UWAGA! Ze względu na ograniczenia systemu, oferenci zobligowani są do zapoznania sie z wszystkimi załącznikami dołączonymi do niniejszego zapytania ofertowego.

W dniu 23.08.2021r. Zamawiający umieścił jako załącznik do zapytania ofertowego plik z pytaniami od potencjalnego Oferenta oraz odpowiedzią Zamawiającego dot. postępowania ofertowego.

Bydgoszcz, dnia 17.08.2021 r.

Zapytanie ofertowe nr 02/2021

W związku z realizacją projektu pn. Projekt internacjonalizacji spółki MedicalRenting.com na rynki Niemiec i Włoch, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny  Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. MEDICALRENTING.COM SP. Z O.O. działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup usług prawnych związanych z ekspansją na rynek niemiecki i włoski.

1.      Nazwa i adres zamawiającego
MEDICALRENTING.COM SP. Z O.O.

Ul. Smukalska 33,

85-565 Bydgoszcz

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Marcin Fiedziukiewicz

e-mail: m.fiedziukiewicz@medicalrenting.com

2.      Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,

W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

3.      Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zakup następujących usług:

Część I. Usługi prawne związane z ekspansją na rynek niemiecki:

a.      Usługa prawna związana z opracowaniem regulaminów określających warunki korzystania z serwisu MedicalRenting.com niezbędna dla wprowadzenia produktu w postaci platformy internetowej typu marketplace MedicalRenting.com na rynek niemiecki.

Uszczegółowienie:

Usługa obejmuje stworzenie regulaminów niezbędnych do korzystania z serwisu MedicalRenting.com i spełniających wymogi prawne przewidziane przez właściwe przepisy obowiązujące na terytorium Niemiec.

Regulaminy ww. powinny:

1.      uwzględniać wszystkie wymogi prawne wynikające z właściwych terytorialnie przepisów prawa krajowego i wspólnotowego,

2.      określać zasady korzystania z Platformy przez różne kategorie użytkowników, tj. placówki medyczne oferujące wynajem sal operacyjnych i zabiegowych oraz lekarzy zainteresowanych powyższą ofertą,

3.      określać zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników Platformy przez Zamawiającego,

4.      uwzględniać dobre praktyki handlowe właściwe dla rynków, dla których Platforma jest dedykowana.

b.     Usługa dotycząca zapewnienia wsparcia prawnego procesu negocjacji oraz zawierania kontraktów.

Uszczegółowienie:

Usługa dotyczy wsparcia prawnego procesu negocjacji i zawierania umów z potencjalnymi kontrahentami (bez bezpośredniego uczestnictwa doradcy w negocjacjach).

Wsparcie prawne będące przedmiotem usługi będzie miało na celu przygotowanie Zamawiającego pod kątem prawnym do nawiązania relacji biznesowych z POTENCJALNYM pierwszym dużym obiektem medycznym na rynku niemieckim.

Rezultatem usługi powinien być - szablon umowy handlowej określający kompleksowo zasady współpracy Zamawiającego z jego klientami, tj. podmiotami oferującymi wynajem sal operacyjnych i zabiegowych przy pomocy Platformy. Szablon powinien uwzględniać:

1.      rozwiązania wariantowe poszczególnych postanowień umownych, których treść uzależniona jest od modelu współpracy, zakresu świadczonych usług, okoliczności podmiotowych dotyczących nabywcy usług oferowanych przez Zamawiającego,

2.      komentarze do poszczególnych postanowień umownych wyjaśniające uwarunkowania prawne, dla których poszczególne postanowienia są zasadne albo konieczne,

Opracowany kompleksowy szablon umowy zostanie wykorzystany w nawiązanej współpracy z pierwszym podmiotem na rynku niemieckim a Zamawiający będzie w stanie go replikować w przypadku relacji nawiązanych z następnymi podmiotami.

c.      Usługa tłumaczenia opracowanych dokumentów na język niemiecki tj. regulamin.

Uszczegółowienie:

W ramach usługi przetłumaczony zostanie regulamin korzystania z usługi MedicalRenting.com na język niemiecki.

Część II. Usługi prawne związane z ekspansją na rynek włoski:

a.      Usługa prawna związana z opracowaniem regulaminów określających warunki korzystania z serwisu MedicalRenting.com niezbędna dla wprowadzenia produktu w postaci platformy internetowej typu marketplace MedicalRenting.com na rynek włoski.

Uszczegółowienie:

Usługa obejmuje stworzenie regulaminów niezbędnych do korzystania z serwisu MedicalRenting.com i spełniających wymogi prawne przewidziane przez właściwe przepisy obowiązujące na terytorium Włoch.

Regulaminy ww. powinny:

5.      uwzględniać wszystkie wymogi prawne wynikające z właściwych terytorialnie przepisów prawa krajowego i wspólnotowego,

6.      określać zasady korzystania z Platformy przez różne kategorie użytkowników, tj. placówki medyczne oferujące wynajem sal operacyjnych i zabiegowych oraz lekarzy zainteresowanych powyższą ofertą,

7.      określać zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników Platformy przez Zamawiającego,

8.      uwzględniać dobre praktyki handlowe właściwe dla rynków, dla których Platforma jest dedykowana.

b.     Usługa dotycząca zapewnienia wsparcia prawnego procesu negocjacji oraz zawierania kontraktów.

Usługa dotyczy wsparcia prawnego procesu negocjacji i zawierania umów z potencjalnymi kontrahentami (bez bezpośredniego uczestnictwa doradcy w negocjacjach).

Wsparcie prawne będące przedmiotem usługi będzie miało na celu przygotowanie Zamawiającego pod kątem prawnym do nawiązania relacji biznesowych z POTENCJALNYM pierwszym dużym obiektem medycznym na rynku włoskim.

Rezultatem usługi powinien być - szablon umowy handlowej określający kompleksowo zasady współpracy Zamawiającego z jego klientami, tj. podmiotami oferującymi wynajem sal operacyjnych i zabiegowych przy pomocy Platformy. Szablon powinien uwzględniać:

1.      rozwiązania wariantowe poszczególnych postanowień umownych, których treść uzależniona jest od modelu współpracy, zakresu świadczonych usług, okoliczności podmiotowych dotyczących nabywcy usług oferowanych przez Zamawiającego,

2.      komentarze do poszczególnych postanowień umownych wyjaśniające uwarunkowania prawne, dla których poszczególne postanowienia są zasadne albo konieczne.

Opracowany kompleksowy szablon umowy zostanie wykorzystany w nawiązanej współpracy z pierwszym podmiotem na rynku włoskim a Zamawiający będzie w stanie go replikować w przypadku relacji nawiązanych z następnymi podmiotami.

c.      Usługa tłumaczenia opracowanych dokumentów na język włoski tj. regulamin.

Uszczegółowienie:

W ramach usługi przetłumaczony zostanie regulamin korzystania z usługi MedicalRenting.com na język włoski.

Uwaga: W celu zachowania spójności merytorycznej i graficznej działań w ramach każdego z rynków docelowych Grantobiorca planuje powierzyć zarówno realizację usług prawnych jednemu oferentowi w ramach poszczególnych rynków.

Krótki opis produktu (platformy marketplace Medicalrenting.com), który będzie podlegać internacjonalizacji zgodnie z wnioskiem o powierzenie grantu:

Produktem przeznaczonym do internacjonalizacji przez Spółkę jest platforma MedicalRenting.com, która jest platformą typu marketplace, łączącą placówki medyczne (szpitale, kliniki) posiadające niewykorzystane lub nie w pełni wykorzystywane zasoby w postaci przestrzeni medycznej (gabinetów lekarskich, sal zabiegowych i sal operacyjnych), z lekarzami, którzy nie posiadają własnej infrastruktury tego typu, a chcieliby móc świadczyć swe usługi.

W ramach oferowanej usługi, prywatna placówka medyczna (strona podażowa) posiadająca niewykorzystane w całości lub częściowo zasoby w postaci gabinetów lekarskich, sal zabiegowych i operacyjnych, może umieścić je w systemie Wnioskodawcy jako dostępne na wynajem. Z kolei lekarze (lub podmioty medyczne) posiadający własnych pacjentów i którzy nie dysponują wystarczającą infrastrukturą medyczną (strona popytowa) mogą daną przestrzeń wynająć na godziny lub doby, wraz z całkowitym jej wyposażeniem (kompletnym wyposażeniem gabinetu, sali zabiegowej czy sali operacyjnej, jak np. stołem operacyjnym, lampami itd.). Oferowane wyposażenie może się różnić w zależności od podmiotu wynajmującego salę lekarzom. Co istotne, poprzez platformę lekarze mogą wynająć np. sale operacyjne zarówno na operacje wykonywane w ramach „chirurgii 1 dnia” (gdzie pacjent jest przyjmowany, przechodzi operację i opuszcza szpital tego samego dnia), jak również możliwe jest wynajęcie sali operacyjnej oraz pokoju pozabiegowego w przypadku, gdyby po przebytej operacji pacjent wymagał dalszej opieki (szczegóły opieki ustalane są na bazie indywidualnych umów między lekarzem a placówką). Dodatkowo, w zależności od placówki, możliwe jest „wynajęcie” wraz z przestrzenią medyczną dodatkowego personelu lekarskiego lub pielęgniarskiego. Proces łączenia strony popytowej z podażową odbywa się za pośrednictwem platformy dostępnej na stronie medicalrenting.com, gdzie zamieszczane są zdjęcia przestrzeni, jej opis, wyposażenie i cena wynajmu, przez co cały proces jest bardzo przejrzysty i szybki. Płatność nastąpić może zarówno online, poprzez przedpłatę, jak i po wykonaniu usługi przez stronę popytową (wówczas strona podażowa generuje link do dokonania płatności).

Wymagania dotyczące wszystkich części zapytania ofertowego

Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu usługę w postaci cyfrowej w formacie docx lub kompatybilnym i przesłać na adres mailowy Zamawiającego, tj. regulaminy, wzory umowy opisane w lit. a, b, c danej części zamówienia (Cz. I – usługi prawne związane z ekspansją na rynek niemiecki, Cz. II. – usługi prawne związane z ekspansją na rynek włoski).

Dodatkowo w ramach przedmiotu zapytania niezbędne jest wykonanie tłumaczenia opracowanych regulaminów opisanych w lit. c danej części zamówienia na język obcy (Cz. I – język niemiecki, Cz. II. 2 – język włoski).

Zamawiający zastrzega, iż w celu realizacji usług konieczne będą bezpośrednie konsultacje prawne pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawca, w wymiarze co najmniej 10h (min. 3 spotkania robocze) w terminach ustalonych przez Strony. Konsultacje przeprowadzone będą stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego lub w siedzibie Wykonawcy.

W celu realizacji usługi związanej z przedmiotem zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany udzielać odpowiedzi na telefoniczne lub mailowy zapytania Zamawiającego lub jego pracowników dotyczące Przedmiotu Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi na przedstawione pytanie w terminie 24h od otrzymania zapytania.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt stworzonych dokumentów na minimum 1 tydzień przed terminem przekazania finalnego przedmiotu zamówienia. Po przesłaniu draftu Zamawiający zaznaczy kwestie, które są dla niego niezrozumiałe lub będą wymagały wyjaśnień w przekaże dokument z zaznaczeniami w ciągu dwóch dni roboczych. Wykonawca musi udzielić odpowiedzi w komentarzach/opisach i dołączyć je do wersji końcowej.

Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jedną lub obie części zapytania ofertowego zgodnie z podziałem według poniżej wskazanego schematu. Każda z części zapytania tj. I, II rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi w pkt. 8 zapytania ofertowego kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent, który uzyskał największą ilość punktów w danej części.

UWAGA: Oferenci, którzy złożyli ofertę na cz. I oraz cz. II zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani.

Istnieje możliwość składania ofert częściowych według poniższego schematu:

Część I. Usługi prawne związane z ekspansją na rynek niemiecki:

a.      Usługa prawna związana z opracowaniem regulaminów określających warunki korzystania z serwisu MedicalRenting.com niezbędna dla wprowadzenia produktu w postaci platformy internetowej typu marketplace MedicalRenting.com na rynek niemiecki.

b.      Usługa dotycząca zapewnienia wsparcia prawnego procesu negocjacji oraz zawierania kontraktów.

c.      Usługa tłumaczenia opracowanych dokumentów na język niemiecki tj. regulamin.

Część II. Usługi prawne związane z ekspansją na rynek włoski:

a.      Usługa prawna związana z opracowaniem regulaminów określających warunki korzystania z serwisu MedicalRenting.com niezbędna dla wprowadzenia produktu w postaci platformy internetowej typu marketplace MedicalRenting.com na rynek włoski.

b.      Usługa dotycząca zapewnienia wsparcia prawnego procesu negocjacji oraz zawierania kontraktów.

c.      Usługa tłumaczenia opracowanych dokumentów na język włoski tj. regulamin.

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: m.fiedziukiewicz@medicalrenting.com

Oferenci mogą zadawać pytania od 17.08.2021. do 23.08.2021 r. do godz. 12.00.

Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.

Kody CPV dotyczące cz. I oraz cz. II przedmiotu zamówienia:

79131000-1 Usługi w zakresie dokumentów
79111000-5 Usługi w zakresie doradztwa prawnego
79530000-8 Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

4. Termin realizacji zamówienia
Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia:

·        Cz. I - najpóźniej do 20.09.2021 r.

·        Cz. II - najpóźniej do 20.09.2021 r.

Wykonawca może wykonać przedmiot zamówienie wcześniej niż we wskazanym terminie.

5. Okres związania z ofertą
1)     30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 9 niniejszego zapytania.

2)     Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3)     Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

6. Warunki udziału w postępowaniu
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:

a)      posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

b)     posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;

c)      są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;

d)     wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;

e)     posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.

Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:

ü  w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

ü  w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

ü  w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

ü  w odniesieniu do pkt.  d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

ü  w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (dla Części I i II pkt c) oraz o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (dla części I i II pkt a i b), w ramach którego Oferent wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie:

Dla części I: należycie wykonał co najmniej 2 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia tj.  określonego w pkt 3. Część I a i b niniejszego zapytania ofertowego, w tym co najmniej 1 musi dotyczyć platformy internetowej.

Dla części II: należycie wykonał co najmniej 2 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia tj.  określonego w pkt 3. Część II a i b niniejszego zapytania ofertowego, w tym co najmniej 1 musi dotyczyć platformy internetowej.

UWAGA: Wykonawca może przedłożyć do cz. I oraz cz. II te same dokumenty.

Dokumentami potwierdzającymi spełnienie należyte wykonanie usług są: referencje (podpisane przez podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa). 

7. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1)     Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a)      uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b)     posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c)      pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d)     pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2)     Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

8. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
UWAGA: Kryteria oceny ofert są takie same dla wszystkich części zamówienia tj. części I oraz części II.

Kryteria oceny oferty:

a)      Cena netto (łącznie) – 70 %

b)     Termin realizacji – 30 %

Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:

Cena: 70% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 70 pkt.) wyliczona według wzoru:

 najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

---------------------------------------------------------------  x 70 pkt.

        cena netto wskazana w badanej ofercie

Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 Formularz ofertowy).

Uwaga: Przy ocenie ofert będzie brana pod uwagę „wartość sumaryczna oferty netto” wskazana w Formularzu ofertowym w zakresie poszczególnych części zamówienia.

Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.

Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.

Termin realizacji (w tygodniach) – 30% - wartość punktowa kryterium „termin dostawy” (max 30 pkt.) wyliczona według wzoru:

   najkrótszy termin realizacji (w tygodniach)

----------------------------------------------------------------------  x 30 pkt.

        termin realizacji w badanej ofercie (w tygodniach)

Termin realizacji zamówienia liczony jest w tygodniach od momentu podpisania umowy między Zamawiającym a Wykonawcą do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego zamówienia.

Uwaga: Zamawiający przewiduje podpisanie umowy z Wykonawcą 27.08.2021 r.

Uwaga: Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia najpóźniej do 20.09.2021r.

Sposób wyboru oferenta:

Za najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (P) wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem:

P= C + T

Gdzie:

P – łączna liczba punktów oferty ocenianej

C – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Cena”

T – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Termin realizacji”

Zamówienie zostanie udzielone podmiotowi, który otrzyma największą liczbę punktów oferty.

Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.

9. Miejsce i termin złożenia oferty
1)     Oferty można składać w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres e-mail: m.fiedziukiewicz@medicalrenting.com

W tytule e-mail należy wpisać „Zapytanie ofertowe nr 02/2021”. Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.

2)     Oferty można złożyć również w formie papierowej - osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego tj.:

MedicalRenting.com Sp. z o.o.

Ul. Smukalska 33

85-565 Bydgoszcz

3)     Termin składania ofert upływa dnia 24.08.2021 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

10. Opis sposobu przygotowania oferty
1)     Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.

2)     Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3)     W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.

4)     Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

5)     Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:

a)      Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,

b)     Oświadczenie potwierdzające doświadczenie i wiedzę - Załącznik nr 3 wraz z załącznikami,

c)      Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 4,

d)     W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

11.  Informacje dodatkowe
1)     Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

2)     Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone Zał. nr 2, Zał. nr 3 wraz z załącznikami, Zał. nr 4, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3)     Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

ü  jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,

ü  jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

ü  Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy.

4)     Zamawiający przy wyborze oferty weryfikować będzie wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty tj. Zał. nr 1 Formularz zapytania ofertowego, Zał. nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, Zał. nr 3 Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie wraz z załącznikami, Zał. nr 4 Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

5)     Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty (Zał. nr 2, Zał. nr 3 wraz z załącznikami, Zał. nr 4, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.)

6)     Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.

7)     Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.

8)     W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie / e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.

9)     Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

10)  Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

11)  Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania całości lub poszczególnych części zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:

ü  łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,

ü  postepowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

12)  Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.

13)  Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

14)  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

15)  Dokumenty księgowe (faktury) wystawione przez Wykonawcę muszą mieć minimum 45 dniowy termin płatności.

16)  Zamawiający dopuszcza możliwość rozliczenia się z Wykonawcą na podstawie jednej faktury obejmującej całość zamówienia (pkt. a i pkt. b, pkt c.), bądź na podstawie trzech odrębnych faktur tj. osobno faktura dla pkt. a, osobno faktura dla pkt. b., osobno do pkt. c.

12.  Rozstrzygniecie zamówienia
1)     Zamawiający wybierze dla każdej z części zamówienia najkorzystniejszą ofertę, w oparciu o ustalone kryteria wyboru ofert wskazanych w pkt. 8 zapytania ofertowego.

2)     Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.

3)     Informację o rozstrzygnięciu Zamawiający zamieści na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

4)     Zamawiający sporządzi protokół oceny ofert, a następnie skieruje do wybranego podmiotu informacje o wyborze oferty i wezwanie do podpisania umowy w sprawie zamówienia.

5)     Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem danych wynikających z zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.

6)     O terminie i miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi wykonawcę pisemnie lub mailowo.

7)     W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.

13.  Warunki zmiany umowy
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

a)      zmiana terminu umowy – w zakresie wydłużenia terminu wykonania (czasu trwania) Umowy w przypadku zaistnienia okoliczności, niemożliwych do przewidzenia na etapie rozpisywania postępowania ofertowego, a mających wpływ na wydłużenie czasu koniecznego do dokonania czynności będących przedmiotem niniejszej Umowy.

b)     zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

c)      zmiana terminu płatności i warunków płatności – konieczność zmiany sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek nieprzewidzianych wcześniej okoliczności lub innych zmian będących następstwem zmian umowy o dofinansowanie projektu.

d)     zmian mających na celu poprawę oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w umowie.

Zmiany, o których mowa powyżej dopuszczone będą po akceptacji ich przez obie strony umowy tj. Zamawiającego i Wykonawcę, a ich wprowadzenie będzie wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności.

14.  Wykaz załączników
Załącznik nr 1: Formularz ofertowy,

Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,

Załącznik nr 3: Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie,

Załącznik nr 4: Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości,

Załącznik nr 5: Wzór umowy z Wykonawcą.