Lubicz Górny, dnia 4.11.2021r.

Zapytanie ofertowe nr 02/FE/2021

W związku z realizacją projektu pn. „Eksport usług firmy K-VISION Krzysztof Janowski na wybrane rynki Unii Europejskiej”, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, K-VISION Krzysztof Janowski, zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zasady konkurencyjności na zorganizowanie udziału w dwóch targach międzynarodowych w charakterze zwiedzającego: Heavent Paris we Francji oraz IMEX we Frankfurcie.

I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO

K-VISION Krzysztof Janowski ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny NIP: 854-224-90-94

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:
Monika Burmistrzak
tel. 535-878-555 e-mail: monika.burmistrzak@k-vision.pl

II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie będzie udzielone z zachowaniem zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi polegającej na zorganizowaniu dla 2 osób, w charakterze zwiedzającego, udziału w targach Heavent Paris we Francji w dniach 23-25.11.2021r. oraz IMEX w Frankfurcie w dniach 26-28.04.2022r.

Szczegółowy zakres zadań:

Zadanie 1 – Udział w Targach Heavent Paris we Francji w dniach 23-25.11.2021r.

1. Transport pracowników
a) Wykonawca zapewni transport lotniczy dla 2 osób (przelot uczestników reprezentujących Zamawiającego) na miejsce targów w terminie umożliwiającym przybycie na wydarzenie tj. 23.11.2021r. od godz. 8:00. Termin wylotu powrotnego do kraju nie wcześniej niż: 25.11.2021r. po godz. 18:00. Wykonawca zapewni transport na trasie Warszawa-Paryż-Warszawa, bez przesiadki. Preferowane lotniska w Paryżu to CDG oraz ORY. Wykonawca ureguluje wszelkie należności za bilety lotnicze. Cena biletu powinna obejmować wszelkie koszty w tym opłaty lotniskowe, bagaż podręczny, opłaty manipulacyjne, opłaty za odprawę, podatki etc. Wykonawca dostarczy komplet biletów, w terminie ustalonym z Zamawiającym.
CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego
b) Wykonawca zapewni parking na lotnisku wylotu z Polski, na okres od dnia wylotu do Francji, do dnia powrotu do Polski.
CPV: 98351100-9 - Usługi parkingowe

2. Nocleg w hotelu
Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 2 osób w dniach od 22.11.2021r. do 25.11.2021r. Zakwaterowanie powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym lub apartamencie, położonym w odległości pozwalającej na dojazd do lokalizacji targów, środkami komunikacji publicznej w czasie do 40 minut. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3*
CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

3. Bilety wstępu na targi
Wykonawca zapewni bilety wstępu na targi dla przedstawicieli Zamawiającego na wszystkie dni targów, w których osoby te będą uczestniczyły tj. 23-25.11.2021r.

4. Ubezpieczenie osób
Wykonawca ubezpieczy dwóch przedstawicieli Zamawiającego na cały okres podróży. Ubezpieczenie powinno obejmować:
-NNW (wartość ubezpieczenia do kwoty 40 tys. zł na osobę)
-ubezpieczenie kosztów leczenia (wartość ubezpieczenie min. 500 tys. zł na osobę)
CPV: 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe

Zadanie 2 – Udział w Targach IMEX we Frankfurcie (Frankfurt nad Menem) w dniach 26-28.04.2022r.

1. Transport pracowników
a) Wykonawca zapewni transport lotniczy dla 2 osób (przelot uczestników reprezentujących Zamawiającego) na miejsce targów w terminie umożliwiającym przybycie na wydarzenie tj. 26.04.2022r. od godz. 8:00. Termin wylotu powrotnego do kraju nie wcześniej niż: 28.04.2021r. po godz. 18:00. Wykonawca zapewni transport na trasie Warszawa-Frankfurt-Warszawa lub Gdańsk – Frankfurt – Gdańsk, bez przesiadki. Wykonawca ureguluje wszelkie należności za bilety lotnicze. Cena biletu powinna obejmować wszelkie koszty w tym opłaty lotniskowe, bagaż podręczny, opłaty manipulacyjne, opłaty
za odprawę, podatki etc. Wykonawca dostarczy komplet biletów, w terminie ustalonym z Zamawiającym.
CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego

b) Wykonawca zapewni parking na lotnisku wylotu z Polski, na okres od dnia wylotu do Francji, do dnia powrotu do Polski.
CPV: 98351100-9 - Usługi parkingowe

2. Nocleg w hotelu
Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 2 osób w dniach od 25.04.2022r. do 28.04.2022r. Zakwaterowanie powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym lub apartamencie, położonym w odległości pozwalającej na dojazd do lokalizacji targów, środkami komunikacji publicznej w czasie do 40 minut. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3*
CPV: 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

3. Bilety wstępu na targi
Wykonawca zapewni bilety wstępu na targi dla przedstawicieli Zamawiającego na wszystkie dni targów, w których osoby te będą uczestniczyły tj. 26-28.04.2022r.

