Bydgoszcz, 27.04.2022

LOCALSCREENS Sp. z o.o. oddział w Bydgoszczy

Ul. Gdańska 89/1
85-022 Bydgoszcz

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 6/UPG/2022

W związku z realizacją projektu pn.: „Projekt internacjonalizacji spółki Localscreens na rynki Niemiec i Francji”. (nr Umowy o powierzenie grantu: UPG/2/G/2020/030/103).

LOCALSCREENS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ODDZIAŁ W BYDGOSZCZY ogłasza postępowanie na zamówienie zgodnie z zasadą konkurencyjności na zakup:

- Dostarczenie stoiska aluminiowego i innych elementów niezbędnych do stworzenia wystawy

1. Nazwa i adres Zamawiającego

LOCALSCREENS Sp. z o.o. oddział w Bydgoszczy

Ul. Gdańska 89/1
85-022 Bydgoszcz

Adres do korespondencji:
Św. Marcin 43, 61-806 Poznań – dopisek Localscreens

Osoba do kontaktu: Bartłomiej Bartoszewicz
e-mail: bartlomiej.bartoszewicz@localscreens.pl
telefon: 537 493 696

1. Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 3 pkt. 5 tej ustawy. Zamówienie prowadzone jest zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielania zamówień w ramach Funduszu Eksportowego oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonych w Regulaminie konkursu.

W zakresie nieregulowanym w Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielania zamówień w ramach Funduszu Eksportowego i Regulaminie konkursu przyjmuje się zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Ogłoszenie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej Zamawiającego:

https://localscreens.pl/zapytania-ofertowe/

oraz na stronie internetowej:

https://www.zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

• Data ogłoszenia zapytania ofertowego

27.04.2022

1. Przedmiot zamówienia:

Zakup i Dostawa gotowego stoiska aluminiowego, modułowego do zabudowy stoiska o wymiarach 4 x 3 m2

W ramach realizacji usługi planowane jest dostarczenie stoiska targowego składającego się z aluminiowych elementów.

Parametry stoiska:

• stoisko przystosowane do możliwości wypełnienia zabudowy 4x3 m2
• możliwość dalszej rozbudowy lub zmiany konfiguracji – rozwiązanie modułowe
• nośność każdej ze ścian to minimum 50kg – na ścianach będą montowane ekrany reklamowe
• dwie ściany konstrukcyjne o wymiarach 300 cm szerokości oraz 250 cm wysokości, wypełnienie płytą dibond
• jedna ściana konstrukcyjna o wymiarach 400 cm szerokości oraz 250 cm wysokości, wypełnienie płytą dibond
• jedna ściana ozdobna o wymiarach 100 cm szerokości oraz 250 cm wysokości, wypełnienie panelem lamelowym z drewna
• sufit stoiska zabudowany płytą dibond
• oświetlenie stoiska na suficie
• po złożeniu stoiska, możliwość przewiezienia autem dostawczym o wymiarach strefy załadunkowej nieprzekraczającej wymiarów: szerokość 220 cm, wysokość 240 cm, długość 485 cm.
• W załączniku znajduje się poglądowa wizualizacja stoiska
• Złożone stoisko należy dostarczyć w terminie do 7 maja 2022 do Warszawy, do wskazanego magazynu firmy transportowej – dokładny adres zostanie wskazany w późniejszym terminie na etapie podpisania umowy

1. Termin realizacji zamówienia

Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia przedmiotu zamówienia do dnia 7 maja 2022 do wyznaczonego magazynu na terenie Warszawy, który zostanie wskazany na etapie zawarcia umowy.

1. Okres ważności oferty

Termin ważności oferty wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

• Warunki udziału w postepowaniu

7.1. Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonania usługi lub czynności w ramach niniejszej oferty, a także minimum roczne doświadczenie w zakresie budowania stoisk targowych.

7.2. Wykonawca zapewnia, że posiada potencjał techniczny oraz osobowy do wykonania usługi zleconej przez Zamawiającego.

7.3. Wykonawca deklaruje, że jego sytuacja ekonomiczna, finansowa oraz kadrowa umożliwiają mu realizację zadania z niniejszego zamówienia.

7.4. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7.5. W przypadku odwołania lub zmiany terminów targów przez organizatora imprezy, Wykonawca nie będzie rościł wobec Zamawiającego roszczeń z tego tytułu. Koszty związane z organizacją udziału w targach Wykonawca będzie ponosił na własne ryzyko.

7.6. Warunkiem udziału w postępowaniu jest złożenie wypełnionego i podpisanego Formularza oferty.

• Miejsce i termin złożenia ofert

8.1 Termin składania ofert mija w dniu 5.05.2022 r. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po tej dacie nie będą rozpatrywane.

8.2. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres korespondencyjny Zamawiającego (punkt 1) lub w formie elektronicznej w postaci podpisanego i opieczętowanego skanu dokumentacji w formacie .pdf na adres: bartlomiej.bartoszewicz@localscreens.pl

1. Kod wspólnego słownika zamówień CPV

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów - kod CPV 79950000-8
Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw - kod CPV 79956000-0

1. Kryteria oceny i wyboru ofert

10.1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

* w przypadku podania ceny w walucie obcej, przeliczenie nastąpi wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wybór dostawcy

10.2. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Punkty w ramach kryterium Cena netto w PLN będą przyznawane wg następującej formuły:         

 C min

A n = ----------------- x 100 x 100%

                C r

Gdzie:

C min – cena minimalna w zbiorze

C r – cena oferty rozpatrywanej

A n – ilość punktów przyznana ofercie

10.3 Zamawiający dokona oceny otrzymanych ofert na podstawie wyników osiągniętych na podstawie sumy punktów wyliczonych w oparciu o kryteria. Ilość punktów stanowić będzie końcową ilość punktów przyznaną danej ofercie. Wykonawca wybierze ofertą z najwyższa liczbą punktów.

10.4. Zamawiający przy dokonaniu wyboru będzie kierować się elementarnymi zasadami obowiązującymi we wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, w szczególności zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, zasadą ochrony uczciwej konkurencji, zasadą swobody przepływu kapitału, towaru, dób i usług, zasadą niedyskryminacji i równego traktowania Wykonawców.

10.5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwięcej punktów.

10.6. W przypadku uzyskania przez Oferentów takiej samej łącznej ilości punktów, ostateczną decyzję o wyborze oferty podejmie Zamawiający.

1. Opis sposobu przygotowania oferty

11.1. Oferta musi być przygotowana w języku polskim.

11.2. Oferta musi uwzględniać wszystkie kwoty niezbędne do realizacji zamówienia opisanego w przedmiocie zamówienia

11.3. Oferta powinna zawierać:

• podpisany i wypełniony Formularz oferty wraz z datą przygotowania,
• łączną cenę netto i brutto za przygotowanie wszystkich elementów stoiska,
• podpisem osoby upoważnionej do złożenia oferty,
• w przypadku składania oferty przez Pełnomocnika pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy,
• podpisane oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych,
• podpisane oświadczenie o posiadaniu potencjału technicznego oraz ludzkiego do wykonania zadania,
• podpisane oświadczenie o niepostawieniu w stanie likwidacji lub upadłości.

• Warunki zmiany umowy

12.1. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie.

12.2. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron.

12.3. Termin płatności za realizację zamówienia to minimum 60 dni od daty realizacji.

• Postanowienia końcowe
  • W sprawach nieregulowanych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku - Kodeks Cywilny, a także postanowienia obowiązujących wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
  • Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.
  • Nie dopuszcza się możliwości składania ofert wariantowych.
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania wyboru Oferenta bez podania przyczyn.
  • Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
  • Zamawiający informuje, że przedmiotowe zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego
  • Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu lub złożą ofertę wadliwą formalnie.
  • Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.
  • Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyników postępowania
  • Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny,
  • Z wybranym Oferentem zostanie podpisana umowa.
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zawarcia umowy lub odstąpienia od zawartej umowy warunkowej w sytuacji wycofania się z realizacji projektu, jeżeli pojawią się okoliczności uzasadniające podjęcie takiej decyzji.
  • Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania takiej samej formy, jak złożenie oferty. Jeśli wystąpią techniczne trudności z dokonaniem tych czynności przez Bazę Konkurencyjności, Wykonawca może również cofnąć lub zmienić ofertę kontaktując się mailowo z Zamawiającym i dołączając scan oświadczenia o wycofaniu oferty lub zmienioną ofertę.
  • Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza uchyli się od zawarcia umowy albo też ujawnią się okoliczności wskazujące na brak spełnienia warunków udziału w postępowaniu po stronie Wykonawcy, którego oferta została wybrana, Zamawiający będzie uprawniony do dokonania ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
  • Osobą do kontaktu w ramach zapytania ofertowego jest Pan Bartłomiej Bartoszewicz, pytania dotyczące zapytania ofertowego można zadawać za pomocą e-mail: Bartłomiej Bartoszewicz bartlomiej.bartoszewicz@localscreens.pl

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w ofertach, Zamawiający z chwilą złożenia oferty stanie się administratorem tych danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Zamawiający będzie przetwarzał te dane w celu oceny ofert, zawarcia umowy z wybranym wykonawcą oraz na potrzeby realizacji zawartej umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Zamawiający będzie przekazywał dane osobowe zawarte w złożonych ofertach, na podstawie właściwych przepisów prawa, upoważnionym organom i instytucjom uprawnionym do dokonywania kontroli projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Dane te zostaną przekazane w szczególności Instytucji Pośredniczącej – Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju, zaś ich administratorem będzie minister właściwy ds. rozwoju na podstawie art. 71 ust. 1. Informacja dotycząca zakresu przetwarzania danych przez właściwe instytucje znajduje się na stronie: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/ogolne-zasady-przetwarzania-danych-osobowych-w-ramach-funduszy-europejskich/

• Załączniki

Załącznik nr 1. Formularz oferty

Załącznik nr 2. Poglądowy projekt stoiska