UWAGA! Ze względu na ograniczenia systemu, prosimy o zapoznanie się ze wszystkimi załącznikami do ZAPYTANIA OFERTOWEGO, które znajdują się w pliku pn. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami 07.01.2022 r. 

                                                                                                                                                                                                                                            Włocławek, dn. 07.01.2022 r.

Zapytanie ofertowe na zakup usługi w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego przez hostessy, zakup usługi związanej z realizacją reklamy internetowej, a także zakup usługi dotyczącej transportu elementów ekspozycji targowej wraz z ubezpieczeniem, związanych z udziałem w targach  BUDMA 2022
 

I.     Nazwa i adres Zamawiającego

Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe

„MISTRAL” – Robert Kwiatkowski

ul. Janusza Korczaka 34

87-800 Włocławek

Osoba do kontaktu w sprawie zamówienia:
p. Jacek Wiśniewski

Tel.: 608 507 622

e-mail: jacek.wisniewski@mistral.org.pl

II.     Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszu Eksportowego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Zamówienie jest niezbędne do realizacji projektu pn. „Firma Mistral na rynkach Niemiec, Szwecji i Holandii.” realizowanego w ramach działania 1.5 opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych – projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko - pomorskie.pl 

III. Opis przedmiotu zamówienia

Zamówienie podzielone jest na trzy części, odpowiednio:

cześć I. Usługa w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego przez hostessy

część II. Usługa związana z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny)

część III. Usługa związana z transportem elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem

 
CZĘŚĆ I. Usługa w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego przez hostessy

Część I. zamówienia obejmuje obsługę stoiska wystawienniczego przez hostessy. W ramach tej części zamówienia Wykonawca zapewni obsługę stoiska rozumianą jako wsparcie dwóch hostess.  

Usługa dotyczy targów BUDMA 2022 w Poznaniu , które odbędą się w terminie 01.02.2022 r.  – 04.02.2022 r.

Hostessy będą pracowały w godz. od 9:00 do 17:00, tj. 10 h dziennie przez okres trwania targów (4 dni), tj. od 01.02.2022 r. do 04.02.2022 r.  

Do obowiązków hostess będzie należało:

- rozdawanie materiałów promocyjnych i gadżetów,

- pomoc w utrzymaniu czystości na stoisku,

- obsługa gości odwiedzających stoisko np. podawanie napojów, kierowanie do przedstawicieli Zamawiającego obecnych na wydarzeniu,

- znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.

Ewentualne koszty transportu, zakwaterowania i wyżywienia hostess pokrywa Wykonawca.

Wspólny słownik zamówień

Główny kod CPV dla I części zamówienia:

79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

79342200-5 Usługi w zakresie promocji

CZĘŚĆ II . Usługa związana z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny)

Część II. zamówienia obejmuje reklamę internetową (Intensywny pakiet).

Usługa obejmuje zrealizowanie poniższych elementów:

- reklama 7 dni przed rozpoczęciem targów BUDMA 2022 (w języku niemieckim i angielskim) i 7 dni po ich zakończeniu;

- stworzenie kampanii reklamowej w Internecie wraz z reklamą na wybranych portalach (minimum 3) lub blogach branżowych;

- reklama tekstowa, obrazkowa, zawierająca artykuły na temat firmy oraz dodatkowo krótkie filmy pokazujące różne etapy pracy firmy (m.in. z działu produkcji, projektowania, montażu elementów na budowach).

- wykorzystanie bazy danych firm niemieckich, holenderskich i szwedzkich i rozesłanie do tych firm informacji o Zamawiającym w formie zaproszenia do odwiedzenia stoiska targowego. (minimum 1000 e-mail).

Reklama internetowa musi być zgodna z wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przed realizacją zamówienia.

Wspólny słownik zamówień

Główny kod CPV dla części II zamówienia:

79342200-5 Usługi w zakresie promocji

79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

CZĘŚĆ III. Usługa związana z transportem elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem

Część III zamówienia obejmuje usługę transportu elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa, wyposażenie ekspozycji) wraz z ubezpieczeniem. Usługa dotyczy targów BUDMA 2022 w Poznaniu, które odbędą się w terminie 01.02.2022 r. – 04.02.2022 r. i zgodna powinna być z poniższą specyfikacją:

- Wykonawca odbierze elementy ekspozycji oraz elementy zabudowy z siedziby Zamawiającego, tj.:

Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe

 „MISTRAL” – Robert Kwiatkowski

Łochocin 6/4, 87-615 Łochocin

– dokładny termin odbioru z siedziby Zamawiającego oraz transportu powrotnego zostanie ustalony między Wykonawcą z Zamawiającym po podpisaniu umowy na realizację usługi,

- transport z siedziby Zamawiającego do Poznania na miejsce imprezy targowej BUDMA 2022,tj. :

Międzynarodowe Targi

Budownictwa i Architektury BUDMA 2022

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań

- transport powrotny do siedziby Zamawiającego,

- Wykonawca zapewni transport elementów ekspozycji targowej (eksponatów, zabudowy stoiska i jej wyposażenia) na teren targów w terminie do 30.01.2022 r. oraz transport powrotny do siedziby Zamawiającego po zakończeniu targów, tj. od 04.02.2022 r./05.02.2022 r.,

- Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z transportem (w tym uzyskanie pozwoleń),

- Wykonawca zapewni ubezpieczenie (podczas transportu w obie strony) elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie),

- Wykonawca na okres targów zapewni możliwość składowania opakowań i narzędzi (wózek widłowy, podnośnik) niezbędnych do zmontowania i demontażu stosika.

Wspólny słownik zamówień

Główny kod CPV dla części III zamówienia:

CPV: 60000000-8 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

CPV: 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe

CPV: 66514200-8 Usługi ubezpieczenia towaru

Wymagania dotyczące wszystkich części zapytania ofertowego

Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jedną, dwie lub trzy części zapytania ofertowego. Każda z części zapytania tj. I, II, III, rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi w pkt. VIII zapytania ofertowego kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent, który uzyskał największą ilość punktów w danej części.

UWAGA: Oferenci, którzy złożyli ofertę na cz. I, cz. II oraz cz. III zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani.

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: jacek.wisniewski@mistral.org.pl

Oferenci mogą zadawać pytania od 07.01.2022 r. do 13.01.2022 r. do godz. 12.00.

Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem wyżej wyznaczonego terminu na składanie pytań.

IV. Miejsce i termin realizacji zamówienia

CZĘŚĆ I. Usługa w zakresie obsługi stoiska wystawienniczego przez hostessy

1.      Miejsce realizacji zamówienia:

Międzynarodowe Targi Budownictwa i Architektury, BUDMA 2022

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań

2.  Termin realizacji zamówienia: od 01.02.2022 r. do 04.02.2022 r.

Za termin realizacji wykonania umowy uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

CZĘŚĆ II . Usługa związana z realizacją reklamy internetowej (pakiet intensywny)

1.  Termin realizacji zamówienia: od 25.01.2022 r. do 31.01.2022 r. (7 dni przed targami) oraz od 05.02.2022 r. do 11.02.2022 r. (7 dni po targach)

Za termin realizacji wykonania umowy uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

CZĘŚĆ III. Usługa związana z transportem elementów ekspozycji targowej (eksponaty, zabudowa i jej wyposażenie) wraz z ubezpieczeniem

1.  Miejsce docelowym realizacji usługi są:

Międzynarodowe Targi Budownictwa i Architektury, BUDMA 2022

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań

2. Termin realizacji zamówienia:

Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia, tj. transport ekspozycji targowej na teren targów w terminie do 30.01.2022 r. oraz transport powrotny do siedziby Zamawiającego po zakończeniu targów, tj. od 04.02.2022 r./05.02.2022 r.

Dokładny termin odbioru z siedziby Zamawiającego oraz transportu powrotnego zostanie ustalony między Wykonawcą z Zamawiającym po podpisaniu umowy na realizację usługi. Elementy podlegające transportowi muszą zostać dostarczone przed terminem realizacji targów BUDMA 2022, natomiast termin powrotny musi odbyć się po zakończeniu imprezy targowej BUDMA 2022.

Za termin realizacji wykonania umowy uważa się moment podpisania końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

V.  Okres związania ofertą

1.  30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. X niniejszego zapytania.

2.  Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

VI.  Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny ich spełniania

O realizację przedmiotu zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:

1. posiadają uprawienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień – załącznik nr 2;

2. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz personelem posiadającym kompetencje do należytego wykonania zamówienia – załącznik nr 2;

3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia – załącznik nr 2;

4. wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania – załącznik nr 2.

W odniesieniu do  pkt. 1,2, 3 i 4 Zamawiający nie stawia szczególnych  wymagań w zakresie spełnienia tych warunków. Ocena dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca niespełniający określonych wyżej warunków będzie wykluczony z postępowania, a jego oferta będzie podlegała odrzuceniu.

VII.  Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania  zobowiązań  w imieniu  Zamawiającego   lub   osobami   wykonującymi  w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b)  posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c)  pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d)  pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego 

VIII. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
 
UWAGA: Kryteria oceny ofert są takie same dla części I, części II oraz części III zamówienia

 Kryteria oceny oferty:

Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:

a) Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

    najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

---------------------------------------------------------------  x  100 pkt.

        cena netto wskazana w badanej ofercie

Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (załącznik nr 1. Formularz ofertowy).

Cena musi stanowić ostateczną cenę. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w  innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty
i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.

Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.

Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowywaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.

IX.  Sposób przygotowania oferty

1.  Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.

2.  Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3.  Do formularza oferty (załącznik nr 1) należy dołączyć:

a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2);

b) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości (Załącznik nr 3).

c) w przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

Zamawiający może wezwać Oferentów do uzupełnienia brakujących dokumentów w zakresie zał. 2 i 3. Jeśli Oferent w ciągu dwóch dni roboczych od zawiadomienia nie dośle brakujących dokumentów/informacji jego oferta zostanie odrzucona i pozostawiona bez rozpatrzenia.

Uzupełnienia te nie mogą wpłynąć na treść/założenia przedstawione w pierwotnej Ofercie, w przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona.

X. Miejsce i termin złożenia oferty
 

1. Oferty należy składać:

a)  w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres: e-mail: grant@mistral.org.pl

Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.

b)  w formie papierowej osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę dostarczenia oferty na adres korespondencyjny Zamawiającego tj.:

Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe
„MISTRAL” – Robert Kwiatkowski
 Łochocin 6/4,
87-615 Łochocin

2.  Termin składania ofert upływa 14.01.2022 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

3. Przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może wprowadzić zmiany do
zapytania ofertowego. Zmiany treści zapytania ofertowego oraz wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego na zapytania Wykonawców staja się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące dla Wykonawców.

XI. Rozstrzygniecie zamówienia

1.  Na stronie internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ zostanie zamieszczona informacja dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty.

2.  Zamawiający wybierze Oferentów dla każdej z części zamówienia, którzy złożyli najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria opisane w pkt. VIII niniejszego Zapytania ofertowego.

3. W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów o wyborze oferty będą decydowały negocjacje cenowe.

4. Zamawiający jest uprawniony do poprawiania w treści Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek – niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.

5. Po rozstrzygnięciu postępowania do podmiotu, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zostanie skierowana umowa, której treść będzie wynikać z zapisów niniejszego zapytania oraz wygranej oferty.

6. W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo  zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.

XII. Warunki zmiany umowy

Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej: zmiana terminu umowy – w przypadku, gdy:

1) zmiana terminu umowy – w przypadku, gdy:

a. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. zmiana terminu targów, których dotyczą usługi określane niniejszym zapytaniem ofertowym, wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym,

b. wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.

c. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/zmianą poszczególnych elementów projektu na inne.

d. W przypadku opóźnienia w przekazaniu przez Zamawiającego dla Wykonawcy materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia.

2) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – w przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

3) zmiana terminu i warunków płatności – konieczność zmiany sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek nieprzewidzianych wcześniej okoliczności lub innych zmian będących następstwem zmian umowy o powierzenie grantu.

4) zmian mających na celu poprawę oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w umowie.

Zmiany, o których mowa powyżej dopuszczone będą po akceptacji ich przez obie strony umowy, tj. Zamawiającego i Wykonawcę, a ich wprowadzenie będzie wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności.

XIII. Pozostałe informacje
 
1.  Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

2.  Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (zał. nr 1) powinny być załączone zał. 2 i zał. 3.

3.  Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

a)  jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;

b)   jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c)   zostanie złożona po upływie terminu składania ofert;

d)  Oferent nie załączy do oferty zał. 1 – Formularz Ofertowy;

e)   Oferent nie złoży uzupełnień do oferty na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie.

4.  Zamawiający przy wyborze oferty będzie weryfikował wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty.

5. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do oferty (zał. nr 2, zał. nr 3). W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika - pełnomocnictwo w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

6.  Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

7.  Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.

8.  Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.

9. W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. VIII kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.

10.   Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:

a)   łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia;

b)    postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

12. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

14. Zamawiający ma prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierały rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert, a w przypadku braku tych wyjaśnień lub przedstawienia nienależytego uzasadnienia dla ceny z oferty – do odrzucenia oferty.

15. Zamawiający dopuszcza płatności częściowe i zaliczkowe.

XIV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych jest: Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe „MISTRAL” – Robert Kwiatkowski ul. Janusza Korczaka 34
 87-800 Włocławek

2. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;

3.  Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania;

4.  Dane osobowe będą przechowywane przez okres postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji i trwałości projektu;

5.  Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od Oferenta, których dane do- tyczą lub innych podmiotów, na których zasoby się powołują Oferenci;

6.  Przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, numer CEIDG, numer KRS oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę i inną korespondencję wpływającą do Zamawiającego w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

7. Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Zamawiającego;

8. W odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9.  Każda osoba, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy posiada:

⎯ na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

⎯  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

⎯ na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa  w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

⎯  prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

⎯  gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10.  Każdej osobie, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy nie przysługuje:

⎯  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

⎯  prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

⎯  na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jej danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO

XV.  Wykaz załączników

Załącznik nr 1: Formularz ofertowy

Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik  nr  3:  Oświadczenie  o  braku  powiązań  oraz  niewpisaniu  do  rejestru  długów   i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości w stanie likwidacji lub upadłości.