Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego informuje, że w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności na zakup kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w zagranicznych międzynarodowych Targach:
- SONAR+D w Barcelonie (Hiszpania), odbywających się w terminie 16.06 – 18.06.2022 r. w charakterze zwiedzających,
- Labiennale de Venezia (Włochy), odbywających się w terminie 04.07 – 10.07.2022 r. w charakterze zwiedzających

w ramach projektu pn. „Rozwój działalności eksportowej Fundacji Platon im. K. Rumińskiego poprzez wejście na nowe rynki zagraniczne” w ramach projektu grantowego „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020,

wybrano następującego Wykonawcę:

Krzysztof Wachowiak NRD

ul. Browarna 6

87-100 Toruń

Cena: 29 000,00 zł netto, 35 670,00 zł brutto.

ZMIANY WPROWADZONE W DNIU 04.06.2022 R.

Poprawiono omyłkę rachunkową we wzorze dotyczącym Zasady oceny kryterium "Cena", punkt 6 Zapytania ofertowego.

Zapytanie ofertowe nr 01/06/2022 w trybie zasady konkurencyjności

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego w związku z realizacją projektu pn. „Rozwój działalności eksportowej Fundacji Platon im. K. Rumińskiego poprzez wejście na nowe rynki zagraniczne”  w ramach projektu grantowego „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym oraz prośbą o przedstawienie oferty poprzez wypełnienie załączonego formularza ofertowego wraz z załącznikami.

1. ZAMAWIAJĄCY

Fundacja Platon imienia Kuby Rumińskiego

Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń

NIP: 9562156806

REGON: 340063862

Osoba wyznaczona do kontaktu:

Emilia Pacyk

e-mail: platonfunduszeksportowy@gmail.com

tel. + 48 884 167 523

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 grudnia 2020 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Załącznika nr 9 do Regulaminu konkursu 2/G/2020 w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” – Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień.

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie na stronie: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ .

Celem projektu jest realizacja działań zmierzających do zwiększenia poziomu handlu zagranicznego i rozszerzenia zagranicznych rynków zbytu, tj. internacjonalizacji produktu Fundacji Platon – immersyjnych spektakli edukacyjnych na dwa nowe rynki: Wielka Brytania, USA. Składa się na to aktywna promocja Fundacji i próba pozyskania pierwszych klientów/partnerów na nowych rynkach docelowych oraz wyjazdy na targi i wydarzenia branżowe w celu budowania pozycji marki na rynkach zagranicznych.

Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w zagranicznych międzynarodowych Targach:

• SONAR+D w Barcelonie (Hiszpania), odbywających się w terminie 16.06 – 18.06.2022 r. w charakterze zwiedzających,
• Labiennale de Venezia (Włochy), odbywających się w terminie 04.07 – 10.07.2022 r. w charakterze zwiedzających.

Nazwa i kod zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

• CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
• CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego
• CPV: 60000000-8 Usługi transportowe
• CPV: 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez
• CPV: 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych

Opis przedmiotu zamówienia:

• SONAR+D w Barcelonie (Hiszpania), odbywających się w terminie 16.06 – 18.06.2022 r. w charakterze zwiedzających

Usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w wydarzeniu dla jednej osoby. Czas pobytu wynosi 5 pełnych dni (4 noclegi), gdyż Zamawiający by skorzystać z pełnego zakresu targów wyleci dzień wcześniej i wróci dzień później. W ramach usługi zostaną zorganizowane:

1. Bilety wstępu na wydarzenie dla jednej osoby w charakterze zwiedzającego,
2. Transport lotniczy dla jednej osoby z Warszawy do Barcelony dnia 15 czerwca 2022 roku oraz transport powrotny 19 czerwca 2022 roku z Barcelony do Porto. Bilet powinien uwzględniać bagaż podręczny, powinien również uwzględniać wszelkie opłaty uwzględnione prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłaty rezerwacyjne, paliwowe i lotniskowe,
3. Zakwaterowanie z wyżywieniem (nocleg ze śniadaniem) w hotelu minimum 4-gwiazdkowym, w pobliżu miejsca wydarzenia na 5 dni (4 noclegi) w dniach od 15 czerwca 2022 roku do 19 czerwca 2022 roku,
4. Inne:

• pełne wyżywienie dla jednej osoby (poza śniadaniem) – 3 pełne dni,
• transport lokalny (transfer lokalny dla uczestnika targu: na trasie lotnisko – hotel oraz hotel – lotnisko, koszty przemieszczania się po mieście na trasie hotel – miejsce odbywania targów oraz koszty transportu powrotnego za każdy dzień trwania imprezy targowej).

• Labiennale de Venezia (Włochy), odbywających się w terminie 04.07 – 10.07.2022 r. w charakterze zwiedzających

Usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w wydarzeniu dla czterech osób. Czas pobytu wynosi 7 pełnych dni (6 noclegów). W ramach usługi zostaną zorganizowane:

1. Bilety wstępu na wydarzenie dla czterech osób w charakterze zwiedzającego,
2. Transport lotniczy: dla 2 osób z Warszawy do Wenecji, dla 1 osoby z Porto do Wenecji i dla 1 osoby z Lizbony do Wenecji dnia 4 lipca 2022 roku oraz transport powrotny dla 2 osób z Wenecji do Warszawy i dla 2 osób z Wenecji do Londynu dnia 10 lipca 2022 roku.  Bilet powinien uwzględniać bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego dla każdej osoby, powinien również uwzględniać wszelkie opłaty uwzględnione prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłaty rezerwacyjne, paliwowe i lotniskowe.
3. Zakwaterowanie z wyżywieniem (nocleg ze śniadaniem) dla czterech osób w hotelu minimum 3 – gwiazdkowym na 7 dni (6 noclegów) w dniach od 4 lipca 2022 roku do 10 lipca 2022 roku,
4. Inne: - pełne wyżywienie dla czterech osób (poza śniadaniem) – 7 pełnych dni, transport lokalny (transfer lokalny dla uczestników targu: na trasie lotnisko – hotel oraz hotel – lotnisko, koszty przemieszczania się po mieście na trasie hotel – miejsce odbywania targów oraz koszty transportu powrotnego za każdy dzień trwania imprezy targowej).

Maksymalny termin realizacji przedmiotu zamówienia to 1 dzień przed rozpoczęciem imprezy targowej. W przypadku odwołania i/lub przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być wydłużony.

Kryterium wyboru będzie stanowić:

1. Cena – 80 %
2. Termin wykonania usługi – 20%

Zasady oceny kryterium „Cena”

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną netto.
Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem:

C = (cmin / cr) x 80

gdzie:

 C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”,

 Cmin - cena najtańszej oferty,

 Cr – cena oferty rozpatrywanej.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 80 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów.

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę lub rażąco wysoką cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Zasady oceny kryterium „Termin wykonania usługi”

W tym kryterium Zamawiający będzie oceniał termin wykonania zamówienia, rozumiany jako zorganizowanie pełnej, kompleksowej usługi wyjazdu w charakterze zwiedzającego na targi w Barcelonie oraz targi w Wenecji, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, podanym w punkcie 4, liczonym od momentu podpisania umowy z Wykonawcą:

• do 3 dni od momentu rozpoczęcia planowanych targów – 20 pkt
• do 2 dni od momentu rozpoczęcia planowanych targów – 10 pkt
• w przeddzień rozpoczęcia planowanych targów – 0 pkt

W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 20 punktów.

W przypadku niewypełnienia przez Oferenta w formularzu ofertowym pola określającego termin wykonania zamówienia będzie to równoznaczne z terminem wykonania zamówienia w przeddzień rozpoczęcia planowanych targów.

Podsumowanie do kryteriów oceny ofert:

1. Punkty otrzymane przez ofertę zostaną przeliczone zgodnie z poniższą zasadą:
    Łączna ocena uzyskana przez ofertę: P = C + T
2. Suma ocen punktowych uzyskanych przez ofertę w wyżej wymienionych kryteriach stanowi końcową liczbę punktów uzyskanych przez ofertę. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 punktów.
3. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z zasadami matematycznymi).
4. Zamawiający za ofertę najkorzystniejszą uzna tą, która odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym (w tym też formalnym) i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wskazane powyżej kryterium wyboru tzn. uzyska największą ilość punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną, o ile przedstawiona cena nie jest rażąco niską ceną, o czym mowa w podpunkcie Zasady oceny kryterium „Cena” (C) niniejszego zapytania.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo, w toku dokonywania oceny złożonych przez nich ofert, do możliwości żądania udzielenia przez Oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert oraz dodatkowych dokumentów związanych z ofertą.

• W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
4. pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej.
• Oferty należy składać:
  1. za pośrednictwem tradycyjnej poczty/kuriera lub osobiście na adres siedziby Spółki:
  2. Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń, w zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń.

Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA - UDZIAŁ W TARGACH SONAR+D BARCELONA I LABIENNALE DE VENEZIA, JAKO ZWIEDZAJĄCY”

lub

1. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres platonfunduszeksportowy@gmail.com – w tytule maila proszę wpisać „OFERTA - UDZIAŁ W TARGACH SONAR+D BARCELONA I LABIENNALE DE VENEZIA, JAKO ZWIEDZAJĄCY”.

• Oferty należy składać do dnia 10.06.2022r.
• Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie, nie będą rozpatrywane.
• Dokumenty powinny być złożone w następującej kolejności:

1. Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych;
3. Załącznik nr 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;
4. Zaparafowane zapytanie ofertowe.

• Dokumenty muszą być podpisane.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

1. Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;
2. Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;
3. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

• Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.
• Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów.
• Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy.
• Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

• Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:

1. Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem Siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy.
2. Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe;
3. Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia;
4. Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia;
5. Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy;
6. Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

Zmiany, o których mowa powyżej mogą zostać wprowadzone w życie po odpowiednich negocjacjach Wykonawcy z Zamawiającym i akceptacji ustaleń przez obie strony Umowy. Wszelkie zmiany i uzupełnienia muszą być zawarte w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs.

• Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru dostawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ . Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
• Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość niepodpisania Umowy bez podania uzasadnienia zmiany decyzji.
• Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może On wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się email) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do Osoby wskazanej do kontaktu.
• Oferty nie podlegają zwrotowi, a Wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.
• Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.
• W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

• Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.
• Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:
  1. przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego,
  2. zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą,
  3. dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy,
  4. dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

• Do 10.06.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• Od 11.06.2022 r. do maksymalnie 13.06.2022 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów, podpisanie umowy z Wykonawcą.