Bydgoszcz, dnia 4 stycznia 2023 r.

WYNIK POSTEPOWANIA OFERTOWEGO:

W wyniku przeprowadzonego postępowania ofertowego wybrano ofertę firmy:

Targi dla Ciebie Piotr Józefowski, ul. Jaskółcza 29/4, 85-308 Bydgoszcz, NIP 6961390175

Ceny oferty: 231.486,00 zł brutto/188.200,00 zł netto.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bydgoszcz, dnia 23 grudnia 2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/FE/FP/2022

W związku z realizacją projektu „Ekspansja Fundacji Pozytywka na rynki zagraniczne dzięki udziałowi w targach i usługom doradczym”, na który Zamawiający otrzymał dofinansowanie w ramach Umowy nr UPG/1/G/2019/033/009 dla projektu grantowego pn. „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Zamawiający prosi o przesłanie ofert na wykonanie zadania:

Usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w targach w charakterze wystawcy oraz realizacja działań promocyjnych związanych bezpośrednio z planowanym udziałem w targach w charakterze wystawcy:

• Udział w targach Bologna Children’s Book Fair – Bolonia, Włochy (06-09.03.2023);
• Udział w targach ToyFest & Game Days Las Vegas USA (27.02-03.03.2023).

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Fundacja Kultury Pozytywka, z siedzibą w Bydgoszczy (ul. Gdańska 5, 85-005 Bydgoszcz), NIP 9532757694, REGON 381844665.

Osoba do kontaktów: Aneta Pytlak

Adres e-mail: pozytywka.fundacja@gmail.com 

Telefon: 791 910 824

2. Informacje ogólne

• Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt.5 tej ustawy, a postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
• Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

3. Data ogłoszenia zapytania ofertowego

23 grudnia 2022 r.

4. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

• Termin składania ofert mija w dniu 02 stycznia 2023 r. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
• Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres Zamawiającego podany w pkt. 1 Zapytania ofertowego lub w formie elektronicznej w postaci skanu dokumentacji na adres: pozytywka.fundacja@gmail.com 

5. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 60 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

6. Warunki udziału w postępowaniu

• W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i zaplecze techniczne niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, wyrażają wolę zawarcia z Zamawiającym umowy na wykonanie usług, których opis istotnych postanowień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu istnienia konfliktu interesów.
• Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
• Ocena spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Oferenta.
• Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego, każdostronnie ponumerowanego i podpisanego każdostronnie zgodnie z reprezentacją firmy Formularza oferty (załącznik nr 1) wraz z oświadczeniem (załącznik nr 2) i innymi wymaganymi załącznikami.
• Wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, nie złożyli prawidłowo wypełnionej oferty i wszystkich wymaganych załączników lub też złożyli ofertę po terminie.
• Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
• Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy. W razie takiej potrzeby należy załączyć pełnomocnictwo zgodne z wymogami prawa, pod rygorem uznania, że oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

7. Wymagania dotyczące wadium

• Oferta powinna być zabezpieczona wadium w wysokości: 8 000,00 PLN (słownie: osiem tysięcy złotych 00/100).
• Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.
• Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.
• Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

1. pieniądzu;
2. poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
3. gwarancjach bankowych;
4. gwarancjach ubezpieczeniowych.

• Wadium wnoszone w pieniądzu winno być wpłacone na rachunek bankowy nr:
  BNP Paribas Bank Polska S.A. 39 1750 0012 0000 0000 4090 1779
• Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji powinno być złożone w oryginale i musi obejmować cały okres związania ofertą. Beneficjentem gwarancji wadialnej jest: Fundacja Kultury Pozytywka.
• Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim oferentom, poza wybranym, niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania.
• Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

1. odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie;
2. zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

• Zwrot wadium dla wybranego wykonawcy nastąpi niezwłocznie po podpisaniu umowy warunkowej.

8. Termin realizacji przedmiotu oferty

Do 31.03.2023 r. - w przypadku odwołania / przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być wydłużony.

9. Opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony jest w Załączniku nr 3.

10. Kod wspólnego słownika zamówień (CPV)

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów - kod CPV 79950000-8
• Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) - kod CPV 60000000-8
• Usługi agencji transportowych - kod CPV 63520000-0
• Artykuły informacyjne i promocyjne - kod CPV 39294100-0
• Usługi w zakresie komputerowego maszynopisania, przetwarzania tekstu i powiązanych z nimi komputerowych usług wydawniczych - kod CPV 79550000-4
• Usługi drukowania i powiązane - kod CPV 79800000-2
• Tłumaczenia - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych kod CPV 79530000-8
• Tłumaczenia – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych kod CPV 79540000-1
• Usługi reklamowe - kod CPV 79341000-6
• Materiały reklamowe – kod CPV 22462000-6
• Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego – kod CPV 55000000-0

11. Kryteria wyboru oferty

• Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

 
Kryterium - Całkowita cena brutto w PLN za przedmiot oferty - waga 100 punktów;

Punkty za powyższe kryteria zostaną przyznane według następującego wzoru:

Kryterium – Całkowita cena brutto w PLN za przedmiot oferty

Cena brutto oferty najtańszej / Cena brutto badanej oferty x 100 pkt. = ilość punktów.

• Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej sumy punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria (do 2 miejsc po przecinku). Ilości punktów będzie stanowić końcową ilość punktów przyznaną danej ofercie. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.
• Zamawiający przy dokonaniu wyboru oferty będzie kierować się elementarnymi zasadami obowiązującymi we wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, w szczególności zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, zasadą ochrony uczciwej konkurencji, zasadą swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług, zasadą niedyskryminacji i równego traktowania wykonawców na rynku.
• Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert zaproponuje oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie umowy na realizację przedmiotu zamówienia.

12. Opis sposobu przygotowania ofert

• Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• Wartość oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
• W przypadku ofert w innych walutach, kwota waluty zostanie przeliczona po kursie średnim NBP.
• Oferta powinna zawierać:

1. Datę przygotowania i termin ważności oferty;
2. Cenę za wykonanie poszczególnych elementów zamówienia;
3. Odniesienie do zamieszczonych w zapytaniu kryteriów wyboru oferty;
4. Podpis osoby upoważnionej do złożenia oferty;
5. Podpisane wszystkie załączniki do niniejszego zapytania ofertowego, zgodnie z wytycznymi określonymi w pkt. 6.4.

13. Warunki zmiany umowy

• Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań (np. udziału w określonej imprezie targowej) w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
• W przypadku odwołania targów będących przedmiotem umowy, realizacja usługi obejmować będzie kolejną edycję odwołanych targów.
• W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi się odbędą. Dopuszcza się zmianę terminu obowiązywania umowy w tym przypadku.
• W przypadku wyznaczenia do udziału w targach mniejszej ilości osób, cena usługi w zakresie kosztów noclegów i transportu osób będzie proporcjonalnie obniżana.
• Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia na etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę.
• Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.
• Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

14. Postanowienia końcowe

• W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia lub do jego zakończenia bez wyboru oferty.

15. Informacje dodatkowe

Administratorem danych osobowych, które znajdą się w formularzu ofertowym oraz załącznikach do oferty jest Fundacja Kultury Pozytywka, która będzie przetwarzać dane osobowe w określonych celach, np. analizy przedłożonej oferty, zawarcia i realizacji umowy. Każdy Wykonawca ma prawo zażądać dostępu do treści danych, które go dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Każdy Wykonawca może też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania udostępnionych danych osobowych. Każdy z Wykonawców ma prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed wycofania zgody. Jeśli Wykonawca ma wątpliwości czy dane są prawidłowo przetwarzane przez Fundację Kultury Pozytywka, to może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Załączniki

Załącznik nr 1 – Formularz oferty;

Załącznik nr 2 – Oświadczenie oferenta;

Załącznik nr 3 – Specyfikacja przedmiotu zamówienia.