zamówienia, ani na inne elementy zamówienia ofertowego.

1. ZAMAWIAJĄCY

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego

1. Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń

NIP: 9562156806

REGON: 340063862

Osoby wyznaczone do kontaktu:

1. Emilia Pacyk

e-mail: platonfunduszeksportowy@gmail.com

tel. + 48 884 167 523

2. Joanna Gus

e-mail: joannagus@gmail.com

tel. +48 533 014 283

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 grudnia 2020 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Załącznika nr 9 do Regulaminu konkursu 2/G/2020 w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” – Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień.

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie na stronie: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

Celem projektu jest realizacja działań zmierzających do zwiększenia poziomu handlu zagranicznego i rozszerzenia zagranicznych rynków zbytu, tj. internacjonalizacji produktu Fundacji Platon – immersyjnych spektakli edukacyjnych na dwa nowe rynki: Wielka Brytania, USA. Składa się na to aktywna promocja Fundacji i próba pozyskania pierwszych klientów/partnerów na nowych rynkach docelowych oraz wyjazdy na targi i wydarzenia branżowe w celu budowania pozycji marki na rynkach zagranicznych.

• Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup kompleksowej usługi niezbędnej do realizacji udziału w międzynarodowym festiwalu STARMUS w Armenii (Erywań) w charakterze wystawcy - odbywającym się w terminie 07 – 10 września 2022 r., na którą składają się:

1. Wynajęcie i zabudowa powierzchni wystawienniczej, w tym koszty zakupu gotowych, zindywidualizowanych elementów zabudowy stoiska wystawowego oraz zakup usługi w zakresie obsługi stoiska,
2. Zorganizowanie udziału w targach/wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w pp. 3.

• Nazwa i kod zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
• CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
• CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego
• CPV: 60000000-8 Usługi transportowe
• CPV: 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez
• CPV: 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych
• CPV: 79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
• CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
• CPV: 39154000-6 Sprzęt wystawowy

• Opis przedmiotu zamówienia:

ad 1: W ramach Wynajęcia i zabudowy powierzchni wystawienniczej oraz obsługi stoiska na targach Starmus Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług:

• wynajem przestrzeni wystawienniczej o następujących parametrach:

1. prestiżowa lokalizacja w centrum Erywania (Armenia), maksymalnie 5 kilometrów od historycznego centrum miasta (Plac Republiki),
2. powierzchnia co najmniej 500 m2, składająca się z co najmniej 10 niezależnych pomieszczeń, bądź dająca możliwość stworzenia niezależnych pomieszczeń bez interwencji w strukturę obiektu;
3. przestrzeń stoiska wystawienniczego powinna znajdować się w budynku przeznaczonym do wystawiania przedstawień estradowych tj. sala koncertowa, hala widowiskowo-sportowa, teatr lub równoważnym (posiadającym wszelkie niezbędne zgody na realizację wydarzeń estradowych),
4. budynek musi posiadać wszelkie zezwolenia i atesty pozwalające na udział publiczności w wydarzeniu wymagane prawem w Armenii,
5. liczba dni dostępu do przestrzeni na okres od 15.08.2022 r. do 14.09.2022 r. (30 dni),
6. wyposażenie w przyłącze prądowe (minimum trzy trójfazowe przyłącza prądu o mocy przynajmniej 32 ampery),
7. wyposażenie w zaplecze sanitarne (minimum 2 toalety z dostępem do bieżącej wody),
8. powierzchnia znajdująca się pod ochroną (24 h lub stały monitoring),
9. minimum 3 miejsca parkingowe przy budynku,
10. przestrzeń musi być zaopatrzona dodatkowo w magazyn o powierzchni minimum 50 m2,
11. oferent na etapie składania oferty dołączy dokumentację fotograficzną przestrzeni wystawienniczej bądź dołączy rzut powierzchni.
12. oferent na etapie składania oferty dołączy potwierdzenie dostępności przestrzeni wystawienniczej od zarządcy/właściciela nieruchomości, w okresie od 15.08.2022 do 14.09.2022 (dopuszcza się e-mail, list intencyjny, oświadczenie lub inne)

• zabudowa/aranżacja przestrzeni wystawienniczej (zgodnie z Planem scenografii, stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego):

1. adaptacja wynajętej przestrzeni pozwalająca na realizację spektaklu Ewolucja Gwiazd zgodnie z przygotowanym przez Wykonawcę planem adaptacji (dostarczonym w terminie 5 dni od podpisania umowy), zatwierdzonym przez Zamawiającego. Plan adaptacji powinien uwzględniać:
2. a) wejście/wyjście oraz wyjścia ewakuacyjne;
3. b) sposób rozmieszczenia i mocowania dostarczonej scenografii (załącznik nr 4);
4. c) harmonogram prac adaptacyjnych;
5. zakup i montaż zindywidualizowanych elementów stoiska zgodnie z przedstawionym planem adaptacji, z wyłączeniem elementów scenografii spektaklu dostarczonych przez Fundację Platon (załącznik nr 4).
6. wykonanie prac technicznych związanych z dostosowaniem przestrzeni do spełnienia warunków BHP zgodnie z przygotowanym planem adaptacji;
7. wykonanie planu ewakuacji oraz zapewnienie podstawowej ochrony przeciwpożarowej w miejscu realizacji spektaklu;
8. wykonanie prac związanych z przygotowaniem/dostosowaniem ujęcia energii elektrycznej i wykonanie instalacji elektrycznej zgodnie z planem adaptacji przestrzeni;
9. w przypadku jeśli przestrzeń będzie posiadać okna, obowiązkiem Wykonawcy jest przeprowadzenie całkowitego zaciemnienia okien w sposób, który nie jest inwazyjny dla przestrzeni (nie zostawia śladów naruszenia ścian, sufitu i okien);
10. wynajem i montaż zindywidualizowanego oświetlenia i nagłośnienia, umożliwiającego odpowiednie oświetlenie oraz nagłośnienie całego stoiska wystawienniczego w sposób umożliwiający uczestnikom wydarzenia bezpieczne poruszanie się po przestrzeni (w czasie spektakli oraz w przerwie między nimi), z wyłączeniem oświetlenia i nagłośnienia będącego częścią spektaklu;
11. wykonanie adaptacji przestrzeni w terminie od 15.08 do maksymalnie 31.08.2022r.;
12. prawidłowość przeprowadzenia adaptacji przestrzeni (w tym weryfikacja zgodności z wytycznymi Zamawiającego) zostanie potwierdzona protokołem odbioru przestrzeni (wraz z dokumentacją fotograficzną) podpisaną przez obydwie strony. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania 3 modyfikacji przestrzeni (zgodnie z uwagami Zamawiającego uwzględnionymi w protokole) w ciągu 6 dni, jednak maksymalnie do 06.09.2022r.
13. zapewnienie jednej osoby na stanowisku Kierownika artystycznego, nadzorującego proces adaptacji ze strony wykonawcy, na miejscu w Armenii, w terminach od 15.08.2022 r. do 06.09.2022r.
14. zapewnienie jednej osoby na stanowisku Kierownika technicznego, nadzorującego proces adaptacji ze strony wykonawcy, na miejscu w Armenii, w terminach od 15.08.2022 r. do 06.09.2022r.

• usługa w zakresie obsługi stoiska:

1. Zapewnienie obsługi technicznej stoiska (posługującej się w stopniu komunikatywnym językiem angielskim) w postaci co najmniej 16 osób, zapewniających:

• Serwis w trakcie stoiska i obsługę uczestników (co najmniej jedna osoba na pomieszczenie - w sumie 10 osób) w dniach od 07 września do 10 września, przez co najmniej 10 h dziennie,
• obsługę instalacji elektrycznej, w dniach od 05 września do 10 września, przez co najmniej 10h dziennie (1 osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje/uprawnienia),
• Realizację dźwięku (co najmniej 2 realizatorów dźwięku w dniach od 5 września do 10 września, przez co najmniej 10 h dziennie),
• Realizację światła (co najmniej 1 realizator światła w dniach od 5 września do 10 września, przez co najmniej 10 h dziennie),
• 2 konferansjerów od 7 września do 10 września, przez co najmniej 10 h dziennie.

1. Zapewnienie punktu medycznego wraz z odpowiednio wykwalifikowanym personelem (przynajmniej jedna osoba po ukończonym kursie pierwszej pomocy) do udzielania pierwszej pomocy od 7 września do 10 września, przez co najmniej (10 h dziennie)).
2. Odpowiedzialność za czystość i przygotowanie stoiska do kolejnego dnia imprezy, tj. zapewnienie bieżącej czystości podczas spektakli oraz po ich zakończeniu, tj. bieżące usuwanie odpadów, mycie podłóg oraz sanitariatów.
3. Przywrócenie powierzchni wystawienniczej do stanu sprzed rozpoczęcia imprezy do dnia 13.09.2022 r., potwierdzone protokołem odbioru przestrzeni podpisanym przez obydwie strony.
4. Dostosowanie przestrzeni wystawienniczej do wytycznych promocyjnych zgodnych z wytycznymi Operatora Grantu (https://funduszeksportowy.tarr.org.pl/strona-52-promocja.html),
5. Wykonanie dokumentacji fotograficznej stoiska w trakcie realizacji spektaklu Ewolucja Gwiazd wraz z przekazaniem odpowiednich praw autorskich wyłącznie na potrzeby obowiązków sprawozdawczych nałożonych na Zamawiającego przez Grantodawcę;
6. Oferent na etapie składania oferty dołączy kalkulację kosztów aranżacji przestrzeni, uwzględniającą wymagania Zamawiającego uwzględnione w załączniku nr 4. Przykłady wzór kalkulacji kosztów, którym może posłużyć się Oferent, stanowi załącznik nr 5 do zapytania.

Ad 2: W ramach usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w targach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług:

• transport lotniczy dla personelu Zamawiającego, łącznie 13 osób (lot bezpośredni lub z maksymalnie jedną przesiadką) wraz z ubezpieczeniem podróżnym na cały okres pobytu zagranicą (obejmującym opiekę medyczną w sytuacji nagłych zdarzeń losowych), w tym dla:
• 1 osoby w terminach od 14.08.2022 r. do 13.09.2022 r. na trasie Warszawa – Erywań – Warszawa
• 2 osób w terminach od 08.2022 r. do 13.09.2022 r. na trasie Warszawa – Erywań – Warszawa,
• 1 osoby w terminach od 31.08.2022 r. do 12.09.2022 r. na trasie Warszawa – Erywań – Warszawa,
• 1 osoby w terminach od 06.09.2022 r. do 12.09.2022 r. na trasie Warszawa – Erywań – Warszawa,
• 2 osoby w terminach od 21.08.2022 r. do 13.09.2022 r. na trasie Warszawa - Erywań – Warszawa,
• 2 osoby w terminach od 25.08.2022 r. do 13.09.2022 r. na trasie Warszawa – Erywań – Warszawa,
• 2 osoby w terminach od 02.09.2022 r. do 12.09.2022 r. na trasie Mumbaj – Erywań – Mumbaj,
• 1 osoby w terminach 17.09.2022 r. na trasie Erywań – Porto,
• 1 osoby w terminach od 21.08.2022 do 05.09.2022 na trasie Warszawa - Erywań - Warszawa

Bilet powinien uwzględniać bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego dla każdej osoby, powinien również uwzględniać wszelkie opłaty określone prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłaty rezerwacyjne, paliwowe oraz lotniskowe.

• organizacja zakwaterowania wraz ze śniadaniem (w hotelu minimum 3-gwiazdkowym lub równoważnym, np. mieszkaniu lub apartamencie o standardzie odpowiadającym standardowi hotelu dla co najmniej 13 osób), dla:
• 1 osoba w terminie od 15.08.2022 r. do 17.09.2022 r.
• 1 osoba w terminach od 14.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 2 osoby w terminach od 15.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 2 osoby w terminach od 21.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 1 osoba w terminie od 21.08.2022 r. do 05.09.2022 r.
• 1 osoba w terminach od 31.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 1 osoba w terminach od 06.09.2022 r. do 12.09.2022 r.
• 2 osoby w terminach od 25.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 2 osoby w terminach od 06.09.2022 r. do 12.09.2022 r.

