Zmiany wprowadzone w dniu 01.09.2022

W dniu 01.09.2022 r. dokonano zmiany polegającej na usunięciu wadium z zapytania ofertowego (zaktualizowano treść zapytania ofertowego). W związku powyższym wydłużono termin na składanie ofert o 1 dzień, tj. do dnia 02.09.2022. 

Zmiany wprowadzone w dniu 31.08.2022r.

W związku z pytaniami telefonicznymi dotyczącymi usługi wydruku, dokonano doprecyzowania opisu przedmiotu zamówienia:

Wydruk folderów informacyjno – promocyjnych (katalogów) - zakres dotyczy usługi wydruku, za przygotowanie pliku do druku odpowiada Zamawiający.

Treść zapytania nie uległa zmianie.

W związku z dokonanymi doprecyzowaniem wydłużono termin na składanie ofert o 1 dzień, tj. do dnia 01.09.2022. 

Dnia 25.08.2022 r. dodano do załącznika informację o wadium, która wcześniej znajdowała się jedynie w zapytaniu na stronie.

Toruń, dn. 24.08.2022 r.

Zapytanie ofertowe nr 05/08/2022
w trybie zasady konkurencyjności

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego w związku z realizacją projektu pn. „Rozwój działalności eksportowej Fundacji Platon im. K. Rumińskiego poprzez wejście na nowe rynki zagraniczne”  w ramach projektu grantowego „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym oraz prośbą o przedstawienie oferty poprzez wypełnienie załączonego formularza ofertowego wraz z załącznikami.

1. ZAMAWIAJĄCY

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego

1. Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń

NIP: 9562156806

REGON: 340063862

Osoba wyznaczona do kontaktu:

Emilia Pacyk

e-mail: platonfunduszeksportowy@gmail.com

tel. + 48 884 167 523

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 grudnia 2020 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Załącznika nr 9 do Regulaminu konkursu 2/G/2020 w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” – Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień.

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie na stronie: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ .

Celem projektu jest realizacja działań zmierzających do zwiększenia poziomu handlu zagranicznego i rozszerzenia zagranicznych rynków zbytu, tj. internacjonalizacji produktu Fundacji Platon – immersyjnych spektakli edukacyjnych na dwa nowe rynki: Wielka Brytania, USA. Składa się na to aktywna promocja Fundacji i próba pozyskania pierwszych klientów/partnerów na nowych rynkach docelowych oraz wyjazdy na targi i wydarzenia branżowe w celu budowania pozycji marki na rynkach zagranicznych.

Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi polegającej na zorganizowaniu działań promocyjnych związanych bezpośrednio z planowanym udziałem w międzynarodowym festiwalu STARMUS (Erywań) w charakterze wystawcy w dniach 7-10 września 2022 r.

Nazwa i kod zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

• CPV: 39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne
• CPV: 79550000-4 Usługi w zakresie komputerowego maszynopisania, przetwarzania tekstu i powiązanych z nimi komputerowych usług wydawniczych
• CPV: 79800000-2 Usługi drukowania i powiązane
• CPV: 79341000-6 Usługi reklamowe
• CPV: 22462000-6 Materiały reklamowe
• CPV: 79530000-8 Tłumaczenia – Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

Opis przedmiotu zamówienia:

Działania promocyjne związane bezpośrednio z planowanym udziałem w targach STARMUS powinny obejmować zarówno działania tradycyjne, jak i kampanię marketingu internetowego.

Na zorganizowanie działań promocyjnych składa się:

Wydruk folderów informacyjno – promocyjnych (katalogów) - 500 szt.

• W formie książeczki full kolor (8-12 stron),
• W języku angielskim,
• Format a5 lub inny zapewniający czytelny rozkład tekstu do 3000 znaków oraz fotografii,
• W przypadku branży kreatywnej foldery muszą być oryginalne i przyciągające wzrok.
  
  Prezentacja sprzedażowa w formacie MS Power Point

• W języku angielskim,
• Co najmniej 14 slajdów w skład których poza treścią pisaną będą również wchodziły filmy i prezentacje multimedialne.
  
  Wdrożenie kampanii marketingowej związanej z targami STARMUS, która będzie bezpośrednio wynikać z kampanii marketingowej opracowanej przez profesjonalną firmę w ramach usługi doradczej.

Kampania powinna być podzielona na trzy etapy:

1. Zapowiedź udziału w festiwalu, przedstawienie osób zaangażowanych w spektakl.
2. Zaproszenie do zobaczenia spektaklu w trakcie festiwalu, kulisy przygotowań, realizacja spektaklu.
3. Podsumowanie wydarzenia.

W ramach wszystkich etapów zadania należy zrealizować kampanie o minimalnych wartościach określonych poniżej:

• publikacja minimum 5 postów/publikacji i przynajmniej 5 reklam na portalach Facebook i/lub Instagram – opartych na grafikach i/lub wideo, copywriting, publikacja, odpowiadanie na komentarze, wchodzenie w interakcje w ramach postów, moderacja i usuwanie treści wulgarnych etc.;
• realizacja co najmniej 2 kampanii reklamowych w sieci GoogleAds promujących spektakl immersyjny na festiwalu:
• reklama elastyczna w sieci reklamowej zbudowana na podstawie aktualnych i archiwalnych zdjęć, materiałów wideo i przekazów zawartych w strategii,
• reklama kierująca do strony spektaklu lub profilu na Facebooku z informacjami na jego temat;
• kampania powinna koncentrować się na grupie docelowej obranej przez firmę, czyli potencjalnych klientach z rynków: Wielkiej Brytanii i USA.

