Celem projektu jest realizacja działań zmierzających do zwiększenia poziomu handlu zagranicznego i rozszerzenia zagranicznych rynków zbytu, tj. internacjonalizacji produktu Fundacji Platon – immersyjnych spektakli edukacyjnych na dwa nowe rynki: Wielka Brytania, USA. Składa się na to aktywna promocja Fundacji i próba pozyskania pierwszych klientów/partnerów na nowych rynkach docelowych oraz wyjazdy na targi i wydarzenia branżowe w celu budowania pozycji marki na rynkach zagranicznych.

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w zagranicznych międzynarodowych Targach SXSW (South by Southwest) Austin (USA), odbywających się w terminie 11.03 - 20.03.2022 r. w charakterze zwiedzających.

2. Nazwa i kod zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

• CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
• CPV: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego
• CPV: 60000000-8 Usługi transportowe
• CPV: 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez
• CPV: 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Kompleksowa usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w zagranicznych międzynarodowych Targach SXSW Austin (USA) w dniach 11.03 - 20.03.2022 r.  w charakterze zwiedzających. Zakupiona usługa zawiera organizację udziału w targach dla dwóch osób na 7 dni (6 noclegów) będących przedstawicielami Fundacji Platon, w tym:

a. Organizacja zakwaterowania dla dwóch osób: 7 pełnych dni, 6 noclegów;

- zakwaterowanie z wyżywieniem (nocleg ze śniadaniem) w hotelu minimum 4-gwiazdkowym, w pobliżu miejsca wydarzenia  (w pobliżu miejsca wydarzenia), zakwaterowanie w pokojach 1 osobowych z łazienkami,

b. Transport lotniczy dla dwóch osób na trasie Warszawa - Austin – Warszawa (z możliwą przesiadką ze względu na brak lotów bezpośrednich z Polski do Austin);

wylot z Warszawy w dniu 11.03.2022 r. na wydarzenie, wylot powrotny Austin w dniu 17.03.2022 r., bilet powinien uwzględniać bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego dla każdej osoby, powinien również uwzględniać wszelkie opłaty określone prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłaty rezerwacyjne, paliwowe oraz lotniskowe.

c. Inne koszty obejmujące:

- pełne wyżywienie dla dwóch osób (poza śniadaniem) - 7 pełnych dni

- transport lokalny (transfer lokalny dla uczestników targu: na trasie lotnisko - hotel oraz hotel - lotnisko, koszty przemieszczania się po mieście na trasie hotel – miejsce odbywania targów oraz koszty transportu powrotnego za każdy dzień trwania imprezy targowej),

Maksymalny termin realizacji przedmiotu zamówienia to 09.03.2022r. W przypadku odwołania i/lub przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być wydłużony.

Kryterium wyboru będzie stanowiła: Cena – 100 %

Zasady oceny kryterium „Cena”

W zakresie kryterium „Cena” najwyżej punktowana będzie oferta z najniższą ceną netto.
Punktacja zostanie przyznana na bazie wskaźnika wyliczonego zgodnie ze wzorem:

C = (Cmin / Cr)* 100%

gdzie:

 C – liczba punktów dla oferty badanej w kryterium „Cena”,

 Cmin – cena najtańszej oferty,

 Cr – cena oferty rozpatrywanej.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. W powyższym kryterium Oferent może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów.

Jeśli oferta będzie zawierała rażąco niską cenę lub rażąco wysoką cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, co do której Oferent nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

• W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
4. pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty w stanie likwidacji czy upadłości, trudnej sytuacji itp., zagrażającej prawidłowemu wykonaniu przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

Weryfikacja spełnienia powyższego warunku odbywać się będzie na podstawie złożonego przez Oferenta podpisanego Oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

• Oferty należy składać w formie papierowej lub elektronicznej.
• Oferty należy składać:
  1. za pośrednictwem tradycyjnej poczty/kuriera lub osobiście na adres siedziby Spółki: Marii Konopnickiej 13, 87-100 Toruń, w zamkniętej kopercie w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń. Na kopercie (poza nazwą Zamawiającego i adresem) należy umieścić następujące sformułowanie: „OFERTA - UDZIAŁ W TARGACH SXSW AUSTIN, JAKO ZWIEDZAJĄCY” lub
  2. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres platonfunduszeksportowy@gmail.com – w tytule maila proszę wpisać „OFERTA - UDZIAŁ W TARGACH SXSW AUSTIN, JAKO ZWIEDZAJĄCY”.

• Oferty należy składać do dnia 03.03.2022r.
• Oferty złożone w innej formie niż zostało to określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, jak również te, które wpłyną/zostaną złożone po wyznaczonej dacie, nie będą rozpatrywane.
• Dokumenty powinny być złożone w następującej kolejności:

1. Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych;
3. Załącznik nr 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;
4. Zaparafowane zapytanie ofertowe.

• Dokumenty muszą być podpisane.

Wycofanie i zmiana oferty przez Oferenta:

1. Oferent może wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o jej wycofaniu przed końcem terminu składania ofert;
2. Oferent nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert ostatecznych;
3. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone na takich samych zasadach jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZMIANA.

• Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada zasadom określonym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, biorąc pod uwagę ustalone kryteria wyboru.
• Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia któremukolwiek z Oferentów.
• Ofertę uznaje się za zaakceptowaną dopiero po podpisaniu Umowy.
• Przed ostatecznym wyborem oferty wygrywającej, Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wszystkimi oferentami, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu. Prosimy o potwierdzenie terminu ważności Państwa oferty do dnia 07.03.2022r.
• Wszelkie późniejsze zmiany w zawartej Umowie będą wymagały podpisania aneksu w formie pisemnej.

• Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą mogły dotyczyć wyłącznie zmian wynikających z następujących powodów oraz w poniższym zakresie:

1. Opóźnień i niedotrzymania terminów spowodowanych wystąpieniem Siły wyższej, za które uważa się zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu Umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w momencie zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie lub uniemożliwiają wykonanie innych zapisów Umowy.
2. Przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron, wykonanie Umowy w terminie w niej przewidzianym nie jest możliwe;
3. Zmiany harmonogramu realizacji Umowy wynikającej z postanowień podpisanej Umowy o Dofinansowanie Zamawiającego z Instytucją organizującą konkurs, jeżeli umowa ta zostanie zmieniona po udzieleniu zamówienia;
4. Otrzymania decyzji Instytucji organizującej konkurs zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany mających wpływ na przedmiot zamówienia;
5. Zmian regulacji prawnych wprowadzonych po dniu podpisania Umowy;
6. Zmiany warunków płatności określonych w Umowie.

Zmiana istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania Umowy w szczególności gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy i/lub wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

Zmiany, o których mowa powyżej mogą zostać wprowadzone w życie po odpowiednich negocjacjach Wykonawcy z Zamawiającym i akceptacji ustaleń przez obie strony Umowy. Wszelkie zmiany i uzupełnienia muszą być zawarte w formie pisemnego aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza możliwość rozwiązania Umowy w przypadku, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Instytucję Organizującą Konkurs.

• Brak spełnienia świadczenia przez Wykonawcę lub nieterminowe spełnienie świadczenia lub nieprawidłowe spełnienie świadczenia wiążące się z utratą części bądź całości pozyskanego dofinansowania przez Zamawiającego spowoduje prawo Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości odpowiadającej kwocie utraconego dofinansowania. Pozostała odpowiedzialność stron za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania odbywa się na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania/odwołania zapytania na każdym etapie jego realizacji, najpóźniej do momentu ostatecznego wyboru dostawcy, bez podania przyczyny anulacji. Zamawiający może także w każdym czasie bez podania przyczyny zmienić treść niniejszego zapytania ofertowego. O wprowadzonych zmianach Zamawiający niezwłocznie poinformuje na stronie Internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ . Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
• Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie stanowi podstaw do roszczeń dotyczących zawarcia Umowy.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość niepodpisania Umowy bez podania uzasadnienia zmiany decyzji.
• Jeżeli otrzymane materiały, zdaniem Oferenta, posiadają niejasności, które mogłyby wpłynąć na przyjęte rozwiązania, standardy i zaproponowaną cenę, może On wystąpić z zapytaniem na piśmie (dopuszcza się email) o wyjaśnienie problemu. Wszelkie zapytania należy kierować do Osoby wskazanej do kontaktu.
• Oferty nie podlegają zwrotowi, a Wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów przygotowania oferty.
• Złożenie przez Oferenta nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.
• W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odstąpi od podpisania Umowy, kolejny Oferent z najkorzystniejszą ofertą zostanie zaproszony do podpisania umowy.

• Wykonawca składając ofertę wyraża tym samym zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawie z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej.
• Zamawiający informuje, że dane osobowe, o których mowa powyżej przetwarzane będą w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest w szczególności:
  1. przeprowadzenie postępowania w formule zapytania ofertowego,
  2. zawarcie i realizacja Umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą,
  3. dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją Umowy,
  4. dokonania rozliczenia projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz poddania się obowiązkowym kontrolom prawidłowości jego prowadzenia, przez uprawnione instytucje i organy.

• Do 03.03.2022 r. składanie ofert przez Oferentów.
• Od 04.03.2022 r. do maksymalnie 07.03.2022 r. analiza ofert przedstawionych przez Oferentów, omówienie ofert, spotkania z Oferentami, rozmowy ostateczne, podpisanie umowy z Wykonawcą.
• Czas realizacji przedmiotu zamówienia maksymalnie do 09.03.2022 roku.

Załącznik nr 1. do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych

Załącznik nr 3. do Zapytania ofertowego: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu