ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/EXP/2022

W związku z realizacją projektu „Wejście z nowym produktem firmy Refloactive na rynek francuski, holenderski, rosyjski i ukraiński”, na który Zamawiający otrzymał dofinansowanie w ramach Umowy nr UPG/1 /G/2019/030/007 dla projektu grantowego pn. „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi priorytetowej 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu Działania 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP Poddziałania 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Zamawiający prosi o przesłanie ofert na wykonanie zadania:

Usługa polegająca na zorganizowaniu udziału w targach w charakterze wystawcy oraz realizacja działań promocyjnych związanych bezpośrednio z planowanym udziałem w targach w charakterze wystawcy:

1) Udział w targach Leveranciersdagen, Holandia, 07-08.09.2022 r.

2) Udział w targach PROMO SHOW, Polska, 08-09.02.2023 r.

3) Udział w targach Give A Days Messe Stuttgart 30.03-01.04.2023 r.

4) Udział w targach Nordic Profile Fair, Szwecja, 17-18.08.2022 r.

5) Udział w targach Premium Sourcing, Francja, 07-08.09.2022 r.

1. Udział w targach Leveranciersdagen, Holandia, 07-08.09.2022 r.:

1. Organizacja udziału w targach,
2. Zorganizowanie noclegów
3. Transport przedstawicieli Zamawiającego
4. Transport eksponatów i elementów wyposażenia stoiska z siedziby Zamawiającego do miejsca targów i z powrotem
5. Tłumaczenia podczas targów

2. Udział w targach PROMO SHOW, Polska, 08-09.02.2023 r.:

1. Organizacja udziału w targach,
2. Zorganizowanie noclegów
3. Transport przedstawicieli Zamawiającego
4. Transport eksponatów i elementów wyposażenia stoiska z siedziby Zamawiającego do miejsca targów i z powrotem
5. Tłumaczenia podczas targów

3. Udział w targach Give A Days Messe Stuttgart 30.03-01.04.2023 r.:

1. Organizacja udziału w targach,
2. Zorganizowanie noclegów
3. Transport przedstawicieli Zamawiającego
4. Transport eksponatów i elementów wyposażenia stoiska z siedziby Zamawiającego do miejsca targów i z powrotem
5. Tłumaczenia podczas targów

4. Udział w targach Nordic Profile Fair, Szwecja, 17-18.08.2022 r.

1. Organizacja udziału w targach,
2. Zorganizowanie noclegów
3. Transport przedstawicieli Zamawiającego 
4. Transport eksponatów i elementów wyposażenia stoiska z siedziby Zamawiającego do miejsca targów i z powrotem
5. Tłumaczenia podczas targów

5. Udział w targach Premium Sourcing, Francja, 07-08.09.2022 r.

1. Organizacja udziału w targach,
2. Zorganizowanie noclegów
3. Transport przedstawicieli Zamawiającego
4. Transport eksponatów i elementów wyposażenia stoiska z siedziby Zamawiającego do miejsca targów i z powrotem
5. Tłumaczenia podczas targów

6. Promocja w związku z udziałem w targach Leveranciersdagen, Holandia, 07-08.09.2022 r.

a) Działania promocyjne związane bezpośrednio z planowanym udziałem w krajowych i zagranicznych targach i wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawców;

7. Promocja w związku z udziałem w targach PROMO SHOW, Polska, 08-09.02.2023 r.

a) Działania promocyjne związane bezpośrednio z planowanym udziałem w krajowych i zagranicznych targach i wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawców;

8. Promocja w związku z udziałem w targach Give A Days Messe Stuttgart 30.03-01.04.2023 r.

a) Działania promocyjne związane bezpośrednio z planowanym udziałem w krajowych i zagranicznych targach i wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawców;

9. Promocja w związku z udziałem w targach Nordic Profile Fair, Szwecja, 17-18.08.2022 r.

a) Działania promocyjne związane bezpośrednio z planowanym udziałem w krajowych i zagranicznych targach i wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawców;

10. Promocja w związku z udziałem w targach Premium Sourcing, Francja, 07-08.09.2022 r.

a) Działania promocyjne związane bezpośrednio z planowanym udziałem w krajowych i zagranicznych targach i wystawach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawców.

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Refloactive Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Bydgoszczy (ul. Rynkowska 2,
85-503 Bydgoszcz), NIP 5542932613, REGON 362872596.

Osoba do kontaktów: Aneta Niciak

Adres e-mail: marketing@odblaski24.com.pl

Telefon: 603 620 774

2. Informacje ogólne

1. Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt.5 tej ustawy, a postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

3. Data ogłoszenia zapytania ofertowego

15.06.2022 r.

4. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Termin składania ofert mija w dniu 22.06.2022 r. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
2. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres Zamawiającego podany w pkt. 1 Zapytania ofertowego lub w formie elektronicznej w postaci skanu dokumentacji na adres: marketing@odblaski24.com.pl  

5. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 60 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

6. Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą brać udział wyłącznie Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i zaplecze techniczne niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia, wyrażają wolę zawarcia z Zamawiającym umowy na wykonanie usług, których opis istotnych postanowień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu istnienia konfliktu interesów.
2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

3. Ocena spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Oferenta.

4. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego, każdostronnie ponumerowanego i podpisanego każdostronnie zgodnie z reprezentacją firmy Formularza oferty (załącznik nr 1) wraz z oświadczeniem (załącznik nr 2) i innymi wymaganymi załącznikami.

5. Wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, nie złożyli prawidłowo wypełnionej oferty i wszystkich wymaganych załączników lub też złożyli ofertę po terminie.

6. Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

7. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy. W razie takiej potrzeby należy załączyć pełnomocnictwo zgodne z wymogami prawa, pod rygorem uznania, że oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów uzupełnienia lub wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, dodatkowych dokumentów, wyznaczając im odpowiedni termin na złożenie wyjaśnień/dokumentów. Brak złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem złożonej oferty. Uzupełnienia oferty należy dokonać w jeden ze sposobów właściwych do złożenia oferty.

9. Oferta musi zawierać koncepcję stoiska targowego z prawidłowym rozmieszczeniem produktów wystawowych dbając o ergonomię stoiska.

10. Do oferty należy załączyć aktualne zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US (dokumenty nie mogą być starsze niż 30 dni od daty zakończenia naboru ofert).

7. Wymagania dotyczące wadium

1. Oferta powinna być zabezpieczona wadium w łącznej wysokości: 15.000,00 PLN (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.
3. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.
4. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

• pieniądzu;
• poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
• gwarancjach bankowych;
• gwarancjach ubezpieczeniowych.

5. Wadium wnoszone w pieniądzu winno być wpłacone na rachunek bankowy nr:

15 1050 1139 1000 0090 3157 4966 ING Bank Śląski

6. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji powinno być złożone w oryginale i musi obejmować cały okres związania ofertą. Beneficjentem gwarancji wadialnej jest:
Refloactive Sp. z o.o.

7. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

8. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

• odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
• zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

8. Termin realizacji przedmiotu oferty

Do 30.06.2023 r. - w przypadku odwołania / przesunięcia targów, termin realizacji przedmiotu oferty może być wydłużony.

9. Opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony jest w Załączniku nr 3.

10. Kod wspólnego słownika zamówień (CPV)

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów - kod CPV 79950000-8
• Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) - kod CPV 60000000-8
• Usługi agencji transportowych - kod CPV 63520000-0
• Artykuły informacyjne i promocyjne - kod CPV 39294100-0
• Usługi w zakresie komputerowego maszynopisania, przetwarzania tekstu i powiązanych z nimi komputerowych usług wydawniczych - kod CPV 79550000-4
• Usługi drukowania i powiązane - kod CPV 79800000-2
• Tłumaczenia - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych kod CPV 79530000-8
• Tłumaczenia – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych kod CPV 79540000-1
• Usługi reklamowe - kod CPV 79341000-6
• Materiały reklamowe – kod CPV 22462000-6
• Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego – kod CPV 55000000-0

11. Kryteria wyboru oferty

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryterium:

Całkowita cena netto w PLN za przedmiot oferty - waga 100 punktów.

Punkty za powyższe kryteria zostaną przyznane według następującego wzoru:

Całkowita cena netto w PLN za przedmiot oferty

Cena netto oferty najtańszej / Cena netto badanej oferty x 100 pkt. = ilość punktów.

2. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej sumy punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria (do 2 miejsc po przecinku). Ilości punktów będzie stanowić końcową ilość punktów przyznaną danej ofercie. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.

3. Zamawiający przy dokonaniu wyboru oferty będzie kierować się elementarnymi zasadami obowiązującymi we wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, w szczególności zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, zasadą ochrony uczciwej konkurencji, zasadą swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług, zasadą niedyskryminacji i równego traktowania wykonawców na rynku.

4. Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert zaproponuje oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie umowy na realizację przedmiotu zamówienia.

12. Opis sposobu przygotowania ofert
    1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
    2. Wartość oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
    3. Dla zapewnienia równouprawnienia oferentów krajowych oraz zagranicznych ceną podlegającą ocenie jako kryterium oceny oferty będzie łączna cena netto (bez podatku VAT) określona w ofercie wyrażona w PLN. W przypadku ofert w innych walutach, kwota netto waluty zostanie przeliczona po kursie średnim NBP na dzień złożenia oferty.
    4. Oferta powinna zawierać:
       1. Datę przygotowania i termin ważności oferty;
       2. Cenę za wykonanie poszczególnych elementów zamówienia;
       3. Odniesienie do zamieszczonych w zapytaniu kryteriów wyboru oferty;
       4. Podpis osoby upoważnionej do złożenia oferty;
       5. Podpisane wszystkie załączniki do niniejszego zapytania ofertowego, zgodnie z wytycznymi określonymi w pkt. 6.4.;
       6. Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;
       7. Koncepcje stoisk targowych zgodne z wymogami zamawiającego;
       8. Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS (dokument nie może być starszy niż 30 dni od daty zakończenia naboru ofert);
       9. Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w US (dokument nie może być starszy niż 30 dni od daty zakończenia naboru ofert);
       10. Wszystkie strony oferty należy ponumerować i podpisać zgodnie z reprezentacją firmy wraz z pieczęcią firmową;
       11. próbkę gadżetu reklamowego zgodną z wytycznymi wskazanymi w załączniku nr 3, którą należy dostarczyć pocztą, kurierem lub osobiście.

13. Warunki zmiany umowy
    1. Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań (np. udziału w określonej imprezie targowej) w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
    2. W przypadku odwołania targów będących przedmiotem umowy, realizacja usługi obejmować będzie kolejną edycję odwołanych targów.
    3. W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi się odbędą. Dopuszcza się zmianę terminu obowiązywania umowy w tym przypadku.
    4. W przypadku wyznaczenia do udziału w targach mniejszej ilości osób, cena usługi w zakresie kosztów noclegów i transportu osób będzie proporcjonalnie obniżana.
    5. Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia na etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę.
    6. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.
    7. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia lub do jego zakończenia bez wyboru oferty.

15. Informacje dodatkowe

Administratorem danych osobowych, które znajdą się w formularzu ofertowym oraz załącznikach do oferty jest Refloactive Sp. z o.o. Refloactive Sp. z o.o. będzie przetwarzać dane osobowe w określonych celach, np. analizy przedłożonej oferty, zawarcia i realizacji umowy. Każdy Wykonawca ma prawo zażądać dostępu do treści danych, które go dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Każdy Wykonawca może też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania udostępnionych danych osobowych. Każdy z Wykonawców ma prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed wycofania zgody. Jeśli Wykonawca ma wątpliwości czy dane są prawidłowo przetwarzane przez Refloactive Sp. z o.o., to może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Załączniki

Załącznik nr 1 – Formularz oferty;

Załącznik nr 2 – Oświadczenie oferenta;

Załącznik nr 3 – Specyfikacja przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 4 – Logotypy.