ZAPYTANIE OFERTOWE

Nr loom.me/1/05/2022

W związku z realizacją projektu „Internacjonalizacja działalności pracowni tkackiej loom.me handwoven ”, na który Zamawiający otrzymał dofinansowanie w ramach projektu grantowego pn. „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Zamawiający prosi o przesłanie ofert na wykonanie następujących zadań:

Kompleksowa usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w wizytach studyjnych  poza granicami kraju oraz udziału w targach międzynarodowych w charakterze zwierzającego.

1. Wizyta studyjna – Ford Lauderdale, New Smyrna, Ormond Beach, Tampa – USA
2. Targi - Apparel Sourcing , Nowy Jork - USA

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

   Magdalena Rataj z siedzibą w Bydgoszczy (85-022) przy ul.Gdańskiej 89/1,

    NIP: 7471813769

   Osoba do kontaktów: Magdalena Rataj

   Adres e-mail: loomme.handwoven@gmail.com

   Tel.:505-061-717

2. Informacje ogólne:

1. Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt.5 tej ustawy, a postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone na stronie https://zamowieniarpo.kujawskopomorskie.pl/

 3.Data ogłoszenia zapytania ofertowego

26.05.2022

 4. Miejsce i termin składania ofert:

1. Termin składania ofert mija w dniu 02.06.2022 r. Decyduje data wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
2. Podpisaną ofertę (powołując się na nr zapytania ofertowego: me/1/05/2022) wraz z innymi wymaganymi załącznikami, należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: loomme.handwoven@gmail.com (w formie czytelnego skanu *.pdf). Decyduje data faktycznego wpływu oferty do Zamawiającego.
3. Pytania do niniejszego zapytania należy kierować na adres e-mail: handwoven@gmail.com

 5.Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

 6. Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i zaplecze techniczne niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, wyrażają wolę zawarcia z Zamawiającym umowy, której opis istotnych postanowień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu istnienia konfliktu interesów.
2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:
3. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
4. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
5. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
6. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
7. Ocena spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Oferenta
8. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego i podpisanego Formularza oferty (załącznik nr 1) wraz z oświadczeniem (załącznik nr
9. Wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, nie złożyli prawidłowo wypełnionej oferty i wszystkich wymaganych załączników lub też złożyli ofertę po terminie.
10. Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
11. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy. W razie takiej potrzeby należy załączyć pełnomocnictwo zgodne z wymogami prawa, pod rygorem uznania, że oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

7. Termin realizacji przedmiotu zamówienia i termin zapłaty :

Przedmiot zamówienia należy wykonać najpóźniej do dnia 24.06.2022 r

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany (wydłużenia/skrócenia) terminu wykonania przedmiotu zamówienia, w przypadku konieczności wprowadzenia aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego związanego z realizacją projektu objętego dofinansowaniem ze środków UE lub w przypadku innych okoliczności przewidzianych w zapytaniu ofertowym i jego załącznikach. Co istotne Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu realizacji danego wyjazdu zagranicznego - zadania, na kolejne kwartały, w sytuacjach wprowadzenia obostrzeń związanych z pandemią COVID-19. Ewentualne dodatkowe koszty związane z takim zdarzeniem należy wkalkulować do przedstawionej oferty cenowej, dla danego zadania.

Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu zapytania.

8. Lokalizacja projektu: ul.Gdańska 89/1 , 85-022 Bydgoszcz

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca realizacji zamówienia, w sytuacji aneksowania umowy o grant w zakresie miejsca lokalizacji projektu lub w przypadku innych okoliczności przewidzianych w zapytaniu ofertowym i jego załącznikach.

9. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony jest w Załączniku nr 3.
2. Do wizyty studyjnej oraz udziału w targach, Zamawiający oddeleguje swoich 2 przedstawicieli.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wcześniej wskazanych podmiotów jeśli spotkanie z nimi nie będzie możliwe z uwagi na okoliczności, które nie były wcześniej do przewidzenia na etapie przygotowywania niniejszego zapytania ofertowego i późniejszego planowania wizyty studyjnej. Może to wynikać, np. ze zmiennych kwestii organizacyjnych, czy też obostrzeń wynikających z pandemii COVID-19.

10. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów – kod CPV 79950000-8
• Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) - kod CPV 60000000-8
• Usługi agencji transportowych - 63520000-0
• Usługi transportu lotniczego –60400000-2
• Hotelarskie usługi noclegowe- 55110000-4
• Usługi ubezpieczeniowe - 66510000-8

11. Kryteria wyboru oferty:

Informujemy, iż jedynym i wyłącznym kryterium wyboru oferty będzie cena.

CENA OFERTY - 100%

Liczba punktów w kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem:

LC = Cmin/Co *100 pkt * 100% (100 pkt.)

Gdzie

LC - liczba punktów za kryterium cena

Co- cena netto oferty rozpatrywanej

Cmin - najniższa cena netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe

 12. Sposób przygotowania oferty

• Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
• Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich z uwzględnieniem ewentualnych upustów, jakie oferent oferuje i należy ją określić w wysokości netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług VAT).
• Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w formularzu oferty
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
• Wartość oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
• Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim.
• Oferta powinna zawierać:

1) Datę przygotowania i termin ważności oferty;

2) Cenę za wykonanie poszczególnych elementów zamówienia;

3) Podpis osoby upoważnionej do złożenia oferty;

4) Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,

13. Warunki zmiany umowy

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy w sytuacji, gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu o dofinansowanie nr 032/WPG/2/G/2020 (w ramach, którego ogłoszono zapytanie ofertowe), uniemożliwią realizację tych usług.
2. Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu realizacji danego wyjazdu zagranicznego - zadania, na kolejny kwartał, w sytuacjach wprowadzenia obostrzeń związanych z pandemią COVID-19. Ewentualne dodatkowe koszty związane z takim zdarzeniem należy wkalkulować do przedstawionej oferty cenowej, dla danego zadania. 9
4. W przypadku wyznaczenia do udziału w wyjeździe zagranicznym mniejszej ilości osób, cena usługi w zakresie kosztów noclegów i transportu osób będzie proporcjonalnie obniżana.
5. Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę.
6. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.
7. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

14.Inne istotne informacje mające znaczenie dla przygotowania postępowania

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania bez dokonywania oceny/wyboru oferty lub unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn, Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego, w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z powyższego uprawnienia.
3. W tym zakresie Wykonawcy zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń.
4. Zapłata za wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi na bazie odrębnych protokołów z wykonanych usług (do każdej części osobno) oraz na podstawie prawidłowo wypełnionych i skutecznie dostarczonych Zamawiającemu dokumentów księgowych takich jak: faktura, rachunek lub inny dokument o wartości tożsamej.
5. Zapłata za wykonanie każdej z części nastąpi najpóźniej do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania dokumentów, o których mowa w ust. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zapłaty za realizację przedmiotu zamówienia w trybie zaliczkowym lub formie podzielonej płatności. Jest to uzależnione od źródeł finansowania (środki EFRR i/lub środki własne), które zostaną uruchomione w przypadku rozliczenia tego zamówienia
6. Zamawiający dopuszcza zlecenie przez Wykonawcę części prac/zadań podwykonawcy zewnętrznemu, o ile będzie to uzasadnione, a Wykonawca otrzyma na to wcześniejszą zgodę od Zamawiającego. W przypadku uzyskania takiej zgody, za działanie podwykonawcy Wykonawca odpowiada jak za działania własne
7. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

 15. RODO

Administratorem danych osobowych, które znajdą się w formularzu ofertowym oraz załącznikach do oferty jest Magdalena Rataj. Dane osobowe będą przetwarzane w określonych celach, np. analizy przedłożonej oferty, czy zawarcia i realizacji umowy. Każdy Wykonawca ma prawo zażądać dostępu do treści danych, które go dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Każdy Wykonawca może też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania udostępnionych danych osobowych. Każdy z Wykonawców ma prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed wycofania zgody. Jeśli Wykonawca ma wątpliwości czy dane są prawidłowo przetwarzane przez firmę Magdalena Rataj, to może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. Załączniki

Załącznik nr 1 – Formularz oferty;

Załącznik nr 2 – Oświadczenie oferenta;

Załącznik nr 3 – Specyfikacja przedmiotu zamówienia;