Zapytanie ofertowe nr 8 na zakup usług związanych z udziałem w targach międzynarodowych w roli wystawcy

Wesstron Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na realizację usługi w zakresie działań promocyjnych Projektu "Udział w targach jako wystawca oraz realizacja misji wyjazdowych" związanych bezpośrednio z planowanym udziałem firmy Wesstron Sp. z o.o. w charakterze wystawcy na targach EURO TIER/ENERGY DECENTRAL 2022 , NIEMCY Hanover 15.11-18.11.2022.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 

Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu

Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP

Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw

Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014- 2020

I DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Wesstron Sp. z o.o.
Augustowo, 6, 86-002 Dobrcz
kujawsko-pomorskie, 
NIP: 5542705521 REGON: 340206630 KRS: 0000261570

www.wesstron.pl

 II KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM

Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień w imieniu Zamawiającego jest Pani Alicja Górecka-Patyk, mobil: +48 695 338 029, tel. +48 52 364 96 07 wew. 31,
e-mail: marketing@wesstron.pl 

III INFORMACJE OGÓLNE

1. Celem niniejszego postępowania i warunków w nim określonych jest udzielenie zamówienia zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870), tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
2. Miejsce publikacji Zapytania Ofertowego: Portal zamówień regionalnego programu operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl
3. Data ogłoszenia zapytania ofertowego: 01.09.2022 r.
4. Termin rozpatrzenia ofert nastąpi niezwłocznie po zakończeniu terminu składania ofert.
5. Termin składania ofert: 09.09.2022 r. g.08:00

IV OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług w zakresie działań promocyjnych związanych bezpośrednio z planowanym udziałem firmy Wesstron Sp. z o.o. w targach.

V SZCZEGÓŁOWY ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksowe wykonanie stoiska targowego na targach EURO TIER/ENERGY DECENTRAL 2022 , NIEMCY Hanover, w dniach 15.11-18.11.2022. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 8

VI KOD WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ (CPV)

79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

60000000-8 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

50000000-5 Usługi naprawcze i konserwacyjne

799300002-2 Specjalne usługi projektowe

39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne

79800000-2 Usługi drukowania i powiązane

22462000-6 Materiały reklamowe

79341000-6 Usługi reklamowe

VII TERMIN REALIZACJI

Realizacja zadania do 14.11.2022 r.
W przypadku odwołania lub przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być zmieniony lub odwołany.

VIII SKŁADANIE OFERTY

1. Termin składania ofert mija 09 września 2022 r. o g.8:00. Decyduje data wpływu zamówienia.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub wariantowych.
3. Wartość oferty powinna uwzględniać́ wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
4. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę.
5. Dla zapewnienia równouprawnienia oferentów krajowych oraz zagranicznych ceną podlegającą̨ ocenie jako kryterium oceny oferty będzie łączna cena netto (bez podatku VAT) określona w ofercie wyrażona w PLN. W przypadku ofert w innych walutach, kwota netto waluty zostanie przeliczona po kursie średnim NBP obowiązującym w dniu dokonania oceny ofert.
6. Ofertę składa się na załączonym do zapytania ofertowego formularzu (załącznik 1 do niniejszego zapytania ofertowego) wraz ze stosownymi oświadczeniami (załącznik 2 i 3 do niniejszego zapytania ofertowego).
7. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną w postaci podpisanych skanów dokumentów na adres: marketing@wesstron.pl w tytule e-maila wpisując: Zapytanie ofertowe nr 1 na zakup usług związanych z udziałem w targach międzynarodowych w roli wystawcy, złożyć dokumenty osobiście lub przesłać drogą kurierską albo pocztową na adres wskazany w niniejszym zapytaniu w punkcie I. W przypadku przesyłki kurierskiej lub pocztowej jako termin określony w pkt. 1 liczy się faktyczna data wpływu oferty a nie data jej wysłania.

 IX WARUNKI UDZIAŁU

 O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który spełnia następujące warunki:

1. Dysponuje lub będzie dysponował odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Posiada odpowiednią sytuację ekonomiczną i finansową do wykonania zamówienia. 
3. Posiada uprawnienia do wykonywanej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają taki obowiązek ich posiadania. Zamawiający nie dokonuje opisu oceny spełnienia warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia.
4. Potwierdza spełnienie warunków opisanych w pkt. IX.1, IX.2 i IX.3 poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego nr 8.
5. Posiadania wiedzę i doświadczenie, wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj.: zrealizowali co najmniej 3 usługi polegające na łącznym: wykonaniu projektów zagranicznych stoisk targowych, wyprodukowaniu / dostarczeniu elementów stoiska oraz ich montażu, obsłudze technicznej i demontażu oraz spedycji eksponatów.
6. Potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt. IX.5 poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia zgodnie z Załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego nr 8.
7. Nie podlega wykluczeniu wynikającemu z powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym określonych w Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 z dnia 22 sierpnia 2019 roku. Powiązanie kapitałowe lub osobowe, o którym mowa powyżej,
   rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,                                                
   b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
   c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
8. Potwierdza spełnienie warunków opisanych w pkt. IX.7 i IX.8 poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia zgodnie z Załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego nr 8.
9. Wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, którzy nie złożyli prawidłowo wypełnionej oferty i wszystkich wymaganych załączników lub też złożyli ofertę po terminie.
10. Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
11. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy. W razie takiej  potrzeby należy załączyć pełnomocnictwo zgodne z wymogami prawa, pod rygorem uznania, że oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.
12. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów uzupełnienia lub wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, dodatkowych dokumentów, wyznaczając im odpowiedni termin na złożenie wyjaśnień/dokumentów. Brak złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem złożonej oferty. Uzupełnienia oferty należy dokonać w jeden ze sposobów właściwych do złożenia oferty.

X  WYBÓR OFERTY ORAZ OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY

     WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

2. Opis kryterium „cena” (K1):

Punkty za cenę danego zamówienia zostaną przyznane według następującego wzoru:

Najniższa cena netto przedstawiona
w ofertach na realizację zamówienia

K1 =  ---------------------------------------------------------------  x 60 pkt

Cena netto badanej oferty

3. Opis kryterium „doświadczenie wykonawcy” (K2):

      Doświadczenie Wykonawcy będzie mierzone liczbą stoisk zorganizowanych podczas targów spełniających wymagania, o których mowa w pkt. IX.1, IX.2, IX.3 i IX.5 w wykazie usług zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie.

Punkty za ilość wykonanych usług, o których mowa powyżej przyznane według następującego wzoru:

Liczba stoisk zorganizowanych podczas targów zadeklarowanych
w badanej ofercie

K2  =  ---------------------------------------------------------------------------------------  x 5 pkt

Najwyższa liczba stoisk zorganizowanych podczas targów w ofertach
złożonych na realizację zamówienia

4. Opis kryterium „projekt stoiska” (K3):

      Kryterium „Projekt graficzny stoiska promocyjnego - walory estetyczne i funkcjonalne” ocenione zostanie na podstawie złożonego wraz z ofertą wstępnego projektu stoiska, który będzie traktowany jako element treści oferty. Wstępny projekt stoiska będzie dostosowany do uzyskanej lokalizacji stoiska targowego oraz do optymalnej aranżacji powierzchni bez dokonywania zmian w elementach projektu, które ocenione zostały przez Komisję Przetargową. Projekt stoiska musi uwzględniać wymogi określone dla stoiska w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 8. . Zaleca się, aby załączany do oferty wstępny projekt graficzny stoiska został dostarczony w formie prezentacji w formacie PDF.

5. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani niezwłocznie drogą mailową.
6. Zamawiający niezwłocznie dokona wyboru oferty i podpisze umowę z wybranym Wykonawcą na wykonanie zamówienia w możliwie najkrótszym terminie.

XI WYKAZ DOKUMENTÓW JAKIE NALEŻY DOŁĄCZYĆ DO OFERTY 

W celu potwierdzenia spełniania przez Oferenta warunku udziału w postępowaniu, Oferent przystępujący do postępowania zobowiązany jest dołączyć do swojej oferty:

1. Załącznik nr 1 - Wzór Formularza Ofertowego.
2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez Oferenta.
3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym.
4. Załącznik nr 4 - Oświadczenie o posiadaniu przez Oferenta wiedzy i doświadczenia.
5. Załącznik nr 5 - Projekt stoiska wykonany przez Zleceniodawcę.

XII INFORMACJA DOTYCZĄCA DODATKOWYCH ZAMÓWIEŃ

Zamawiający dopuszcza udzielanie zamówień dodatkowych stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego.

XIII INFORMACJA DOTYCZĄCA ZAMKNIĘCIA POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn na każdym etapie postępowania.

XIV WARUNKI ZMIANY DO UMOWY

1. Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
2. W przypadku odwołania targów będących przedmiotem umowy, realizacja usługi obejmować może kolejną edycję odwołanych targów lub inną imprezę targową.
3. W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi się odbędą. Dopuszcza się zmianę terminu obowiązywania umowy w tym przypadku.
4. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.
5. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.
6. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
7. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą być dokonywane w  formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.