Warunki realizacji kampanii:

• Przygotowanie treści komunikatów należy wykonać we współpracy ze Zlecającym.
• Czas trwania kampanii co najmniej 20 dni, w tym co najmniej 6 dni przed rozpoczęciem wydarzenia, 4 dni w trakcie wydarzenia i 10 dni po wydarzeniu.
• W materiałach powinny zostać zawarte logotypy, które zostaną przekazane po wyborze Wykonawcy.
• Realizacja kampanii powinna uwzględniać przynajmniej dwa narzędzia rekomendowane w „Projekt kampanii marketingowych dla rynków USA i Wielkiej Brytanii” (tj. kampania w social media i google ads). „Plan wdrożenia kampanii”, będący elementem projektu kampanii Fundacji Platon, stanowi załącznik nr 4 niniejszego zapytania. Całość zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu umowy.
• Plan wdrożenia kampanii powinien być oparty na wytycznych do realizacji kampanii organicznych i płatnych wskazanych w planie publikacji organicznych i płatnych w serwisach Facebook i Instagram oraz planie reklam displayowych w sieci Google Ads, opisanych w „Projekcie kampanii marketingowych dla rynków USA i Wielkiej Brytanii”.

Maksymalny termin wydruku folderów informacyjno-promocyjnych (katalogów) oraz przygotowanie prezentacji sprzedażowej w formacie MS Power Point to 06.09.2022 r. Termin realizacji rozumiany jest jako termin przekazania Zamawiającemu kompletnego zestawu: opracowanej prezentacji i wydrukowanych folderów.

Maksymalny termin wdrożenia kampanii marketingowej to 27.09.2022 r., czyli publikacja do tego dnia wszystkich materiałów związanych z wydarzeniem.

W przypadku odwołania i/lub przesunięcia targów, terminy realizacji przedmiotu oferty mogą zostać wydłużone.

Kryterium wyboru będzie stanowić: Cena – 100%

Zasady oceny kryterium „Cena”

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną netto.
Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem:

C = (C min / C r) * 100

gdzie:

 C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”,

 C min– cena najtańszej oferty,

 C r – cena oferty rozpatrywanej.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z zasadami matematycznymi).

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Zamawiający za ofertę najkorzystniejszą uzna tą, która odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym (w tym też formalnym) i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wskazane powyżej kryterium wyboru tzn. uzyska największą ilość punktów.

Zamawiający zastrzega sobie prawo, w toku dokonywania oceny złożonych ofert, do możliwości żądania udzielenia przez Oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert oraz dodatkowych dokumentów związanych z ofertą.

• W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
4. pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej.
• Oferty należy składać:
  1. za pośrednictwem tradycyjnej poczty/kuriera lub osobiście na adres:
  2. Rejtana 6b/1, 87-100 Toruń, w zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń.

Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA – PROMOCJA STARMUS”

lub

1. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres platonfunduszeksportowy@gmail.com – w tytule maila proszę wpisać „OFERTA – PROMOCJA STARMUS”.

• Oferty należy składać do dnia 02.09.2022r.
• Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie, nie będą rozpatrywane.
• Złożone dokumenty powinny zawierać:

1. Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych;
3. Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;
4. Załącznik nr 4. do Zapytania ofertowego: Zaparafowany „Plan wdrożenia kampanii”;
5. Zaparafowane zapytanie ofertowe.

• Dokumenty muszą być podpisane.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

1. Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;
2. Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;
3. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

• Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.
• Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów.
• Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy.
• Przed ostatecznym wyborem oferty wygrywającej, Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wszystkimi oferentami, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. Prosimy o potwierdzenie terminu ważności Państwa oferty przez 30 dni od zakończenia postępowania.
• Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

• Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:

1. Konieczności wykonania modyfikacji w przedmiocie zamówienia, które były niemożliwe do przewidzenia na etapie podpisywania umowy, a wykonanie których będzie konieczne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
2. Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem Siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy.
3. Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe;
4. Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia;
5. Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia;
6. Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy;
7. Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

Zmiany, o których mowa powyżej mogą zostać wprowadzone w życie po odpowiednich negocjacjach Wykonawcy z Zamawiającym i akceptacji ustaleń przez obie strony Umowy. Wszelkie zmiany i uzupełnienia muszą być zawarte w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs.

• Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru dostawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ . Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
• Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość niepodpisania Umowy bez podania uzasadnienia zmiany decyzji.
• Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może On wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się email) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do Osoby wskazanej do kontaktu.
• Oferty nie podlegają zwrotowi, a Wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.
• Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.
• W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

• Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.
• Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:
  1. przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego,
  2. zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą,
  3. dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy,
  4. dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

• Do 02.09.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• 03.09.2022 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów, negocjacje z Oferentami, wyłonienie Wykonawcy, podpisanie umowy z Wykonawcą.
• Czas realizacji przedmiotu zamówienia maksymalnie do 06.09.2022 roku (foldery informacyjno-promocyjne i prezentacja sprzedażowa) oraz 27.09.2022 roku (wdrożenie kampanii marketingowej).

Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych

Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 4. do Zapytania ofertowego: Plan wdrożenia kampanii