Uwaga: zapytanie zostało zmienione w dniu 12.04.2022 w zakresie terminu składania ofert: zmiana na 20.04.2022, godz. 23:59 oraz terminu zadawania pytań do 15.04.2022 r. do godz. 12.00.
Ponadto, zmieniono zapis dotyczący udokumentowanego doświadczenia: Pkt 6. Warunki udziału w postępowaniu – podpunkt d) posiadane udokumentowane doświadczenie w postaci realizacji – usunięto doświadczenie w produkcji rollupów.
Zmieniono zapis opisu produktu w części I podpunkt c) dotyczący długopisów – sprecyzowano kolor produktu.

Zapytanie zostało zmienione w dniu 19.04.2022 w zakresie terminu składania ofert: zmiana na 21.04.2022, godz. 23:59 oraz zmodyfikowano Załącznik nr 1 Formularz ofertowy w przedmiocie zamówienia dotyczącym części I.

    Zapytanie ofertowe nr 03/2022 na zakup usług
związanych z działaniami promocyjnymi na potrzeby wydarzenia targowego Money 20/20:
Część I: Wykonanie materiałów i gadżetów promocyjnych
Część II: Kampania za pośrednictwem narzędzi internetowych

W związku z realizacją projektu pn. Internacjonalizacja platformy RevDeBug na nowe rynki docelowe: Kanady, Holandii oraz Singapuru, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny  Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Revdebug.com Sp. z o.o. działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na wykonanie usług związanych z działaniami promocyjnymi na potrzeby wydarzenia targowego Money 20/20 w Amsterdamie w terminie 07-09.06.2022 r.

1.Nazwa i adres zamawiającego

Revdebug.com Sp. z o.o. ul. J. Słowackiego 1; 85-008 Bydgoszcz

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela: e-mail: joanna@revdebug.com

2.Tryb udzielenia zamówienia

Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,

W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

3.Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług związanych z działaniami promocyjnymi na potrzeby wydarzenia targowego Money 20/20 w Amsterdamie. Zamówienie podzielone jest na 2 części, z których każda obejmuje:

Część I -  Wykonanie materiałów i gadżetów promocyjnych

 Produkcja materiałów promujących firmę Zamawiającego na wydarzeniu Money 20/20 w Amsterdamie:

1. Wizytówki jednostronne dla 3 osób po 250 sztuk na osobę, tj. łącznie 750 sztuk 

Kształt prostokątny, rozmiar: 90 x 50 mm + spady, materiał: powlekane 350g, matowe,  druk w kolorze. Zadanie obejmuje również zmianę treści na wizytówkach (Imię i nazwisko, stanowisko nr telefonu, adres email) zgodnie z danymi przesłanymi przez Zamawiającego. Poprawiony projekt musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego przed przystąpieniem do produkcji.

2. Ulotki A5 dwustronne 750 sztuk: papier 115g błyszczące, druk w kolorze, druk zgodnie z przesłanym projektem. 

3. Gadżety reklamowe: długopisy metalowe w kolorze czerwonym #B30000 lub #D50000 - (kolorystyka zgodna z kolorystyka RevDeBug) automatyczne z niebieskim wkładem z grawerem wykonanym laserowo, 250 sztuk zgodnie z projektem przesłanym przez Zamawiającego.

Zamawiający prześle wykonawcy projekty materiałów reklamowych w dniu podpisania umowy przez obie strony na realizację usług. Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania umowy  maksymalnie do dnia 27.04.2022 r. na co będzie miał nie mniej czasu niż 72h od czasu przekazania umowy przez zamawiającego. 

Za dostarczenie wyprodukowanych wyżej wymienionych materiałów odpowiedzialny jest Wykonawca. Adres dostawy:  Revdebug.com Sp. z o.o. / Calin Muresan; ul. Pohulanka 12/96 ; 03-890 Warszawa

Kody CPV dla części I zamówienia:

CPV: CPV: 22462000-6: Materiały reklamowe; CPV: 22000000-0 Druki i produkty podobne

Część II: Kampania za pośrednictwem narzędzi internetowych
Przeprowadzenie działań promocyjnych bezpośrednio związanych z planowanym udziałem w zagranicznych targach międzynarodowych w charakterze wystawcy, obejmujących działania internetowe: kampanie Google Ads (pozycjonowanie wyszukiwań w wyszukiwarce) oraz emisję treści reklamowych/sponsorowanych w mediach społecznościowych wybranych w oparciu o uzgodnienia z Zamawiającym w okresie od 01.05.2022 r. do 31.07.2022 r. (chyba, że termin wydarzenia targowego ulegnie zmianie, to odpowiedniej zmianie ulegnie termin realizacji kampanii, która rozpocząć się powinna w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym ma miejsce wydarzenie targowe, natomiast kończyć w miesiącu następującym po miesiącu, w którym ma miejsce wydarzenie targowe).
Wykonawca w oparciu o przeprowadzony wywiad z Zamawiającym zobowiązany będzie do przygotowania konceptu stron docelowych, przedstawienia propozycji planu kampanii uwzględniającej 3 krotną zmianę treści reklamowych, oraz prognozy planowanej konwersji reklamy do wejścia na stronę. Zamawiający przewiduje 5 dni roboczych na przygotowanie kampanii oraz dostępność reprezentanta Zamawiającego od dnia 25.04.2022r. by udzielić odpowiedzi na pytania Wykonawcy i by przygotować kampanię do jej rozpoczęcia z dniem 01.05.2022 r.
Emisja treści reklamowych: Zamawiający przewiduje 3 krotną zmianę treści reklamowych;
Miesiąc przed rozpoczęciem targów, które odbędą się w dniach 07-09.06.2022r. dotarcie do potencjalnych klientów z informacją o uczestnictwie firmy RevDeBug w Targach Money 20/20 w związku z realizacją projektu pn. Internacjonalizacja platformy RevDeBug na nowe rynki docelowe: Kanady, Holandii oraz Singapuru, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO (zamieszczenie treści reklamowych nie później niż 01.05.2022)
W miesiącu trwania targów - zmiana treści w pierwszym tygodniu miesiąca czerwca
Miesiąc po zakończeniu targów - zmiana treści w pierwszym tygodniu miesiąca lipca
Zmiana treści nastąpi w oparciu o plan kampanii opracowany przed rozpoczęciem kampanii oraz ewentualnych modyfikacji wg potrzeb w czasie jej trwania w oparciu o wywiad przeprowadzony z Zamawiającym. Do każdej zmiany treści nastąpi również zmiana grafiki.
Wykonawca zobowiązany jest do wygenerowania 2 razy w miesiącu: 15 dnia oraz ostatniego dnia miesiąca raportu zawierającego zestawienie tabelaryczne oraz wykres dla danego okresu prezentujący:
1.
- Średni Budżet przewidziany na dzień
- Konwersję z każdej z kampanii - CTR
- koszt za kliknięcie - Średnie CPC
- liczbę kliknięć
- Impresje
- koszt całkowity
2.
a) Pozyskanie/nabycie
- liczba użytkowników
- liczba nowych użytkowników
- liczba sesji
b) Zachowania
- Współczynnik bounce rate
- Strony/sesje
- średni czas sesji
c) Konwersja
- konwersja do celów na stronie internetowej (takich jak zarejestrowanie do produktu czy odwiedzenie konkretnego adresu URL) wyznaczonych przez Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązany jest również dostarczyć raport z przeprowadzonej kampanii Google Ads oraz w mediach społecznościowych obejmujący:
Założenia dla kampanii tj. Cel reklamy, Produkt flagowy, Lokalizacja, Strona docelowa kampanii, USP (Unikatowa Propozycja Sprzedaży), Oferta specjalna, Call to action, czyli wezwanie do działania, Grupa docelowa, Budżet dzienny na reklamę
screenshot`y z wygenerowanych raportów w google adds oraz Linkedin oraz linków do reklam prezentujące przebieg całej kampanii obejmujące
- Średni Budżet przewidziany na dzień
- Konwersję z każdej z kampanii - CTR
- koszt za kliknięcie - Średnie CPC
- liczbę kliknięć
- Impresje
- koszt całkowity
Pozyskanie/nabycie:
- liczba użytkowników
- liczba nowych użytkowników
- ilość sesji
Zachowania:
- Współczynnik bounce rate
- Strony/sesje
- średni czas sesji
Konwersja:
- konwersja do celów na stronie internetowej (takich jak zarejestrowanie do produktu czy odwiedzenie konkretnego adresu URL) wyznaczonych przez Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć raport z platformy Google ads oraz część opisową w wersji Word i pdf do 10.08.2022 r. do godziny 12.00 który zostanie poddany kontroli. Zamawiający może wezwać jednokrotnie do dokonania poprawek do 15.08.2022 r. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania ewentualnych wskazanych poprawek do dnia 18.08.2022 r. do godziny 12.00.
Koszt kampanii obejmujący kwotę wydaną bezpośrednio na działania reklamowe online w narzędziach google ads i mediach społecznościowych oraz pozostałe działania związane z prowadzeniem kampanii musi być skalkulowany w sposób, który pozwoli na prowadzenia działań przez 3 miesiące.

Kody CPV dla części II zamówienia:

CPV: 79341400-0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych.

Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jedną albo dwie części zapytania ofertowego zgodnie z podziałem według poniżej wskazanego schematu. Każda z części zapytania tj. I, II,  rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi w punkcie 8 zapytania ofertowego kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent, który uzyskał największą liczbę punktów w danej części. Oferenci którzy złożyli ofertę na większą liczbę części zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani. 

Istnieje możliwość składania ofert częściowych według poniższego schematu:

Część I -  Wykonanie materiałów i gadżetów promocyjnych

Część II: Kampania za pośrednictwem narzędzi internetowych

UWAGA: Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

UWAGA: Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, podawane do wiadomości publicznej, w tym wszystkie materiały promocyjne, gadżety oraz posty sponsorowane i inne związane z realizowanym zamówieniem muszą zostać odpowiednio oznaczone następującym ciągiem znaków: 

 (1) znak Funduszy Europejskich złożony z symbolu graficznego, nazwy Fundusze Europejskie oraz nazwy Program Regionalny,
(2) znak barw Rzeczypospolitej Polskiej składający się z symbolu graficznego oraz nazwy Rzeczpospolita Polska (warunek ten determinuje wyłącznie wydruki w kolorze),
(3) herb województwa kujawsko-pomorskiego z podpisem,
(4) logotyp Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (wzór odpowiedniego ciągu znaków zostanie przekazany wybranemu Wykonawcy/Wykonawcom po podpisaniu umowy na realizację zamówienia).

UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: joanna@revdebug.com

Oferenci mogą zadawać pytania od 08.04.2022 r. do 15.04.2022 r. do godz. 12.00.

Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.

4.Termin i miejsce realizacji zamówienia

Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia w następujących terminach:
Dla części I: wyprodukować materiały do 10.05.2022 r. oraz dostarczyć przedmiot zamówienia najpóźniej do 13.05.2022 na adres:
Revdebug.com Sp. z o.o. / Calin Muresan; ul. Pohulanka 12/96; 03-890 Warszawa

Dla części II: działania związane z przygotowaniem kampanii powinny zacząć się 25.04.2022 r. kampania w mediach realizowana musi być w terminie od 01.05.2022 r. do 31.07.2022 r. Raport z kampanii dostarczony musi być w terminie 10.08.2022r. gdzie przewiduje możliwość wezwania do uzupełnień do dnia 18.08.2022r.

5.Okres związania z ofertą

1. 30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 9 niniejszego zapytania.
2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

6.Warunki udziału w postępowaniu

Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a)Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
b)Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
c)Wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
d)Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i kadrowym niezbędnym do prawidłowej realizacji Zamówienia.
e)Posiadają udokumentowane doświadczenie w postaci realizacji:

Część I -  Wykonanie materiałów i gadżetów promocyjnych

Realizacja co najmniej 10 zleceń dla każdego z elementów: wizytówek, ulotek, długopisów z grawerem.
Do oferty należy dołączyć portfolio składające się z przedstawienia po 2 realizacji wyprodukowanych gadżetów reklamowych, dla każdego z 3 elementów czyli po 2: wizytówki, ulotki, długopisy z grawerem. Należy przedstawić zdjęcia gotowych materiałów (nie projektów).
W przypadku braku portfolio oferent zostanie jednokrotnie poproszony o uzupełnienie brakujących elementów oferty. Oferent na uzupełnienie oferty będzie miał 24h od momentu wezwania oferta do uzupełnień.

Część II: Kampania za pośrednictwem narzędzi internetowych

Doświadczenie w prowadzeniu przynajmniej 15 kampanii reklamowych za pośrednictwem narzędzi internetowych w ciągu ostatnich 5 lat (albo w przypadku gdy okres działalności jest krótszy - w tym okresie) w platformach reklamowych zawartych w zapytaniu (google ads + linkedin ads) w budżetach przynajmniej 10 000 PLN - miesięcznie dla firm technologicznych zajmujących się działalnością o profilu podobnym do naszego. Weryfikowalne za pomocą screenshota z konta google adds, na którym widnieje nr konta google ads oraz kwota wydatkowanych środków. Wymagane jest również doświadczenie w przygotowaniu i realizacji co najmniej 5 stron internetowych docelowych (tzw. landing page) dla prezentowanych kampanii z poziomem konwersji ruchu z reklam na daną stronę do celów biznesowych klienta na poziomie co najmniej 5%.

Do oferty należy załączyć prezentację realizacji 2 kampanii w budżetach przynajmniej 10 000 PLN - miesięcznie dla firm technologicznych zajmujących się działalnością o profilu podobnym do naszego w branży IT przeprowadzonych w latach 2021-2022 wraz ze screenshotami z konta google ads prezentującymi wydatkowany budżet. Prezentacja musi zawierać a) założenia kampanii, b)wykonane działania, c) wykorzystane kanały w Google Ads, d) prognozowane ROAS względem faktycznego ROAS.
W przypadku braku portfolio oferent zostanie jednokrotnie poproszony o uzupełnienie brakujących elementów oferty. Oferent na uzupełnienie oferty będzie miał 24h od momentu wezwania oferta do uzupełnień.
Ocena spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego

7. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń

1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

8. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów

UWAGA: Kryteria oceny ofert są takie same dla wszystkich części zamówienia tj. części I i II .

a) Cena netto (łącznie) – 100 %
Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:
Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

---------------------------------------------------------------  x 100 pkt.

        cena netto wskazana w badanej ofercie

Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 Formularz ofertowy).
Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.
Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.
Sposób wyboru oferenta:
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów.
Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.
Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.

9. Miejsce i termin złożenia oferty

 1.Oferty należy składać w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres e-mail: joanna@revdebug.com W tytule e-mail należy wpisać „Zapytanie ofertowe nr 03/2022”. Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.
2. Oferty można złożyć również w formie papierowej: osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego tj.: Revdebug.com Sp. z o.o.; Ul. J. Słowackiego 1; 85-008 Bydgoszcz
3. Termin składania ofert upływa dnia 20.04.2022 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

10. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
2. Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3. W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
4. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
5. Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:

a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,
b) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 3,
c) W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

11. Informacje dodatkowe

1. Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone Zał. nr 2, Zał. nr 3. W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
c) Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy.
d) Zostanie złożona po terminie składania ofert.
e) Oferent nie spełnia oczekiwań wskazanych w zapytaniu ofertowym.
f) Oferent, pomimo wezwania, nie dokonał uzupełnień do oferty.

 4. Zamawiający przy wyborze oferty weryfikować będzie wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty tj. Zał. nr 1 Formularz zapytania ofertowego, Zał. nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, Zał. nr 3 Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy, a także dokumenty stanowiące dowód spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia.
5. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty (Zał. nr 2, Zał. nr 3, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.)
6. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.
7. Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.
8. W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
10. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia całości lub poszczególnych części zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:

a) łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,
b) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

12. Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.
13. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
14. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
15. Zamawiający nie dopuszcza możliwość płatności zaliczkowych.

12. Rozstrzygniecie zamówienia

1. Zamawiający wybierze dla każdej z części zamówienia najkorzystniejszą ofertę, w oparciu o ustalone kryteria wyboru ofert wskazanych w pkt. 8 zapytania ofertowego.
2. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.
3. Informację o rozstrzygnięciu Zamawiający zamieści na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/
4. Zamawiający sporządzi protokół oceny ofert, a następnie skieruje do wybranego podmiotu informacje o wyborze oferty i wezwanie do podpisania umowy w sprawie zamówienia.
5. Umowa z Wykonawcą zostanie zawarta z uwzględnieniem danych wynikających z zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.
6. O terminie i miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi wykonawcę pisemnie lub mailowo.
7. W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.

13. Warunki zmiany umowy

Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:
a)zmiana terminu umowy – w następujących przypadkach:

- niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy lub Zamawiającym.
- wystąpienia lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.
- Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/ zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/ zmianą poszczególnych elementów projektu na inne

b) zmiana terminu i warunków płatności – w przypadkach:
- ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in. w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.
- zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość
- wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert

c) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku:
- zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
- Jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
- niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy
- Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.
- Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć
- Zmiana warunków płatności (ilość oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.
- zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań (np. udziału w określonej imprezie targowej) w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.

• W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy lub zagranicznych wizyt studyjnych, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi/zagraniczne wizyty studyjne się odbędą. 
• Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia na etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

14. Ochrona danych osobowych

Revdebug.com Sp. z o.o. informuje, iż Administratorem danych osobowych (dalej jako: „Dane osobowe”) pozyskanych od Wykonawcy w trakcie trwania współpracy między Stronami jest Revdebug.com Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy, ul. J. Słowackiego 1, 85-008 Bydgoszcz, adres mailowy: tomasz@revdebug.com zgodnie z RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Dane osobowe pracowników Wykonawcy przetwarzane są w celu realizacji współpracy na podstawie niniejszej umowy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO a także w celu realizacji wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Revdebug.com Sp. z o.o. - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Dane osobowe (imię, nazwisko, nr telefonu, adres e-mail) przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanego powyżej tj. czas realizacji umowy wydłużony o okres wynikający z odpowiednich przepisów prawa dotyczących przedawnienia roszczeń oraz terminy przechowywania dokumentacji wynikające z przepisów podatkowych).
Revdebug.com Sp. z o.o. nie zamierza przekazać Danych osobowych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, przetwarzać ich w sposób zautomatyzowany czy też profilować.
Dane osobowe, jeśli będzie to konieczne, mogą być przekazane podmiotom przetwarzającym, Revdebug.com Sp. z o.o. zleci to zadanie, np. kurierom, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, doradcom finansowym, kancelariom rachunkowym abyśmy mogli wykonywać swoje zobowiązania umowne, wynikające z przepisów prawa oraz dochodzić roszczeń i praw nam przysługujących.

15. Wykaz załączników

Załącznik nr 1: Formularz ofertowy
Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3: Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Nazwa oferenta:
Adres:
adres e-mail i nr telefonu:
OFERTA w odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 08.04.2022 r.

* proszę zaznaczyć TAK/NIE w zależności, której części zamówienia dotyczy oferta
** proszę w tabeli powyżej wskazać walutę oferowanej przez Wykonawcę ceny.
W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.
Deklarujemy związanie ofertą: 30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 9 zapytania ofertowego.
Oświadczam, że zapoznaliśmy się z zakresem działań obejmujących zamówienie i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy wszystkie konieczne informacje do złożenia oferty.
Oświadczamy, że zgadzamy się z zapisami zapytania ofertowego. W przypadku udzielenia zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

.........................                                                           ....................................................

Miejscowość i data                                                        (podpis i pieczęć osoby/osób upoważnionych o składania ofert w imieniu Oferenta)

Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

OŚWIADCZENIE

Ja, niżej podpisany …………………………………………………………………..………….………………………………..

(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta)

działając w imieniu i na rzecz 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(nazwa Oferenta)

oświadczam, że:

1. Posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
3. Wyrażamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
4. Dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym i kadrowym niezbędnym do prawidłowej realizacji Zamówienia. 

……………………………………………                                         ……………………………………………

Miejscowość i data                                                           (podpis i pieczęć osoby/osób upoważnionych do składania ofert w imieniu Oferenta

Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości

OŚWIADCZENIE

Ja, niżej podpisany 

…………………………………………..…………………….……………………………………………………………………………..

(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta)

działając w imieniu i na rzecz 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(nazwa Oferenta)

oświadczam, że:

1. nie jesteśmy podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

1. nie jesteśmy podmiotem wpisanym do KRD ani żadnego innego rejestru długów
2. nie jesteśmy podmiotem postawionym w stan likwidacji lub upadłości.

……………………………………                                                   ………………………………………………………….

Miejscowość i data                                                           (podpis i pieczęć osoby/osób upoważnionych do składania ofert w imieniu Oferenta)