UWAGA!!! W dniu 01.06.2022 r. Zamawiający wydłużył termin na zadawanie pytań przez Oferentów do dnia 03.06.2022 do godz.12:00 oraz termin składania ofert do dnia 06.06.2022 r. do godziny 23:59. Ze względu na powyższe, dokonał aktualizacji  zapisów zapytania ofertowego z dnia 26.05.2022 r. Prosimy o zapoznanie się z zaktualizowanym załącznikiem: Zapytanie ofertowe nr 02/2022 z dnia 26.05.2022 r. wraz z załącznikami - aktualizacja z dnia 01.06.2022. Poza powyższymi zmianami, innych zmian nie wprowadzono.

Wykaz wprowadzonych zmian:

Pkt 3. Oferenci mogą zadawać pytania od 26.05.2022 r. do 03.06.2022 r. do godz. 12.00.

Pkt. 10. Pkt.2 - Termin składania ofert upływa dnia 06.06.2022 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

UWAGA !!! W dniu 31.05.2022 r. dodano załącznik: pytania i odpowiedzi do zapytania ofertowego nr 02/2022

ZE WZGLĘDU NA OGRANICZENIA SYSTEMU PROSIMY O ZAPOZNANIE SIĘ ZE WSZYSTKIMI ZAŁĄCZNIKAMI ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 02/2022 Z DNIA 26.05.2022 R. (Zał. nr 1, Zał. nr 2, Zał. nr 3 i Zał. nr 4). 

 

Toruń, dnia 26.05.2022 r.

 

Zapytanie ofertowe nr 02/2022 na: opracowanie założeń do materiałów promocyjnych wykorzystywanych w procesie internacjonalizacji, zaprojektowanie, przetłumaczenie i wyprodukowanie materiałów promocyjnych oraz usługę związaną z realizacją kampanii online

W związku z realizacją projektu pn. Działalność eksportowa Archimedes Sp. z o.o. w krajach Niemcy, Ukraina, i Czechy w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko -Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Archimedes Sp. z o.o. działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na:  opracowanie założeń do materiałów promocyjnych wykorzystywanych w procesie internacjonalizacji, zaprojektowanie, przetłumaczenie i wyprodukowanie materiałów promocyjnych oraz usługę związaną z realizacją kampanii online.

1.      Nazwa i adres zamawiającego
Archimedes Sp. z o.o.

ul. Polna 133

87-100 Toruń

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Agata Kartanas

e-mail: a.kartanas@archimedes.pl

2.      Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020,

W zakresie nieuregulowanym w Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego oraz w Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020, przyjmuje się zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

3.      Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:

●       Opracowanie założeń do materiałów promocyjnych wykorzystywanych w procesie internacjonalizacji, tj. przygotowanie spójnej koncepcji komunikacyjnej dla grupy materiałów promujących firmę Archimedes podczas międzynarodowych targów Drinktec 2022, które odbędą się w dniach od 12.09.-16.09.2022 r. w Monachium (Niemcy),

●       Projekt wraz z tłumaczeniem i wydrukiem katalogu produktowego oraz ulotek targowych,

●       Realizacja kampanii online,

●       Wykonanie i dostawa gadżetów reklamowych (długopisy, smycze, breloczki).

Wspólny słownik zamówień

Kod CPV dla Opracowania założeń materiałów promocyjnych wykorzystywanych w procesie internacjonalizacji

kod CPV: 22462000-6 Materiały reklamowe

kod CPV: 39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne

Kod CPV dla katalogu i ulotek targowych

kod CPV: 22462000-6 Materiały reklamowe

kod CPV: 39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne

kod  CPV: 22461000-9 Katalogi

kod CPV: 22140000-3 Ulotki

kod CPV: 79822000-2 Usługi składu

kod CPV: 79822500-7 Usługi projektów graficznych

kod CPV: 22000000-0 Druki i produkty podobne

kod CPV: 79800000-2 Usługi drukowania i powiązane

kod CPV: 79823000-9 Usługi drukowania i dostawy

kod CPV: 79530000-8  Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

kod CPV zamówienia dla realizacji kampanii online

Kod główny CPV: 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania

kod CPV: 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

kod CPV: 79342200-5 Usługi w zakresie promocji

kod CPV dla gadżetów reklamowych

kod CPV: 22462000-6: Materiały reklamowe

kod CPV: 22000000-0 Druki i produkty podobne

Kod CPV: 79823000-9 Usługi drukowania i dostawy

Przedmiot zamówienia musi być zgody z wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przed realizacją zamówienia.

Realizacja zamówienia odbywać się będzie etapowo.

W ramach przedmiotu zamówienia realizowane będą następujące etapy:

Etap 1. Opracowanie założeń do materiałów promocyjnych wykorzystywanych w procesie internacjonalizacji, tj. przygotowanie spójnej koncepcji komunikacyjnej dla grupy materiałów promujących firmę Archimedes w czasie międzynarodowych targów Drinktec 2022, które odbędą się w dniach od 12.09.-16.09.2022 r. w Monachium (Niemcy).

Etap 2. Projekt, tłumaczenie i wydruk katalogu produktowego.

Etap 3. Projekt,  tłumaczenie i wydruk ulotek targowych.

Etap 4. Realizacja kampanii online.

Etap 5. Wykonanie i dostawa gadżetów reklamowych (długopisy, smycze, breloczki).

Etap 1. Opracowanie założeń materiałów promocyjnych wykorzystywanych w procesie internacjonalizacji:

-        przygotowanie spójnej koncepcji komunikacyjnej dla grupy materiałów promujących firmę Archimedes w czasie międzynarodowych targów Drinktec 2022 Monachium
(12.09-16.09.2022 r.).

Przedstawiona koncepcja powinna spełniać następujące warunki:

a)      przedstawiać linię kreatywną wraz z hasłem promującym firmę Archimedes na arenie międzynarodowej (z podkreśleniem polskiego pochodzenia firmy i szczególnym uwzględnieniem rynku niemieckiego),

b)     przedstawiać koncepcję adaptacji linii kreatywnej na następujące nośniki kampanii:

●       katalogu produktowego w 2  formatach: wersji online i do druku,

●       3 wariantów ulotek targowych wraz z wydrukiem,

●       gadżety reklamowe,

c)      pozwalać na prowadzenie komunikacji w ramach przedstawionej koncepcji w języku adekwatnym do danego rynku docelowego, czyli w językach angielskim i niemieckim. Hasło przewodnie powinno zostać stworzone w języku angielskim, przetłumaczone na język niemiecki.

d)     przedstawiać szczegółowy harmonogram realizacji przedstawionych założeń
z uwzględnieniem daty startu wydarzenia (12.09.2022 r.).

W ramach tego etapu, na podstawie szczegółowego briefu od Zamawiającego, Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania kompleksowego i dokładnego planu realizacji całej koncepcji komunikacyjnej, w którym zostaną wskazane wszystkie elementy niezbędnie do prawidłowej realizacji projektu.

Termin realizacji etapu 1 najpóźniej do dnia 17.06.2022 r.

Etap 2.  Projekt, wydruk i tłumaczenie katalogu produktowego.

Usługa obejmuje zaprojektowanie, wydruk wraz z tłumaczeniem 1 000 sztuk katalogu produktowego w dwóch formatach:

a) format online - interaktywny pdf touch,

b) format drukowany - tradycyjny plik przeznaczony do druku, do 44 slajdów/stron.

Założenia odnośnie projektu katalogu produktowego:

Wykonawca ma obowiązek przygotowania na podstawie szczegółowego briefu dostarczonego przez Zamawiającego 2 koncepcji graficznych katalogu (Zamawiający dokona wyboru jednej ). Po wyborze 1 koncepcji ma za zadanie opracowanie graficzne i opracowanie merytoryczne w ścisłej współpracy ze Zleceniodawcą. Ponadto tłumaczenie na język angielski i niemiecki, korektę, skład, przygotowanie pliku produkcyjnego do druku zgodnie z wytycznymi drukarni.

Założenia odnośnie projektu katalogu produktowego (1 000 sztuk) w wersji do druku:

-  A 4 – bigowanie,

-   wydruk kolorowy,

-   papier kredowy o strukturze 150 g (środek),

-    papier kredowy o strukturze 250 g (okładka) 

Założenia odnośnie projektu katalogu produktowego w wersji online:

Katalog w wersji online powinien zawierać minimum 44 slajdy/strony przygotowane wg poniższego schematu:

minimum 5 zakładek,  każda odsyła do strony dotyczącej kategorii z oferty Archimedes,
hiperłącza — umożliwiające odesłanie do innego miejsca tego samego dokumentu lub strony internetowej.

Projekt katalogu produktowego powinien być wykonany do dnia 30.07.2022 r., a etap 2 w całości powinien zakończyć się najpóźniej do dnia 15.08.2022 r.

Etap 3. Projekt, wydruk i tłumaczenie ulotek targowych.

Usługa obejmuje zaprojektowanie, wydruk wraz z tłumaczeniem (1 500 sztuk) ulotek targowych w formacie A4 (3 rodzaje) w wersji online oraz do druku.

Założenia odnośnie projektu ulotki targowej:

Na tym etapie Wykonawca ma za zadanie przygotować projekt ulotki targowej w 3 wariantach produktowych (1 ulotka dotyczy jednej kategorii produktów) na podstawie briefu Zamawiającego, następnie powinien wykonać opracowanie graficzne, opracowanie merytoryczne, z tłumaczeniem na język angielski i niemiecki, korektę, skład, przygotowanie pliku produkcyjnego do druku oraz przygotowanie wersji online.

Założenia odnośnie ulotki targowej (1 500 sztuk) w wersji do druku:

-        format A4 (3 rodzaje – 500 sztuk z każdego rodzaju),

-        kreda mat.,

-        170 g,

-        zadruk 4/4,

-        bez składania.

Założenia odnośnie ulotki targowej w wersji online:

- format pdf

Projekt ulotki targowej powinien być wykonany do dnia 30.07.2022 r.,  a etap 2 w całości powinien zakończyć się najpóźniej do dnia 15.08.2022 r.

Etap 4.  Realizacja kampanii online

Realizacja kampanii online zgodnie z wcześniej opracowanym projektem z uwzględnieniem daty startu kampanii przyjętej na dzień 17.06.2022 r. i daty zakończenia kampanii przyjętej na dzień
18.09.2022 r.

Kampania powinna zakładać realizację w następujących kanałach komunikacyjnych:

1. Google Ads (ze szczególnym uwzględnieniem rynku niemieckiego) w zakresie kampanii search na 12 fraz kluczowych w systemie transportu wewnętrznego w okresie 3 miesięcy;

2. Google Ads w zakresie elastycznej kampanii displayowej dotyczącej produktów systemu transportu wewnętrznego Archimedes w okresie 3 miesięcy; grafiki dostarcza Zamawiający.

Formaty reklam:

300 x 200

300 x 50

300 x 100

250 x 250

200 x 200

300 x 250

728 x 90

970 x 90

464 x 60

300 x 600

160 x 600

250 x 250

200 x 200

3. Social Media ze szczególnym uwzględnieniem Facebooka, LinkedIn zakładająca realizację płatnej kampanii reklamowej dla 4 postów w okresie 3 miesięcy;

Szczegółowa strategia kampanii w środowisku online zostanie udostępniona wyłonionemu Wykonawcy w momencie podpisywania umowy.

Etap 4 powinien być zrealizowany w okresie od dnia 17.06.2022 r. do dnia 18.09.2022 r.

Etap 5. Wykonanie i dostawa gadżetów reklamowych  (400 sztuk długopisów, 400 sztuk smyczy, 400 sztuk breloczków), łącznie 1200 sztuk.

Gadżety reklamowe powinny mieć przestrzeń na oznakowanie logotypem Zamawiającego i logotypami unijnymi, powinny spełniać funkcję użytkową oraz reprezentacyjną z możliwością przekazania ich na targach potencjalnym Klientom.

Etap 5 powinien zostać  zrealizowany najpóźniej do dnia 15.08.2022 r.

Wymagania dotyczące wszystkich etapów zapytania ofertowego:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, gdyż zamówienie obejmuje przygotowanie spójnej koncepcji komunikacyjnej dla grupy materiałów promujących firmę Archimedes w czasie międzynarodowych targów Drinktec 2022 (Monachium, Niemcy) dla wszystkich 5 etapów. Przede wszystkim kluczowe znaczenie ma tu etap 1 niniejszego zapytania ofertowego, gdyż definiuje on realizację pozostałych etapów. Wyłoniony Wykonawca, który będzie miał za zadanie przygotować spójną koncepcję komunikacyjną dla grupy materiałów promujących firmę Archimedes w ramach etapu 1, najlepiej zrealizuje swoje założenia w trakcie realizacji kolejnych etapów.

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: a.kartanas@archimedes.pl

Oferenci mogą zadawać pytania od 26.05.2022 r. do 01.06.2022 r. do godz. 12.00.

Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem wyżej wyznaczonego terminu na składanie pytań.

4. Miejsce i termin realizacji zamówienia

Miejsce realizacji zamówienia:

Archimedes Sp. z o.o.

ul. Polna 133

87-100 Toruń

Termin realizacji zamówienia: 

Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia:

● Etap 1 – najpóźniej do dnia 17.06.2022 r.

● Etap 2  – projekt katalogu produktowego do dnia 30.07.2022 r., a etap 2 w całości powinien zakończyć się najpóźniej do dnia 15.08.2022 r.

● Etap 3  – projekt ulotki targowej do dnia 30.07.2022 r., a etap 2 w całości powinien zakończyć się najpóźniej do dnia 15.08.2022 r.

● Etap 4 – w okresie: od dnia 17.06.2022 do dnia 18.09.2022 r.

● Etap 5 – najpóźniej do dnia 15.08.2022 r.

2.Wykonawca może wykonać przedmiot zamówienie wcześniej niż we wskazanym wyżej terminie (etap 1, etap 2, etap 3, etap 4, etap 5).

Za termin realizacji wykonania zamówienia uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru dla każdego z 5 etapów bez zastrzeżeń.

5.      Okres związania z ofertą

1)   30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 10 niniejszego zapytania.

2)   Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3)   Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

6.      Warunki udziału w postępowaniu

O realizację przedmiotu zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

a)        Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

b)       Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz personelem posiadającym kompetencje do należytego wykonania zamówienia;

c)        Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia;

d)       Wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania;

e)       Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.

Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:

✔       w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔       w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego

✔       w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔       w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔       w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, w ramach którego Oferent wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 3 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu niniejszego zamówienia lub tożsamym, tj. związane z zaprojektowaniem i wykonaniem materiałów promocyjnych (np. katalogi, ulotki, gadżety reklamowe).

Dokumentami potwierdzającymi spełnienie należyte wykonanie usług są: referencje (podpisane przez podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa) lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia podpisane obustronnie (przez Oferenta i podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa) wraz z pieczęciami firmowymi np. protokoły odbioru.

Wykonawca niespełniający określonych wyżej warunków będzie wykluczony z postępowania, a jego oferta będzie podlegała odrzuceniu.

7.       Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń

1)       Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a)   uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b)   posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c)    pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d)   pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2)       Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca niespełniający określonych wyżej warunków będzie wykluczony z postępowania, a jego oferta będzie podlegała odrzuceniu.

8. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów

Kryteria oceny oferty:

Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

---------------------------------------------------------------  x 100 pkt.

cena netto wskazana w badanej ofercie

Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1).

Uwaga: Przy ocenie ofert będzie brana pod uwagę wartość sumaryczna oferty netto wskazana w Formularzu ofertowym (zał. nr 1).

Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. Brane pod uwagę będą wartości netto (bez podatku VAT) wyrażone w PLN. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.

Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.

Sposób wyboru Oferenta:

Zamówienie zostanie udzielone podmiotowi, który otrzyma największą liczbę punktów oferty.

Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.

9.  Opis sposobu przygotowania oferty

1)   Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.

2)   Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3)   Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:

a)   Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,

b)   Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie - Załącznik nr 3 wraz z określonymi w nim dokumentami,

c)    Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu
 w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 4,

d)     W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

Zamawiający może wezwać Oferentów do uzupełnienia brakujących dokumentów (z wyłączeniem załącznika nr 1). Jeśli Oferent w ciągu dwóch dni roboczych od zawiadomienia nie dośle brakujących dokumentów/informacji, jego oferta zostanie odrzucona i pozostawiona bez rozpatrzenia.

Uzupełnienia te nie mogą wpłynąć na treść/założenia przedstawione w pierwotnej Ofercie,
w przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona.

10.   Miejsce i termin złożenia oferty

1)    Oferty należy składać:

a)   w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres
e-mail: a.kartanas@archimedes.pl

Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.

b)     Oferty można również składać w formie papierowej: osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej/kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego, tj.:

Archimedes Sp. z o.o.

ul. Polna 133

87-100 Toruń

2)       Termin składania ofert upływa dnia 02.06.2022 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

3)       Przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może wprowadzić zmiany do zapytania ofertowego. Zmiany treści zapytania ofertowego oraz wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego na zapytania Wykonawców staja się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące dla Wykonawców.

Brane będą pod uwagę jedynie kompletne oferty tj. wraz z wymaganymi  załącznikami.

11. Informacje dodatkowe
1)   Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

2)   Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone zał. 2 i zał. nr 3 wraz z określnymi w nim dokumentami i zał. nr 4. W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3)     Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

a)      jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,

b)     jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

c)      zostanie złożona po terminie składania ofert,

d)     Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy,

e)     Oferent nie dokona uzupełnień na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie.

4)   Zamawiający przy wyborze oferty będzie weryfikował wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty.

5)   Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę
o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do oferty (zał. nr 2, zał. 3 wraz z określonymi w nim dokumentami, zał. 4). W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika - pełnomocnictwo w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

6)   Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

7)   Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.

8)   Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.

9)   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert, a w przypadku braku tych wyjaśnień lub przedstawienia nienależytego uzasadnienia dla cen z oferty – do odrzucenia oferty. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

10)  Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia całości zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:

a)      łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,

b)     postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

11)  Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.

12)  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

13)  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

14)  Dokumenty księgowe (faktury) wystawione przez Wykonawcę muszą mieć minimum 30 dniowy termin płatności.

15)  Zamawiający dopuszcza płatności częściowe i zaliczkowe.

12.    Rozstrzygniecie zamówienia

1)   Informację o rozstrzygnięciu Zamawiający zamieści na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

2)   Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, w oparciu o ustalone kryteria wyboru ofert wskazanych w pkt. 8 zapytania ofertowego.

3)   Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta w całości przekroczy budżet przeznaczony na działania będące przedmiotem zapytania, Zamawiający może podjąć negocjacje cenowe
z oferentami.

4)   Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią Zapytania, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.

5)   Po rozstrzygnięciu postępowania do podmiotu, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zostanie skierowana umowa, której treść będzie wynikać z zapisów niniejszego zapytania oraz wygranej oferty.

6)   W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.

13.    Warunki zmiany umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

I.       Zmiana terminu umowy – w przypadku gdy:

1.      Niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym.

2.      Wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.

3.      Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/zmianą poszczególnych elementów projektu na inne.

4.    Zmiana terminu/daty organizacji wydarzenia targowego przez organizatora wydarzenia.

II.  Zmiana terminu i warunków płatności – w przypadku gdy:

1.    Ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in.
w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.

2.    Zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość

3.    Wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert

III.    Zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty, gdy przypadku:

1.      Zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

2.      Jeśli to okaże się konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3.    Niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy.

4.    Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.

5.    Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć

6.    Zmiana warunków płatności (liczba oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.

Zmiany, o których mowa powyżej dopuszczone będą po akceptacji ich przez obie strony umowy, tj. Zamawiającego i Wykonawcę, a ich wprowadzenie będzie wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności.

14.    Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a) Administratorem danych osobowych jest: ARCHIMEDES SP.  Z O.O., ul. Polna 133, 87-100 Toruń;

b) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;

c) Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania;

d) Dane osobowe będą przechowywane przez okres postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji i trwałości projektu;

e) Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od Oferenta, których dane dotyczą lub innych podmiotów, na których zasoby się powołują Oferenci;

f) Przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, numer CEIDG, numer KRS oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę i inną korespondencję wpływającą do Zamawiającego w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

g) Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Zamawiającego;

h) W odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

i) Każda osoba, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy posiada:

⎯ na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

⎯ na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

⎯ na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

⎯ prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

j) Każdej osobie, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy nie przysługuje:

⎯ w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

⎯ prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

⎯ na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jej danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno
z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

15.    Wykaz załączników

Załącznik nr 1. Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 3. Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie

Załącznik nr 4. Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.