Informacja z dnia 10.11.2022 - Skorygowane zostały błędy pisarskie i uzupełniono informacje merytoryczne, tym samym załączone zostały poprawione pliki. Zmiany nie mają wpływu na termin składania ofert. 

                                                                                               Lubicz Górny, dnia 9.11.2022r.

Zapytanie ofertowe nr 05/FE/2022

W związku z realizacją projektu pn. „Eksport usług firmy K-VISION Krzysztof Janowski na wybrane rynki Unii Europejskiej”, w ramach FUNDUSZU EKSPORTOWEGO – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, K-VISION Krzysztof Janowski, zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zasady konkurencyjności na realizację zadań w zakresie organizacji udziału w targach Best of Events 2023 w Dortmundzie w charakterze wystawcy.

1. DANE ZAMAWIAJĄCEGO

K-VISION Krzysztof Janowski
ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny
NIP: 854-224-90-94

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Monika Burmistrzak

tel. 535-878-555
e-mail: monika.burmistrzak@k-vision.pl

1. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie będzie udzielone z zachowaniem zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

• OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zakup następujących usług:

1. Projekt i budowa stoiska wraz z wyposażeniem

Wykonawca zaprojektuje technicznie i zbuduje stoisko o powierzchni 84m2 w formie wyspy, w oparciu o przedstawiony zamysł Zamawiającego. Zabudowa stoiska niesystemowa (zabudowa indywidualna) wraz z niezbędnym wyposażeniem w ekrany LED, oświetlenie, nagłośnienie, ladę barową, stoliki, krzesła barowe.

Założenia ogólne:

- Stoisko samodzielne wyspowe o powierzchni 84m2 (7m x 12m)

- zabudowa stoiska niesystemowa- indywidualna – z materiałów takich jak płyta MDF, płyta wiórowa, plexi, konstrukcje aluminiowe, drewno, płyta pcv, dibond itp.

- stoisko o wysokości powyżej 2,5m.

- stoisko multimedialne

- ogólna kolorystyka czarno – białe z możliwymi elementami niebieskiego

Prace nad projektem będą na bieżąco konsultowane z Zamawiającym, który ma prawo wnosić do niego stosowne poprawki. Efekt końcowy podlega akceptacji Zamawiającego. Wykonawca wykona/zakupi wszystkie elementy zabudowy, które następnie dostarczy i zmontuje na miejscu wystawowym Zamawiającego. Po zakończeniu Targów, Wykonawca zdemontuje zabudowę.

Opis szczegółowy:

Ogólna wizja Zamawiającego co do wyglądu stoiska przedstawiona jest na grafice – rzut z góry, przedstawionej w Załączniku nr 3.

Głównym elementem stoiska, zajmującym ponad połowę powierzchni tj. ok. 7m x 7m, będzie rozstawiona w formie niepełnego okręgu (270 stopni) instalacja TimeBusters Zamawiającego. Konstrukcję wraz z systemem dostarcza i montuje ekipa Zamawiającego, po stronie Wykonawcy pozostaje zabudowanie elementów konstrukcyjnych systemu tj. kratownicy trio w kształcie niepełnego okręgu o średnicy 6m z każdej z trzech stron oraz słupów podtrzymujących system. Zabudowa powinna być wykonana z materiałów typu dibond, płyta pcv itp. Kolorystyka brandingu do ustalenia z Zamawiającym. Poglądowa wizualizacja techniczna instalacji TimeBusters przedstawiona jest w Załączniku nr 3.

Pozostała część stoiska przeznaczona będzie na spotkania i rozmowy z potencjalnymi klientami. Część ta wyposażona ma być w:

- ekrany LED – nie gorsze niż P2 – zabezpieczone i estetycznie zabudowane

- oświetlenie minimum 4 lampy LED o mocy minimum 150 W każda

- nagłośnienie – minimum 2 kolumny aktywne na statywach

- ladę o wymiarach minimum: 1m x 3m x 0,5m z miejscem do przechowywania.

Podłoga stoiska ze względu na konieczność przeciągnięcia kabli prądowych, musi być podwyższona o minimum 5cm w odniesieniu do poziomu podłogi hali. Pod instalacją TimeBusters podłoga musi być dodatkowo wzmocniona aby znieść większy nacisk od góry - skoki, tańce, akrobacje. Podłoga wykończona wykładziną w kolorze grafitowym. Wejście na stoisko ma być przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami, w tym dla osób poruszających się na wózkach.

Na stoisku Wykonawca musi przewidzieć przestrzeń magazynową o powierzchni nie mniejszej niż 3m2 pozwalająca na swobodne przechowywanie i dostęp do materiałów reklamowych oraz artykułów pierwszej potrzeby zespołu Wystawcy.

Wyposażenie dodatkowe:

- stoilk barowy

- 2 mini lady recepcyjne o wymiarach nie mniejszych niż 100cm x 100 cm x 50 cm każda

- 5 krzeseł barowych

- 2 kordony o długości 8m każdy do wygrodzenia systemu TimeBusters.

Montaż stoiska: od 7.01.2022

Montaż systemu Time Busters: 8.01.2022

Targi: 11-12.01.2022

Demontaż stoiska: 12.01.2022 od godz. 18:00

Wykonawca zapewni na czas trwania targów co najmniej jednego technika do obsługi i serwisu ekranów LED oraz nagłośnienia.

2. Transport eksponatów wystawowych oraz materiałów reklamowo - promocyjnych.

Wykonawca zapewni transport eksponatów i materiałów reklamowo – promocyjnych Zamawiającego z siedziby Zamawiającego na stoisko targowe w Dortmundzie i z powrotem.

Potrzebna przestrzeń załadunkowa nie mniej niż 15m3, łączna waga załadunku nie mniej niż 2000 kg. Dostawa do Dortmundu nie później niż 8.01.2023r. godz. 8:00 a powrotny odbiór materiałów 13.01.2022 godz. 12:00

Wykonawca zobowiązany jest posiadać ubezpieczenie OC które obejmie ochroną przewożone towary. Łączna wartość towarów 200 000,00 złotych.

3. Nocleg

Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla przedstawicieli Zamawiającego tj. łącznie dla 6 osób (30 osobo-doby) w terminie 8-13.01.2023.

Zakwaterowanie powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym, położonym w odległości pozwalającej na dojazd autem do lokalizacji targów w czasie nie dłuższym niż
30 minut. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3*. Pokoje maksymalnie

2-osobowe.

4. Materiały reklamowo - promocyjne.

Wykonawca zaprojektuje oraz wydrukuje 400 szt. katalogów w języku angielskim. Katalog A4 składany- tryptyk (3x B5) prezentujący usługi i produkty Wystawcy- folia mat, gramatura min. 350g/m2.

Dodatkowo, wykonawca zaprojektuje reklamę do publikacji w katalogu targowym.

5. Kampania marketingowa

Wykonawca zrealizuje dla Zamawiającego kampanię promującą udział Zamawiającego w

targach BOE. Kampania ma być przeprowadzona w okresie co najmniej 2 tygodni poprzedzających targi oraz w trakcie targów. Kampania powinna być przeprowadzona w oparciu o następujące kanały: Google AdWords, Facebook, Instagram oraz LinkedIn. Wykonawca przygotuje landing page, na który kierowany będzie ruch z reklam. Budżet kampanii na poziomie 12 000 zł – w tym wynagrodzenie Wykonawcy.

Kody CPV zamówień przewidzianych w niniejszym postępowaniu:

- 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
- 39154000-6 - Sprzęt wystawowy
- 71200000-0 - Usługi architektoniczne i podobne

- 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

- 60000000-8 - Usługi transportowe

- 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

- 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

- 22462000-6 - Materiały reklamowe

- 79342000-3 - Usługi marketingowe

- 79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

1. TERMIN REALIZACJI USŁUGI/ZAMÓWIENIA

Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu zapytania.

Usługę opisana w punkcie 1, Wykonawca wykona do dnia 9.01.2022

Usługi opisane w punktach 2, 3 i 4, Wykonawca wykona do dnia 8.01.2022

Usługę opisaną w punkcie 5, Wykonawca wykona do dnia 12.01.2022

1. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

1. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

1. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

1. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

1. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY
2. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę a jej treść musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
3. Oferta musi być przygotowana na wzorze przygotowanym przez Zamawiającego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
4. Oferta musi składać się z co najmniej:
5. Podpisanego formularza ofertowego – załącznik nr 1
6. Podpisanego oświadczenia o braku powiązań – Załącznik nr 2
7. Brak któregokolwiek z dokumentów wymienionych w punkcie 3 powyżej, poskutkuje odrzuceniem oferty.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

• KRYTERIA OCENY OFERT, INFORMACJA O WAGACH PUNLTOWYCH LUB PROCENTOWYCH ORAZ INFORMACJA NA TEMAT SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI.

Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena netto. Cena oferty = 100% (100 pkt)

Liczba punktów w kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem:

Cena oferty najtańszej
-----------------------------------------------------  x 100 = ilość punktów
Cena oferty badanej

• MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty można składać:
2. Pocztą, kurierem lub osobiście pod adresem: K-VISION Krzysztof Janowski, ul. Nad Strugą 7; 87-162 Lubicz Górny
3. Za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanu podpisanych dokumentów na adres: burmistrzak@k-vision.pl
4. Termin składania ofert upływa dnia: 16.11.2022

1. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany będzie w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny ofert i udokumentowany zostanie protokołem.
3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, a w szczególności, gdy:

- łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,

- pandemia Covid-19 uniemożliwi lub znacznie utrudni udział Zamawiającego w targach.

4. Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy.
5. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

-  jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego;

- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

- jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,

 - jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach).

Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

6. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Wykonawcom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty.
7. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

1. INFORMACJE DODATKOWE
   
   
2. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
3. Cena przedstawiona na ofercie, obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia.
4. Jeśli Wykonawca poniesie dodatkowe koszty z tytułu wykonania umowy, nie jest uprawniony do żądania od Zamawiającego, aby ten pokrył różnicę.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
6. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie.
7. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

1. WARUNKI ZMIANY UMOWY

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunków umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy

w przypadku:

1. a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chorób zakaźnych,
2. b) odwołania lub zmiany terminu przez organizatora targów będących przedmiotem niniejszego zapytania,
3. c) braku możliwości udziału w targach z każdej innej przyczyny nieleżącej po stronie Wykonawcy,
4. d) wprowadzenia ograniczeń lub zakazów w ruchu lotniczym lub lądowym, odwołania lotów przez przewoźnika,
5. e) braku możliwości wzięcia udziału w targach, z uwagi na objęcie tych osób obowiązkową izolacją, obowiązkową kwarantanną lub hospitalizacją,
6. f) z innych przyczyn niż określone powyżej nieleżących po stronie Wykonawcy udział Zamawiającego lub uczestników w targów nie będzie możliwy,
7. g) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy,
8. h) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy,
9. i) zmiany harmonogramu realizacji Projektu, w szczególności w zakresie terminów realizacji, harmonogramu targów,
10. j) gdy nastąpi zmiana adresu realizacji targów,
11. k) gdy nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy,
12. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli Stron, a wskazane w niniejszym rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie Stron.
13. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń.
14. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
15. Zmiana umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych

w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spójności oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.” pkt. 6.5.2 ppkt. 20.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań

Załącznik nr 3 – szkic wizji stoiska