UWAGA! Ze względu na niedoskonałości systemu Oferenci zobowiązani są do zapoznania się z załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego 

UWAGA! W dniu 03.09.2021 Zamawiający dokonał korekty omyłki pisarskiej w związku z czym wydłużono termin składania ofert

Pakość, 01.09.2021 r.

Zapytanie ofertowe nr 1 na zakup usług

1. Nazwa i adres Zamawiającego
Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Ul. Wyszyńskiego 60a
88-170 Pakość
NIP: 5851468361
Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:
Pani Katarzyna Liberska
e-mail: katarzyna.liberska@hustawki.com

2. Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,
W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.
Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

3. Opis przedmiotu zamówienia
Kod CPV zamówienia:
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
22000000-0 – Druki i produkty podobne
79530000-8 – Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

Przedmiotem zamówienia jest:
• Usługa doradcza w zakresie projektowania kampanii marketingowych i reklamowych do rynku niemieckiego
• zaprojektowanie, tłumaczenie oraz produkcja materiałów promocyjno-informacyjnych związanych bezpośrednio z udziałem w targach FSB w Kolonii.

Specyfikacja techniczna:
• Projektowanie kampanii marketingowej i reklamowej
W celu wykorzystania maksymalnego potencjału wejścia na rynek niemiecki z 2 grupami produktowymi Spółka zamierza skorzystać z profesjonalnej usługi doradczej wyspecjalizowanego podmiotu, który przedstawi raport, który będzie stanowił bazę do dalszego rozwoju firmy w zakresie internacjonalizacji.
Usługa doradcza w zakresie projektowania kampanii marketingowych i reklamowych, która będzie tłumaczona w dwóch językach (angielskim i niemieckim ) i będzie dedykowana dla 2 grup produktowych: urządzeń na place zabaw i siłowni zewnętrznych ukierunkowana na pozyskanie klientów z rynku niemieckiego. Na powyższym rynku odbiorcami produktu mogą być również osoby, które komunikują się tylko w języku angielskim (tzw. uniwersalnym), dlatego oprócz języka niemieckiego wskazany został dodatkowo język angielski.

• zaprojektowanie, tłumaczenie oraz produkcja materiałów promocyjno-informacyjnych związanych bezpośrednio z udziałem w targach FSB w Kolonii.
W celu wykonania zadania zakładane jest opracowanie materiałów (projekty, opracowanie graficzne), tłumaczenia oraz ich wytworzenie. W celu dotarcia do jak największej liczby potencjalnych klientów, spotykanych podczas imprezy targowej, niezbędne będzie przygotowanie materiałów promocyjnych w dwóch wersjach językowych – niemieckim (język urzędowy kraju docelowego), angielskim (głównym języku międzynarodowym).
założenia co do rodzaju materiałów promocyjnych i ich ilości, przewidzianych do wykorzystania na targach FSB w Niemczech

1) Ulotki:
- liczba 5000 sztuk
- format 1/3 A4
- kolorystyka kolor dwustronnie (4/4)
- papier kreda mat 250 g

2) katalogi ofertowe:
- liczba 5000 sztuk
- liczba stron w każdym katalogu - 80
- format A4
- papier okładka – 250 g
- papier środek – 170 g

3) roll-up z kasetką:
- liczba 2 sztuki
- wymiary: 1 x 2m
- kolorystyka - kolor jednostronnie (4/0)
- zestaw – wkład + kasetka

4) wizytówki:
- liczba 5000 sztuk
- Format 85 x 55 mm
- kolorystyka: kolor dwustronnie (4/4);
- papier kreda mat 350g

5) informatory:
- liczba 500 sztuk
- wymiary 210 x 210 mm
- 52 str.
- kolorystyka: kolor dwustronnie (4/4)

6) teczki ofertowe:
- liczba sztuk 5000 sztuk
- format A4;
- Teczka 2 bigowa 4+0;

7) zaproszenia na targi:
- liczba 700 sztuk
- format DL
- papier offset 300g

8) gadżety reklamowe:
- liczba 300 kompletów
- 1 komplet zawiera : długopis 1 szt., kredki 1 komplet, smycz 1 szt., kubek do kawy 1 szt., notes 1 szt., pendrive 1 szt.
- gadżety reklamowe oznakowane graficznie

9) zakup ogłoszeń prasowych:
- liczba ogłoszeń - 3
- w formie wykupienia powierzchni reklamowej w niemieckich magazynach branżowych związanych mi.in. z placami zabaw, siłowniami zewnętrznymi, zagospodarowaniem przestrzeni itp.
- dostosowanie projektu reklamy do wytycznych konkretnego magazynu branżowego.

10) koszt reklamy w mediach elektronicznych – pozycjonowanie w wyszukiwarce, promocja na portalach społecznościowych, zakup linków sponsorowanych
pozycjonowanie w wyszukiwarce:
- przeprowadzenie optymalizacji strony internetowej Zamawiającego
- zwiększenie liczby fraz kluczowych po których strona www jest wyświetlana w wyszukiwarce
- raportowanie działań
Promocja na portalach społecznościowych, o parametrach nie gorszych niż:
- prowadzenie obsługi profili społecznościowych w modelu PPC (pay per click)
- wygenerowanie minimum 750 odwiedzin profilu firmowego miesięcznie pochodzących z postów reklamowych;
- raportowanie działań
Zakup linków sponsorowanych, o parametrach nie gorszych niż:
- działania skierowane na rynek niemiecki
- wygenerowanie minimum 1000 odwiedzin strony www miesięcznie
- raportowanie działań
Planowany okres działań: od 04.10.2021 – 29.01.2022.

11) koszt produkcji i emisji 3 filmów reklamowych
- realizacja, montaż, nagranie
- liczba 3 filmy reklamowe
- 4K oraz Full HD, format 16:9
- Długość poszczególnych filmów: Nie krótszy niż 1,5 minuty każdy
- Emisja na portalach typu YouTube, Facebook
Wykonawca zapewni udział modeli dziecięcych – minimum 6 osób w wieku 4-12 lat, które zaprezentują urządzenia na place zabaw oraz udział modeli pełnoletnich – minimum 2 osób w wieku 18-30 lat, które zaprezentują urządzenia siłowni zewnętrznych.
Materiały do filmu będą realizowane na terenie Polski, w okolicach miejscowości takich jak: Włocławek (87-800); Wągrowiec (62-105); Grębocice (59-150); Żary (68-200); Kraków (31-909); Wilamowice (43-330).
Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do terenu realizacji zdjęć. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym dokładne terminy realizacji ujęć filmowych na 7 dni przed ich wykonaniem.
Wykonawca zapewni udział profesjonalnego lektora, który będzie pełnił rolę komentatora treści nagrania w dwóch wersjach językowych – wersji anglojęzycznej oraz niemieckojęzycznej
Wykonawca zapewni podkład muzyczny (możliwość wyboru z co najmniej 3 propozycji) oraz zapewni konieczne zgody twórcy wybranego utworu muzycznego na wykorzystanie do produkcji materiału promocyjnego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia i rozpowszechniania video.

12) tłumaczenie strony internetowej na język angielski i niemiecki,
- tłumaczenie na język angielski
- tłumaczenie na język niemiecki
- tłumaczenie oferty oraz treści na stronie
- stworzenie finalnej angielskiej i niemieckiej wersji językowej serwisu internetowego spójnej graficznie z wersją bazową

13)tłumaczenie materiałów promocyjnych na język angielski i niemiecki
Tłumaczenie materiałów promocyjno-informacyjnych takich jak: ulotki; katalogi ofertowe; roll-up z kasetką; wizytówki; informatory; teczki ofertowe; zaproszenia na targi; gadżety reklamowe; ogłoszenia prasowe w niemieckich magazynach branżowych; reklamy w mediach elektronicznych; 3 filmów reklamowych; tłumaczenie strony internetowej na język angielski i niemiecki, obejmujący:
- tłumaczenie na język angielski
- tłumaczenie na język niemiecki
- tłumaczenie tekstu oraz grafik
- język branżowy

14) projekt materiałów promocyjnych
Projekt materiałów promocyjno-informacyjnych takich jak: ulotki; katalogi ofertowe; roll-up z kasetką; wizytówki; informatory; teczki ofertowe; zaproszenia na targi; gadżety reklamowe;
ogłoszenia prasowe w niemieckich magazynach branżowych; reklamy w mediach elektronicznych; 3 filmów reklamowych; tłumaczenie strony internetowej na język angielski i niemiecki, obejmujący:
- opracowania materiałów poprzez przygotowanie projektu w tym opracowanie graficzne oraz tekstowe
- projekty w wersji edytowalnej
- adaptacja projektów do druku

Wszystkie działania promocyjne muszą zostać przeprowadzone zgodnie z Zasadami promocji i oznakowania projektów w ramach projektu grantowego FUNDUSZ EKSPORTOWY - granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.
UWAGA: Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego z pytaniem w zakresie zapytania ofertowego, dokumentacji przetargowej, dotyczącym realizacji planowanej inwestycji oraz spraw formalnych. Pytanie należy przesłać na adres katarzyna.liberska@hustawki.com
Oferenci mogą zadawać pytania do 08.09.2021 r. do godziny 15.00
Zamawiający opublikuje treść wyjaśnień na stronie https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ bez wskazania źródła zapytania, pod warunkiem, że zapytanie zostanie skierowane i doręczone Zamawiającemu przed upływem ww. wyznaczonego terminu na składanie pytań.

4. Miejsce i termin realizacji zamówienia
Miejsce realizacji zamówienia:
Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Ul. Wyszyńskiego 60a
88-170 Pakość

Maksymalny termin realizacji zamówienia w zakresie:
• Usługa doradcza w zakresie projektowania kampanii marketingowych i reklamowych do rynku niemieckiego – maksymalnie do 29.09.2021
• zaprojektowanie, tłumaczenie oraz produkcja materiałów promocyjno-informacyjnych związanych bezpośrednio z udziałem w targach FSB w Kolonii.
- pkt. 1-9 oraz 11-14 – maksymalnie do 15.10.2021,
- pkt. 10 – rozpoczęcie od 04.10.2021 do 29.01.2022.

5. Okres związania z ofertą
30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 10 niniejszego zapytania.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

6. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny ich spełniania
O realizację przedmiotu zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień – załącznik nr 2.
2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia – załącznik nr 2.
3. Dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - załącznik nr 2.
4. Wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia – załącznik nr 2.
5. Posiadają niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia doświadczenia – załącznik nr 2
6. Potwierdzą wpłatę wymaganego wadium, w wysokości 7 000,00 PLN
Sposób weryfikacji spełnienia warunków
W odniesieniu do pkt 1 – spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 2 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 3 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 4 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2
W odniesieniu do pkt 5 - spełnienie warunku będzie weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 oraz zawarty w załączniku nr 2 wykaz
usług, w ramach którego Oferent wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie – należycie wykonał minimum 3 usługi o polegające na prowadzeniu kampanii online o wartości nie mniejszej niż 40 000,00 zł netto,
W odniesieniu do pkt 6 - Warunek weryfikowany w oparciu o dokument potwierdzający uiszczenie wpłaty wadium – wydruk z konta bankowego, potwierdzenie zapłaty lub inne równoważne

8. Wymagania dotyczące wadium
1) Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 7000,00 PLN (słownie: siedem tysięcy złotych). Wadium w formie pieniężnej musi zostać wniesione przed upływem terminu składania ofert, najpóźniej do dnia składania ofert.
2) Wykonawca winien wnieść kwotę wadium przelewem na rachunek bankowy zamawiającego: 88 8149 0000 0000 4059 2000 0060 z dopiskiem na przelewie „Wadium – zapytanie ofertowe z dnia 01.09.2021 r.” (dowód wniesienia wadium należy załączyć do oferty jako załącznik). Za dzień wniesienia wadium uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego, przy czym dla ważności oferty obciążenie to musi nastąpić przed upływem terminu wyznaczonego na złożenie oferty.
3) Wadium Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
4) Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
5) Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy.
6) Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
7) Jeśli wadium było wniesione w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
8) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana:
a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie i zapytaniu ofertowym (wraz z załącznikami),
b) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

7. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń
1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które wpisane są do KRD lub innego rejestru długów lub są w stanie likwidacji lub upadłości.
3. Z udziału wykluczone są podmioty postawione w stan likwidacji lub upadłości.
Oferent zobowiązany jest dołączyć do przygotowanej przez siebie oferty oświadczenie o braku ww. powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu go w stanie likwidacji lub upadłości według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

8. Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach oraz opisem sposobu przyznawania punktacji w ramach kryteriów
Kryteria oceny oferty:

a) Cena netto (łącznie) – 100%

Wartość punktowa wyliczona zostanie następująco:
A - Cena netto (łącznie): 100% - wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:
najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert
--------------------------------------------------------------- x 100 pkt.
cena netto wskazana w badanej ofercie
W sytuacji, gdy cena podana w ofercie wyrażona zostanie w innej walucie niż PLN, Zamawiający w celu dokonania oceny oferty i przeliczania jej na PLN zastosuje kurs średni NBP notowany w dniu wszczęcia postępowania.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE SKŁADNIKÓW CENY KOŃCOWEJ
1. Cena powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Wszelkie upusty, rabaty winny być od razu ujęte w cenie, tak aby podana cena za realizację przedmiotu zamówienia była cena ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia. Upusty i rabaty nie mogą być czasowe i powinny obejmować minimalnie okres związania ofertą wskazany w powyższym zapytaniu.

Ocena kryteriów wyboru Oferty
• Wyniki dokonywanych obliczeń podlegać będą zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb.
• Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania: 100 pkt.
• Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana na podstawie sumy punktów oferty uzyskanej z wszystkich kryteriów oceny oferty według poniższego wzoru:
Suma punktów= A

9. Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej. Oferta powinna zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta.
W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
W ofercie powinien zostać wskazany termin ważności oferty, zgodny z punktem 5 niniejszego zapytania ofertowego.
Kompletna dokumentacja ofertowa powinna zawierać:
a) Formularz ofertowy – Załącznik nr 1
b) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 2
c) Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu
w stanie likwidacji lub upadłości - Załącznik nr 3
d) W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
e) potwierdzenie wpłaty wadium

10. Miejsce i termin złożenia oferty
Oferty należy składać w formie elektronicznej (oferta wraz z załącznikami powinna stanowić skan dokumentów podpisanych przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta) na adres: e-mail: katarzyna.liberska@hustawki.com
Terminem złożenia oferty jest termin jej wpływu do Zamawiającego.
Oferty można złożyć również w formie papierowej - osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego tj.:
Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Ul. Wyszyńskiego 60a
88-170 Pakość
Termin składania ofert upływa dnia 10.09.2021r. o godzinie 23.59 strefy czasowej, w której funkcjonuje Zamawiający. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Rozstrzygniecie zamówienia
Na stronie internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/ zostanie zamieszczona informacja dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty.
Ranking ofert zostanie przeprowadzony w oparciu o kryteria wyboru opisane w pkt. 8 niniejszego zapytania. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. W przypadku gdy najkorzystniejsza oferta w całości przekroczy budżet przeznaczony na działania będące przedmiotem zapytania, Zamawiający może podjąć negocjacje z oferentami.
Po rozstrzygnięciu postępowania, do podmiotów, które złożyły najkorzystniejszą ofertę, zostanie skierowana wiadomość odnośnie zawarcia umowy, której treść będzie wynikać z zapisów niniejszego zapytania oraz wygranej oferty.
W przypadku, gdy podmiot, który został wybrany, zrezygnuje z podpisania umowy, Zamawiający ma prawo zawrzeć umowę z podmiotem, którego oferta była druga w kolejności najkorzystniejszych ofert.
Zamawiający wybierze Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria oceny ofert opisanych w punkcie 8. Zapytania ofertowego.

12. Warunki zmiany umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:
a) zmiana terminu umowy – w przypadku gdy:
a. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym
b. wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.
c. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/ zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/ zmianą poszczególnych elementów projektu na inne
b) zmiana terminu i warunków płatności – w przypadku:
a. ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in. w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.
b. zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość
c. wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert
c) zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku:
a. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
b. Jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
c. niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy
d. Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.
e. Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć
f. Zmiana warunków płatności (ilość oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.
g. zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
• Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań (np. udziału w określonej imprezie targowej) w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
• W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy lub zagranicznych wizyt studyjnych, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi/zagraniczne wizyty studyjne się odbędą.
• Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia na etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

13. Pozostałe informacje
• Poprzez złożenie oferty Oferent wyraża zgodę na podanie do wiadomości pozostałych Oferentów szczegółów oferty, w szczególności danych na podstawie, których Zamawiający dokonał wyboru. Oferent ma prawo nie wyrazić zgody na podane do wiadomości szczegółów technicznych przedmiotu zamówienia i powinien zastrzeżenie to przedstawić w ofercie.
• Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
• Oferta powinna być kompletna tzn. do formularza oferty powinny być załączone zał. 2 i 3 oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w procedurze wymienione w punkcie 6 niniejszego zapytania ofertowego.
• Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
c) Oferent nie załączy Załącznika nr 1 – Formularz ofertowy.
• Zamawiający przy wyborze oferty weryfikować będzie wyłącznie dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym jako niezbędne do prawidłowego i skutecznego złożenia oferty.
• Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów składających Ofertę o uzupełnienie dokumentacji ofertowej, jeśli ta zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub braki dokumentów będących załącznikami do Oferty.
• Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.
• Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.
• Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu nie będą rozpatrywane.
• W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane w pkt. 8 kryteria wyboru. Jeżeli w treści oferty zabraknie w/w informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie / e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie jego prowadzenia bez podania przyczyny, a w szczególności gdy:
− łączna cena netto najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,
− postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
• Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
• Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
• Zamawiający ma prawo żądać wyjaśnień od Oferentów, których oferty będą zawierały rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert, a w przypadku braku tych wyjaśnień lub przedstawienia nienależytego uzasadnienia dla ceny z oferty – do odrzucenia oferty.
• Zamawiający dopuszcza możliwość płatności zaliczkowych i/lub płatności częściowych zgodnie z treścią podpisanej umowy pomiędzy Zamawiającym a Oferentem.
• Zamawiający zastrzega, iż wystawiane przez Wykonawcę faktury (w tym faktury częściowe) muszą posiadać minimum 30 dniowy termin płatności.

14. Ochrona danych osobowych
Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością informuje, iż Administratorem danych osobowych (dalej jako: „Dane osobowe”) pozyskanych od Sprzedawcy w trakcie trwania współpracy między Stronami jest Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Pakości, przy ulicy Wyszyńskiego 60a 88-170 Pakość, adres mailowy rodo@magic-garden.eu zgodnie z RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Dane osobowe pracowników Sprzedawcy przetwarzane są w celu realizacji współpracy na podstawie niniejszej umowy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO a także w celu realizacji wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Dane osobowe (imię, nazwisko, nr telefonu, adres e-mail) przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanego powyżej tj. czas realizacji umowy wydłużony o okres wynikający z odpowiednich przepisów prawa dotyczących przedawnienia roszczeń oraz terminy przechowywania dokumentacji wynikające z przepisów podatkowych).
Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie zamierza przekazać Danych osobowych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, przetwarzać ich w sposób zautomatyzowany czy też profilować.
Dane osobowe, jeśli będzie to konieczne, mogą być przekazane podmiotom przetwarzającym, Magic Garden Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zleci to zadanie, np. kurierom, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, doradcom finansowym, kancelariom rachunkowym abyśmy mogli wykonywać swoje zobowiązania umowne, wynikające z przepisów prawa oraz dochodzić roszczeń i praw nam przysługujących.

15. Wykaz załączników
Załącznik nr 1: Formularz ofertowy
Załącznik nr 2: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3: Oświadczenie o braku powiązań oraz niewpisaniu do rejestru długów i niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłość