Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy usług doradczych w zakresie podejmowania i rozwijania działalności eksportowej polegającej na dostosowaniu wzornictwa, usług oraz opakowań do wymagań zagranicznych rynków

na rzecz firmy BG TECHNOLOGY BARTOSZ GARGASEWICZ z Bydgoszczy, która ubiega się o dofinansowanie projektu grantowego pn. „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” w ramach: Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

Data publikacji zapytania ofertowego: 02.09.2022 r.

Termin składania ofert: 12.09.2022 r. godz. 10:00

I. Dane zamawiającego

BG TECHNOLOGY BARTOSZ GARGASEWICZ

Wojska Polskiego 65 A

85-825 Bydgoszcz

NIP 5542633744

Osoba do kontaktu: Bartosz Gargasewicz, tel. 698-685-551

II. Tryb udzielania zamówienia

Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt.5 tej ustawy, a postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Wspólny Słownik Zamówień KOD CPV:

79310000-0 Usługi badania rynku

79415200-8  Usługi doradcze w zakresie projektowania

79530000-8 Usługi tłumaczeniowe

III. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa doradcza, polegająca na kompleksowym przygotowaniu produktów: stolików do salonu i hotelu (w tym stolików kawowych, stolików pomocniczych, stołów do jadalni) oraz modułowych ścianek działowych do potrzeb rynku niemieckiego i francuskiego, w tym:

• usługi doradcze w zakresie dostosowania wzornictwa, usług oraz opakowań poprzez:
  • przygotowanie produktów do potrzeb rynku docelowego (w tym m.in. badania marketingowe);
  • opracowanie wzornictwa produktu lub opakowania;
  • przygotowanie tłumaczeń związanych z przedmiotem usługi doradczej.

Minimalny zakres usługi:

1. Raport (Brief – dokument będący podstawą zlecenia projektu wzorniczego) – musi określać wymagania stawiane wyrobowi tj.: produktowi/usłudze lub opakowaniu produktu, który ma zostać wprowadzony na nowy rynek zagraniczny oraz zawierać informacje dotyczące celów projektu wzorniczego i oczekiwanych efektach. Dokument powinien uwzględniać aspekt promocji/marketingu wyrobu będącego przedmiotem zamówienia na docelowym rynku zagranicznym (tj. Niemcy i Francja) oraz powinien zawierać informacje dot. wymagań/przepisów na danym rynku odnośnie dystrybucji usługi lub opakowania np. standardy dostawy w danym kraju, ograniczenia, wymagania dot. informacji jakie musi znaleźć się o usłudze lub na opakowaniach.

Dokument powinien zawierać obligatoryjnie:

• charakterystykę Wnioskodawcy;
• specyfikację rynku i charakterystykę grupy docelowej, preferencje przyszłych nabywców dla wyrobu będącego przedmiotem zamówienia (w tym preferencje co do np. materiału, kształtu);
• analizę konkurencji na danym rynku odnoszącą się do wyrobu będącego przedmiotem zamówienia;
• główne cele jakie mają być osiągnięte oraz jaką rolę w osiągnięciu tych celów ma spełniać projekt wzorniczy;
• określenie/szczegółowy opis wyrobu, który jest przedmiotem zamówienia;
• analiza trendów.

2. Projekt wzorniczy – dokumentacja powinna zawierać opracowanie cech technicznych, użytkowych i estetycznych oraz wizualizację 3D.

Dokument powinien składać się obligatoryjnie z następujących elementów:

• Projekt koncepcyjny – obejmujący m.in. wstępne pomysły, wizualizacja w postaci szkiców koncepcyjnych i modeli;
• Projekt postaci wyrobu – obejmujący m.in. ogólne wytyczne dot. kształtu, wielkości, wyglądu, funkcjonalności, wstępne informacje o konstrukcji i technologii;
• Projekt szczegółowy – obejmujący m.in. dopracowane cechy wyrobu tj.: kształt, wielkość, wygląd oraz dokumentacja rysunkowa oraz prezentacja komputerowa.

Miejsce i terminy realizacji usługi: województwo kujawsko-pomorskie. Termin realizacji usługi: do 30.04.2023 r. W uzasadnionym przypadku dopuszcza się możliwość wydłużenia terminu realizacji usługi.

IV. Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą uczestniczyć Oferenci, którzy:
2. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
3. posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
4. są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
5. posiadają udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia; w przypadku usług z zakresu wzornictwa są podmiotem lub tworzą zespół, w pracach którego weźmie udział przynajmniej jeden profesjonalny projektant tj. osoba posiadająca wykształcenie wyższe w zakresie projektowania (wzornictwo przemysłowe, architektura wnętrz lub inne kierunki projektowe w obszarze wzornictwa) oraz ma doświadczenie w projektowaniu, co oznacza: ma w swoim portfolio minimum 3 projekty dóbr (w tym usług) wytwarzanych przemysłowo (np. meble, sprzęt AGD, TRV, urządzenia specjalistyczne, opakowania);
6. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

Spełnianie warunków udziału w postępowaniu oceniane będzie na zasadzie „spełnia/nie spełnia” – na podstawie oświadczenia (stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).

V. Wykluczenia

Z możliwości składania ofert wyklucza się Oferentów, którzy:

1. są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
2. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
3. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
4. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
5. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
6. na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (zwanej dalej „ustawa sankcyjna”), a mianowicie:
7. Wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w Rozporządzeniu nr 765/2006 i Rozporządzeniu nr 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy sankcyjnej;
8. Wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w Rozporządzeniu nr 765/2006 i Rozporządzeniu nr 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy sankcyjnej;
9. Wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy sankcyjnej.

VI. Kryteria oceny

Rozpatrywane będą jedynie oferty spełniające warunki udziału w postępowaniu.

Zamawiający dokona oceny i wyboru oferty w oparciu o następujące kryteria:

1. cena netto – waga 60 punktów
2. termin realizacji usługi – waga 40 punktów

Całkowita cena netto w PLN za przedmiot zamówienia (C) – waga 60 punktów

Obliczenia punktów dokonuje się na podstawie wzoru:

C = (Cn/Cd) x 60 pkt.

C – liczba punktów przyznanych rozpatrywanej ofercie za dane kryterium (cena całkowita netto)

Cn – najniższa deklarowana cena spośród wszystkich ofert złożonych w postępowaniu

Cd – deklarowana cena rozpatrywanej oferty

Termin realizacji usługi (T) – waga 40 punktów

Punkty zostaną przyznane za deklarowany termin wykonania całego przedmiotu zamówienia licząc od dnia podpisania umowy warunkowej (tj. od 13.09.2022 r.). Obliczenia punktów dokonuje się na podstawie wzoru:

T = (Tm/Td) x 40 pkt.

T – liczba punktów przyznanych rozpatrywanej ofercie za dane kryterium (termin)

Tm – deklarowany najkrótszy termin spośród wszystkich ofert złożonych w postępowaniu (liczony w dniach kalendarzowych)

Td – deklarowany termin wykonania zamówienia (liczony w dniach kalendarzowych) rozpatrywanej oferty

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów wedle wzoru:

Suma punktów = C + T

W toku analizy i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień/dodatkowych dokumentów dotyczących złożonej oferty.

VII. Termin i miejsce składania ofert

Oferta powinna być wypełniona na druku załączonego formularza ofertowego, wydrukowana, podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy i złożona wraz z załącznikami w terminie do 12.09.2022 r. do godz. 10:00 poprzez e-mail: bg@bgtechnology.com.pl z dopiskiem w tytule: „oferta – usługa doradcza” lub pocztą tradycyjną/osobiście na adres: ul. Wojska Polskiego 65 A, 85-825 Bydgoszcz.

Oferta powinna składać się z wypełnionych i podpisanych przez osoby uprawnione do występowania w imieniu Oferenta dokumentów:

1. Załącznik nr 1 - formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2 - oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;
3. Załącznik nr 3 - oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu;
4. Załącznik nr 4 - oświadczenie oferenta.

Oferty złożone po ww. terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data złożenia/dostarczenia, a nie data nadania. Nie zwracamy nadesłanych dokumentów. Koszty przygotowania i złożenia oferty pokrywa Oferent.

 VII. Pozostałe informacje:

1. Wykonawca zostanie związany ofertą przez 30 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty).
2. Zamawiający dopuszcza zlecenie przez Wykonawcę części prac/zadań podwykonawcy zewnętrznemu, o ile będzie to uzasadnione, a Wykonawca otrzyma na to wcześniejszą zgodę od Zamawiającego. W przypadku uzyskania takiej zgody, za działanie podwykonawcy Wykonawca odpowiada jak za działania własne. Co oczywiste taka zgoda nie będzie wymagana w przypadku zadania dot. zaangażowania zewnętrznej organizacji certyfikującej.
3. Brak możliwości składania ofert częściowych.
4. Brak możliwości składania ofert wariantowych.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień i/lub uzupełnienia złożonej oferty.
6. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia bądź zmiany zapytania ofertowego.
8. Warunki zmiany umowy:

• Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w szczególności w sytuacjach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (Wytyczne Horyzontalne), a także:

1. zmiany terminu umowy - w przypadku gdy: niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, niepokoje społeczne, działania wojskowe, epidemie.
2. zmiany zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty - przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,
3. zmiany warunków płatności (ilość oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.
4. wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.
5. innych okoliczności, których działając z należytą starannością nie można było przewidzieć na moment ogłaszania zapytania ofertowego i składania ofert pod warunkiem wyrażenia zgody na wprowadzenie zmiany przez Zamawiającego.

 IX. Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
3. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu.
4. Oświadczenie oferenta.