ZAPYTANIE OFERTOWE NR FE/01/2022

Zamówienie udzielone zostanie w kontekście udzielonego grantu na wsparcie projektu
pt. "Kontynuacja ekspansji zagranicznej HORIZON Business HUB Sp. z o.o. na nowych rynkach docelowych"

I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Zamawiający:

HORIZON BUSINESS HUB Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy (85-079) przy ul. Tadeusza Kościuszki 27 lok. 19, KRS: 0000533029, NIP: 777 324 39 61, REGON 360217083.

Osoba upoważniona do kontaktu: Albert Smektalski, tel. 609 181 714, e-mail: albert.smektalski@gmail.com

2. Termin, miejsce i sposób składania ofert:

a) Termin składania ofert upływa 04.04.2022r.

b) Oferty cenowe w formie pisemnej należy składać osobiście w siedzibie Zamawiającego lub przesłać na adres: Bydgoszcz (85-079), ul. Tadeusza Kościuszki 27 lok. 19. Zamawiający dopuszcza przesłanie oferty w formie elektronicznej na adres e-mail: albert.smektalski@gmail.com. Oferty nadesłane pocztą będą brane pod uwagę pod warunkiem dostarczenia ich przez pocztę na wyżej podany adres w wymaganym terminie. Oferta musi być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać:

• Załącznik nr 1 - druk oferty
• Załącznik nr 2 - oświadczenia
• Załącznik nr 3 - zgoda na przetwarzanie danych osobowych
• Załącznik nr 4 - wykaz podmiotów

c) Termin związania z ofertą wynosi 30 dni kalendarzowych.
d) Termin realizacji przedmiotu zamówienia: między 05.05.2022r. - 25.05.2022r. (5 dni spotkań, 4 noclegi)

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

W związku z planowanym odbyciem wizyty studyjnej do Bułgarii, stanowiącej integralną część przedsięwzięcia pn. „Kontynuacja ekspansji zagranicznej HORIZON Business HUB Sp. z o.o. na nowych rynkach docelowych”, który otrzymał dofinansowanie w ramach „Funduszu Eksportowego – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego”, REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO NA LATA 2014-2020 Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Zamawiający zaprasza do składania ofert na kompleksową organizację wizyty studyjnej w Bułgarii związanej z targami COLLISION 2022.

Termin realizacji wizyty studyjnej: między 05.05.2022 a 25.05.2022 r.

Okres trwania wizyty studyjnej: 5 dni spotkań z kontrahentami (4 noclegi)

W ramach organizowanej dla Horizon Business Hub Sp. z o.o. wizyty studyjnej w Bułgarii związanej z targami COLLISION 2022, Oferent będzie zobowiązany do zorganizowania:

1. Spotkań, warsztatów, konferencji z udziałem potencjalnych partnerów handlowych z branży pokrewnej dla branży Zamawiającego oraz przedmiotu projektu – oferent powinien w ofercie uwzględnić wszystkie koszty związane z:

- wynagrodzenie prelegentów - usługi prelekcji 4 ekspertów bułgarskich - 1 prelegent na 1 dzień
- usługi cateringowe - 1 szt. kompleksowa obsługa w okresie trwania całej wizyty w wynajętych salach konferencyjnych - 5 dni
- wynajem sal i sprzętu video - audio - 1 szt. kompleksowa obsługa w trakcie trwania całej wizyty - 5 dni w mieście Sofia.

2. Spotkań u potencjalnych kontrahentów - oferent powinien w ofercie uwzględnić wszystkie koszty związane z:

- wynagrodzenie organizatora wraz z kosztami towarzyszącymi organizacji spotkań, w szczególności koszty organizacji spotkań matchmakingowych z kontrahentami oraz pomoc językową w trakcie trwania całej delegacji.

Ilość uczestników: 2 osoby dorosłe.

KODY CPV:

79997000-9 - Usługi organizowania podróży służbowych
60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
60120000-5 - Usługi taxi
55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
79954000-6 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 
79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

III. WARUNKI, JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ OFERENT:'

1. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności – warunek weryfikowany na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2
2. Wiedza i doświadczenie - Zamawiający oczekuje doświadczenia w zakresie co najmniej jednej zorganizowanej misji gospodarczej lub równoważnego wyjazdu w okresie 2 lat wstecz licząc od daty złożenia oferty na jeden rynek zagraniczny. Warunek będzie weryfikowany na podstawie oświadczenia - załącznik nr 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Oferenta dokumentów potwierdzających spełnienie przedmiotowego warunku.
3. Potencjał techniczny - warunek będzie weryfikowany na podstawie oświadczenia - załącznik nr 2.
4. Osoby zdolne do wykonania zamówienia - warunek będzie weryfikowany na podstawie oświadczenia - załącznik nr 2.
5. Sytuacja ekonomiczna i finansowa - warunek weryfikowany na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2.
6. Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń - oferent jest zobowiązany do złożenia kompletnej oferty, na którą składają się poniższe dokumenty:
- załącznik nr 1 - druk oferty
- załącznik nr 2 - oświadczenia
- załącznik nr 3 - zgoda na udostępnianie i przetwarzanie danych osobowych oraz dokumentów
- załącznik nr 4 - wykaz co najmniej 12 podmiotów gospodarczych/kontrahentów zainteresowanych nawiązaniem współpracy oraz zakupem produktów stanowiących przedmiot działalności Horizon Business Hub Sp .z o.o. tj. świadczenie usług badania astygmatyzmu z wykorzystaniem urządzeń do zdalnej kalibracji typu DAT, z którymi zorganizowane zostaną spotkania matchmakingowe. Oprócz wskazania nazwy podmiotu gospodarczego Oferent powinien wskazać szczegółowe informacje w tym adres prowadzonej działalności, dane osoby kontaktowej, w tym numer telefonu oraz adres email.

7. Ponadto o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
- wyrażą wolę zawarcia z Zamawiającym umowy.
- nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu istnienia konfliktu interesów,
- nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu powiązań osobowych lub kapitałowych.

8. Dodatkowe informacje:
- W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi osobami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert,
- Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria wyboru określone w niniejszym zapytaniu ofertowym,
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków po wyborze oferty oraz rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny przed podpisaniem umowy z wykonawcą,
- Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn,
- Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę,
- Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych,
- Zamawiający zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów,
- Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających,

IV. KRYTERIA WYBORU OFERT

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryterium:

Cena - 100%

Kryterium ceny zostanie obliczone zgodnie ze wzorem:

PC = [Cn/Cb] x 100

gdzie:

Pc - liczba punktów przyznanych Wykonawcy za cenę;

Cn - najniższa cena spośród ofert badanych;

Cb - cena oferty rozpatrywane

V. WARUNKI ZMIANY UMOWY

Zamawiający dopuszcza zmianę warunków umowy w przypadku gdy:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób odpowiedzialnych za realizację umowy, jeżeli zajdzie taka potrzeba – w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z daną osobą lub zdarzenia losowego, choroby uniemożliwiającej pełnienie powierzonych jej obowiązków,
2. Wartość umowy może ulec zmianie w przypadku zmiany ustawowej stawki podatku VAT, w zakresie wynikającym z tej zmiany;
3. Gdy ze względu na zmianę przepisów prawa (uchylenia, zmiany lub nowelizacji przepisów) lub z innych przyczyn o charakterze obiektywnym nie będzie możliwe spełnienie przez Wykonawcę wymogów lub konieczne będzie spełnienie wymogów dodatkowych.
4. Nastąpi konieczność zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia z powodu zmiany zakończenia realizacji projektu lub jego etapu. Zmiana zakończenia realizacji projektu może wynikać z przyczyn, których Zamawiający nie może przewidzieć w momencie publikacji niniejszego zapytania ofertowego i podpisania umowy z wybranym Wykonawcą. Zmiana terminu wykonania przedmiotu zamówienia musi zostać zaakceptowana przez obie strony umowy i zostać uzgodniona z Instytucją Pośredniczącą;
5. Nastąpi zmiana adresu siedziby Wykonawcy w trakcie trwania umowy, numerów kont bankowych oraz danych identyfikacyjnych;
6. Nastąpi zmiana adresu realizacji projektu lub siedziby Zamawiającego;
7. Nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy;
8. Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy;
9. Dopuszczalne są wszelkie zmiany nieistotne rozumiane w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu na etapie postępowania o zamówieniu nie wpłynęłaby na krąg Oferentów ubiegających się o zamówienie, ani na wynik postępowania;
10. Nastąpi konieczność zmiany terminu płatności z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, jednak nie dłużej niż 60 dni.