Włocławek, dnia 17.05.2022 roku

Protokół z wyboru oferty złożonej w ramach zapytania ofertowego nr ESEN/01B/2022 na wybór organizatora wyjazdów na dwie imprezy targowe w ramach projektu „Wzrost konkurencyjności Firmy ESEN poprzez ekspansję na nowe rynki zagraniczne”, nr Umowy o powierzenie grantu: UPG / 2 / G / 2020 / 047 / 053.

I. Opis przedmiotu przetargu:

Przedmiot przetargu obejmował kompleksową organizację wyjazdów na dwie imprezy targowe tj. Autopromotec (Bolonia, Włochy, 25-28 maja 2022 r.), Automechanika Stambuł (Stambuł, Turcja, 2-5 czerwca 2022 r.)

II. Sposób upublicznienia zapytania:

W dniu 09.05.2022 r. ogłoszenie o przetargu zamieszczono na portalu zamówień regionalnego programu operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod adresem:

https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ogloszenia/ad/kompleksowa-organizacja-wyjazdow-na-dwie-imprezy-targowe,2176

III. Termin składania ofert:

16.05.2022, godz. 23:59

IV. Kryteria wyboru ofert:

Zamawiający dokonał oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich wagi:

1. Cena Brutto w PLN lub w EUR (Dla ofert złożonych w EUR zostanie zastosowany średni kurs Euro NBP z dnia 09.05.2022) – 70%,
2. Czas reakcji na zdarzenia losowe – 10%
3. Termin płatności faktury – 10%
4. Termin wykonania usługi – 10%

Ocena ofert będzie dokonywana według następujących zasad:

Ad. 1) Wartość punktowa kryterium wartość zamówienia netto będzie wyliczana według wzoru:

(C min: C b) x 100 x 70% 

C min - najniższa cena brutto spośród ofert nie odrzuconych

C b – cena brutto ocenianej oferty

gdzie 1 % = 1 pkt

Ad. 2) Wartość punktowa kryterium czas reakcji na zdarzenia losowe

Cz=10% - reakcja do 1 godziny oraz zgoda na karę umowną w wysokości 10 000,00 zł netto w przypadku braku podjęcia w okresie do 1 godziny od momentu poinformowania Wykonawcy czynności mających na celu przeciwdziałanie skutkom zdarzenia losowego na stanowisku targowym przez zwycięzcę zapytania ofertowego

Cz=5% - reakcja do 2 godzin oraz zgoda na karę umowną w wysokości 10 000,00 zł netto w przypadku braku podjęcia w okresie do 2 godzin od momentu poinformowania Wykonawcy czynności mających na celu przeciwdziałanie skutkom zdarzenia losowego na stanowisku targowym przez zwycięzcę zapytania ofertowego

Cz=0% - reakcja powyżej 2 godzin lub brak zgody na karę umowną z tytułu braku reakcji na zdarzenia losowe

Cz – Czas reakcji na zdarzenia losowe

gdzie 1 % = 1 pkt

Ad. 3) Wartość punktowa w kryterium termin płatności faktury

T=10% - termin płatności faktury powyżej 31 dni

T=3% - termin płatności faktury od 15 dni do 31 dni

T=0% - termin płatności faktury do 14 dni

T – Termin płatności

gdzie 1 % = 1 pkt

Podstawę wystawienia faktury stanowić będzie protokół zdawczo-odbiorczy po wykonaniu wszystkich punktów określonych w przedmiocie zamówienia (punkt II niniejszego zapytania ofertowego). Termin płatności liczony będzie od dnia wystawienia faktury i podpisania bezusterkowego protokołu zdawczo-odbiorczego. Zamawiający wyklucza możliwość dokonywania przedpłat.

Ad. 4) Termin wykonania usługi

Zamawiający wymaga zgody na karę umowną w przypadku nieterminowego wykonania usługi w kwocie minimum 30 000,00 euro

Tu=10% - zgoda Oferenta na karę umowną w wysokości powyżej 80 000,00 euro (zostanie zastosowany średni kurs Euro NBP z dnia 09.05.2022)

Tu=3% - zgoda Oferenta na karę umowną w wysokości od 40 000,00 euro do 80 000,00 euro (zostanie zastosowany średni kurs Euro NBP z dnia 09.05.2022)

Tu=0% - zgoda Oferenta na karę umowną w wysokości od 30 000,00 euro do 40 000,00 euro (zostanie zastosowany średni kurs Euro NBP z dnia 09.05.2022)

Tu – Zgoda na karę umowną

gdzie 1 % = 1 pkt

Kara zostanie naliczona w przypadku niewywiązania się w terminie przez wybranego w drodze konkursu Oferenta z któregokolwiek z punktów określonych w przedmiocie zamówienia (punkt II niniejszego zapytania ofertowego).

Ostateczna ocena oferty będzie wyliczana według wzoru:

O = C + T + Cz + Tu

gdzie:

O – ostateczna ocena oferty

C – wartość punktowa uzyskana przez badaną ofertę za kryterium cena,

T – wartość punktowa uzyskana przez badaną ofertę za kryterium termin płatności faktury

Cz – wartość punktowa uzyskana przez badaną ofertę za kryterium czas reakcji na zdarzenia losowe

Tu – wartość punktowa uzyskana przez badaną ofertę za kryterium termin wykonania usługi

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

V. Zestawienie ofert:

1. PERFEKT Anna Rudzka, ul. Słonecznikowa 13E, 15-604 Stanisławowo – cena 725,000,00 PLN brutto; data wpłynięcia: 16 maja 2022 r.

VI. Wybrana oferta:

Wybrana została oferta firmy PERFEKT Anna Rudzka z ceną 725,000,00 PLN brutto. Oferta spełniła wszystkie warunki określone w zapytaniu ofertowym i uzyskała 83 punkty:

VII. Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty:

W związku z wpłynięciem jednej oferty dokonano wybory firmy PERFEKT Anna Rudzka. Firma spełnia warunki udziału w postępowaniu określone przez Beneficjenta w zapytaniu ofertowym.

VIII. Powiązania osobowe lub kapitałowe

Wybrana firma nie jest powiązana z Beneficjentem osobowo lub kapitałowo.

IX. Osoba przeprowadzająca postępowanie:

Wojciech Michorzewski