Zakwaterowanie powinno znajdować się w pobliżu miejsca wydarzenia, a także zapewniać pokoje z łazienkami w następującej kombinacji i terminach:

• 08.2022 - 13.09.2022 - 1 pokój dwuosobowy
• 08.2022 - 17.09.2022 - 1 pokój trzyosobowy
• 08.2022 - 13.09.2022 - 1 pokój dwuosobowy
• 08.2022 - 13.09.2022 - 1 pokój dwuosobowy
• 08.2022 - 13.09.2022 - 1 pokój dwuosobowy
• 09.2022 r. do 12.09.2022 r. - 1 pokój dwuosobowy

• pełne wyżywienie (poza śniadaniem) dla 13 osób w terminach:
• 1 osoby w terminach od08.2022 r. do 17.09.2022 r.
• 1 osoby w terminach od 14.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 2 osobom w terminie od 15.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 1 osoby w terminach od 31.08.2022 r. do 12.09.2022 r.
• 1 osoby w terminach od 06.09.2022 r. do 12.09.2022 r.
• 2 osobom w terminie od 21.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 1 osobie w terminie od 21.08.2022 r. do 05.09.2022 r.
• 2 osobom w terminach od 25.08.2022 r. do 13.09.2022 r.
• 2 osobom w terminach od 02.09.2022 r. do 12.09.2022 r.

Maksymalny termin realizacji przedmiotu zamówienia to 14.09.2022 r. W przypadku odwołania i/lub przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być wydłużony.

Kryterium wyboru dla kompleksowej usług, na którą składają się: Wynajęcie i zabudowa powierzchni wystawienniczej, w tym koszty zakupu gotowych, zindywidualizowanych elementów zabudowy stoiska wystawowego oraz zakup usługi w zakresie obsługi stoiska, a także zorganizowanie udziału w targach/wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy będzie stanowić:

Cena – 100%

Zasady oceny kryterium „Cena”

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną netto.
Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem:

C = (Cmin/Cr) x 100

gdzie:

C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”,

Cmin – cena najtańszej oferty,

Cr – cena oferty rozpatrywanej.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów.

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

• W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
4. pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy dysponują bądź będą dysponować na czas realizacji przedmiotu zamówienia następującymi osobami:

- co najmniej 1 osoba (na stanowisku Kierownika artystycznego) z wyższym wykształceniem kierunkowym, takim jak: reżyseria teatralna, scenografia, wiedza o teatrze lub pokrewne, legitymująca się doświadczeniem w organizacji co najmniej 2 stanowisk wystawienniczych na targach międzynarodowych w Polsce i/lub poza granicami Polski.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

• Oferent winien wpłacić wadium w wysokości 15.000,00 zł na konto 05 1140 2004 0000 3802 8118 3093 najpóźniej do dnia 4 sierpnia 2022 r. (do dnia 4 sierpnia 2022 r. winno być już zaksięgowane na koncie). Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli wpłata wadium nastąpi po dacie wskazanej powyżej. Zwrot wadium oferentom biorącym udział w postępowaniu nastąpi w terminie 7 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia postępowania. Zwrot wadium Wykonawcy wyłonionemu w ramach postępowania nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od dnia podpisania Umowy na przedmiot zamówienia. W przypadku unieważnienia przetargu zwrot wadium nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia unieważnienia przetargu.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie potwierdzenia przelewu dołączonego do oferty przez potencjalnego wykonawcę.

• Zamawiający wymaga, aby Oferent posiadał ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie wykonywanej działalności, aktualne do dnia zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia. tj.: polisę OC działalności gospodarczej bądź certyfikat ubezpieczeniowy, przy czym wartość polisy powinna opiewać na kwotę nie niższą niż 200 000,00 zł.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie na kwotę nie niższą niż 200 000,00 zł tj.:

• Kopia ważnej polisy OC działalności gospodarczej (wraz z OWU) lub,
• Certyfikat ubezpieczeniowy.

• Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej.
• Oferty należy składać:
  1. za pośrednictwem tradycyjnej poczty/kuriera lub osobiście na adres biura Fundacji:
  2. Rejtana 6b/1, 87-100 Toruń, w zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń.

Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA - UDZIAŁ W FESTIWALU STARMUS, JAKO WYSTAWCA”

lub

1. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres platonfunduszeksportowy@gmail.com – w tytule maila proszę wpisać „OFERTA - UDZIAŁ W FESTIWALU STARMUS, JAKO WYSTAWCA”.

• Oferty należy składać do dnia 04.08.2022r.
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• Zamawiający wyraża zgodę na udział podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia oraz na składanie ofert przez konsorcja.
• Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie, nie będą rozpatrywane.
• Złożone dokumenty powinny zawierać:

1. Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy,
2. Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych,
3. Załącznik nr 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,
4. Załącznik nr 4. Zaparafowany Plan scenografii,
5. Załącznik nr 5. Kalkulacja kosztów adaptacji przestrzeni pod potrzeby realizacji spektaklu Ewolucja Gwiazd,
6. Załącznik nr 6. Dokumentacja fotograficzna i/lub rzut przestrzeni wystawienniczej,
7. Załącznik nr 7. Potwierdzenie posiadania ważnej polisy OC (wraz z OWU) lub certyfikatu ubezpieczeniowego,
8. Załącznik nr 8. Potwierdzenie wpłaty wadium na konto Zamawiającego,
9. Załącznik nr 9 Zaparafowane Zapytanie ofertowe,
10. Załącznik nr 10 Potwierdzenie dostępności proponowanej przestrzeni w wybranym terminie (mail, list intencyjny, oświadczenie lub inne)

• Dokumenty muszą być podpisane.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

1. Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;
2. Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;
3. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

• Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.
• Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów.
• Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy.
• Przed ostatecznym wyborem oferty wygrywającej, Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wszystkimi oferentami, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. Prosimy o potwierdzenie terminu ważności Państwa oferty przez 30 dni od zakończenia postępowania.
• Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

• Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:

1. Konieczności wykonania modyfikacji w przedmiocie zamówienia, które były niemożliwe do przewidzenia na etapie podpisywania umowy, a wykonanie których będzie konieczne do prawidłowej realizacji przedmioty zamówienia. Modyfikacje te mogą dotyczyć np. zmiany miejsca wylotu dla poszczególnych osób, zmiany terminów wylotu, zmiany konfiguracji pokoi.
2. Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem Siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy.
3. Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe.
4. Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia.
5. Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia.
6. Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy.
7. Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

Zmiany, o których mowa powyżej mogą zostać wprowadzone w życie po odpowiednich negocjacjach Wykonawcy z Zamawiającym i akceptacji ustaleń przez obie strony Umowy. Wszelkie zmiany i uzupełnienia muszą być zawarte w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs.

• Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru dostawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/. Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
• Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy.
• Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może On wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się email) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do Osoby wskazanej do kontaktu.
• Oferty nie podlegają zwrotowi, a Wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.
• Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.
• W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

• Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.
• Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:
  1. przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego,
  2. zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą,
  3. dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy,
  4. dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

• Do 04.08.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• 05.08.2022 - 07.08.2022 analiza ofert przedstawionych przez Oferentów, omówienie ofert, rozmowy ostateczne z Oferentami.
• 08.08.2022 podpisanie umowy z Wykonawcą.
• Czas realizacji przedmiotu zamówienia maksymalnie do 14.09.2022 roku.

Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych

Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 4. do Zapytania ofertowego: Plan scenografii

Załącznik nr 5. do Zapytania ofertowego: Wzór kalkulacji kosztów adaptacji przestrzeni pod potrzeby realizacji spektaklu Ewolucja Gwiazd