Toruń, dn. 21.03.2023 r.

 Zapytanie ofertowe nr 01/03/2023
w trybie zasady konkurencyjności

  Kujawsko-Pomorski Klaster Brewstera w związku z realizacją projektu pn. „Wdrożenie strategii internacjonalizacji Kujawsko-Pomorskiego Klastra Brewstera”  w ramach projektu grantowego „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym oraz prośbą o przedstawienie oferty poprzez wypełnienie załączonego formularza ofertowego wraz z załącznikami.

 1. ZAMAWIAJĄCY

Kujawsko-Pomorski Klaster Brewstera

u. Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń

NIP: 9562311520

REGON: 361598727

 Osoba wyznaczona do kontaktu:

Marta Kościelska

e-mail: klasterfunduszeksportowy@gmail.com

tel. + 48 884 167 523

 2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 grudnia 2020 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Załącznika nr 9 do Regulaminu konkursu 2/G/2020 w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” – Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielania zamówień.

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione poprzez zamieszczenie na stronie: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ .

 3. CEL REALIZOWANEGO PROJEKTU UNIJNEGO

Celem projektu realizowanego przez Kujawsko-Pomorski Klaster Brewstera jest przeprowadzenie działań internacjonalizacji w związku z wejściem na dwa nowe rynki tj. Wielka Brytania oraz Niemcy z ofertą produktu oprogramowanie digital storytelling.

 4. INFORMACJE O KUJAWSKO – POMORSKIM KLASTRZE BREWSTERA

Działalność Kujawsko – Pomorskiego Klastra Brewstera koncentruje się głównie na promowaniu nauki, edukacji i sztuki, w dużej mierze za pomocą nowoczesnych produktów cyfrowych uwzględniających najnowsze trendy technologiczne w ICT (innowacyjne materiały edukacyjne, multimedialne eBooki, wystawy i prezentacje multimedialne, filmy i gry edukacyjne). Celem Stowarzyszenia jest także komercjalizacja produktów i usług. Bazą komercjalizacji są wyniki przeprowadzonych prac B+R opisujące poznawcze funkcje metafory multimodalnej w produktach analogowych np. spektakle, performance, odzież oraz cyfrowych, np. aplikacje mobilne oraz chatboty. Chatbot jest uznawany za jedno z pierwszych tego typu narzędzi edukacyjnych na świecie, stworzonych w celu innym niż komercyjny i informacyjny). Produkty zmierzają w kierunku oddziaływania na wszystkie zmysły oraz prezentowania treści z użyciem nowych form wyrazu.

 5. INFORMACJE O PRODUKTACH KUJAWSKO – POMORSKIEGO KLASTRA BREWSTERA

Oprogramowanie digital storytelling ma charakter modułowy, to znaczy, że budowane jest na zasadzie komponentów multimedialnych i funkcjonalności w zależności od potrzeb klienta i przeznaczenia finalnego produktu. W chwili obecnej Klaster posiada trzy różne komponenty produktu:

- Audio Guide -  unikalna propozycja rozszerzonego i ściśle spersonalizowanego oprogramowania opracowanego przez Klaster. Jest to odpowiedź na coraz powszechniejsze stosowanie w muzeach i innych jednostkach kultury systemów automatycznego zwiedzania (w formie urządzenia z nagranymi wypowiedziami, dostępnego najczęściej za opłatą). Systemy te są kosztowne, konieczne jest ich serwisowanie, a w przypadku placówek o często zmieniającej się ekspozycji bardzo szybko muszą być wymieniane. Czynniki te powodują, że wiele ze znanych muzeów i jednostek kultury nie posiada takich rozwiązań. Wiele z nich poszukuje dla nich nowocześniejszej alternatywy. 

Rozwiązanie Klastra bazuje na środowisku Messenger i WhatsApp, wchodząc w interakcje z odbiorcą poprzez tekst. W zależności od ustalonej z klientem sekwencji, po wskazaniu eksponatu / numeru / kodu QR w odpowiedniej Sali, może dowolnie rozszerzać doznania na miejscu, np. poprzez przedstawienie opisu eksponatu czy rekomendację trasy zwiedzania w zależności od upodobań rozmówcy. Rozbudowane wdrożenia mogą nawet w pełni zastępować klasyczne urządzenia Audio Guide poprzez udostępnianie nagrań czy filmów i zdjęć.

- Wirtualna gra wielokanałowa - struktura informatyczna łącząca różne kanały mediów społecznościowych, umożliwiając przeprowadzenie na ich bazie interaktywnej i angażującej kampanii promocyjnej. Wirtualna gra wielokanałowa oparta jest o techniki grywalizacji i jej zadaniem jest wykreowanie silnego efektu immersyjności. Gra polega na odkrywaniu kolejnych elementów wciągającej historii, co robi się poprzez interakcję na różnych kanałach społecznościowych. Najczęściej odkrycie gdzie znajduje się kolejny element historii wiąże się z koniecznością rozwiązania zagadki czy wykonania szeregu czynności (dla klienta generujących aktywność na jego kanałach). Historie są starannie przygotowywane, a ich podstawą jest autorski storytelling Klastra – dzięki czemu gra wciąga i odbiorca silnie angażuje się w rozgrywkę, podświadomie absorbując przekaz marketingowy.

Komponent ten powstaje w pełni przy wykorzystaniu oprogramowania Klastra, często zakładając również wyprodukowanie pozostałych komponentów – chatbota tekstowego oraz Audio Guide.

- Chatbot tekstowy - podstawowa forma oprogramowania, zdolna do komunikacji za pomocą tekstu i grafik, przy użyciu dowolnego języka i stylu (mowa urzędowa, potoczna, gwara, slang). Jest to jednocześnie najpopularniejsza forma chatbotów, zarówno w przypadku całego rynku, jak i wśród klientów Klastra. Chatbot tekstowy może być swobodnie rozbudowywany i uzupełniany o bogatsze funkcje, co daje możliwość jego personalizacji do specyficznych potrzeb klienta. Jako dodatek do większego systemu, może pobierać i wykorzystywać z niego dane, dzieląc się nimi z rozmówcami

Powyższe komponenty oprogramowania Klastra wskazują na bardzo ważną cechę produktu – jest to nie tylko program informatyczny, ale również narzędzie do wyjątkowo skutecznego i immersyjnego przekazu marketingowego. Kluczem do osiągnięcia takiego przekazu marketingowego jest jego immersyjność – czyli umiejętność „wciągnięcia” klienta do świata tego przekazu, tak aby klient utożsamił się z przedstawionymi wartościami. Aby osiągnąć taki efekt Klaster wykorzystuje autorski storytelling – technikę innowacyjnej narracji towarzyszącej odbiorcy podczas działań wykonywanych w ramach oprogramowania. 

 6. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1) Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest produkcja profesjonalnego spotu promocyjnego w języku angielskim promującego produkt podlegający internacjonalizacji – oprogramowanie digital storytelling.

Spot promocyjny będzie emitowany podczas trwania imprezy targowej MUSEUMS+HERITAGE Show  w Londynie (10.05 - 11.05.2023 r.).

2) Nazwa i kod zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

92111210-7 Produkcja filmów reklamowych

79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

79342000-3 Usługi marketingowe

79342200-5 Usługi w zakresie promocji

3) Opis przedmiotu zamówienia:

Spot promocyjny będzie miał na celu przybliżyć odbiorcy profil działalności firmy i produkty podlegające internacjonalizacji na targach MUSEUMS+HERITAGE Show w Londynie (10.05 - 11.05.2023 r.).

Spot promocyjny będzie zawierał część interaktywną zawierającą elementy grywalizacji.   

Informacje szczegółowe dotyczące spotu promocyjnego:

• język spotu reklamowego: język angielski;
• przygotowanie projektu graficznego spotu.

Szczegółowe informacje dotyczące kontentu spotu promocyjnego:

Elementy spotu: minimum 5 głównych plansz multimedialnych (oraz 3 plansze interaktywne) składające się na całość spotu reklamowego w formie animowanej, w tym: 

• 1 plansza pełniąca rolę Intro;
• 1 plansza informacyjna o podmiocie - Kujawsko-Pomorskim Klastrze Brewstera - na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego. Informacje o Zamawiającym zostaną przekazane Wykonawcy na etapie podpisywania umowy na realizację spotu promocyjnego;
• 1 plansza wprowadzająca o produktach Klastra, z poziomu której będzie można przejść do 3 interaktywnych plansz o produkcie.
  Motywem przewodnim Interaktywnych plansz powinien być kosmos. Ma to na celu zaangażowanie widza i zmotywowanie go do przejścia do kolejnej części spotu, w której widz w nagrodę otrzyma dostęp do produktu, czyli chatbota.
• Każda plansza interaktywna powinna przenosić do planszy z kodem QR (1 plansza). Zeskanowanie kodu QR pozwala widzowi/uczestnikowi odbyć wirtualny spacer przedstawiający oprogramowanie (produkt Klastra) w formie chatbotów (wirtualny spacer zostanie przygotowany w całości przez Klaster, zadaniem Wykonawcy jest jedynie umieszczenie kodu QR dostarczonego przez Zamawiającego w odpowiednim miejscu spotu). Produkty Klastra zostały opisane w rozdziale 5 zapytania. Łącznie Klaster Brewstera pragnie zaprezentować 3 warianty oprogramowania - stąd dostarczone zostaną 3 QR kody;
• 1 plansza informacyjna o projekcie wraz logotypami promocyjnymi, zamykająca cały spot promocyjny.

• Spot w formie animowanej (minimum 5 plansz multimedialnych oraz 3 plansze interaktywne);
• Motyw przewodni spotu: kosmos.

Spot promocyjny będzie wyświetlany na specjalnych ekspozytorach o następujących parametrach technicznych:

• system dźwięku stereo;
• monitor co najmniej 24“;
• system wyposażony w dysk twardy, kartę graficzną, procesor oraz system operacyjny;
• sterowanie za pomocą joysticku;
• interaktywne elementy spotu promocyjnego powinny być obsługiwane przez kontrolery; takie jak: joystick i 1 przycisk lub inne równoważne elementy, które umożliwią sterowanie panelami.

 Ponadto Zamawiający wymaga:

• zapewnienia praw autorskich do publikacji spotu promocyjnego na okres nieograniczony;
• możliwości wprowadzenia przez Wykonawcę ewentualnych poprawek zgodnie z uwagami Zamawiającego.

 7. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Maksymalny termin realizacji przedmiotu zamówienia to 14.04.2023 r. Termin realizacji rozumiany jest jako termin przekazania gotowego spotu promocyjnego.

 8. KRYTERIA WYBORU

Ocena odnosząca się do przedmiotu zamówienia zostanie dokonana w systemie punktowym z wagami w oparciu o następujące kryteria punktowane:

a) Cena (C) – waga 70%

b) Termin wykonania zamówienia (T) – waga 30%

 Zasady oceny kryterium „Cena” (C)

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną brutto (wraz z podatkiem VAT).
Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem:

C= (Cmin/Cr)x100x70%

gdzie:

 C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”,

 Cmin – cena najtańszej oferty,

 Cr – cena oferty rozpatrywanej

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 70 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z zasadami matematycznymi).

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

 Zasady oceny kryterium „Termin wykonania zamówienia (w dniach kalendarzowych)” (T)

W tym kryterium Zamawiający będzie oceniał termin wykonania zamówienia, rozumiany jako przekazania gotowego spotu promocyjnego, zgodnego z opisem przedmiotu zamówienia, podanym w punkcie 6 niniejszego zapytania ofertowego, liczonym od momentu podpisania umowy z Wykonawcą:

• do 7 dni włącznie od momentu podpisania umowy – 30 pkt
• od 8 do 13 dni włącznie od momentu podpisania umowy – 15 pkt
• powyżej 13 od momentu podpisania umowy dni – 0 pkt

W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 30 punktów.

W przypadku niewypełnienia przez Oferenta w formularzu ofertowym pola określającego termin wykonania zamówienia będzie to równoznaczne z terminem wykonania zamówienia powyżej 13 dni. Oferty zawierające termin wykonania zamówienia powyżej 15 dni będą odrzucane.

Podsumowanie do kryteriów oceny ofert:

1) Punkty (P) otrzymane przez ofertę zostaną przeliczone zgodnie z poniższą zasadą:

Łączna ocena uzyskana przez ofertę P = C + T

2) Suma ocen punktowych uzyskanych przez ofertę w wyżej wymienionych kryteriach stanowi końcową liczbę punktów uzyskanych przez ofertę. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 punktów.

3) Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z zasadami matematycznymi).

4) Zamawiający za ofertę najkorzystniejszą uzna tą, która odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym (w tym też formalnym) i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wskazane powyżej kryteria wyboru tzn. uzyska największą ilość punktów.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo, w toku dokonywania oceny złożonych przez nich ofert, do możliwości żądania udzielenia przez Oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert oraz dodatkowych dokumentów związanych z ofertą.

 9. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1) W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika

d) pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

2) Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

3) W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

4) Oferent winien wpłacić wadium w wysokości 1 200,00 zł na konto 33 1140 2004 0000 3802 8118 3074 najpóźniej do dnia 28 marca 2023 r. (do dnia 28 marca 2023 r. winno być już zaksięgowane na koncie). Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli wpłata wadium nastąpi po dacie wskazanej powyżej. Zwrot wadium oferentom biorącym udział w postępowaniu nastąpi w terminie 7 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia postępowania. Zwrot wadium Wykonawcy wyłonionemu w ramach postępowania nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od dnia podpisania Umowy na przedmiot zamówienia. W przypadku unieważnienia przetargu zwrot wadium nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia unieważnienia przetargu.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie zaksięgowania kwoty wadium na koncie Zamawiającego do dnia 28 marca 2023 r. włącznie.

 10. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

1) Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej.

2) Oferty należy składać:

a) za pośrednictwem tradycyjnej poczty/kuriera lub osobiście na adres:

ul. Rejtana 6b/1, 87-100 Toruń, w zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń.

Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA – SPOT PROMOCYJNY LONDYN”

lub

b) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres klasterfunduszeksportowy@gmail.com – w tytule maila proszę wpisać „OFERTA – SPOT PROMOCYJNY LONDYN”.

3) Oferty należy składać do dnia 28.03.2023 r.

4) Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie, nie będą rozpatrywane.

5) Złożone dokumenty powinny zawierać:

• Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy;
• Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych;
• Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;
• Zaparafowane zapytanie ofertowe.

6) Dokumenty muszą być podpisane.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

a) Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;

b) Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;

c) Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

 11. ZAWARCIE UMOWY

1) Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.

2) Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów.

3) Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy.

4) Przed ostatecznym wyborem oferty wygrywającej, Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wszystkimi oferentami, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. Prosimy o potwierdzenie terminu ważności Państwa oferty przez 30 dni od zakończenia postępowania.

5) Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

 12. WARUNKI ZMIANY UMOWY

1) Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:

a) Konieczności wykonania modyfikacji w przedmiocie zamówienia, które były niemożliwe do przewidzenia na etapie podpisywania umowy, a wykonanie których będzie konieczne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

b) Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem Siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy.

c) Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe;

d) Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia;

e) Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia;

f) Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy;

g) Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

Zmiany, o których mowa powyżej mogą zostać wprowadzone w życie po odpowiednich negocjacjach Wykonawcy z Zamawiającym i akceptacji ustaleń przez obie strony Umowy. Wszelkie zmiany i uzupełnienia muszą być zawarte w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs.

 13. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA ORAZ INFORMACJE DODATKOWE

1) Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.

2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru dostawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ . Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

3) Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy.

4) Zamawiający zastrzega sobie możliwość niepodpisania Umowy bez podania uzasadnienia zmiany decyzji.

5) Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może On wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się e-mail) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do Osoby wskazanej do kontaktu.

6) Oferty nie podlegają zwrotowi, a Wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.

7) Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.

8) W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

 14. POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1) Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.

2) Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:

a) przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego,

b) zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą,

c) dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy,

d) dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

 15. PLANOWANE TERMINY

1) Do 28.03.2023 r. składanie ofert przez Oferentów.

2) 29.03-30.03.2023 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów, negocjacje z Oferentami, wyłonienie Wykonawcy, podpisanie umowy z Wykonawcą.

3) Czas realizacji przedmiotu zamówienia maksymalnie do 14.04.2023 r.

 16. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych

Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu