Zapytanie ofertowe nr 02/2022
W związku z realizacją projektu pn. Ekspansja na rynki zagraniczne przedsiębiorstwa NECU SP. Z O.O., w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. NECU SP. Z O.O. działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup usług projektowania kampanii marketingowych i reklamowych na rynkach docelowych: niemieckim i holenderskim oraz usług analizy rynków docelowych pod kątem przygotowania wzornictwa.
1. Nazwa i adres zamawiającego
NECU SP. Z O.O.
ul. Toruńska 296,
85-831 Bydgoszcz
Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:
Imię i nazwisko: Marek Poczwardowski
e-mail: marek@cortena.pl
2. Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w Regulaminie konkursu.
W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w Regulaminie konkursu, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.
Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/
3. Opis przedmiotu zamówienia
Zamówienie podzielone zostało na części.
I tak, przedmiotem zamówienia jest zakup następujących usług:
Cz. I – Zakup usług zaprojektowania kampanii marketingowych i reklamowych na rynkach niemieckim i holenderskim
W ramach cz. I zamówienia planowane jest opracowanie strategii marketingowej marki NECU na rynek niemiecki i holenderski. Działania będą bezpośrednio związane z udziałem Firmy w wydarzeniach branżowych i wpłyną pozytywnie na rozpoznawalność Marki. W ramach usługi przewidziane jest stworzenie następujących elementów:
• Business Identity oraz Visual Identity Firmy - dopasowane do wymagań rynków docelowych: niemieckiego i holenderskiego.
• strategia komunikacji marki – umożliwi łatwiejsze oraz skuteczniejsze docieranie od potencjalnych odbiorców, obejmującą m.in.: spis słów kluczowych rekomendowanych do użycia w trakcie realizacji kampanii marketingowej (wersja w j. polskim oraz j. niemieckim dla rynku niemieckiego i wersja w j. polskich oraz w j. holenderskim dla rynku holenderskiego), szacowane budżety przeprowadzenia kampanii, rekomendowane harmonogramy realizacji obu kampanii.
Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu usługę w postaci pliku tekstowego (wersja elektroniczna) opisującego powyższe zagadnienia, w postaci raportu. Każde z zagadnień powinno być opisane w sposób klarowny i wyczerpujący. W przypadku podawania danych liczbowych należy wskazać źródło pozyskania danych. Wykonawca przedstawia (drogą mailową bądź osobiście) Zamawiającemu draft analizy na minimum 5 dni roboczych przed upłynięciem terminu realizacji danej części zamówienia. W przypadku wątpliwości dot. danych zagadnień Zamawiający przedstawia (drogą mailową) Wykonawcy dodatkowe pytania w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania draftu analizy, a Wykonawca uzupełnia analizę o odpowiedzi dotyczące tych pytań.
Ponadto, Wykonawca powinien dostarczyć co najmniej 3 wzory business identity dla każdego z rynków (niemiecki i holenderski), z czego zostanie wybrana jedna i w której będzie możliwość wprowadzenia zmian
Zamawiający wymaga przeprowadzenia 16 godzin konsultacji przed stworzeniem kampanii oraz przeprowadzenia analizy sytuacji wyjściowej.
Analiza sytuacji wyjściowej obejmować powinna analizę otoczenia, analizę konkurencji, analizę marki, analizę SWOT oraz analizę grupy docelowej.
Część II. Zakup usługi dotyczącej analizy rynków docelowych pod kątem przygotowania wzornictwa oraz w konsekwencji - usługi dotyczącej dostosowania wzornictwa do warunków panujących na rynku niemieckim
W ramach cz. II należy wykonać analizę rynku niemieckiego w kontekście ekspansji na nowe rynki zagraniczne, w związku z koniecznością dopasowania produktów Spółki do potrzeb rynku niemieckiego.
Dostosowanie wzornictwa obejmuje natomiast stworzenie pełnej dokumentacji technicznej wszystkich internacjonalizowanych produktów Spółki NECU wraz z przystosowaniem wspomnianej dokumentacji do potrzeb odbiorców z rynku niemieckiego, np. w zakresie tłumaczenia, z uwzględnieniem opracowanej analizy rynku.
Część III. Zakup usługi dotyczącej analizy rynków docelowych pod kątem przygotowania wzornictwa oraz w konsekwencji - usługi dotyczącej dostosowania wzornictwa do warunków panujących na rynku holenderskim
W ramach cz. III należy wykonać analizę rynku holenderskiego w kontekście ekspansji na nowe rynki zagraniczne, w związku z koniecznością dopasowania produktów Spółki do potrzeb rynku holenderskiego.
Dostosowanie wzornictwa obejmuje natomiast stworzenie pełnej dokumentacji technicznej wszystkich internacjonalizowanych produktów Spółki NECU wraz z przystosowaniem wspomnianej dokumentacji do potrzeb odbiorców z rynku holenderskiego, np. w zakresie tłumaczenia, z uwzględnieniem opracowanej analizy rynku.
Cz. IV – Zakup usług prawnych związanych z ekspansją na rynki docelowe: niemiecki oraz holenderski
Pomoc prawna w kwestiach związanych z ekspansją na rynki docelowe
W ramach wdrażania produktów Marki na nowe rynki zbytu, a co za tym idzie, zakładanej współpracy z różnymi klientami, również B2B, konieczne będzie w ramach części VII przygotowanie wzorów umów zawieranych między Firmą a kontrahentami, jak również dokumentów wspierających proces negocjacji oraz zawierania kontraktów.
Usługa świadczona ma być poprzez realizację 35 godzin pracy kancelarii, w tym 20 godzin radcy prawnego i 15 godzin przeznaczonych na pozyskanie informacji i końcową walidację.
Cz. V – Zakup usługi przygotowania dokumentacji technicznej do panujących warunków na rynkach niemieckim i holenderskim
Cz. V zamówienia obejmuje przygotowanie dokumentacji technicznej dla wszystkich donic zgodnie z normami i warunkami panującymi na docelowych rynkach: niemieckim oraz holenderskim.
Zamawiający wymaga, aby efektem każdej z części był dokument tekstowy w formie elektronicznej, natomiast w przypadku części IV – dodatkowo wzory umów zawieranych między Firmą a kontrahentami, jak również dokumentów wspierających proces negocjacji oraz zawierania kontraktów.
Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jedną lub więcej części zapytania ofertowego, zgodnie z podziałem według poniżej wskazanego schematu. Każda z części zapytania tj. I, II, III, IV, V rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi w pkt. 8 zapytania ofertowego kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent, który uzyskał największą ilość punktów w danej części.
UWAGA: Oferenci, którzy złożyli ofertę na więcej niż jedną części zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani.
UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.
UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego. Pytania należy kierować na adres e-mail: marek@cortena.pl
Oferenci mogą zadawać pytania od 08.03.2022 r. do 11.03.2022 r. do godz. 12.00.
Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.
Kod CPV zamówienia:
Kody CPV dotyczące cz. I
79342000-3 - Usługi marketingowe
Kody CPV dotyczące cz. II
79342000-0 - Usługi badania rynku
79342000-3 - Usługi marketingowe
Kody CPV dotyczące cz. III
79342000-0 - Usługi badania rynku
Kody CPV dotyczące cz. IV
79110000-8 - Usługi w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji prawnej
Kody CPV dotyczące cz. V
79342000-3 - Usługi marketingowe
Termin realizacji zamówienia
Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia maksymalnie do:
· Cz. I - 25.03.2022 r.
· Cz. II - 25.03.2022 r.
· Cz. III – 25.03.2022 r.
· Cz. IV - 25.03.2022 r.
· Cz. V – 25.03.2022 r.
Wykonawca może wykonać przedmiot zamówienia wcześniej niż we wskazanym terminie.
Okres związania z ofertą
1) 30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 9 niniejszego zapytania.
2) Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.
Warunki udziału w postępowaniu
6.1. Warunki udziału w postępowaniu dla części I:
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
c) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
d) wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
e) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn. wykażą w ciągu 2 lat poprzedzających termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonanie minimum 3 usług zaprojektowania kampanii marketingowej/reklamowej, w tym co najmniej 1 dotyczącej produktów – donic ogrodowych/miejskich oraz co najmniej 1 dotyczącej rynku niemieckiego i co najmniej 1 dotyczącej rynku holenderskiego.
Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:
ü w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz referencje.
6.2. Warunki udziału w postępowaniu dla części II:
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
c) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
d) wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
e) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 1 usługę o charakterze podobnym do przedmiotu tej części zamówienia.
Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:
ü w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
6.3. Warunki udziału w postępowaniu dla części III:
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
c) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
d) wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
e) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 1 usługę o charakterze podobnym do przedmiotu tej części zamówienia.
Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:
ü w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
6.4. Warunki udziału w postępowaniu dla części IV:
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
c) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
d) wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
e) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 1 usługę o charakterze podobnym do przedmiotu tej części zamówienia.
Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:
ü w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
6.5. Warunki udziału w postępowaniu dla części V:
Do udziału w postępowaniu Zamawiający dopuści Wykonawców, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadają potencjał techniczny i osobowy umożliwiający należytą realizację zamówienia;
c) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej należytą realizację zamówienia;
d) wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia;
e) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie, należycie wykonał minimum 1 usługę o charakterze podobnym do przedmiotu tej części zamówienia.
Ocena spełnienia ww. warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu dokonana zostanie w oparciu:
ü w odniesieniu do pkt. a), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. b), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. c), o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. d) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
ü w odniesieniu do pkt. e) o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1) Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2) Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.
Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.
Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
UWAGA: Kryteria oceny ofert są takie same dla wszystkich części zamówienia tj. części I, II, III, IV, V.
Kryteria oceny oferty:
a) Cena netto (łącznie) – 100 %
Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:
Cena: 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:
najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert
--------------------------------------------------------------- x 100 pkt.
cena netto wskazana w badanej ofercie
Proponowaną cenę należy przedstawić w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 Formularz ofertowy).
Cena musi stanowić ostateczną cenę usługi. W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.
Cena oferowana musi być skumulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w zapytaniu ofertowym.
Uwaga: Przy ocenie ofert każda z części rozpatrywana będzie osobno w oparciu o opisane wyżej kryteria.
Sposób wyboru oferenta:
Za najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów, tzn. zaoferuje najniższą cenę.
Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.
Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w każdej z części: 100 pkt.
Miejsce i termin złożenia oferty
1) Oferty należy składać w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres e-mail: marek@cortena.pl
W tytule e-mail należy wpisać „Zapytanie ofertowe nr 02/2022”. Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.
2) Oferty można również składać w formie papierowej osobiście albo za pośrednictwem poczty, poczty kurierskiej, na adres: ul. Smoleńska 41, 85-830 Bydgoszcz, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 02/2022”, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę dostarczenia oferty do Zamawiającego,
3) Termin składania ofert upływa dnia 15.03.2022 r. do godziny 23:59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
Opis sposobu przygotowania oferty
1) Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
2) Oferta wraz z wszystkim załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisywania ofert. W przypadku oferty podpisanej przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3) W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
4) Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
5) Do formularza oferty - Załącznik nr 1 należy dołączyć:
a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2,
b) Oświadczenie potwierdzające doświadczenie i wiedzę - Załącznik nr 3 wraz z załącznikami,
c) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 4,
d) W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
11. Informacje dodatkowe
1) Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty do każdej części zamówienia, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
2) Oferta powinna być kompletna tzn. do oferty (Załącznik nr 1) powinny być załączone Zał. nr 2, Zał. nr 3 wraz z załącznikami, Zał. nr 4, W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3) Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
ü jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
ü jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
ü Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy.
ü Złożona zostanie po terminie składania ofert.
4) Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty.
5) Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.
6) Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.
7) W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie / e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
9) Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
10) Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania całości lub poszczególnych części zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności, gdy:
ü łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie części zamówienia,
ü postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
11) Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.
12) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
13) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
14) Zamawiający nie dopuszcza płatności zaliczkowych.
15) Dokumenty księgowe (faktury) wystawione przez Wykonawcę muszą mieć minimum 30 dniowy termin płatności.
16) Zamawiający dopuszcza możliwość rozliczenia się z Wykonawcą na podstawie jednej faktury obejmującej całość zamówienia (pkt. a i pkt. b), bądź na podstawie dwóch odrębnych faktur tj. osobno faktura dla pkt. a, osobno faktura dla pkt. b.
12. Rozstrzygniecie zamówienia
1) Zamawiający wybierze dla każdej z części zamówienia najkorzystniejszą ofertę, w oparciu o ustalone kryteria wyboru ofert wskazanych w pkt. 8 zapytania ofertowego.
2) Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście Oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek - niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta, którego oferta została poprawiona.
3) Informację o rozstrzygnięciu Zamawiający zamieści na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/
4) Zamawiający sporządzi protokół oceny ofert, a następnie skieruje do wybranego podmiotu informacje o wyborze oferty i wezwanie do podpisania umowy w sprawie zamówienia.
5) Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem danych wynikających z zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.
6) O terminie i miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi wykonawcę pisemnie lub mailowo.
7) W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.
13. Warunki zmiany umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:
a) zmiana terminu umowy – w przypadku gdy:
a. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy lub Zamawiającym
b. wystąpienia lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.
c. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/zmianą poszczególnych elementów projektu na inne
d. Wydłużenia terminu realizacji zamówienia o czas niezbędny do jego rozlicznie w TARR S.A., w przypadku uzyskania przez Zamawiającego zgody TARR S.A. na wydłużenie terminu realizacji zadania obejmującego wszystkie części zamówienia.
b) zmiana terminu i warunków płatności – w przypadku:
a. ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in. w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.
b. zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość
c. wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert
c) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku:
a. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
b. Jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
c. niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy
d. Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.
e. Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć
f. Zmiana warunków płatności (ilość oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.
g. zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
· Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań (np. udziału w określonej imprezie targowej) w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
· W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy lub zagranicznych wizyt studyjnych, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi/zagraniczne wizyty studyjne się odbędą.
· Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia na etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.
14. Wykaz załączników
Załącznik nr 1: Formularz ofertowy
Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3: Oświadczenie potwierdzające posiadane doświadczenie
Załącznik nr 4: Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.
Zamówienia RPO Kujawsko-Pomorskie
