Projekt i montaż gotowych, zindywidualizowanych elementów stoiska wystawowego na targi Smart City Expo 2022

Celem zamówienia jest wykonanie projektu oraz zabudowy stoiska wystawowego wraz z pełnym wyposażeniem oraz demontażem po zakończonym wydarzeniu. Stoisko będzie służyło do prezentacji oferty firmy Ledatel Sp. z o.o. i Wspólnicy Sp.k. podczas Targów Smart City Expo 2022 (Międzynarodowe targi technologii miejskich 2022), które mają się odbyć w dniach 25-26.10.2022.

Przedmiotem zamówienia jest usługa projektu i wykonania zabudowy stoiska wystawowego, zgodnie z poniższymi wytycznymi:

• Powierzchnia stanowiska 28 m2 (400x700).
• Podłoga z oświetleniem LED
• Wyposażenie w listwy przypodłogowe.
• Przewyższenie zabudowy, rama z płyt typu sklejka wraz z konstrukcją.
• Drzwi ze szklanymi szybami oklejonymi matową folią, przesuwne do salki konferencyjnej
• Zaplecze socjalne
• Lada z przewidzianym miejscem na nogi, z wąską szafką.
• Lada ma mieć  miejsce na tablety/laptopy osób siedzących w taki sposób, aby były one częściowo osłonięte, gniazda przyłączeniowe wpuszczone.
• Wyposażenie elektryczne: oświetlenie ścienne wraz z instalacją elektryczną, lampy i taśmy ledowe w kolorystyce RGB do wyboru z pilota, gniazda elektryczne i wyłączniki
• Podłączenie stoiska do mediów typu woda oraz Internet.
• Zastosowana grafika: logo 3D, Pas podświetlony z PCV z pomarańczowym paskiem led dookoła, loga na wydruku, logo 2D, folia mrożona do wyklejania drzwi szklanych.
• Wypożyczenie mebli: hokery 2 szt., drzwi szklane z matową okleiną do vip roomu, regały 2 szt., szafka kuchenna, wieszak + kosz + lustro -1 komplet, lodówka podblatowa, tv płaski ok 55”, stół konferencyjny, krzesła na stoisko 12 szt., stoliki 2 szt., zlew + terma, czajnik elektryczny, ekspres ciśnieniowy do kawy.

• Podest pod urządzenie "kogut" (taxi). (1078x375x125 mm)
• Podest z gablotą pod urządzenie „zasobnik bateryjny” (409x509x1055 mm i 100 kg)
• Wzmocniona ściana pod wieszane produkty wystawcy. (wyświetlacze ok. 6-7 sztuk, 3x 13” oraz 3x 25,3”)

• Transport elementów niezbędnych do zmontowania stoiska do miejsca odbywania się targów.
• Montaż wszystkich elementów stoiska na imprezie targowej do dnia 24.10.2022, do godziny 10.00.
• Demontaż stoiska po zakończonej imprezie targowej.

Kod CPV 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Termin realizacji jest uzależniony od terminu Smart City Expo Poland 2022 – 25-26.10.2022.

Montaż stanowiska następuje dzień przed rozpoczęciem wydarzenia targowego (do 24.10.2022) do godziny 10.00.

Warunki udziału w postępowaniu

1. Wiedza i doświadczenie 

Wymaga się doświadczenia w realizacji tego typu usług jak opisane w przedmiocie zamówienia w liczbie co najmniej 5 sztuk tego typu instalacji o wartości minimalnej 40 tys zł netto.

Dowód: dokumenty potwierdzające sprzedaż bądź realizację (faktury, rachunki lub inne równoważne dokumenty). Jeżeli dane na dokumentach potwierdzających sprzedaż są poufne, dopuszcza się usunięcie (zamazanie/wymazanie) danych poufnych.

2.Potencjał techniczny

Wymaga się, aby podmiot składający ofertę dysponował odpowiednim sprzętem oraz oprogramowaniem do projektowania graficznego, które pozwoli na wykonanie wizualizacji stanowiska, oraz odpowiednim sprzętem do realizacji zamówienia w postaci gotowego stanowiska targowego.

Dowód: Oświadczenie własne Oferenta

3.Osoby zdolne do wykonania zamówienia 

Wymaga się, aby podmiot składający ofertę posiadał w swoich kadrach co najmniej jedną osobą posiadającą wykształcenie kierunkowe z zakresu projektowania graficznego.

Dowód: kopia dyplomu/certyfikatu/zaświadczenia o posiadanym wykształceniu danej osoby.

4. Dodatkowe warunki

W postępowaniu mogą wziąć udział Dostawcy, którzy:

- posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia;

- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

- nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

- nie otwarto wobec nich likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości;

- nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych;

- wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych;

- wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;

- nie są podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, gdzie przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy a Dostawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Oferty Dostawców, które nie będą spełniały ww. warunków zostaną odrzucone. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: „spełnia lub nie spełnia”, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach dołączonych do oferty (zgodnie z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu).

2) Przedmiot zamówienia musi wypełnić wszystkie założenia zawarte w Zapytaniu Ofertowym.

3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania w toku badania i oceny ofert złożenia przez Dostawcę wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6) W przypadku unieważnienia postępowania, Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego.

7) Minimalny termin związania ofertą wynosi 30 dni kalendarzowych. Oferent samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej 3 dni kalendarzowe przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni kalendarzowych.

8) O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów w sposób odpowiadający publikacji Zapytania Ofertowego.

9) Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania dokumentu potwierdzającego zobowiązanie do dostawy (umowa lub pisemne zamówienie lub inny równoważny dokument), Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia propozycji zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejszą spośród pozostałych złożonych ofert.

10) Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

11) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany Zapytania Ofertowego i formularza ofertowego w przypadku błędów w zapytaniu ofertowym, konieczności dokonania uzupełnień; w takim przypadku Zamawiający:

- poinformuje o dokonanej zmianie w sposób właściwy dla upublicznienia niniejszego zapytania ofertowego,

- poinformuje o dokonanej zmianie wszystkich oferentów, którzy dotychczas złożyli oferty;

- wydłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach składanych przez oferentów.

12) W trakcie oceny ofert Zamawiający może wzywać Oferentów do złożenia wyjaśnień/uzupełnień dotyczących złożonych przez nich ofert. Zamawiający może wezwać Oferenta do wyjaśnień/uzupełnień, jeżeli:

1. a) oferta nie będzie zawierała dokumentów stanowiących załącznik do oferty,
2. b) złożone dokumenty będą budziły wątpliwości, co do swojej autentyczności,
3. c) oferta nie będzie podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta.

Zamawiający informuje, że nieprzekraczalny termin na złożenie pełnych wyjaśnień / uzupełnień to 3 dni kalendarzowe od daty przesłania wezwania drogą elektroniczną na wskazany w formularzu oferty adres e-mail – pod rygorem odrzucenia oferty.

13) Oferent może przed upływem terminu składania ofert wycofać lub zmienić swoją ofertę.

14) Termin składania ofert - liczy się:

1. a) data i godzina wpływu oferty składanej osobiście,
2. b) data i godzina pojawienia się wiadomości e-mail na podanej w ogłoszeniu skrzynce e-mail,
3. c) data i godzina wpływu oferty wysyłanej pocztą (listem poleconym lub przesyłką kurierską).

15) Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania:

1. a) Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
2. b) Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynie po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w lit. a lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
3. c) Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku.
4. d) Treść zapytań objętych wnioskami wraz z wyjaśnieniami zostanie przekazana Dostawcom, bez ujawniania źródła zapytania poprzez zamieszczenie odpowiedzi na stronie internetowej, na której udostępnione jest zapytanie ofertowe: (https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/).
5. e) Wszelkie zmiany treści Zapytania oraz wyjaśnienia udzielone na zapytania Dostawców stają się integralną częścią zapytania i są wiążące dla Dostawców.
6. f) Jeżeli w wyniku zmiany treści zapytania niezbędne będzie uwzględnienie dodatkowego czasu na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Dostawców poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej:

(https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/).

16) Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

17) Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

18) Zamawiający zastrzega sobie możliwość do nieujawniania danych poufnych, zawartych w otrzymanych ofertach, stanowiących tajemnicę handlową przedsiębiorstwa.

19) Zamawiający zastrzega sobie możliwość do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy wystąpi choć jedna z poniższych przesłanek:

1. a) w ramach postępowania nie wpłynęła żadna oferta,
2. b) w ramach postępowania wpłynęła tylko jedna oferta złożona przez Oferenta wykluczonego z postępowania,
3. c) gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
4. d) gdy nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, której Zamawiający nie był w stanie wcześniej przewidzieć,
5. e) gdy postępowanie będzie obarczone wadą, która jest niemożliwa do usunięcia i uniemożliwia zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia.

20) Z tytułu odrzucenia oferty Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

21) Zamawiający informuje, że przez sformułowanie „Dostawca” rozumie osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje określone produkty lub usługi na rynku lub zawarła umowę w sprawie realizacji zamówienia będącego efektem działań podejmowanych przez Zamawiającego.

22) Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest zawarcie umowy ramowej. 

23) Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe,
z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym Dostawcę, którego oferta została poprawiona.

Warunki zmiany umowy

Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany bądź rozwiązania umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Postepowania Ofertowego (w przypadku zawarcia umowy z dostawcą), w następujących przypadkach:

1. a) wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie (odwołanie wydarzenia targowego);
2. b) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy;
3. c) powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy;
4. d) zmiana nie będzie prowadzić do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 6000 PLN – w przypadku zamówień na dostawy i usługi i zarazem jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy;
5. e) zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:

- konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,

- wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie;

1. f) dostawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy dostawca:

- na podstawie postanowień umownych, o których mowa powyżej,

- w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,

- w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców.

Nie stanowi zmiany umowy, w rozumieniu punktu powyżej:

1. a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego);
2. b) zmiana nazw stron lub ich formy prawnej (przy zachowaniu ciągłości podmiotowości prawnej) teleadresowych, zmiana osób wskazanych do kontaktów między Stronami.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1) Oferta sporządzona na formularzu stanowiącym część A załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, zawierająca specyfikację techniczną potwierdzającą odpowiadanie przedmiotowi zamówienia oraz odnosząca się do kryteriów oceny ofert. Dopuszcza się przedstawienie specyfikacji technicznej jako odrębnego, dodatkowego załącznika do Oferty.

2) Oświadczenie Oferenta o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na formularzu stanowiącym część B załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

3) Oświadczenie Oferenta o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym na formularzu stanowiącym część C załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

4) Wykaz cech – specyfikacja wykazująca zgodność z przedmiotem zapytania ofertowego – stanowiący część D załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferent wskazuje, że przedmiot oferowany przez niego posiada daną cechę poprzez postawienie znaku „X” w stosownym wierszu przy danej cesze. W przypadku braku posiadania danej cechy, stosowne pole w kolumnie przy danej cesze należy pozostawić puste.

5) Dokumenty potwierdzające sprzedaż (faktury, rachunki lub inne równoważne dokumenty) zgodnie z wymogiem z pola „Wiedza i doświadczenie”

6) Oświadczenie potwierdzające posiadanie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania do projektowania graficznego oraz sprzętu niezbędnego do wykonania stoiska targowego w miejscu zlecenia zgodnie z wymogiem pola „Potencjał techniczny”.

7) Wstępna wizualizacja stanowiska wykonana na podstawie danych udostępnionych Oferentowi na jego prośbę w minimum 3 widokach.

8) W przypadku braku możliwości pobrania z ogólnodostępnego, państwowego serwisu internetowego   należy dołączyć aktualny dokument rejestrowy Dostawcy,

9) Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Dostawcę) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Dostawcę musi zostać załączone do oferty.

Uwaga: Niezałączenie formularza ofertowego zgodnie ze wzorem stanowiącym odpowiednio załącznik nr 1 część A, do niniejszego zapytania lub załączenie go w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, będzie skutkowało odrzuceniem oferty z zastrzeżeniem pkt. 12 sekcji „Dodatkowe warunki”.

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

1. kryterium „Cena” (PP):

znaczenie kryterium – 100 pkt;

opis sposobu oceny ofert według kryterium „Cena”:

- oferta z najniższą ceną netto, spełniająca wymagania zapytania ofertowego, otrzyma maksymalną liczbę punktów w kryterium „Cena” (100 pkt),

- ocena punktowa pozostałych ofert zostanie dokonana wg wzoru: PP= Cn/Co *100

gdzie:

Cn – najniższa cena netto oferty spośród złożonych ofert podlegających ocenie

Co – cena netto ocenianej oferty

100 – znaczenie kryterium „Cena”

1. Cena obejmuje cały koszt związany z zapytaniem ofertowym, tj. w szczególności z przedmiotem zamówienia i spełnianiem pozostałych kryteriów oceny ofert.
2. Cenę oferty należy określić cyfrowo netto w PLN.
3. Ceną oferty jest cena netto podana na druku formularza „Oferta” - Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
4. Zamawiający nie będzie dodatkowo rozliczał żadnych kosztów poniesionych przez Dostawcę podczas realizacji zamówienia.
5. Cena oferty będzie obowiązywać przez cały okres związania ofertą, będzie wiążąca dla stron umowy.
6. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym Dostawcę, którego oferta została poprawiona.
7. Przez oczywistą omyłkę rachunkową Zamawiający rozumie każdy wadliwy wynik działania matematycznego (rachunkowego) przy założeniu, że składniki działania są prawidłowe.

Liczba punktów obliczona zostanie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku osiągnięcia przez dwie lub więcej ofert tej samej liczby punktów Zamawiający podejmie negocjacje z wszystkimi oferentami.

Wykluczenia

Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy a Dostawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

NIE WPŁYNĘŁA OFERTA W RZECZONYM ZAPYTANIU OFERTOWYM.