Bydgoszcz, dnia 15.06.2022 r.
Zapytanie ofertowe na zakup usług dotyczących działań promocyjnych związanych bezpośrednio z planowanym udziałem Zamawiającego w międzynarodowym wydarzeniu FIME, Miami, które odbywa się w dniach 27-29.07.2022 r. w charakterze wystawcy
W związku z realizacją projektu pn. Projekt internacjonalizacji spółki MedicalRenting.com na rynki Niemiec i Włoch, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. MEDICALRENTING.COM SP. Z O.O. działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup usług dotyczących działań promocyjnych związanych bezpośrednio z planowanym udziałem Zamawiającego w międzynarodowym wydarzeniu FIME, Miami, które odbywa się w dniach 27-29.07.2022 r. w charakterze wystawcy.
1. Nazwa i adres zamawiającego
MEDICALRENTING.COM SP. Z O.O.
Ul. Smukalska 33,
85-565 Bydgoszcz
Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:
Marcin Fiedziukiewicz
e-mail: m.fiedziukiewicz@medicalrenting.com
2. Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,
W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.
Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/
3. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zapytania ofertowego jest zakup usługi - działań promocyjnych zgodnie z poniższą specyfikacją:
a. Wyprodukowanie materiałów promocyjnych na bazie projektu Zamawiającego:
⎯ produkcja wizytówek (1-stronnych dla 3 osób w 2 językach - angielskim i włoskim, po 1 000 szt. na osobę) wraz z logotypami w wersji angielskiej,
⎯ produkcja ulotek (A5 dwustronnych, papier 115g matowy lub błyszczący, 1 500 szt. po angielsku i 1 500 szt. po włosku) wraz z logotypami w wersji angielskiej,
⎯ produkcja gadżetów reklamowych (1000 szt. długopisów z grawerem) wraz z logotypami w wersji angielskiej.
b. Przeprowadzenie w języku włoskim wraz z logotypami w wersji angielskiej dodatkowych działań promocyjnych, bezpośrednio związanych z planowanym udziałem w zagranicznych targach międzynarodowych w charakterze wystawcy, które obejmują następujące działania internetowe: kampania Google Ads - (pozycjonowanie wyszukań w wyszukiwarce) oraz emisję treści reklamowych/ sponsorowanych w mediach społecznościowych w okresie od 1 mies. przed imprezą targową, w miesiącu jej trwania, kończąc na miesiącu po imprezie targowej; kampania Facebook - kampania oparta o posty sponsorowane, 3-4 reklamy (Cele: Ruch, Aktywność, Zasięg); kampania remarketing; kampania LinkedIN - kampania oparta o posty sponsorowane: 3 reklamy w miesiącu; kampania inMail - kampania skierowana do celowanej grupy odbiorczej - przed i po wydarzeniu targowym; Google Ads: Reklamy tekstowe - 5 zestawów reklam. Reklamy graficzne – 3 zestawy reklam graficznych plus reklamy elastyczne. Pozycjonowanie (SEO, SEM).
W ramach przedmiotu zamówienia (pkt. b) jest również zakup mediów, a nie wyłącznie realizacja kampanii marketingowej i reklamowej, dlatego też oferta powinna obejmować również zakup mediów zgodny ze strategią realizacji założeń marketingowych. Usługa kampanii internetowej musi być realizowana zgodnie z opracowaną już strategią marketingową, zatem w sposób zindywidualizowany, realizować jej cele i założenia.
Należy mieć na uwadze, że cena oferty MUSI obejmować wszystkie koszty związane z realizacją usługi, w tym przede wszystkim zakup narzędzi internetowych niezbędnych do realizowania kampanii. Oznacza to również, że płatność za fakturę odbędzie się po wykonaniu usługi na podstawie podpisanego obustronnie protokołu odbioru. Nie założono wcześniejszej wpłaty środków na wykorzystanie budżetu kampanii.
SZACOWANY BUDŻET netto NA TO ZAMÓWIENIE włącznie z budżetem na media, w tym narzędzia internetowe niezbędne do realizacji kampanii: 73 500 PLN
Uwaga: Wszystkie działania informacyjno - promocyjne związane z realizacją projektu muszą zostać przeprowadzone zgodnie z zasadami promocji i oznakowania projektów, w tym z aktualną wersją Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności oraz Kartą wizualizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko – Pomorskiego na lata 2014-2020, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przed realizacją zamówienia.
Uwaga: Międzynarodowe wydarzenie FIME, Miami, odbywa się w dniach 27-29.07.2022 r. i zgodnie z wnioskiem o powierzenie grantu działania internetowe powinny być zrealizowane 1 miesiąc przed rozpoczęciem wydarzenia targowego, a kończyć się 1 miesiąc po jego zakończeniu. Termin realizacji działań internetowych planuje się na okres od 27.06.2022 do 29.08.2022.
UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.
UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: m.fiedziukiewicz@medicalrenting.com
Oferenci mogą zadawać pytania od 15.06.2022 r. do 20.06.2022 r. do godz. 12.00.
Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.
Kody CPV dotyczące przedmiotu zamówienia:
22140000-3 Ulotki
22462000-6 Materiały reklamowe
79341000-6 Usługi reklamowe
79342000-3 Usługi marketingowe
79341400-0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych
4. Termin realizacji zamówienia
Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia:
· Pkt. a - najpóźniej do 11.07.2022 r.
· Pkt. b - termin realizacji działań internetowych planuje się na okres od 27.06.2022 do 29.08.2022 r.
W przypadku pkt. a - Wykonawca może wykonać przedmiot zamówienia wcześniej niż we wskazanym terminie.
Zamawiający zastrzega, że w związku z epidemią COVID-19 oraz działaniami wojennymi w Europie termin imprezy targowej (FIME, Miami, 27-29.07.2022) może ulec przesunięciu, co implikować będzie zmianę w harmonogramie wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Co więcej, zastrzega się, że zmianie ulec może również forma organizacji targów (on-line, hybrydowa), co również wymagać będzie dokonania zmian w umowie z Wykonawcą oraz modyfikacji metody wykonania usługi objętej niniejszym zapytaniem. O każdej możliwej zmianie Zamawiający poinformuje Wykonawcę jak również sporządzony zostanie aneks do umowy o wykonanie usług.
5. Wadium
1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 1900,00 PLN (słownie : jeden tysiąc dziewięćset złotych, 00/100) przed upływem terminu składania ofert określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
2. Wadium może być wnoszone w wybranej formie:
a. pieniądzu;
b. gwarancji bankowej;
c. gwarancji ubezpieczeniowej;
d. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
3. Oferenci są zobowiązani do wniesienia wadium przed terminem otwarcia ofert (upływu terminu składania ofert), to znaczy, że wadium wniesione w formie wpłaty pieniężnej na konto bankowe Zamawiającego powinno znaleźć się na tym koncie najpóźniej w dniu składania ofert.
4. Dowód wniesienia wadium w formie pieniężnej będzie integralnym składnikiem oferty.
5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wnieść w formie przelewu na konto bankowe Zamawiającego: nr 25 2490 0005 0000 4520 5189 5927 w banku Alior Bank S.A.., w tytule wpłaty należy podać opis: „Wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia na zakup usług – FIME 2022”.
6. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
7. Wadium pozostanie do dyspozycji Zamawiającego przez cały czas związania ofertą lub do czasu wybrania przez Zamawiającego Wykonawcy niniejszego zadania inwestycyjnego.
6. Zwrot wadium
1. Wadium zostanie zwolnione przez Zamawiającego po wybraniu przez niego Wykonawcy w terminie 7 dni od powiadomienia o tym fakcie pozostałych Oferentów.
2. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy.
3. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
7. Zatrzymanie wadium
1. Wadium zostanie zatrzymane przez Zamawiającego bez prawa dochodzenia do jego zwrotu wobec tego Oferenta, który zostanie wybrany na Wykonawcę, a odmówi lub odstąpi od podpisania umowy na jego wykonanie lub nie dostarczy dokumentów wymaganych do podpisania umowy albo w przypadku braku możliwości podpisania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
8. Okres związania z ofertą
1) 90 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 9 niniejszego zapytania.
2) Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.
9. Warunki udziału w postępowaniu
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
c) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
d) wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
e) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.
Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:
ü w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz o dokument potwierdzający wpłatę wadium w wysokości 1900,00 zł.
ü w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (w odniesieniu do pkt. 3 podpunkt a niniejszego zapytania ofertowego) oraz o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, w ramach którego Oferent wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie – należycie wykonał minimum 3 usług o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia (w odniesieniu do pkt. 3 podpunkt b niniejszego zapytania ofertowego) o wartości nie mniejszej niż 40 000,00 zł netto, co ma zostać oświadczone w załączniku nr 3.
10. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1) Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2) Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.
Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.
11. . Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
Kryteria oceny oferty:
Cena netto (łącznie) – 100 %
Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:
Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:
najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert
--------------------------------------------------------------- x 100 pkt.
cena netto wskazana w badanej ofercie
Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 Formularz ofertowy).
Uwaga: Przy ocenie ofert będzie brana pod uwagę wartość sumaryczna oferty netto wskazana w Formularzu ofertowym.
Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.
Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.
Sposób wyboru oferenta:
Zamówienie zostanie udzielone podmiotowi, który otrzyma największą liczbę punktów oferty.
Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.
Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.
12. Miejsce i termin złożenia oferty
1. Oferty można składać w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres e-mail: m.fiedziukiewicz@medicalrenting.com
W tytule e-mail należy wpisać „Zapytanie ofertowe - FIME 2022”. Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.
2. Oferty można złożyć również w formie papierowej: osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę wpływu oferty na adres Zamawiającego tj.:
MedicalRenting.com Sp. z o.o.
Ul. Smukalska 33
85-565 Bydgoszcz
Termin składania ofert upływa dnia 23.06.2022 r. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
13. Opis sposobu przygotowania oferty
1) Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
2) Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3) W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
4) Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
5) Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:
a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,
b) Oświadczenie o doświadczeniu - Załącznik nr 3,
c) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 4,
d) W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
14. Informacje dodatkowe
1) Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
2) Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone: Zał. nr 2, Zał. nr 3 nr, Zał. nr 4, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3) Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
ü jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
ü jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
ü Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy.
ü Złożona zostanie po terminie składania ofert.
ü Pomimo wezwania, oferent nie udzielił niezbędnych wyjaśnień do oferty.
4) Zamawiający przy wyborze oferty weryfikować będzie wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty tj. Zał. nr 1 Formularz zapytania ofertowego, Zał. nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, Zał. nr 3 Oświadczenie o doświadczeniu, Zał. nr 4 Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości. W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika dostarczyć należy pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
5) Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty (Zał. nr 2, Zał. nr 3, Zał. nr 4).
6) Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.
7) Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.
8) W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie / e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
9) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
10) Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
11) Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:
ü łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,
ü postepowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
12) Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.
13) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
14) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
15) Dokumenty księgowe (faktury) wystawione przez Wykonawcę muszą mieć minimum 30 dniowy termin płatności.
15. Rozstrzygniecie zamówienia
1) Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, w oparciu o ustalone kryteria wyboru ofert wskazanych w pkt. 8 zapytania ofertowego.
2) Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.
3) Informację o rozstrzygnięciu Zamawiający zamieści na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/
4) Zamawiający sporządzi protokół oceny ofert, a następnie skieruje do wybranego podmiotu informacje o wyborze oferty i wezwanie do podpisania umowy w sprawie zamówienia.
5) Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem danych wynikających z zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.
6) O terminie i miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi wykonawcę pisemnie lub mailowo.
7) W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.
16. Ogólne warunki umowne
1) Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia wszystkich działań informacyjno - promocyjnych związanych z realizacją projektu zgodnie z zasadami promocji i oznakowania projektów, w tym z aktualną wersją Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności oraz Kartą wizualizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko – Pomorskiego na lata 2014-2020, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przed realizacją zamówienia.
2) Wykonawca na koniec każdego miesiąca kalendarzowego obowiązywania Umowy sporządzi raport, w którym szczegółowo wymieni działania przez niego zrealizowane w ramach usług.
3) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu draft każdego raportu minimum 3 dni robocze przed upływem terminu przedłożenie raportu. W przypadku jakichkolwiek uwag lub zastrzeżeń dotyczących treści raportu, Zamawiający przekaże je w formie elektronicznej Wykonawcy w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania draftu raportu. Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia raportu w zakresie zgłoszonych uwag w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi Zamawiającego oraz ewentualne wezwania do uzupełnienia raportu muszą mieścić się w zakresie działań.
4) Wykonawca przed publikacją treści reklamowych zobowiązany jest konsultować ze Zleceniodawcą i uzyskiwać jego akceptację przy wszystkich decyzjach istotnych dla efektywności przeprowadzonej kampanii reklamowej. Zamawiający może w każdej chwili obowiązywanie Umowy zgłaszać swoje zastrzeżenia co do sposobu wykonywania przedmiotu Umowy, chyba że na skutek potencjalnego wdrożenia sugestii Zamawiającego zakres lub cena usług mogłaby wykroczyć poza ramy Umowy, w szczególności pod względem kosztów, a Zamawiający nie wyrazi zgody na pokrycie zwiększonych kosztów.
5) W przypadku opóźnienia w wykonaniu danej części Przedmiotu Umowy ponad termin jego realizacji określony w umowie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % łącznej wartości wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia, chyba że opóźnienie wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
6) W przypadku opóźnienia w usunięciu wad wykonanych prac, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % łącznej wartości wynagrodzenia brutto, za każdy dzień opóźnienia, chyba że opóźnienie wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
7) W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % łącznej wartości wynagrodzenia brutto.
8) Strona naruszająca zapłaci Stronie poszkodowanej karę umowną w wysokości 10.000,00 zł. (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100) za każdy udowodniony przypadek naruszenia zasady poufności lub zakazu konkurencji.
9) Zamawiający ma prawo potrącać kary umowne z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
17. Warunki zmiany umowy
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:
a) zmiana terminu umowy – w przypadku, gdy:
a. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym,
b. wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.
c. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/ zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/ zmianą poszczególnych elementów projektu na inne.
d. W przypadku opóźnienia w przekazaniu przez Zamawiającego dla Wykonawcy materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia.
b) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
c) zmiana terminu płatności i warunków płatności – konieczność zmiany sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek nieprzewidzianych wcześniej okoliczności lub innych zmian będących następstwem zmian umowy o powierzenie grantu.
d) zmian mających na celu poprawę oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w umowie.
Zmiany, o których mowa powyżej dopuszczone będą po akceptacji ich przez obie strony umowy tj. Zamawiającego i Wykonawcę, a ich wprowadzenie będzie wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności.
18. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
a) Administratorem danych osobowych jest: MEDICALRENTING.COM SP. Z O.O., Ul. Smukalska 33, 85-565 Bydgoszcz;
b) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;
c) Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania;
d) Dane osobowe będą przechowywane przez okres postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji i trwałości projektu;
e) Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od Oferenta, których dane dotyczą lub innych podmiotów, na których zasoby się powołują Oferenci;
f) Przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, numer CEIDG, numer KRS oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę i inną korespondencję wpływającą do Zamawiającego w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
g) Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Zamawiającego;
h) W odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
i) Każda osoba, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy posiada:
⎯ na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;
⎯ na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
⎯ na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
⎯ prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
j) Każdej osobie, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy nie przysługuje:
⎯ w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
⎯ prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
⎯ na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jej danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
19. Wykaz załączników
Załącznik nr 1: Formularz ofertowy
Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3: Oświadczenie o doświadczeniu
Załącznik nr 4: Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.
Załącznik nr 1 Formularz ofertowy
Dane Oferenta:
…………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….
(nazwa, adres, dane kontaktowe, e-mail)
OFERTA
w odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 15.06.2022 r.
Przedmiot zamówienia
Wartość netto **
(…)
VAT **
(…)
Wartość brutto**
(…)
a. Wyprodukowanie materiałów promocyjnych
- produkcja wizytówek (1-stronnych dla 3 osób w 2 językach - angielskim i włoskim, po 1 000 szt. na osobę) wraz z logotypami w wersji angielskiej,
- produkcja ulotek (A5 dwustronnych, papier 115g matowy lub błyszczący, 1 500 szt. po angielsku i 1 500 szt. po włosku) wraz z logotypami w wersji angielskiej,
- produkcja gadżetów reklamowych (1000 szt. długopisów z grawerem) wraz z logotypami w wersji angielskiej.
b. Przeprowadzenie w języku włoskim wraz z logotypami w wersji angielskiej dodatkowych działań promocyjnych, bezpośrednio związanych z planowanym udziałem w zagranicznych targach międzynarodowych w charakterze wystawcy, które obejmują następujące działania internetowe
kampania Google Ads - (pozycjonowanie wyszukań w wyszukiwarce) oraz emisję treści reklamowych/ sponsorowanych w mediach społecznościowych w okresie od 1 mies. przed imprezą targową, w miesiącu jej trwania, kończąc na miesiącu po imprezie targowej; kampania Facebook - kampania oparta o posty sponsorowane, 3-4 reklamy (Cele: Ruch, Aktywność, Zasięg); kampania remarketing; kampania LinkedIN - Kampania oparta o posty sponsorowane: 3 reklamy w miesiącu; kampania inMail - kampania skierowana do celowanej grupy odbiorczej - przed i po wydarzeniu targowym; Google Ads: Reklamy tekstowe - 5 zestawów reklam. Reklamy graficzne – 3 zestawy reklam graficznych plus reklamy elastyczne. Pozycjonowanie (SEO, SEM). W ramach przedmiotu zamówienia jest również zakup mediów, a nie wyłącznie realizacja kampanii marketingowej i reklamowej, dlatego też oferta powinna obejmować również zakup mediów zgodny ze strategią realizacji założeń marketingowych.
wartość sumaryczna oferty
** proszę w tabeli powyżej wskazać walutę oferowanej przez Wykonawcę ceny.
Wykonawca deklaruje wykonać przedmiot zamówienia w odniesieniu do:
· Pkt. a najpóźniej do 11.07.2022 r.
· Pkt. b - termin realizacji działań internetowych planuje się na okres od 27.06.2022 do 29.08.2022.
W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.
Deklarujemy związanie ofertą: 90 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 9 zapytania ofertowego.
Oświadczam, że zapoznaliśmy się z zakresem działań obejmujących zamówienie i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy wszystkie konieczne informacje do złożenia oferty.
Oświadczam, że zapoznaliśmy się ze specyfikacją przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy wszystkie konieczne informacje do złożenia oferty.
Oświadczamy, że zgadzamy się z zapisami zapytania ofertowego.
W przypadku udzielenia zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego
………………………………………… ……………………………………………………..
Miejscowość i data (podpis i pieczęć osoby/osób upoważnionych o składania ofert w imieniu Oferenta)
Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu
warunków udziału w postępowaniu
OŚWIADCZENIE
Ja, niżej podpisany …………………………………………………………………..………….………………………………..
(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta)
działając w imieniu i na rzecz
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(nazwa Oferenta)
oświadczam, że:
1. Posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
2. Posiadamy potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia.
3. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
4. Wyrażamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia.
5. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie.
…………………………………………… ……………………………………………
Miejscowość i data (podpis i pieczęć osoby/osób upoważnionych do składania ofert
w imieniu Oferenta
Załącznik nr 3 Oświadczenie o doświadczeniu
OŚWIADCZENIE
Ja, niżej podpisany
…………………………………………………………………..………….……………………………………………….................
(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta)
działając w imieniu i na rzecz
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(nazwa Oferenta)
oświadczam, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie należycie wykonałem minimum 3 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia (w odniesieniu do pkt. 3 podpunkt b niniejszego zapytania ofertowego) o wartości nie mniejszej niż 40 000,00 zł netto.
Lp.
Wykonana usługa
Termin realizacji
Wartość usługi (kwota netto)
Nazwa
Zamawiającego (podmiot na rzecz którego została wykonana usługa)
1.
2.
3.
n.
……………………………………………… ………………………………………………………….
Miejscowość i data (podpis i pieczęć osoby/osób
upoważnionych do składania ofert w imieniu Oferenta)
Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku powiązań
oraz niewpisaniu do rejestru długów
i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości
OŚWIADCZENIE
Ja, niżej podpisany
…………………………………………..…………………….……………………………………………………………………………..
(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta)
działając w imieniu i na rzecz
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(nazwa Oferenta)
oświadczam, że:
1) nie jesteśmy podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2) nie jesteśmy podmiotem wpisanym do KRD ani żadnego innego rejestru długów
3) nie jesteśmy podmiotem postawionym w stan likwidacji lub upadłości.
……………………………………………… ………………………………………………………….
Miejscowość i data (podpis i pieczęć osoby/osób
upoważnionych do składania ofert w imieniu Oferenta)
Zamówienia RPO Kujawsko-Pomorskie
