ODPOWIEDZI NA PYTANIA, KTÓRE WPŁYNĘŁY W ZWIĄZKU Z ZAPYTANIEM OFERTOWYM

PYTANIE 1: Chciałem doprecyzować czy po stronie firmy realizującej projekt jest zaproponowanie i zabezpieczenie kilku charakterystycznych lokalizacji w Paryżu do realizacji filmów lub/czy mają Państwo swoje rekomendacje?

Powołując się na szczegółowe informacje o zamówieniu zawarte w punkcie 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, 3) Opis przedmiotu zamówienia: Zamawiający w ramach zamówienia przygotowuje koncepcję, na którą składają się między innymi propozycje lokalizacji i scenografia. Firma Jolie Su nie posiada rekomendacji lokalizacji w Paryżu.

PYTANIE 2: Czy termin zdjęć w Paryżu  - (6-7/09/22) wynika z faktu, że będą tam się odbywać jakieś targi branżowe, które chcielibyście państwo uwzględnić w planie zdjęciowym? 

W Paryżu odbywają się targi modowe w dniach 02.09-05.09.2022 r., niemniej jednak firma Jolie Su nie wyraża chęci uwzględniania ich w planie zdjęciowym. Termin zdjęć w Paryżu wynika z możliwości przekazania Wykonawcy produktów tj. kapeluszy, które zostaną zaprezentowane na TRANOI. Kapelusze będą do dyspozycji dla realizacji zdjęć do spotu reklamowego we wskazanych w zapytaniu ofertowym dniach, czyli 06-07.09.2022 r.

PYTANIE 3: Czy kosztorys ma uwzględniać koszty transportu i akomodacji na miejscu osób od strony zamawiającego (jeżeli tak to proszę podać ilość osób)?

Nie, kosztorys nie powinien uwzględniać kosztów transportu i akomodacji na miejscu osób od strony zamawiającego.

PYTANIE 4: Rozumiem, że akceptują państwo realizację zdjęć w ramach dwóch dni? (kilka lokalizacji i ponad 10 stylizacji będzie tego wymagało).

Tak, akceptujemy realizację zdjęć w ramach dwóch dni 06-07.09.2022 r.

Ze względu na wpływ zapytań dotyczących zapytania ofertowego wydłużono termin składania ofert do dnia 26.08.2022 r.

W punkcie 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, punkt 5) wprowadzono zmianę w obrębie daty wpłaty wadium. Mianowicie: Oferent winien wpłacić wadium w wysokości 1 470,00 zł na rachunek bankowy Zamawiającego: 59 1140 2004 0000 3002 8264 0811, najpóźniej do dnia 26.08.2022 r. (w dniu 26.08.2022 r. winno być już zaksięgowane na koncie Zamawiającego).

W punkcie 8. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT, punkt 3) Termin składania ofert wprowadzono zmianę w obrębie daty. Mianowicie: do dnia 26.08.2022 r.

W punkcie 13. PLANOWANE TERMINY wprowadzono zmianę w obrębie dat. mianowicie:

• Do 26.08.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• Do 29.08.2022 r.  analiza ofert przedstawionych przez Oferentów.
• Do 31.08.2022 r. podpisanie umowy z Wykonawcą.

ZMIANY WPROWADZONE W DNIU 18.08.2022 r.

W punkcie 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, punkt 3) Opis przedmiotu zamówienia wprowadzono zmianę. Mianowicie w pkt. 1. usunięto zapis „oraz 5 filmów około 20 sekundowych”.

W punkcie 5. TERMIN REALIZACJI wprowadzono zmianę. Mianowicie usunięto zapis „oraz 5 filmów około 20 sekundowych”.

Ze względu na wprowadzone modyfikacje wydłużono termin składania ofert do dnia 25.08.2022 r.

W punkcie 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, punkt 5) wprowadzono zmianę w obrębie dat wpłaty wadium. Mianowicie: Oferent winien wpłacić wadium w wysokości 1 470,00 zł na rachunek bankowy Zamawiającego: 59 1140 2004 0000 3002 8264 0811, najpóźniej do dnia 25.08.2022 r. (w dniu 25.08.2022 r. winno być już zaksięgowane na koncie Zamawiającego).

W punkcie 8. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT, punkt 3) Termin składania ofert wprowadzono zmianę w obrębie daty. Mianowicie: do dnia 25.08.2022 r.

W punkcie 13. PLANOWANE TERMINY wprowadzono zmianę w obrąbie dat. Mianowicie:

• Do 25.08.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• 26.08.2022 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 02/08/2022

W TRYBIE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI

Jolie Su Sp. z o.o. w związku z realizacją przedsięwzięcia pn. „Wsparcie eksportu produktów spółki Jolie Su na nowych rynkach zagranicznych” w ramach projektu grantowego pn. „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym oraz prośbą o przedstawienie oferty poprzez wypełnienie załączonego formularza ofertowego wraz z załącznikami.

1. ZAMAWIAJĄCY

Jolie Su Sp. z o.o.

ul. Stanisława Moniuszki 11/1, 87-100 Toruń

NIP: 9562156806

REGON: 340063862

Osoba wyznaczona do kontaktu: 

Marta Kościelska

e-mail: joliesufunduszeksportowy@gmail.com 

tel. 884 167 523

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019, poz. 2019 tj., ze zm.). Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 grudnia 2020 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, oraz na podstawie Załącznika nr 9. do Regulaminu konkursu 2/G/2020 w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” – Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień.

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie na stronie: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ .

3. CEL REALIZOWANEGO PROJEKTU UNIJNEGO

Celem projektu realizowanego przez Jolie Su Sp. z o.o. jest przeprowadzenie działań zaplanowanych w strategii internacjonalizacji firmy w związku z wprowadzeniem na dwa nowe rynki tj. Włochy oraz Francja produkowanych ekskluzywnych kapeluszy. Najważniejszym działaniem w ramach projektu jest udział w imprezach branży modowej, typu: targi, showroomy, wydarzenia towarzyszące oraz inne wydarzenia branżowe skupiające kupców, właścicieli sklepów, butików, reprezentantów domów towarowych oraz projektantów mody/właścicieli marek modowych.

4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1) Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest produkcja profesjonalnego spotu reklamowego promującego produkt podlegający internacjonalizacji - kapelusze.

2) Nazwa i kod zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

92111210-7 Produkcja filmów reklamowych

79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

79342000-3 Usługi marketingowe

79342200-5 Usługi w zakresie promocji

3) Opis przedmiotu zamówienia:

Spot będzie miał na celu przybliżyć odbiorcy profil działalności firmy i estetykę produktów. 

Informacje ogólne dotyczące zamówienia:

Termin wykonania zdjęć do spotu reklamowego: w okresie 6.09 - 07.09.2022 r.;

Miejsce: Paryż;

Język spotu reklamowego: język angielski.

Szczegółowe informacje o zamówieniu:

1. Wykonanie filmu o długości 60-90 sekund;
2. Przygotowanie koncepcji, na którą składa się: moodboard, pisemny scenariusz, oraz wizualne (za pomocą zdjęć, rysunków itp.) propozycje lokalizacji (dokumentacja wybranych lokalizacji),  choreografii, scenografii, makijażu, fryzur, dla  minimum 5 różnych stylizacji uwzględniających produkt Zamawiającego;
3. Zapewnienie profesjonalnego sprzętu filmowego w tym: kamera, obiektywy, statyw, blenda, światła ciągłego, ramy dyfuzyjne;
4. Zapewnienie osób zaangażowanych z odpowiednim doświadczeniem tj.: profesjonalny operator kamery, asystent stylisty, makijażysta i stylista włosów, co najmniej 1 profesjonalna modelka/aktorka;
5. Zapewnienie profesjonalnych kosmetyków do makijażu i stylizacji włosów;
6. Zapewnienie dwóch dni pełnej dyspozycyjności montażysty, dzień po nagraniu materiałów,  w celu dokonania wyboru ujęć i ustalenia finalnego materiału;
7. Zapewnienie miejsca i sprzętu do przeprowadzenia wyboru ujęć;
8. Zapewnienie Zamawiającemu możliwości wniesienia uwag w ramach 3 sesji poprawkowych;
9. Wykonanie postprodukcji wybranych ujęć z wykorzystaniem legalnego oprogramowania według wskazówek Zamawiającego;
10. Dostarczenie filmu w terminie maksymalnym 1 tygodnia od dnia zdjęciowego, w jakości Full HD oraz w jakości do publikacji w przestrzeni online,  po uwzględnieniu uwag Zamawiającego;.
11. Zapewnienie praw autorskich do komercyjnego wykorzystania wizerunku aktorki/modelki  w ramach zrealizowanego filmu i jego publikacji w przestrzeni online oraz podczas imprez branżowych na co najmniej 5 lat;
12. Zapewnienie udźwiękowienia oraz praw do komercyjnego wykorzystania materiału dźwiękowego bez ograniczeń;

Dane techniczne dotyczące zamówienia:

• Format plików:
  • Plik do emisji w HD MXF OP-1a; Kodek XDCAM HD422, strumień 50 MB/s;
  • Plik internetowy MP4, kodek H.264, strumień 30 MB/s;
  • Na potrzeby Facebooka w formacie 16:9 w rozdzielczości 820 x 312;
  • Format pliku w jakim powinien zostać dostarczony spot to mp4.
• Standard wizji:
  • 1080i/25, rozdzielczość obrazu 1920 x 1080 pikseli;
  • Format obrazu 16:9 – możliwe zastosowanie obrazu w rozdzielczości 1920 x 816, który do celów emisji w Telewizji zostanie sprowadzony do formatu 16:9 i rozdzielczości 1920 x 1080 – zgodnie ze standardami;
  • Do emisji w TV: Tryb skanowania: z przeplotem, górne pole pierwsze;
  • Do emisji w Internecie – Tryb bez przeplotu. 
• Standard fonii:
  • Rozdzielczość próbkowania 16 lub 24 bit;
  • Częstotliwość próbkowania 48 kHz;
  • Materiał Stereo;
  • Poziom sygnału do celów emisji w TV musi wynosić – 23 LUFS.

Należy podkreślić, że firma sprzedaje produkt luksusowy, a wszelkie materiały wizualne muszą być wykonane z najwyższą starannością oraz estetyką zgodną z marką Jolie Su. Konieczne jest, aby przekaz był przejrzysty i spójny z kreacją marki.

5. TERMIN REALIZACJI

Maksymalny termin realizacji przedmiotu zamówienia to 14.09.2022 r.
Za termin realizacji zamówienia uznajemy moment przekazania po dokonanej postprodukcji gotowego spotu reklamowego o długości 60 - 90 sekund.

6. KRYTERIA WYBORU

Kryterium wyboru będą stanowić:

a) Cena (C) – 80 %

b) Parametry techniczne (Pt) - 20 %

Zasady oceny kryterium „Cena” (C)

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną netto. Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem: 

C = Cmin / Cr x 80

gdzie: 

C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”;

Cmin – cena najtańszej oferty;

Cr – cena oferty rozpatrywanej.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 80 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów.

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Zasady oceny kryterium „Parametry techniczne - ilość stylizacji” (Pt)

W tym kryterium Zamawiający będzie oceniał ilość możliwych do zaoferowania przez Wykonawcę stylizacji podczas wykonywania przedmiotu zamówienia:

Parametr techniczny:  Ilość stylizacji

• co najmniej 15 stylizacji – 20 pkt
• od 10 do 14 stylizacji – 10 pkt
• od 5 do 9 stylizacji - 0 pkt

W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 20 punktów. W przypadku zadeklarowania ilości stylizacji mniejszej niż 5, Zamawiający odrzuci Ofertę.

Podsumowanie do kryteriów oceny ofert:

a) Punkty (P) otrzymane przez ofertę zostaną przeliczone zgodnie z poniższą zasadą: Łączna ocena uzyskana przez ofertę P = C +  Pt 

b) Suma ocen punktowych uzyskanych przez ofertę w wyżej wymienionych kryteriach stanowi końcową liczbę punktów uzyskanych przez ofertę. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 punktów.

c) Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z zasadami matematycznymi).

d) Zamawiający za ofertę najkorzystniejszą uzna tą, która odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym (w tym też formalnym) i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wskazane powyżej kryterium wyboru tzn. uzyska największą ilość punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną, o ile przedstawiona cena nie jest rażąco niską ceną, o czym mowa w podpunkcie Zasady oceny kryterium „Cena” (C) niniejszego zapytania.

e) Zamawiający zastrzega sobie prawo, w toku dokonywania oceny złożonych przez nich ofert, do możliwości żądania udzielenia przez Oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert oraz dodatkowych dokumentów związanych z ofertą.

7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1) W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych.

2) Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

3) W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Warunek uznany jest za spełniony wówczas, gdy Wykonawca wykaże się wykonaniem co najmniej 3 filmami/spotami dla marek premium/luksusowych na przestrzeni ostatnich 24 miesięcy przed datą złożenia oferty (jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie działalności).

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

4) W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy dysponują bądź będą dysponować na czas realizacji przedmiotu zamówienia następującymi osobami:

a. profesjonalny operator kamery, legitymujący się co najmniej 3 filmami dla marek premium/luksusowych na przestrzeni ostatnich 24 miesięcy przed datą złożenia oferty;

b. asystent stylisty, który zapewni stylizacje do minimum 5 sylwetek, asystent stylisty musi legitymować się współpracą z co najmniej 1 marką modową z grupy premium/luksusowej na przestrzeni ostatnich 24 miesięcy przed datą złożenia oferty;

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

5) Oferent winien wpłacić wadium w wysokości 1 470,00 zł na rachunek bankowy Zamawiającego: 59 1140 2004 0000 3002 8264 0811, najpóźniej do dnia 26.08.2022 r. (w dniu 26.08.2022 r. winno być już zaksięgowane na koncie Zamawiającego). Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli wpłata wadium nastąpi po dacie wskazanej powyżej. Zwrot wadium oferentom biorących udział w postępowaniu nastąpi w terminie 7 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia postępowania. Zwrot wadium Wykonawcy wyłonionemu w ramach postępowania nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od dnia podpisania Umowy na przedmiot zamówienia. W przypadku unieważnienia przetargu zwrot wadium nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia unieważnienia przetargu.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta potwierdzenia wykonania przelewu na rachunek bankowy Zamawiającego.

8. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

1) Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej, sporządzoną na formularzu ofertowy (stanowiącym Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy)

2) Oferty należy składać:

a) Oferty w formie skanu za pośrednictwem poczty elektronicznej należy przesłać na adres e-mail:

• joliesufunduszeksportowy@gmail.com

W tytule wiadomości należy wpisać: „OFERTA SPOT REKLAMOWY”

lub

b) Oferty pocztą tradycyjną/kurierem lub osobiście należy złożyć na adres siedziby Spółki:

Jolie Su Sp. z o.o.

ul. Stanisława Moniuszki 11/1

87-100 Toruń

W dni robocze, w godzinach pracy biura (od 8:00 do 16:00).

W zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń. Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA SPOT REKLAMOWY”.

3) Termin składania ofert: do dnia 26.08.2022 r.

4) Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie - nie będą rozpatrywane.

5) Dopuszcza się możliwość złożenia tylko jednej oferty przez Oferenta.

6) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

7) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert wariantowych.

8) Zamawiający wyraża zgodę na udział podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia.

9) Dokumenty powinny być złożone w następującej kolejności:

1. Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych;
3. Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;
4. Załącznik nr 4. Potwierdzenie przelewu wadium na rachunek bankowy Zamawiającego;
5. Zaparafowane zapytanie ofertowe.

10) Dokumenty muszą być podpisane zgodnie z reprezentacją firmy.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

a) Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;

b) Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;

c) Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

9. ZAWARCIE UMOWY

1) Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.

2) Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów.

3) Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy.

4) Przed ostatecznym wyborem oferty wygrywającej, Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wszystkimi oferentami, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. Prosimy o potwierdzenie terminu ważności Państwa oferty przez 30 dni od zakończenia postępowania ofertowego.

5) Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

10. WARUNKI ZMIANY UMOWY

1) Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:

a) Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy;

b) Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe;

c) Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia;

d) Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia;

e) Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy;

f) Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności, lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs.

11. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA ORAZ INFORMACJE DODATKOWE

1) Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego, spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.

2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru Wykonawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ . Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

3) Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy.

4) Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może On wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się e-mail) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do Osoby wskazanej do kontaktu. Przy czym należy wystąpić z zapytaniem maksymalnie najpóźniej do 3 dni przed upłynięciem daty zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień oferentowi na piśmie (dopuszcza się e-mail) najpóźniej w terminie do 48 godzin od otrzymania pisma o wyjaśnienie problemu.

5) Oferty nie podlegają zwrotowi, a Oferentom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.

6) Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.

7) W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

12. POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1) Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.

2) Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:4

a) przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego;

b) zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą;

c) dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy;

d) dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

13. PLANOWANE TERMINY

• Do 26.08.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• Do 29.08.2022 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów.
• Do 31.08.2022 r. podpisanie umowy z Wykonawcą.

14. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych

Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu