Zapytanie ofertowe nr 04/FE/2022

W związku z realizacją projektu pn. „Eksport usług firmy K-VISION Krzysztof Janowski na wybrane

rynki Unii Europejskiej”, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO – granty dla MŚP z województwa

kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na

lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki

regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie

1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, K-VISION Krzysztof Janowski, zgodnie

z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie

zasady konkurencyjności na dostarczenie usług związanych z udziałem Zamawiającego w targach

Micro Salon Italia w Rzymie w dniach 28-29.10.2022 w charakterze wystawcy.

I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO

K-VISION Krzysztof Janowski

ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny

NIP: 854-224-90-94

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Monika Burmistrzak

tel. 535-878-555

e-mail: monika.burmistrzak@k-vision.pl

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie będzie udzielone z zachowaniem zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zakup następujących usług:

1. Zapewnienie elementów zabudowy stoiska wraz z wyposażeniem

Wykonawca przygotuje i dostarczy do siedziby Zamawiającego elementy zabudowy stoiska wraz z systemem montażowym umożliwiającym samodzielny montaż przez ekipę Zamawiającego. W skład

elementów zabudowy wchodzą:

a) Wysłona dwóch ścian stoiska o wymiarach 6m x 2,5m każda. Wysłona w kolorze czarnym, matowym, z materiału nieprześwitującego. Jedna ściana gładka, druga z nadrukowanym białym logotypem TimeBusters (logotyp w załączniku nr 3 – poz. 1). System montażowy umożlwiający bezinwazyjny montaż do ściany drewnianej np. taśma dwustronna, rzep przemysłowy itp.

b) Wysłona instalacji z aparatami (zdjęcia instalacji z naniesionymi wymiarami w załączniku nr 3 – poz. 2). Wysłona obejmuje powierzchnię od poprzecznej konstrukcji do której przymocowane są głowice z aparatami, do ziemi. Wysłona z czarnej, matowej, gładkiej, nieprześwitującej tkaniny, wraz z systemem mocowania do konstrukcji (aluminiowej).

c) Zastawka boku stoiska o wymiarach 4m x 1m – zastawka z czarnego nieprześwitującego materiału, z nadrukowanym białym napisem „we do bullet time”. Zastawka z stelażem umożliwiającym stabilne ustawienie na podłodze (brak możliwości przytwierdzenia do ścian stoiska).

d) Wykładzina grafitowa – powierzchnia podłogi 6m x 4m.

e) Stand o wymiarach 0,31m x 1,5m – stand pionowy z trwałego materiału w kolorze mlecznym z nadrukowanym panelem ‘Kujawy Pomorze’ (panel w załączniku nr 3 – poz. 3).

Ponadto Wykonawca zapewni elementy wyposażenia stoiska w skład których wchodzi:

f) Lada ekspozycyjna o wymiarach minimum 150cm x 60 cm x 100 cm z miejscem do przechowywania.

g) Krzesła barowe – 2 szt.

CPV - 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

CPV - 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

2. Przeprowadzenie kampanii reklamowych na rynku włoskim.

Wykonawca zrealizuje dla Zamawiającego kampanię promującą udział Zamawiającego w targach Micro Salon Italia w charakterze Wystawcy. Kampania ma być przeprowadzona w

okresie 3 tygodni poprzedzających targi tj. w dniach 7-27.10.2022r. oraz w trakcie targów tj. w dniach 28-29.10.2022, w oparciu o następujące kanały: Google AdWords, Facebook Ads

oraz Instagram. Wykonawca przygotuje landing page na stronie Zamawiającego, na który kierowany będzie cały ruch z reklam. Budżet kampanii na poziomie 12 000 zł – w tym wynagrodzenie Wykonawcy.

CPV - 79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

CPV - 79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

3. Przygotowanie gadżetów.

Wykonawca przygotuje gadżety w postaci 1000 par spersonalizowanych skarpetek z

etykietą– według projektu Zamawiającego (projekt w załączniku nr 3 – poz. 4).

Skarpety zostaną wykonane w 3 rozmiarach:

36-38 - 300 par

39-41 - 500 par

42-46 - 200 par

CPV - 22462000-6 – Materiały reklamowe

4. Zapewnienie transportu.

Wykonawca zapewni transport samochodowy (bus) do przewozu elementów zabudowy stoiska oraz systemu z aparatami z siedziby Zamawiającego na miejsce targów (Rzym) i z powrotem. Załadunek w siedzibie Zamawiającego nie później niż 24.10.2022r., dostawa do Rzymu nie później niż 26.10.2022 godz. 12:00 a wyjazd powrotny do Polski 30.10.2022 około godz. 12:00. Cena powinna obejmować wszystkie opłaty drogowe tj. autostrady, winiety itp.

CPV – 60183000-4 - Wynajem furgonów wraz z kierowcą

5. Wyprodukowanie filmu reklamowego oraz dwóch prezentacji produktowych.

Wykonawca przygotuje minimum 1,5 minutowy film promocyjny przedstawiający zakres usług i możliwości firmy. Film przygotowany w oparciu o zgromadzone przez Zamawiającego materiały oraz dogrywki ustalone w trakcie tworzenia scenariusza z Wykonawcą. Ponadto Wykonawca przygotuje 2 animowane prezentacje produktowe przedstawiające możliwości, zastosowanie oraz działanie systemu TimeBusters. Prezentacje nie krótsze niż 30 sek. każda. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełne prawa autorskie do wykonanych dzieł bez ograniczeń.

CPV - 92111200-4 - Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo

CPV - 79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

IV. TERMIN REALIZACJI USŁUGI/ZAMÓWIENIA

Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu zapytania.

Usługi wymienione w punktach 1 i 3, Wykonawca wykona do dnia 21.10.2022.

Usługę wymienioną w punkcie 2, Wykonawca wykona do dnia 29.10.2022.

Usługę wymienioną w punkcie 4, Wykonawca wykona do dnia 26.10.2022.

Usługę wymienioną w punkcie 5, Wykonawca wykona do dnia 21.10.2022.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania

między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z

przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane

z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o

udzielenie zamówienia.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

VI. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę a jej treść musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.

2. Oferta musi być przygotowana na wzorze przygotowanym przez Zamawiającego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego

3. Oferta musi składać się z co najmniej:

a) Podpisanego formularza ofertowego – załącznik nr 1

b) Podpisanego oświadczenia o braku powiązań – Załącznik nr 2

4. Brak któregokolwiek z dokumentów wymienionych w punkcie 3 powyżej, poskutkuje odrzuceniem oferty.

5. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

VII. KRYTERIA OCENY OFERT, INFORMACJA O WAGACH PUNKTOWYCH LUB PROCENTOWYCH ORAZ INFORMACJA NA TEMAT SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI.

Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena netto. Cena netto oferty = 100% (100 pkt)

Liczba punktów w kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem:

Cena oferty najtańszej

----------------------------------------------------- x 100 = ilość punktów

Cena oferty badanej

VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty można składać:

a) Pocztą, kurierem lub osobiście pod adresem: K-VISION Krzysztof Janowski, ul. Nad Strugą

7; 87-162 Lubicz Górny

b) Za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanu podpisanych dokumentów na

adres: monika.burmistrzak@k-vision.pl

2. Termin składania ofert upływa dnia: 4.10.2022

IX. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym.

2. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany będzie w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny ofert i udokumentowany zostanie protokołem.

3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, a w szczególności, gdy:

- łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,

- pandemia Covid-19 uniemożliwi lub znacznie utrudni udział Zamawiającego w targach.

4. Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy.

5. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

- jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;

- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

- jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,

- jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach).

Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

6. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Wykonawcom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty.

7. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

X. INFORMACJE DODATKOWE

1. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

2. Cena przedstawiona na ofercie, obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia.

3. Jeśli Wykonawca poniesie dodatkowe koszty z tytułu wykonania umowy, nie jest uprawniony do żądania od Zamawiającego, aby ten pokrył różnicę.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

5. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

6. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w

stosunku do przedmiotu zamówienia.

XI. WARUNKI ZMIANY UMOWY

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy,

w okolicznościach określonych poniżej:

1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunków umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w przypadku:

a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem,

przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chorób zakaźnych,

b) odwołania lub zmiany terminu przez organizatora targów będących przedmiotem niniejszego zapytania,

c) braku możliwości udziału w targach z każdej innej przyczyny nieleżącej po stronie Wykonawcy,

d) wprowadzenia ograniczeń lub zakazów w ruchu lotniczym lub lądowym, odwołania lotów przez przewoźnika,

e) braku możliwości wzięcia udziału w targach, z uwagi na objęcie tych osób obowiązkową izolacją, obowiązkową kwarantanną lub hospitalizacją,

f) z innych przyczyn niż określone powyżej nieleżących po stronie Wykonawcy udział Zamawiającego lub uczestników w targów nie będzie możliwy,

g) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy,

h) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy,

i) zmiany harmonogramu realizacji Projektu, w szczególności w zakresie terminów realizacji, harmonogramu targów,

j) gdy nastąpi zmiana adresu realizacji targów,

k) gdy nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy,

2. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli Stron, a wskazane w niniejszym rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie Stron.

3. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń.

4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Zmiana umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spójności oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.” pkt. 6.5.2 ppkt. 20.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań

Załącznik nr 3 – Wykaz grafik