INFORMACJA O WYNIKU POSTĘPOWANIA

W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano następującego wykonawcę:

Link Master Agencja Interaktywna Julianna Mełnicka-Pieczatkowska, ul. Duży Rynek 13/6       87-300 Brodnica

Cena zamówienia: 107 450,00 PLN netto/132 163,50 PLN brutto

Bydgoszcz, dnia 12.10.2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2022/EXPO

W związku z realizacją projektu „Wejście firmy WallSet Poland Sp. z o.o. na nowe rynki zagraniczne”, na który Zamawiający otrzymał dofinansowanie w ramach projektu grantowego pn. „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Zamawiający prosi o przesłanie ofert na wykonanie zadania: Usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w charakterze wystawcy w targach Architect at Work Mediolan, 09-10.11.2022, Włochy.

Nazwa i adres Zamawiającego

WallSet Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bydgoszczy (ul. Michała Kleofasa Ogińskiego 2, 85-092 Bydgoszcz), NIP 9671430353, REGON 384514307, KRS 0000806858

Osoba do kontaktów: Maciej Zabłoński

Adres e-mail: sales@wallset.eu 

Telefon: 52 880 80 64

Informacje ogólne

1. Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt. 5 tej ustawy, a postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

Data ogłoszenia zapytania ofertowego

12.10.2022 r.

Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Termin składania ofert mija w dniu 19.10.2022 r. Decyduje data wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane;
2. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres Zamawiającego podany w pkt. 1 Zapytania ofertowego lub w formie elektronicznej w postaci skanu dokumentacji na adres: sales@wallset.eu

Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 60 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i zaplecze techniczne niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, wyrażają wolę zawarcia z Zamawiającym umowy, której opis istotnych postanowień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu istnienia konfliktu interesów.

2. Oferent powinien zapewnić także spełnienie następujących warunków przy realizacji zamówienia (dot. montażu elementów stoiska targowego i zabudowy):

1. montaż stoiska 24 h przed dniem otwarcia targów i 24 h po zakończeniu targów;
2. własny transport elementów rozładunkowych, wózki do euro palet;
3. własne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (Public Liability Insurance) do 1 mln. euro dla ekipy instalacyjnej;
4. ekipa instalacyjna powinna komunikować się w języku angielskim;
5. Wykwalifikowany elektryk do odbioru montażu instalacji elektrycznej (zasilanie gniazdka, TV i oświetlenie LED).

3. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

4. Ocena spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Oferenta.

5. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego i podpisanego Formularza oferty (załącznik nr 1) wraz oświadczeniem (załącznik nr 2) i innymi wymaganymi załącznikami.

6. Warunkiem udziału w postepowaniu jest przedstawienie kopii polisy OC oferenta na sumę ubezpieczenia min. 100 000 zł.

7. Warunkiem udziału w zamówieniu jest dostarczenie: wstępnej koncepcji stoiska targowego; aktualnych (wystawionych nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oferty) zaświadczeń o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym oraz w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, wstępnej koncepcji materiałów promocyjnych: ulotek, folderów i reklamy na portalach społecznościowych oraz w mediach elektronicznych.

8. Wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, nie złożyli prawidłowo wypełnionej oferty i wszystkich wymaganych załączników lub też złożyli ofertę po terminie.

9. Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

10. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy. W razie takiej potrzeby należy załączyć pełnomocnictwo zgodne z wymogami prawa, pod rygorem uznania, że oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

Wymagania dotyczące wadium

1. Oferta powinna być zabezpieczona wadium: w wysokości 5.000 zł (słownie pięć tysięcy złotych 00/100).

2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.

4. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

• pieniądzu;
• poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
• gwarancjach bankowych;
• gwarancjach ubezpieczeniowych.

5. Wadium wnoszone w pieniądzu winno być wpłacone na rachunek bankowy nr:
69 1140 2004 0000 3602 7927 7638.

6. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji powinno być złożone w oryginale i musi obejmować cały okres związania ofertą. Beneficjentem gwarancji wadialnej jest: WallSet Poland Sp. z o.o.

7. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

8. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

• odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
• nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
• zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

Informacja o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy

1. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, najpóźniej w dniu zawarciu umowy, w wysokości 2% wartości umowy netto.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

• pieniądzu,
• poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
• gwarancjach bankowych,
• gwarancjach ubezpieczeniowych.

3. Za zgodą Zamawiającego zabezpieczenie może być wnoszone również:

• w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
• przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;
• przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.

4. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

6. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy na zasadach określonych w Umowie.

Termin realizacji przedmiotu oferty

Do 25.11.2022 r. W przypadku odwołania/przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być zmieniony.

Opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony jest w Załączniku nr 3.

Kod wspólnego słownika zamówień (CPV)

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów - kod CPV 79950000-8
• Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) - kod CPV 60000000-8
• Usługi agencji transportowych - kod CPV 63520000-0
• Tłumaczenia – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych kod CPV 79540000-1
• Artykuły informacyjne i promocyjne - kod CPV 39294100-0
• Usługi w zakresie komputerowego maszynopisania, przetwarzania tekstu i powiązanych z nimi komputerowych usług wydawniczych - kod CPV 79550000-4
• Usługi drukowania i powiązane - kod CPV 79800000-2
• Tłumaczenia - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych kod CPV 79530000-8
• Usługi reklamowe - kod CPV 79341000-6
• Materiały reklamowe – kod CPV 22462000-6

Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

Kryterium 1 - Całkowita cena netto w PLN za przedmiot oferty - waga 100 punktów;

Punkty za powyższe kryteria zostaną przyznane według następującego wzoru:

• Kryterium 1 – Całkowita cena netto za przedmiot oferty

Najniższa cena netto spośród ważnych ofert/Cena netto badanej oferty x 100 pkt. = ilość punktów.

2. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryterium (do 2 miejsc po przecinku). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.
3. Zamawiający przy dokonaniu wyboru oferty będzie kierować się elementarnymi zasadami obowiązującymi we wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, w szczególności zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, zasadą ochrony uczciwej konkurencji, zasadą swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług, zasadą niedyskryminacji i równego traktowania wykonawców na rynku.
4. Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert zaproponuje oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie umowy na realizację przedmiotu zamówienia.

Opis sposobu przygotowania ofert

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
2. Wartość oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
3. Dla zapewnienia równouprawnienia oferentów krajowych oraz zagranicznych ceną podlegającą ocenie jako kryterium oceny oferty będzie łączna cena netto (bez podatku VAT) określona w ofercie wyrażona w PLN. W przypadku ofert w innych walutach, kwota netto waluty zostanie przeliczona po kursie średnim NBP.
4. Oferta powinna zawierać:

• Datę przygotowania i termin ważności oferty;
• Cenę za wykonanie poszczególnych elementów zamówienia;
• Odniesienie do zamieszczonych w zapytaniu kryteriów wyboru oferty;
• Podpis osoby upoważnionej do złożenia oferty;
• Kopię polisy;
• Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;
• Wstępną koncepcję stoiska targowego;
• Aktualne (wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oferty) zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym;
• Aktualne (wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oferty) zaświadczenie o niezaleganiu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Warunki zmiany umowy

1. Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
2. W przypadku odwołania targów będących przedmiotem umowy, realizacja usługi obejmować będzie kolejną edycję odwołanych targów.
3. W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi się odbędą. Dopuszcza się zmianę terminu obowiązywania umowy w tym przypadku.
4. W przypadku wyznaczenia do udziału w targach mniejszej ilości osób, cena usługi w zakresie kosztów noclegów i transportu osób będzie proporcjonalnie obniżana.
5. Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę.
6. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.
7. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia lub do jego zakończenia bez wyboru oferty.

RODO

Administratorem danych osobowych, które znajdą się w formularzu ofertowym oraz załącznikach do oferty jest WallSet Poland Sp. z o.o. Dane osobowe będą przetwarzane w określonych celach, np. analizy przedłożonej oferty, czy zawarcia i realizacji umowy. Każdy Wykonawca ma prawo zażądać dostępu do treści danych, które go dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Każdy Wykonawca może też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania udostępnionych danych osobowych. Każdy z Wykonawców ma prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed wycofania zgody. Jeśli Wykonawca ma wątpliwości czy dane są prawidłowo przetwarzane przez WallSet Poland Sp. z o.o., to może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załączniki

Załącznik nr 1 – Formularz oferty;

Załącznik nr 2 – Oświadczenie oferenta;

Załącznik nr 3 – Specyfikacja przedmiotu zamówienia.