4. Ubezpieczenie osób
Wykonawca ubezpieczy dwóch przedstawicieli Zamawiającego na cały okres podróży. Ubezpieczenie powinno obejmować:
-NNW (wartość ubezpieczenia do kwoty 40 tys. zł na osobę)
-ubezpieczenie kosztów leczenia (wartość ubezpieczenie min. 500 tys. zł na osobę)
CPV: 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe

IV. TERMIN REALIZACJI USŁUGI/ZAMÓWIENIA
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu zapytania.
Dla zadania 1 - Udział w Targach Heavent Paris we Francji w dniach 23-25.11.2021r - ustala się termin realizacji do dnia 22.11.2021r.
Dla zadania 2 - Udział w Targach IMEX we Frankfurcie (Frankfurt nad Menem) w dniach 26-28 kwietnia 2022r. - ustala się termin realizacji do dnia 25.04.2022r.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

VI. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę a jej treść musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
2. Oferta musi być przygotowana na wzorze przygotowanym przez Zamawiającego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
3. Oferta musi składać się z co najmniej:
a) Podpisanego formularza ofertowego – załącznik nr 1
b) Podpisanego oświadczenia o braku powiązań – Załącznik nr 2
4. Brak któregokolwiek z dokumentów wymienionych w punkcie 3 powyżej, poskutkuje odrzuceniem oferty.
5. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: oferta dla zadania 1 i/lub oferta dla zadania 2
6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

VII. KRYTERIA OCENY OFERT, INFORMACJA O WAGACH PUNLTOWYCH LUB PROCENTOWYCH ORAZ INFORMACJA NA TEMAT SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI.
Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena. Cena oferty = 100% (100 pkt)

Liczba punktów w kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem:

Cena oferty najtańszej
----------------------------------------------------- x 100 = ilość punktów
Cena oferty badanej

VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty można składać:
a) Pocztą, kurierem lub osobiście pod adresem: K-VISION Krzysztof Janowski, ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny
b) Za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanu podpisanych dokumentów na adres: monika.burmistrzak@k-vision.pl
2. Termin składania ofert upływa dnia: 12.11.2021

IX. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany będzie w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny ofert i udokumentowany zostanie protokołem.
3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, a w szczególności, gdy:
- łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,
- pandemia Covid-19 uniemożliwi lub znacznie utrudni udział Zamawiającego w targach.
4. Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy.
5. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
- jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;
- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
- jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
- jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach).
Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.
6. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Wykonawcom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty.
7. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

X. INFORMACJE DODATKOWE
1. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
2. Cena przedstawiona na ofercie, obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia.
3. Jeśli Wykonawca poniesie dodatkowe koszty z tytułu wykonania umowy, nie jest uprawniony do żądania od Zamawiającego, aby ten pokrył różnicę.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
5. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
6. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

XI. WARUNKI ZMIANY UMOWY
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:
1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunków umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy
w przypadku:
a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chorób zakaźnych,
b) odwołania lub zmiany terminu przez organizatora targów będących przedmiotem niniejszego zapytania,
c) braku możliwości udziału w targach z każdej innej przyczyny nieleżącej po stronie Wykonawcy,
d) wprowadzenia ograniczeń lub zakazów w ruchu lotniczym lub lądowym, odwołania lotów przez przewoźnika,
e) braku możliwości wzięcia udziału w targach, z uwagi na objęcie tych osób obowiązkową izolacją, obowiązkową kwarantanną lub hospitalizacją,
f) z innych przyczyn niż określone powyżej nieleżących po stronie Wykonawcy udział Zamawiającego lub uczestników w targów nie będzie możliwy,
g) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy,
h) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy,
i) zmiany harmonogramu realizacji Projektu, w szczególności w zakresie terminów realizacji, harmonogramu targów,
j) gdy nastąpi zmiana adresu realizacji targów,
k) gdy nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy,
2. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli Stron, a wskazane w niniejszym rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie Stron.
3. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń.
4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Zmiana umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych
w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spójności oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.” pkt. 6.5.2 ppkt. 20.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.
Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań