Aktualizacja z dnia: 17.12.2021r.

W związku z odwołaniem targów w których Zamawiający planował wziąć udział, postępowanie zostaje anulowane. 

                                                                                                                      Lubicz Górny, dnia 9.12.2021r.

Zapytanie ofertowe nr 03/FE/2021

W związku z realizacją projektu pn. „Eksport usług firmy K-VISION Krzysztof Janowski na wybrane rynki Unii Europejskiej”, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, K-VISION Krzysztof Janowski, zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zasady konkurencyjności na realizację zadań w zakresie kompleksowej organizacji udziału w targach Best of Events w Dortmundzie w charakterze wystawcy oraz doradztwa w zakresie zaprojektowania kampanii marketingowej na rynek włoski i rynek francuski.

1. DANE ZAMAWIAJĄCEGO

K-VISION Krzysztof Janowski
ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny
NIP: 854-224-90-94

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Monika Burmistrzak

tel. 535-878-555
e-mail: monika.burmistrzak@k-vision.pl

1. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie będzie udzielone z zachowaniem zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

• OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zakup trzech usług:

Zadanie 1 - Zakup kompleksowej usługi w zakresie organizacji udziału w targach Best of Events 2022 w Dortmundzie w charakterze wystawcy.

Usługa polega na kompleksowym zorganizowaniu udziału w targach Best of Events (w skrócie BOE) w charakterze wystawcy w terminie 19-20 stycznia 2022r. W skład usługi wchodzi:

1. Projekt i budowa stoiska

Wykonawca zaprojektuje i zbuduje stoisko o powierzchni 70m2 (7m x 10m) w formie wyspy, prezentując w jak najlepszy sposób produkty i usługi Zamawiającego. Zabudowa stoiska niesystemowa (zabudowa indywidualna) wraz z niezbędnym wyposażeniem w ekrany LED, oświetlenie, nagłośnienie, lady z krzesłami bądź fotelami, ekspres do kawy itp.

Założenia podstawowe:

- Stoisko samodzielne wyspowe o powierzchni 70m2 (7m x 10m)

- zabudowa stoiska niesystemowa- indywidualna – z materiałów takich jak płyta MDF, płyta wiórowa, plexi, konstrukcje aluminiowe, drewno itp.

- stoisko o wysokości powyżej 2,5m.

- elementy podwieszane

- stoisko multimedialne

- ogólna kolorystyka czarno – białe z możliwymi elementami niebieskiego

Prace nad projektem będą na bieżąco konsultowane z Zamawiającym, który ma prawo wnosić do niego stosowne poprawki. Efekt końcowy podlega akceptacji Zamawiającego. Wykonawca wykona/zakupi wszystkie elementy zabudowy, które następnie dostarczy i zmontuje na miejscu wystawowym Zamawiającego. Po zakończeniu Targów, Wykonawca zdemontuje zabudowę.

Opis szczegółowy:

Głównym elementem stoiska, zajmującym około połowę przestrzeni całego stoiska, będzie podwieszona instalacja TimeBusters dla której tło ma stanowić ekran led o rozdzielczości nie gorszej niż P2, o wielkości nie mniejszej niż 7 m x 3m, ustawiony w łuku. Elementy montażowe systemu TimeBusters zapewnia Zamawiający, po stronie Wykonawcy pozostaje zabudowanie elementów konstrukcyjnych systemu.

W drugiej części stoiska przeznaczona będzie na spotkania i rozmowy z potencjalnymi klientami. Przestrzeń ta ma być wyposażona w dwie lady o wysokości nie mniej niż 1m, szerokości nie mniej niż 1,8m i głębokości nie mniej niż 0,7m. Przy każdej z lad muszą znajdować się po 2 krzesła barowe. W tej części powinien znaleźć się także drugi ekran LED o rozdzielczości nie gorszej niż P3 i wielkości nie mniejszej niż 7m x 3m ustawiony w kreatywnej konfiguracji (np. łuk).

Podłoga stoiska powinna być podwyższona o 5-10 cm w odniesieniu do poziomu podłogi hali, a pod zawieszoną instalacją TimeBusters dodatkowo musi być okrgły podest o wysokości ok. 10cm. Podłoga wykonana z

Ponad stoiskiem ma znaleźć się podwieszony multimedialna banda zbudowana z ekranu LED w formie okręgu, prostokąta lub innej niestandardowej konfiguracji pozwalająca swobodnie wyświetlać logotyp firmy i hasła reklamowe. Banda zbudowana z ekranu LED o rozdzielczości nie gorszej niż P3 o łącznej powierzchni do emisji nie mniejszej niż 18m2

Dodatkowo, stoisko powinno być wyposażone w niezbędne oświetlenie i nagłośnienie niezakłócające funkcjonowania sąsiednich stoisk.

Na stoisku powinna być przewidziana przestrzeń magazynowa o powierzchni nie mniejszej niż 2m2 pozwalająca na swobodne przechowywanie i dostęp materiałów reklamowych oraz artykułów pierwszej potrzeby zespołu Wystawcy.

Wykonawca stoiska zapewni także ekspres do kawy z 1000 szt. papierowych jednorazowych kubków do kawy z mieszadełkiem.

2. Transport eksponatów wystawowych oraz materiałów reklamowo - promocyjnych.

Wykonawca zapewni transport eksponatów i materiałów reklamowo – promocyjnych Zamawiającego z siedziby Zamawiającego na stoisko targowe w Dortmundzie i z powrotem.

Potrzebna przestrzeń załadunkowa nie mniej niż 15m3, łączna waga załadunku nie mniej niż 2000 kg.

Wykonawca zobowiązany jest posiadać ubezpieczenie OC które obejmie ochroną przewożone towary. Łączna wartość towarów 200 000,00 złotych.

3. Nocleg

Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla przedstawicieli Zamawiającego tj. łącznie dla 9 osób (44 osobo-doby) w poniższym wymiarze

- w terminie 17-21.01.2022 nocleg dla 5 osób

- w terminie 15-21.01.2022 nocleg dla 4 osób

Zakwaterowanie powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym, położonym w odległości pozwalającej na dojazd autem do lokalizacji targów w czasie nie dłuższym niż
30 minut. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3*. Pokoje maksymalnie 2-osobowe.

4. Materiały reklamowo - promocyjne.

Wykonawca:

1. wyprodukuje krótki minimum 1,5 minutowy film reklamowy przedstawiający zakres usług i możliwości firmy, trwający nie mniej niż 1,5 minuty, oraz dwie animowane prezentacje produktowe ukazujące możliwości i funkcjonalności oraz schemat działania systemu TimeBusters nie krótsze niż 30 sek. każda
2. zapewni 1000 szt. gadżetów w postaci personalizowanych skarpetek z etykietą według indywidualnego projektu Zamawiającego. Kolorystyka czerń i biel, 3 zakresy rozmiarowe w całościowym wymiarze 37-46.
3. zaprojektuje oraz wydrukuje 450 szt. katalogów w 3 językach: francuskim, włoskim, angielskim (po 150 szt. w każdym jęz.), 600 wizytówek dla wybranych przedstawicieli wystawcy oraz zaprojektuje reklamę do publikacji w katalogu targowym. Katalog A4 składany- tryptyk(3x A4) prezentujący usługi i produkty Wystawcy- folia mat, gramatura 170g/m2. Wizytówki (po 150 szt. na osobę), w gramaturze min. 350g/m2 w formacie 90x50, folia satynowa z tłoczonym logotypem.

5. Kampania marketingowa

Wykonawca zaprojektuje i przeprowadzi kampanię marketingową w Internecie co najmniej przez tydzień przed i tydzień po zakończeniu targów w celu zbudowania i podtrzymania zainteresowania. Kampania dedykowana pod potencjalnych zwiedzających i uczestników wydarzenia oparta na działaniach Google AdWords oraz FacebookAds.

Zadanie 2 – Zakup usługi doradczej w zakresie zaprojektowania kampanii marketingowej na rynek francuski.

Usługa obejmuje doradztwo w dostosowaniu wizerunku marki na rynku zagranicznym, strony wizualnej marki oraz głównych elementów przekazu marketingowego.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest stworzyć z Zamawiającym plan kampanii marketingowej na rynku docelowym wraz z opisem działań w formie dokumentu stanowiącego przejrzysty „przewodnik” sposobu budowy wizerunku i świadomości marki na w/w rynku.

Zaprojektowany plan powinien uwzględniać co najmniej:
- Cel kampanii;
- Grupę docelową;
- Czas trwania kampanii;
- Kanały i narzędzia komunikacji
- Strony docelowe kampanii;
- szacunkowy budżet kampanii;
- ramowy plan kampanii;

Zadanie 3 – Zakup usługi doradczej w zakresie zaprojektowania kampanii marketingowej na rynek włoski.

Usługa obejmuje doradztwo w dostosowaniu wizerunku marki na rynku zagranicznym, strony wizualnej marki oraz głównych elementów przekazu marketingowego.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest stworzyć z Zamawiającym plan kampanii marketingowej na rynku docelowym wraz z opisem działań w formie dokumentu stanowiącego przejrzysty „przewodnik” sposobu budowy wizerunku i świadomości marki na w/w rynku.

Zaprojektowany plan powinien uwzględniać co najmniej:

- Cel kampanii;
- Grupę docelową;
- Czas trwania kampanii;
- Kanały i narzędzia komunikacji
- określenie kluczowych komunikatów
- szacunkowy budżet kampanii;
- ramowy plan kampanii;

Kody CPV zamówień przewidzianych w niniejszym postępowaniu:

- 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
- 39154000-6 - Sprzęt wystawowy
- 71200000-0 - Usługi architektoniczne i podobne

- 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

- 60000000-8 - Usługi transportowe

- 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

- 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

- 22462000-6 - Materiały reklamowe

- 79342000-3 - Usługi marketingowe

- 79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

- 79400000-8 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne

- 79300000-7 - Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka

1. TERMIN REALIZACJI USŁUGI/ZAMÓWIENIA

Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu zapytania.

Dla zadania 1 ustala się termin realizacji do dnia 18.01.2022r.

Dla zadań 2-3 ustala się termin realizacji do dnia 9.01.2022r.

1. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

1. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

1. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

1. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

1. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY
2. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę a jej treść musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
3. Oferta musi być przygotowana na wzorze przygotowanym przez Zamawiającego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
4. Oferta musi składać się z co najmniej:
5. Podpisanego formularza ofertowego – załącznik nr 1
6. Podpisanego oświadczenia o braku powiązań – Załącznik nr 2
7. Brak któregokolwiek z dokumentów wymienionych w punkcie 3 powyżej, poskutkuje odrzuceniem oferty.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

• KRYTERIA OCENY OFERT, INFORMACJA O WAGACH PUNLTOWYCH LUB PROCENTOWYCH ORAZ INFORMACJA NA TEMAT SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI.

Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena. Cena oferty = 100% (100 pkt)

Liczba punktów w kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem:

Cena oferty najtańszej
-----------------------------------------------------  x 100 = ilość punktów
Cena oferty badanej

• MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty można składać:
2. Pocztą, kurierem lub osobiście pod adresem: K-VISION Krzysztof Janowski, ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny
3. Za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanu podpisanych dokumentów na adres: burmistrzak@k-vision.pl
4. Termin składania ofert upływa dnia: 17.12.2021

1. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany będzie w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny ofert i udokumentowany zostanie protokołem.
3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, a w szczególności, gdy:

- łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,

- pandemia Covid-19 uniemożliwi lub znacznie utrudni udział Zamawiającego w targach.

4. Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy.
5. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

-  jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;

- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

- jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,

 - jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach).

Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

6. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Wykonawcom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty.
7. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

1. INFORMACJE DODATKOWE
   
   
2. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
3. Cena przedstawiona na ofercie, obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia.
4. Jeśli Wykonawca poniesie dodatkowe koszty z tytułu wykonania umowy, nie jest uprawniony do żądania od Zamawiającego, aby ten pokrył różnicę.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
6. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
7. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

1. WARUNKI ZMIANY UMOWY

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunków umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy

w przypadku:

1. a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chorób zakaźnych,
2. b) odwołania lub zmiany terminu przez organizatora targów będących przedmiotem niniejszego zapytania,
3. c) braku możliwości udziału w targach z każdej innej przyczyny nieleżącej po stronie Wykonawcy,
4. d) wprowadzenia ograniczeń lub zakazów w ruchu lotniczym lub lądowym, odwołania lotów przez przewoźnika,
5. e) braku możliwości wzięcia udziału w targach, z uwagi na objęcie tych osób obowiązkową izolacją, obowiązkową kwarantanną lub hospitalizacją,
6. f) z innych przyczyn niż określone powyżej nieleżących po stronie Wykonawcy udział Zamawiającego lub uczestników w targów nie będzie możliwy,
7. g) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy,
8. h) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy,
9. i) zmiany harmonogramu realizacji Projektu, w szczególności w zakresie terminów realizacji, harmonogramu targów,
10. j) gdy nastąpi zmiana adresu realizacji targów,
11. k) gdy nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy,
12. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli Stron, a wskazane w niniejszym rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie Stron.
13. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń.
14. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
15. Zmiana umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych

w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spójności oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.” pkt. 6.5.2 ppkt. 20.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań