UWAGA !!! Informujemy, iż rachunek bankowy, na który należy przelać wadium jest nieoprocentowany. 

UWAGA !!! W dniu 24.08.2021 r. dodano załącznik pytania i odpowiedzi. 

 

UWAGA!!! w dniu 23.08.2021 r. ze względu na zmianę terminu międzynarodowych targów branżowych WOLFSBURG (05-08.10.2021 r. na 11-13.10.2022 r.), Zamawiający dokonał aktualizacji/uzupełnienia zapisów zapytania ofertowego z dnia 20.08.2021r. PROSIMY O ZAPOZNANIE SIĘ Z ZAKTUALIZOWANYM ZAŁĄCZNIKIEM - ZAPYTANIE OFERTOWE WRAZ Z ZAŁĄCZNIAKMI nr 02.2020 - aktualizacja z dn. 23.08.2021. Jeśli złożyli Państwo wcześniej ofertę, należy przesłać ją jeszcze raz.

WYKAZ ZMIAN:

Pkt. 3 zapytania ofertowego OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – skorygowano kolejność etapów targów oraz dokonano aktualizacji terminu targów branżowych WOLFSBURG, zapisy po zmianie:

„W związku z tym, iż film produktowy będzie emitowany na 6 międzynarodowych wydarzeniach targowych, w których Zamawiający bierze udział jako zwiedzający, realizacja zamówienia odbywać się będzie etapowo:

Etap 1. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych - NORYMBERGA 28-30.09.2021 r.

Etap 2. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – STUGGART 05-08.10.2021 r.

Etap 3. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – KIJÓW 05-7.10.2021 r.

Etap 4 Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – BRNO 08-12.11.2021 r.

Etap 5. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – BERLIN 9-11.02.2022 r.

Etap 6. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – WOLFSBURG 11-13.10.2022 r.”

W pkt. 3 (podpunkt 2) zapytania ofertowego, OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: skorygowano kolejność poszczególnych etapów targów oraz dokonano aktualizacji terminu targów branżowych – WOLFSBURG, zapisy po zmianie:

Etap 1. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych - NORYMBERGA 28-30.09.2021 r.- język niemiecki;

Etap 2. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – STUGGART 05-08.10.2021 r. – język niemiecki;

Etap 3. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – KIJÓW 05-7.10.2021 r. – język ukraiński;

Etap 4. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – BRNO 08-12.11.2021 r. – język czeski;

Etap 5. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – BERLIN 9-11.02.2022 r. – język niemiecki;

Etap 6. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – WOLFSBURG 11-13.10.2022 r. – język niemiecki.

W pkt. 3 zapytania ofertowego, OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w związku z aktualizacją/uzupełnieniem treści zapytania ofertowego wydłużono termin na zadawanie pytań. Zapis po zmianie: „Oferenci mogą zadawać pytania od 20.08.2021 r. do 27.08.2021 r. do godz. 12.00”.

Pkt. 5. (podpunkt 1) zapytania ofertowego TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA skorygowano kolejność etapów targów i dokonano aktualizacji terminu wykonania usługi dla etapu IV i etapu VI. Zapisy po zmianie:

●       Etap I – najpóźniej do 14.09.2021 r.

●       Etap II - najpóźniej do 22.09.2021 r.

●       Etap III  – najpóźniej do 27.09.2021 r.

●       Etap IV – najpóźniej do 25.10.2021 r.

●       Etap V - najpóźniej do 26.01.2022 r.

●       Etap VI - najpóźniej do 26.09.2022 r.

Ponadto ze względu na związku z aktualizacją/uzupełnieniem treści zapytania ofertowego wydłużono przewidywany termin podpisania umowy z Wykonawcą (podpunkt 2).Zapis po zmianie:

„Zamawiający przewiduje podpisanie umowy z Wykonawcą najpóźniej do 03.09.2021 r.”

W pkt. 8. (podpunkt 2) zapytania ofertowego WADIUM skorygowano zapis dotyczący dopisku na przelewie. Zapis po zmianie: „Wykonawca winien wnieść kwotę wadium przelewem na rachunek bankowy zamawiającego: 43109025900000000147666009 Santander Bank z dopiskiem na przelewie „Wadium – zapytanie ofertowe z dnia 23.08.2021 r.”

Pkt. 11 (podpunkt 2) zapytania ofertowego MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, w związku aktualizacją/uzupełnieniem treści zapytania ofertowego, wydłużono termin składania ofert. Zapis po zmianie "Termin składania ofert upływa dnia 30.08.2021 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane."

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – FORMULARZ OFERTOWY - skorygowano kolejność etapów targów, uzupełniono zapis każdego etapu o wyraz: „międzynarodowych” oraz dokonano aktualizacji terminu targów branżowych WOLFSBURG, zapisy po zmianie:

„Etap 1. Usługa dotycząca zaprojektowania i produkcji 1 sztuki filmu produktowego wykorzystywanego podczas międzynarodowych targów branżowych – NORYMBERGA 28-30.09.2021

Etap 2. Usługa dotycząca zaprojektowania i produkcji 1 sztuki filmu produktowego wykorzystywanego podczas międzynarodowych targów branżowych – STUGGART 05-08.10.2021 r.

Etap 3. Usługa dotycząca zaprojektowania i produkcji 1 sztuki filmu produktowego wykorzystywanego podczas międzynarodowych targów branżowych – KIJÓW 05-7.10.2021 r.

Etap 4. Usługa dotycząca zaprojektowania i produkcji 1 sztuki filmu produktowego wykorzystywanego podczas międzynarodowych targów branżowych – BRNO 08-12.11.2021 r.

Etap 5. Usługa dotycząca zaprojektowania i produkcji 1 sztuki filmu produktowego wykorzystywanego podczas międzynarodowych targów branżowych – BERLIN 9-11.02.2022 r.

Etap 6. Usługa dotycząca zaprojektowania i produkcji 1 sztuki filmu produktowego wykorzystywanego podczas międzynarodowych targów branżowych – WOLFSBURG 11-13.10.2022 r.”

Ponadto skorygowano daty wykonania usługi. Po wprowadzonych zmianach jest:

„Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia:

●       Etap I – najpóźniej do 14.09.2021 r.

●       Etap II - najpóźniej do 22.09.2021 r.

●       Etap III  – najpóźniej do 27.09.2021 r.

●       Etap IV – najpóźniej do 25.10.2021 r.

●       Etap V - najpóźniej do 26.01.2022 r.

●       Etap VI - najpóźniej do 26.09.2022 r.”

 

 

UWAGA! Ze względu na ograniczenia systemu, oferenci zobligowani są do zapoznania się z wszystkimi załącznikami dołączonymi do niniejszego zapytania ofertowego.

 

Toruń, dnia 20.08.2021 r.

 

Zapytanie ofertowe nr 02/2021

 

W związku z realizacją projektu pn. „Działalność eksportowa Archimedes Sp. z o.o. w krajach Niemcy, Ukraina, i Czechy” w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny  Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Archimedes Sp. z o.o. działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup usługi związanej z zaprojektowaniem i produkcją filmu produktowego.

1.      Nazwa i adres zamawiającego

Archimedes Sp. z o.o.

ul. Polna 133

87-100 Toruń

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Agata Kartanas

e-mail: a.kartanas@archimedes.pl

2.      Tryb udzielenia zamówienia

Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,

W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

3.      Opis przedmiotu zamówienia
 

Przedmiotem zamówienia jest:

zakup usługi dotyczącej zaprojektowania i produkcji filmu produktowego wykorzystanego w międzynarodowych targach branżowych.

 

W związku z tym, iż film produktowy będzie emitowany na 6 międzynarodowych wydarzeniach targowych, w których Zamawiający bierze udział jako zwiedzający, realizacja zamówienia odbywać się będzie etapowo:

Etap 1. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych - NORYMBERGA 28-30.09.2021 r.

Etap 2. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – STUGGART 05-08.10.2021 r.

Etap 3. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – WOLFSBURG 05-10.10.2021 r.

Etap 4. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – KIJÓW 05-7.10.2021 r.

Etap 5. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – BRNO 08-12.11.2021 r.

Etap 6. Produkcja 1 sztuki filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – BERLIN 9-11.02.2022 r.

 

Scenariusz i realizacja filmu produktowego musi zawierać następujące elementy składowe video:

 

a)      Opracowanie scenariusza filmu produktowego dla branży przemysłowej, którego celem będzie przedstawienie wskazanego systemu transportu wewnętrznego i możliwości produkcyjnych firmy Archimedes w zakresie wytwarzania przenośników, w szczególności:

- taśmy transportujące (łączenie, mocowanie dodatkowych klinów prowadzących, zabieraków
 i falban bocznych);

- elementy mechaniczne, toczone i frezowane;

- elementy i detale z tworzyw sztucznych;

- elementy konstrukcyjne wytwarzane metodą spawalniczą;

- szafy sterownicze i sterowanie urządzeniami (STERBOX).

b) Grupa docelowa filmów produktowych to grupa producentów z poszczególnych rynków (niemiecki, ukraiński, czeski) typu Original Equipment Manufacturer, w tym:

●       średnie i duże przedsiębiorstwa produkcyjne;

●       oddziały międzynarodowych korporacji przemysłowych;

●       oraz integratorzy wielu rozwiązań technicznych.

c)        Długość filmu - od 1,5 minuty do 2,5 minut.

d)       Element przewodni - produkt (przenośnik w różnych ujęciach).

e)       Standard wykonania filmu – FullHD.

f)        Grafika i animacja - Wykonawca ujmie w ofercie wykorzystanie techniki trackowania oraz compositingu.

g)       Podkład muzyczny - Wykonawca zapewni podkład muzyczny (możliwość wyboru z co najmniej 3 propozycji). Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranego przez Zamawiającego fragmentu muzycznego do produkcji filmu produktowego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia.

h)       Filmy produktowe muszą być zgodne z wytycznymi w zakresie promocji i informacji o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. i zaleceniami Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przed realizacją zamówienia.

i)         Wymagania dotyczące sprzętu: produkcja filmu produktowego powinna odbywać się z użyciem profesjonalnego sprzętu. W cenie usługi Wykonawca zapewni: montaż, profesjonalne oświetlenie, udźwiękowienie, efekty specjalne, opracowanie graficzne, transport, nośniki, digitalizację.

j)         Wymagania dotyczące ekipy: Wykonawca zobowiązuje się zapewnić doświadczoną ekipę realizującą video, w skład której wchodzić będą: reżyser/realizator, operator kamery, operator kamer specjalnych (gimbal, slider, dron), montażysta, grafik.

 

Wymagania dotyczące wszystkich etapów zapytania ofertowego

1.      Wykonawca zapewni opracowanie scenariusza i terminarza, który uzgodni z Zamawiającym.

2.      Dodatkowo w ramach przedmiotu zapytania niezbędne jest wykonanie tłumaczenia filmu na języki obce (napisy bez udziału lektora) :

Etap 1. Produkcja filmu na udział w międzynarodowych targach branżowych - NORYMBERGA 28 -30.09.2021 r. – język niemiecki;

Etap 2. Produkcja filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – STUGGART 05-08.10.2021 r. – język niemiecki;

Etap 3. Produkcja filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – WOLFSBURG 05-10.10.2021 r. – język niemiecki;

Etap 4. Produkcja filmu produktowego na udział w międzynarodowych targach branżowych – Kijów 05-07.10.2021 r.  – język ukraiński;

Etap 5. Produkcja filmu na udział w międzynarodowych targach branżowych – BRNO 08 12.11.2021 r.- język czeski;

Etap 6. Produkcja filmu na udział w międzynarodowych targach branżowych – BERLIN 9 - 11.02.2022 r.  – język niemiecki.

3. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu projekt filmu produktowego w formacie mp4 drogą elektroniczną na minimum 5 dni roboczych przed upływem terminu realizacji zamówienia. W przypadku wątpliwości dot. danych zagadnień, Zamawiający przedstawia drogą elektroniczną Wykonawcy dodatkowe pytania w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania projektu filmu produktowego. Wykonawca uzupełnia projekt filmu o odpowiedzi dotyczące tych pytań.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, gdyż zamówienie obejmuje przygotowanie konceptu zawierającego spójny wizualnie zestaw elementów graficznych i animowanych jak również realizację wspólnego dla wszystkich VI etapów materiałów filmowych intro i outro wraz z wyborem głównego motywu muzycznego (w konsultacji z Zamawiającym).

5. Nagrania filmowe będą realizowane w siedzibie Zamawiającego w Toruniu, przy ul. Polna 133
w terminach wspólnie ustalonych, przez strony, a każdy etap prac będzie raportowany Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest do organizacji planu nagrań w siedzibie Zamawiającego w tym opracowania scenografii i doboru oświetlenia (spójnego dla każdego z 6 filmów produktowych).

6.    Prawa autorskie - w cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do materiału promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji, w szczególności:
- utrwalania i zwielokrotniania jakąkolwiek techniką (w tym drukiem, na kliszy fotograficznej, na taśmie magnetycznej, cyfrowo) w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku m. in. płyta DVD, pendrive;

 - wprowadzania do komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej;

 - publicznego udostępniania materiału w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym (m.in. w Internecie);

 - publicznego odtwarzania;

 - użyczania i/lub najmu;

- nadawania za pomocą wizji i/lub fonii przewodowej oraz bezprzewodowej przez stację naziemną; - nadawania za pośrednictwem satelity;

- równoczesnego i integralnego nadawania m.in. za pośrednictwem platform cyfrowych i sieci kablowych.

Wykonawca powinien oświadczyć w umowie, iż przeniesienie w/w praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie.

 

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: a.kartanas@archimedes.pl

Oferenci mogą zadawać pytania od 20.08.2021 r. do 26.08.2021 r. do godz. 12.00.

Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.

4. Kod CPV zamówienia

Kod CPV 92111210-7 Produkcja filmów reklamowych

kod CPV 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe

kod CPV 79342000-3 Usługi marketingowe

kod CPV 79342200-5 Usługi w zakresie promocji

 

5. Termin realizacji zamówienia
 

1.    Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia:

 

●       Etap I – najpóźniej do 14.09.2021 r.

●       Etap II - najpóźniej do 22.09.2021 r.

●       Etap III  - najpóźniej do 24.09.2021 r.

●       Etap IV – najpóźniej do 27.09.2021 r.

●       Etap V – najpóźniej do 24.11.2021 r.

●       Etap VI - najpóźniej do 26.01.2022 r.

 

2.        Wykonawca może wykonać przedmiot zamówienie wcześniej niż we wskazanym wyżej terminie (etap I, etap II. etap III, etap IV, etap V, etap VI).

 

Zamawiający przewiduje podpisanie umowy z Wykonawcą najpóźniej do 01.09.2021 r.

3. Zamawiający zastrzega, że w związku z epidemią COVID-19 ww. terminy imprez targowych mogą ulec przesunięciu, co implikować będzie zmianę w harmonogramie przygotowania filmów przez Wykonawcę. Co więcej zastrzega się, że zmianie ulec może również forma organizacji targów (on-line, hybrydowa), co również wymagać będzie dokonania zmian w umowie z Wykonawcą oraz modyfikacji metody wykonania usługi objętej niniejszym zapytaniem. O każdej możliwej zmianie Zamawiający poinformuje Wykonawcę jak również sporządzony zostanie aneks do umowy o wykonanie usług.

6.    Okres związania z ofertą

 

1)   30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 11 niniejszego zapytania.

2)   Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3)   Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

7.    Warunki udziału w postępowaniu

1.      Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:

a)      posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

b)     posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;

c)      są w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

d)     wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;

e)     posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie

Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:

✔  w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔  w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego

✔  w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔  w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

✔  w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, w ramach którego Oferent wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 4 usługi o charakterze podobnym do przedmiotu niniejszego zamówienia, tj. związane z zaprojektowaniem i produkcją filmu produktowego dla branży technologicznej z wykorzystaniem technik wskazanych w punkcie 3 podpunkt f) - wykorzystanie techniki trackowania oraz compositingu Dokumentami potwierdzającymi spełnienie należyte wykonanie usług są: referencje (podpisane przez podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa) lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia podpisane obustronnie (przez Oferenta i podmiot, na rzecz którego została wykonana usługa) wraz z pieczęciami firmowymi np. protokoły odbioru.

8.   Wadium

 

1)           Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 900,00 PLN (słownie: dziewięćset złotych). Wadium  w formie pieniężnej musi zostać wniesione przed upływem terminu składania ofert, najpóźniej do dnia składania ofert.

2)           Wykonawca winien wnieść kwotę wadium przelewem na rachunek bankowy zamawiającego: 43109025900000000147666009 Santander Bank  z dopiskiem na przelewie „Wadium – zapytanie ofertowe z dnia 20.08.2021 r.” (dowód wniesienia wadium należy załączyć do oferty jako załącznik nr 5). Za dzień wniesienia wadium uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego, przy czym dla ważności oferty obciążenie to musi nastąpić przed upływem terminu wyznaczonego na złożenie oferty.

3)           Wadium Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.

4)           Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

5)           Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy.

6)           Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.  

7)           Jeśli wadium było wniesione w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

8)           Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

a)        odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie i zapytaniu ofertowym (wraz z załącznikami),

b)       zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

9.   Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń

1)       Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a)   uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b)   posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c)    pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d)   pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2)       Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

10.  Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów

Kryteria oceny oferty:

Cena netto (łącznie) – 100 %

Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:

Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

 

 najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

---------------------------------------------------------------  x 100 pkt.

 cena netto wskazana w badanej ofercie

Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 Formularz ofertowy).

Uwaga: Przy ocenie ofert będzie brana pod uwagę wartość sumaryczna oferty netto wskazana w Formularzu ofertowym.

Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.

Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.

Sposób wyboru oferenta:

Zamówienie zostanie udzielone podmiotowi, który otrzyma największą liczbę punktów oferty.

Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.

 

11.            Miejsce i termin złożenia oferty

 

1)       Oferty należy składać:

a)      w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres
e-mail: a.kartanas@archimedes.pl

W tytule e-mail należy wpisać „Zapytanie ofertowe nr 02/2021”. Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.

b)     Oferty można również składać w formie papierowej osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego, tj.:

Archimedes Sp. z o.o.

ul. Polna 133

87-100 Toruń

Na kopercie powinno się wpisać: „Zapytanie ofertowe nr 02/2021”

2)       Termin składania ofert upływa dnia 27.08.2021 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

 

12.   Opis sposobu przygotowania oferty

1)   Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.

2)   Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3)   W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 10  kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.

4)   Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

5)   Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:’

a)      Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,

b)     Oświadczenie potwierdzające doświadczenie i wiedzę - Załącznik nr 3 wraz z określonymi
w nim dokumentami,

c)      Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 4,

d)     Dowód wniesienia wadium – Załącznik nr 5,

e)     W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

 

13.  Informacje dodatkowe

1)     Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

2)     Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone Zał. nr 2, Zał. nr 3 wraz z załącznikami, Zał. nr 4, zał. nr 5 (dowód wniesienia wadium). W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

3)     Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

✔  jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,

✔  jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

✔  Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy,

✔  Oferent nie wniesie wadium – załącznik nr 5.

4)     Zamawiający przy wyborze oferty weryfikować będzie wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty tj. Zał. nr 1 Formularz zapytania ofertowego, Zał. nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, Zał. nr 3 Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie wraz z załącznikami, Zał. nr 4 Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości, Zał. nr 5 Potwierdzenie wniesienia wadium. W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

5)     Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty (Zał. nr 2, Zał. nr 3 wraz z załącznikami, Zał. nr 4, zał. nr 5). W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.)

6)     Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.

7)     Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.

8)     W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 10 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.

9)     Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.

10)  Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

11)  Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania całości zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:

✔  łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,

✔  postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

12)  Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca..

13)  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych oraz ofert częściowych.

14)  Dokumenty księgowe (faktury) wystawione przez Wykonawcę muszą mieć minimum 30 dniowy termin płatności.

15)  Zamawiający dopuszcza możliwość płatności zaliczkowych.

16)  Zamawiający przewiduje płatności częściowe za poszczególne etapy realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie odrębnych faktur VAT za każdy etap zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy.

 

14.  Rozstrzygniecie zamówienia

 

1) Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, w oparciu o ustalone kryteria wyboru ofert wskazanych w pkt. 10 zapytania ofertowego.

2)     W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów o wyborze oferty będą decydowały negocjacje cenowe.

3)     Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w treści Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.

4)     Informację o rozstrzygnięciu Zamawiający zamieści na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

5)     Zamawiający sporządzi protokół oceny ofert, a następnie skieruje do wybranego podmiotu informacje o wyborze oferty i wezwanie do podpisania umowy w sprawie zamówienia.

6)     Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem danych wynikających z zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.

7)     O terminie i miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi wykonawcę pisemnie lub mailowo.

8)     W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.

 

15.  Warunki zmiany umowy
 

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

a) zmiana terminu umowy – w przypadku, gdy:

a. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. zmiana terminu targów, których dotyczą usługi określane niniejszym zapytaniem ofertowym, wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym,

b. wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.

c. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/ zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/ zmianą poszczególnych elementów projektu na inne.

d. W przypadku opóźnienia w przekazaniu przez Zamawiającego dla Wykonawcy materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia.

b) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

c) zmiana terminu płatności i warunków płatności – konieczność zmiany sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek nieprzewidzianych wcześniej okoliczności lub innych zmian będących następstwem zmian umowy o powierzenie grantu.

d) zmian mających na celu poprawę oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w umowie.

Zmiany, o których mowa powyżej dopuszczone będą po akceptacji ich przez obie strony umowy, tj. Zamawiającego i Wykonawcę, a ich wprowadzenie będzie wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności.

16.  Klauzula informacyjna z art. 13 RODO
 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a) Administratorem danych osobowych jest: ARCHIMEDES SP.  Z O.O., ul. Polna 133, 87-100 Toruń;

b) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;

c) Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania;

d) Dane osobowe będą przechowywane przez okres postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji i trwałości projektu;

e) Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od Oferenta, których dane dotyczą lub innych podmiotów, na których zasoby się powołują Oferenci;

f) Przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, numer CEIDG, numer KRS oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę i inną korespondencję wpływającą do Zamawiającego w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

g) Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Zamawiającego;

h) W odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

i) Każda osoba, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy posiada:

⎯ na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

⎯ na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

⎯ na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

⎯ prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

j) Każdej osobie, której dane osobowe zostaną wskazane w niniejszym postępowaniu lub toku realizacji umowy nie przysługuje:

⎯ w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

⎯  prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

⎯ na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jej danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

 

17.   Wykaz załączników
 

Załącznik nr 1. Formularz ofertowy

Załącznik nr 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 3. Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie

Załącznik nr 4. Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.

Załącznik nr 5. Potwierdzenie wniesienia wadium.