Zapytanie ofertowe nr 4/2021/FE na świadczenie usług prowadzenia działań promocyjno–reklamowych przy udziale hostess/hostów

Informacja o wybranym wykonawcy: Rozstrzygnięte

Nazwa i adres wykonawcy:

WMH sp. z o.o. sp.K

Ul. Żeglugi Wiślanej 1/74

03-043 Warszawa

Data wpływu oferty: 18.08.2021r.
Cena oferty netto: 2 400,00 zł

UWAGA:

W dniu 14.08.2021r. skorygowano numerację w zapytaniu ofertowym (z uwagi na niedoskonałość systemu prosimy o zapoznanie się z treścią zapytania ofertowego zamieszczoną także w załączniku)

Zapytanie ofertowe w ramach projektu pt. „Wzrost konkurencyjności SIMS poprzez promocję na rynkach zagranicznych.” (numer projektu 024/WPG/2/G/2020) realizowanego w ramach projektu „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1. Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5 Opracowanie i wdrażanie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

Zamówienie dotyczy promocji produktów:

• Systemy dynamicznej informacji pasażerskiej
• Mobilne Systemy Monitoringu

Do zapytania stosuje się:

- Wytyczne dla Grantobiorców dotyczące udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego,

- Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej:

http://www.sims.pl/pl/

https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług prowadzenia działań promocyjno–reklamowych przy udziale hostess/hostów na targach:

• "Trako Targi Kolejowe" w Gdańsku (21-24.09.2021r.) – 1 hostessa/host
• "TRANSEXPO" w Kielcach (27-29.10.2021r.) – min. 2 hostessy/hości

Kod CPV i nazwa kodu:

79342200-5 Usługi w zakresie promocji

79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług prowadzenia działań promocyjno–reklamowych przy udziale hostess/hostówna targach:

• "Trako Targi Kolejowe" w Gdańsku (21-24.09.2021r.) – 1 hostessa/host
• "TRANSEXPO" w Kielcach (27-29.10.2021r.) – min. 2 hostessy/hości

Wymagania dotyczące hostess/hostów:

• ubiór hostessy/hosta: strój reprezentacyjny – np. biała koszula, czarne spodnie lub spódnica, garnitur
• łączny czas pracy hostess - 32 h, po 16 na każdym wydarzeniu:
  • "Trako Targi Kolejowe" w Gdańsku (21-24.09.2021r.) – 16h
  • "TRANSEXPO" w Kielcach (27-29.10.2021r.) – 16h

• do obowiązków hostessy będzie należeć: rozdawanie materiałów promocyjnych i gadżetów, pomoc w utrzymaniu czystości na stoisku, obsługa gości odwiedzających stoisko np. podawanie napojów, kierowanie do przedstawicieli Zamawiającego obecnych na wydarzeniu
• nienaganna prezencja hostess
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
• koszty transportu, zakwaterowania i wyżywienia hostess pokrywa Oferent

Harmonogram realizacji zamówienia

1. Wybór oferty: do 27.08.2021r.
2. Podpisanie umowy z wybranym wykonawcą: do 31.08.2021r.
3. Maksymalna dostawa i realizacja zamówienia:"Trako Targi Kolejowe" w Gdańsku (21-24.09.2021r.),"TRANSEXPO" w Kielcach (27-29.10.2021r.)
4. Termin ważności oferty: do 30.09.2021r.

Warunki dotyczące oferenta:

1. Oferent dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do realizacji zamówienia.
2. Sytuacja ekonomiczna i finansowa Oferenta pozwala na realizację zamówienia w terminie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
3. Oferent nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
   • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   • posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
   • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
4. W celu potwierdzenia spełnienia wymogów formalnych Oferent podpisuje Oświadczenie
   na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
5. Oferent posiada niezbędne doświadczenie tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał minimum 3 usługi odpowiadające przedmiotowi zamówienia stosownie do przedstawionej oferty (Zamawiający może wezwać Oferentów do przedstawienia stosowanych dokumentów jak: protokół odbioru, referencje, faktura lub inny równoważny).
6. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na zapytanie ofertowe.

Warunki dotyczące oferty:

1. Oferta składana jest na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Oferta jest podpisana przez osobę do tego upoważnioną ze strony Oferenta. Zamawiający dopuszcza podpisanie oferty przez inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym. W takim przypadku konieczne jest załączenie stosownego upoważnienia.
3. Oferta jest sporządzona w języku polskim lub angielskim.
4. Oferent wypełnia wszystkie wskazane pola w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty nie należy załączać innych dokumentów za wyjątkiem upoważnienia, o którym mowa w pkt 2. W sytuacji gdy Oferent załączy inne dokumenty nie będą one podlegać weryfikacji a informacje w nich zawarte nie stanowią podstawy realizacji zamówienia.
5. Zamawiający w przypadku stwierdzenia błędów lub niekompletnych informacji wezwie jednokrotnie Oferenta, przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, do uzupełnienia, poprawienia lub wyjaśnienia zapisów oferty w ciągu 3 dni. Odpowiednią formą odpowiedzi ze strony Oferenta jest poczta elektroniczną, poczta, kurier lub dostarczenie osobiście do siedziby Zamawiającego. W przypadku gdy Oferent nie uzupełni, nie wyjaśni lub nie poprawi wskazanych nieprawidłowości jego oferta podlega odrzuceniu. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową, osobiście lub kurierem liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego na ww. adres, a w przypadku ofert składanych mailowo liczy się data pojawienia się wiadomości w skrzynce elektronicznej Zamawiającego.

Kryteria wyboru oferty

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę następujące kryterium
   i wagę:

Cena łączna netto – 100%

Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę łączną netto za przedmiot zamówienia określony w sekcji II. Opis przedmiotu zamówienia wskazaną w walucie PLN lub obcej. W sytuacji gdy wskazana będzie cena w walucie obcej zostanie ona przeliczona na PLN po średnim kursie wskazanym przez NBP dla danej waluty w dniu rozstrzygania postępowania.

Ocena kryterium odbędzie się na podstawie poniższego wzoru:

Kryterium cena = (Najniższa zaproponowana cena brutto) / (Cena brutto zaproponowana w badanej ofercie) x 100 x 100% (waga kryterium)

2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana ta, która uzyska największą liczbę punktów.
3. W sytuacji gdy kilka ofert uzyska taką samą liczbę punktów Zamawiający wybierze ofertę najbardziej korzystną w zakresie oddziaływania na środowisko i klimat. W takiej sytuacji Zamawiający wezwie Oferentów do uzupełnienia o ww. informacje.
4. W sytuacji gdy wszystkie złożone Oferty przekroczą wartość zamówienia zgodnie z założonym budżetem Zamawiający podejmie negocjacje z Oferentami.
5. Zamawiający ma prawo zwrócić się do Oferentów celem złożenia wyjaśnień w sytuacji gdy, złożona oferta będzie zawierała rażąco niską cenę za przedmiot zamówienia/ część przedmiotu zamówienia tj. niższą o 30% od średniej wynikającej ze złożonych ofert. W przypadku braku złożenia przez Oferenta wyjaśnień lub nienależytego wyjaśnienia Zamawiający ma prawo do odrzucenia oferty.

 Miejsce, termin i sposób składania ofert

1. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać:

• w formie elektronicznej na adres mailowy: a.knitter@sims.pl lub
• w formie pisemnej (drogą pocztową, osobiście lub przez kuriera) na adres:

Zakład Elektroniczny SIMS Sp. z o.o. sp. k. , ul. Pod Skarpą 51A, 85-796 Bydgoszcz

Oferty składane mailowo powinny w temacie wiadomości wskazywać zapis: „Zapytanie ofertowe nr 4/2021/FE – nie odczytywać do 21.08.2021r.” a oferty składane w wersji pisemnej powinny być składane w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 4/2021/FE – nie otwierać do 21.08.2021r.

Przed terminem upływu składania ofert, Oferent może wprowadzić zmiany do  złożonej oferty. W tym celu należy złożyć poprawioną/ uzupełnioną Ofertę w sposób podany powyżej z dopiskiem
„KOREKTA OFERTY w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 42021/FE – nie otwierać do 21.08.2021r.” dla ofert składanych w wersji papierowej lub mailowo wskazując w temacie wiadomości „ KOREKTA OFERTY w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 42021/FE – nie odczytywać do 21.08.2021r.”

2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 20.08.2021r.
3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową, osobiście lub kurierem liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego na ww. adres a w przypadku ofert składanych mailowo liczy się data pojawienia się wiadomości w skrzynce elektronicznej Zamawiającego.
4. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Cena powinna obejmować wszystkie koszty jakie poniesienie oferent z związku z ewentualną realizacją umowy zawartej w wyniku wyboru oferty, w tym opłaty celne.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych na poszczególne części przedmiotu zamówienia wskazanych w sekcji II.
7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
8. Osoba, do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego:

Anetta Knitter

Adres e-mail: a.knitter@sims.pl

Telefon: 52 3476600 wew.30

9. O wyborze Oferenta/ Oferentów Zamawiający poinformuje poprzesz:

- wiadomości e-mail do Oferentów, którzy złożyli ofertę

- stronę www: http://www.sims.pl/pl/

- stronę www: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl/

10. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnień dotyczących zapytania ofertowego najpóźniej do 08.2021 do godz. 12:00.

Informacje dodatkowe istotne na etapie zawarcia umowy

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania Ofertowego.
2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej (w tym elektronicznej).
3. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, zrezygnuje z zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. W przypadku stwierdzenia braku hostessy Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 8% wynagrodzenia netto Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy za każdą stwierdzoną nieobecność hostessy/ hosta na stoisku.
5. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

 Określenie warunków istotnych zmian umowy

1. Umowa może ulec zmianie w przypadku konieczności zmiany terminu lub sposobu wykonania przedmiotu zamówienia na skutek zmiany zasad finansowania zadania wynikającego z podpisanej przez Zamawiającego umowy z Toruńską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. lub innych okoliczności związanych z realizacją projektu, niezależnych od Zamawiającego.
2. W przypadku wystąpienia trudności w realizacji umowy spowodowanych pandemią COVID-19 możliwa będzie za zgodą obu stron zmiana sposobu realizacji umowy, m.in. w zakresie sposobu
   i terminu dostawy/ realizacji.

Lista załączników:

1. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy