Toruń, 01.12.2022 r.

Zapytanie ofertowe na zakup usług organizacji wyjazdów studyjnych

1. Nazwa i adres Zamawiającego
PEL Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością
Ul. Żółkiewskiego 14
87-100 Toruń
Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:
Pan Krzysztof Szmit
e-mail: krzysztof@manron.pl

2. Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,
W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.
Zapytanie ofertowe zostało opublikowane na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

3. Opis przedmiotu zamówienia
Kod CPV zamówienia:
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
79310000-0 – usługi badania rynku
79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw.
60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Przedmiotem zamówienia jest:
• CZĘŚĆ 1 – Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w hiszpańskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 2 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w niemieckim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 3 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w niemieckim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 4 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w francuskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 5 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w francuskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 6 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w niemieckim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 7 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w hiszpańskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców

Specyfikacja techniczna:

• CZĘŚĆ 1 – Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie tłumacza, na czas trwania prezentacji, na język danego kraju, 2 hostessy,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Reklama personalizowana dla danego kraju w mediach społecznościowych, przesłanie zaproszeń i informacji do dziennikarzy lokalnych mediów
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

• CZĘŚĆ 2 - Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie tłumacza, na czas trwania prezentacji, na język danego kraju, 2 hostessy,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Reklama personalizowana dla danego kraju w mediach społecznościowych, przesłanie zaproszeń i informacji do dziennikarzy lokalnych mediów
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

• CZĘŚĆ 3 - Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

• CZĘŚĆ 4 - Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

• CZĘŚĆ 5 - Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

• CZĘŚĆ 6 – Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie tłumacza, na czas trwania prezentacji, na język danego kraju, 2 hostessy,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Reklama personalizowana dla danego kraju w mediach społecznościowych, przesłanie zaproszeń i informacji do dziennikarzy lokalnych mediów
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

• CZĘŚĆ 7 – Przedmiot zamówienia obejmuje:
− wynajem na dwa dni przestrzeni (sala odsłuchowa, sala konferencyjna min 25 m. kw.) do prezentacji sprzętu audio High End Manron,
− aranżacja wynajętej przestrzeni, mająca na celu zapewnienie właściwej akustyki pomieszczenia,
− zapewnienie cateringu (kawa, herbata, ciastka)
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego miejsce realizacji misji studyjnej, przy czym misja musi być zorganizowana w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
− Wykonawca w ciągu 2 tygodni od dnia podpisania umowy przedstawi – do akceptacji Zamawiającego propozycje dat realizacji przedmiotu zamówienia

Miejsce realizacji misji studyjnej musi być oznakowane zgodnie z Zasadami promocji i oznakowania projektów.

Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jeden lub wszystkie wymienione kraje zapytania ofertowego zgodnie z podziałem według poniżej wskazanego schematu. Każda z części zapytania tj. 1,2,3,4,5,6,7 rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi w punkcie 8 zapytania ofertowego kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent, który uzyskał największą ilość punktów w danej części. Oferenci, którzy złożyli ofertę na większą ilość części zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani.

Istnieje możliwość składania ofert częściowych według poniższego schematu:
• CZĘŚĆ 1 – Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w hiszpańskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 2 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w niemieckim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 3 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w niemieckim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 4 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w francuskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 5 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w francuskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 6 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w niemieckim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców
• CZĘŚĆ 7 - Zakup usług w zakresie organizacji spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych klientów (partnerów handlowych) – organizacja wizyty studyjnej w hiszpańskim mieście powyżej 0,5 mln mieszkańców

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.
UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego, dokumentacji przetargowej, dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia oraz spraw formalnych. Pytanie należy przesłać na adres krzysztof@manron.pl
Oferenci mogą zadawać pytania od daty publikacji zapytania ofertowego do 07.12.2022r. do godziny 12.00.
Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane i doręczone Zamawiającemu przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.

4. Miejsce i termin realizacji zamówienia

Miejsce realizacji zamówienia:
Wybór i przedstawienie miejsca realizacji przedmiotu zamówienia i przedstawienie go do akceptacji Zamawiającego leży po stronie wybranego Wykonawcy – z zastrzeżeniem warunków miejsca realizacji przedstawionych w specyfikacji przedmiotu zamówienia (miasto powyżej 500 tyś mieszkańców).
Dotyczy wszystkich części zamówienia.

Maksymalny termin realizacji zamówienia:
CZĘŚĆ 1 – do 31.01.2023
CZĘŚĆ 2 – do 31.01.2023
CZĘŚĆ 3 – do 31.01.2023
CZĘŚĆ 4 – do 15.02.2023
CZĘŚĆ 5 – do 28.02.2023
CZĘŚĆ 6 – do 28.02.2023
CZĘŚĆ 7 – do 10.03.2023

5. Okres związania z ofertą
30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 10 niniejszego zapytania.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

6. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny ich spełniania
O realizację przedmiotu zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień – załącznik nr 2.
2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia – załącznik nr 2.
3. Dysponują zdolnością techniczną lub zawodową niezbędną do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia - załącznik nr 2.
4. Wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia – załącznik nr 2.
5. Posiadają niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia doświadczenie i wiedzę - załącznik nr 2 wraz z dokumentami poświadczającymi doświadczenie
Sposób weryfikacji spełnienia warunków
W odniesieniu do pkt 1 – spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 2 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 3 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 4 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 5 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 oraz dokumenty potwierdzające, że
w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 2 usługi polegające na organizacji pokojów odsłuchowych i/lub wystaw sprzętu audio High End. Do dokumentów potwierdzających należyte wykonanie minimum 2 usług polegających na organizacji pokojów odsłuchowych i/lub wystaw sprzętu audio High End należą min. referencje, protokoły zdawczo odbiorcze lub inne dokumenty pozwalające na potwierdzenie należytego wykonania ww. usług

7. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.
3. Z udziału wykluczone są podmioty postawione w stan likwidacji lub upadłości.
4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).
Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

8. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
Kryteria oceny oferty:
a) Cena netto (łącznie) – 100%
Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:
A - Cena netto (łącznie): 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert
--------------------------------------------------------------- x 100 pkt.
cena netto wskazana w badanej ofercie

W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.
WYMAGANIA DOTYCZĄCE SKŁADNIKÓW CENY KOŃCOWEJ
1. Cena powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Wszelkie upusty, rabaty winny być od razu ujęte w cenie, tak aby podana cena za realizację przedmiotu zamówienia była cena ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia. Upusty i rabaty nie mogą być czasowe i powinny obejmować minimalnie okres związania ofertą wskazany w powyższym zapytaniu.
Ocena kryteriów wyboru Oferty
• Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.
• Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.
• Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana na podstawie sumy punktów oferty uzyskanej z wszystkich kryteriów oceny oferty według poniższego wzoru:

Suma punktów= A
UWAGA! Kryteria oceny oferta są takie same dla wszystkich części zamówienia.

9. Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej. Oferta powinna zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta.
W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
W ofercie powinien zostać wskazany termin ważności oferty, zgodny z punktem 5 niniejszego zapytania ofertowego.
Kompletna dokumentacja ofertowa powinna zawierać:
a) Formularz ofertowy – Załącznik nr 1
b) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2 wraz z dokumentami potwierdzającymi doświadczenie
c) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 3
d) W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

10. Miejsce i termin złożenia oferty
Oferty należy składać w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan dokumentów podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres: e-mail: krzysztof@manron.pl
Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.
Oferty można złożyć również w formie papierowej - osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego tj.:
PEL Sp. z o.o.
ul. Żółkiewskiego 14
87-100 Toruń
Termin składania ofert upływa dnia 09.12.2022r. o godzinie 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Rozstrzygniecie zamówienia
Na stronie internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ zostanie zamieszczona informacja dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty.
Ranking ofert zostanie przeprowadzony w oparciu o kryteria wyboru opisane w pkt. 8 niniejszego zapytania.
Po rozstrzygnięciu postępowania, do podmiotów, które złożyły najkorzystniejszą ofertę, zostanie skierowana wiadomość dotycząca zawarcia umowy, której treść będzie wynikać z zapisów niniejszego zapytania oraz wygranej oferty.
W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy, Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.
Zamawiający wybierze Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria oceny ofert opisanych w punkcie 8. Zapytania ofertowego.

12. Warunki zmiany umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:
a) zmiana terminu wykonania umowy gdy:
a. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe, odwołanie rezerwacji przestrzeni prezentacyjnej itp. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym
b. wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.
c. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/ zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/ zmianą poszczególnych elementów projektu na inne
b) zmiana terminu i warunków płatności – w przypadku:
a. ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in. w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.
b. zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość
c. wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert
c) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku:
a. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
b. Jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
c. niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy
d. Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.
e. Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć
f. Zmiana warunków płatności (ilość oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.
g. zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
• W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy lub zagranicznych wizyt studyjnych, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi/zagraniczne wizyty studyjne się odbędą.
• Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.
• Zmiany i dopełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem ich nieważności.

13. Pozostałe informacje
• Poprzez złożenie oferty Oferent wyraża zgodę na podanie do wiadomości pozostałych Oferentów szczegółów oferty, w szczególności danych na podstawie, których Zamawiający dokonał wyboru. Oferent ma prawo nie wyrazić zgody na podane do wiadomości szczegółów technicznych przedmiotu zamówienia i powinien zastrzeżenie to przedstawić w ofercie.
• Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
• Oferta powinna być kompletna tzn. do formularza oferty powinny być załączone zał. 2 i 3 oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w procedurze wymienione w punkcie 6 niniejszego zapytania ofertowego.
• Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
c) Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy.
• Zamawiający przy wyborze oferty weryfikować będzie wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty.
• Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty.
• Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.
• Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.
• Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.
• W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie / e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny w szczególności gdy:
− łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,
− postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
• Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
• Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
• Zamawiający ma prawo żądać wyjaśnień od Oferentów, których oferty będą zawierały rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert, a w przypadku braku tych wyjaśnień lub przedstawienia nienależytego uzasadnienia dla ceny z oferty – do odrzucenia oferty.
• Zamawiający dopuszcza możliwość płatności zaliczkowych i/lub płatności częściowych zgodnie z treścią podpisanej umowy pomiędzy Zamawiającym a Oferentem.
• Zamawiający zastrzega, iż wystawiane przez Wykonawcę faktury (w tym faktury częściowe) muszą posiadać minimum 30 dniowy termin płatności.

14. Ochrona danych osobowych
PEL Sp. z o.o. informuje, iż Administratorem danych osobowych (dalej jako: „Dane osobowe”) pozyskanych od Sprzedawcy w trakcie trwania współpracy między Stronami jest PEL sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, przy ulicy Żółkiewskiego 14, 87-100 Toruń, adres mailowy kontakt@macpasja.pl zgodnie z RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Dane osobowe pracowników Sprzedawcy przetwarzane są w celu realizacji współpracy na podstawie niniejszej umowy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO a także w celu realizacji
wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na "PEL sp. z o.o. - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Dane osobowe (imię, nazwisko, nr telefonu, adres e-mail) przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanego powyżej tj. czas realizacji umowy wydłużony o okres wynikający z odpowiednich przepisów prawa dotyczących przedawnienia roszczeń oraz terminy przechowywania dokumentacji wynikające z przepisów podatkowych).
PEL sp. z o.o. nie zamierza przekazać danych osobowych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, przetwarzać ich w sposób zautomatyzowany czy też profilować.
Dane osobowe, jeśli będzie to konieczne, mogą być przekazane podmiotom przetwarzającym, PEL sp. z o.o. zleci to zadanie, np. kurierom, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, doradcom finansowym, kancelariom rachunkowym abyśmy mogli wykonywać swoje zobowiązania umowne, wynikające z przepisów prawa oraz dochodzić roszczeń i praw nam przysługujących.

15. Wykaz załączników
Załącznik nr 1: Formularz ofertowy
Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3: Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłość