Bydgoszcz, 22.08.2022

LOCALSCREENS Sp. z o.o. oddział w Bydgoszczy

Ul. K. Gotowskiego 6,

85-030 Bydgoszcz

 

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 9/UPG/2022

 

 

 

W związku z realizacją projektu pn.: „Projekt internacjonalizacji spółki Localscreens na rynki Niemiec i Francji”. (nr Umowy o powierzenie grantu: UPG/2/G/2020/030/103).

 

LOCALSCREENS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ODDZIAŁ W BYDGOSZCZY ogłasza postępowanie na zamówienie zgodnie z zasadą konkurencyjności na zakup usługi dotyczącej zakupu usługi dotyczącej projektowania kampanii reklamowej.

 

Przedmiotowe zamówienie jest realizowane w związku z realizacją zadania w projekcie:

 

Nazwa Zadania: Udział w międzynarodowych targach IFA w Berlinie, 2.09.2022-6.09.2022

 

 

1. Nazwa i adres Zamawiającego

LOCALSCREENS Sp. z o.o. oddział w Bydgoszczy

Ul. K. Gotowskiego 6,

85-030 Bydgoszcz

 

Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela:

Pan Bartłomiej Bartoszewicz

e-mail: bartlomiej.bartoszewicz@localscreens.pl

 

2. Tryb udzielania zamówienia

Zamówienie udzielane jest z zachowaniem zasad określonych w obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” (zał. nr 9 do Regulaminu Konkursu nr 2/G/2020) oraz zapisami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków określonymi w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”,

W zakresie nieuregulowanym w „Wytycznych dla Grantobiorców dotyczących udzielenia zamówień w ramach Funduszu Eksportowego” oraz w „Regulaminie Konkursu nr 2/G/2020”, przyjmuje się zapisy „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

 

Zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie internetowej: https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl

 

 

3. Przedmiot zamówienia:

79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe

 

Część A: Zakup usługi przeprowadzenia kampanii reklamowej w mediach internetowych

 

 

Przeprowadzenie kampanii promocyjnej skierowanej na rynki: niemiecki, w oparciu o reklamy w portalach społecznościowych/w mediach elektronicznych (Google Adwords, Facebook i LinkedIn) w związku z udziałem Zamawiającego w międzynarodowych targach IFA 2022 w Berlinie w roli wystawcy.

Wzory reklam i postów zostaną przekazane wybranemu Wykonawcy.

 

Szczegółowy Zakres Usługi:

 

1. Przeprowadzenie kampanii reklamowej facebook w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

Parametry kampanii:

- cel kampanii ruch aktywność zasięg z wykorzystaniem postu sponsorowanego

- minimalna ilość kliknięć 7.000

- ilość postów dowolna

- reklama skierowana na rynek niemiecki

- ograniczenia wiekowe 25 – 65 lat

- zainteresowania: marketing; IT

- materiały wyświetlane w j. niemieckim oraz j.angielskim

- prezentacja wyników kampanii raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

- treść reklam zostanie przygotowana przez Zamawiającego

 

2. Przeprowadzenie kampanii remarketingowej facebook w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

Parametry kampanii

- cel kampanii kliknięcia

- minimalna ilość kliknięć 7.000

- materiały wyświetlane w j. niemieckim oraz j.angielskim

- prezentacja wyników kampanii raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

 

- treść reklam zostanie wraz z grafikami zostanie przygotowana przez Zamawiającego

 

3. Przeprowadzenie kampanii marketingowej poprzez promocję postów sponsorowanych LinkedIn w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

Parametry kampanii

- cel kampanii: kliknięcia postu sponsorowanego

- minimalna ilość kliknięć 1.000

- reklama skierowana na rynek niemiecki

- ograniczenia wiekowe 25 – 65 lat

- zainteresowania: marketing; IT

- pozycja w firmie: każdy związany ze słowem marketing w nazwie pozycji

- materiały wyświetlane w j. niemieckim oraz j.angielskim

- prezentacja wyników kampanii raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

- treść reklam zostanie wraz z grafikami zostanie przygotowana przez Zamawiającego

 

4. Przeprowadzenie kampanii marketingowej inMail LinkedIn tj. wysłanie wiadomości bezpośrednich poprzez portal LinkedIn do wybranej grupy docelowej w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

Parametry kampanii

- cel kampanii: wysyłka wiadomości tekstowych

- minimalna ilość dostarczonych wiadomości: 4000

- reklama skierowana na rynek niemiecki

- ograniczenia wiekowe 25 – 65 lat

- zainteresowania: marketing; IT

- pozycja w firmie: każdy związany ze słowem marketing w nazwie pozycji

- materiały wysłane w j. niemieckim oraz j.angielskim

- prezentacja wyników kampanii raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

 

5. Przeprowadzenie kampanii marketingowej Google Adwords – 5 grup reklam tekstowych, przeprowadzenie kampanii w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

Parametry kampanii

- cel kampanii: kliknięcia w reklamy tekstowe

- minimalna ilość kliknięć (łączna ze wszystkich kampanii tekstowych): 2500

- reklama skierowana na rynek niemiecki

- frazy tekstowe: do zaproponowania przez Wykonawcę

- prezentacja wyników kampanii raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

 

6. Przeprowadzenie kampanii marketingowej Google Adwords reklamy graficzne oraz reklamy elastyczne, przeprowadzenie kampanii w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

Parametry kampanii

- cel kampanii: wyświetlenia reklamy

- minimalna ilość wyświetleń (łączna ze wszystkich kampanii tekstowych): 20000

- reklama skierowana na rynek niemiecki

- prezentacja wyników kampanii raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

- grafiki oraz materiały do przygotowania grafik zostaną przygotowane przez Zamawiającego

 

7. Przeprowadzenie usługi pozycjonowania SEO
8. - zakup usługi doradczej specjalista SEO– 25 godzin miesięcznie w terminie 31.08.2022 – 31.10.2022

- Stworzenie 5 artykułów pod pozycjonowanie SEO minimum 1500 znaków w j. angielskim

- Stworzenie 5 artykułów pod pozycjonowanie SEO minimum 1500 znaków w j. niemieckim

- Zakup minimum 10 linków sponsorowanych

- Prezentacja wyników raz na 2 tygodnie w lokalu Zamawiającego (Lokal 33C, przy Ulicy K. Gotowskiego 6, Bydgoszcz)

 

Część B: Zakup usługi zaprojektowania i wyprodukowania materiałów reklamowych w związku z udziałem w targach

 

Wyprodukowanie materiałów związanych z udziałem Zamawiającego w międzynarodowych targach IFA 2022 w Berlinie w roli wystawcy.

 

Projekty:

1. Projekt: zaprojektowanie wzorów roll-upów w j.niemieckim– termin wykonania: 30.08.2022
2. Projekt wizytówek jednostronnych dla 5 osób języku niemieckim- termin wykonania: 30.08.2022
3. Projekt ulotek A5 dwustronnych w j.niemieckim- termin wykonania: 30.08.2022

 

Produkcja:

4. Produkcja roll-upów premium (szer. 120cm wraz z torbą do transportu), 2 sztuki w j. niemieckim – termin dostarczenia na adres wskazany przez Zamawiającego: 31.08.2022
5. Produkcja wizytówek 1-stronnych dla 5 osób w 2 językach, po 1000 szt. na osobę tj. łącznie 10.000 sztuk - termin dostarczenia na adres wskazany przez Zamawiającego: 31.08.2022
6. Produkcja ulotek A5 dwustronnych, papier 115g matowy lub błyszczący, 1500 szt. po angielsku i 1500 szt. po niemiecku - termin dostarczenia na adres wskazany przez Zamawiającego: 31.08.2022
7. Produkcja gadżetów reklamowych: 1000 szt. długopisów z grawerem - termin dostarczenia na adres wskazany przez Zamawiającego: 31.08.2022

 

Wszystkie działania promocyjne związane z realizacją projektu muszą zostać przeprowadzone zgodnie z Zasadami promocji i oznakowania projektów.

 

Istnieje możliwość składania ofert częściowych – tzn. każdy z potencjalnych oferentów może złożyć ofertę na jedną lub wszystkie części zapytania ofertowego zgodnie z podziałem według poniżej wskazanego schematu. Każda z części zapytania tj. A, B, rozpatrywana będzie osobno zgodnie z opisanymi poniżej kryteriami wyboru oferty. W każdej części zapytania ofertowego wybrany zostanie oferent który uzyskał największą ilość punktów w danej części. Oferenci którzy złożyli ofertę na większą ilość części zapytania ofertowego nie będą z tego względu faworyzowani.

Istnieje możliwość składania ofert częściowych według poniższego schematu:

 

Część A: Zakup usługi przeprowadzenia kampanii reklamowej w mediach internetowych

Część B: Zakup usługi zaprojektowania i wyprodukowania materiałów reklamowych w związku z udziałem w targach

 

UWAGA! Jeżeli w jakimkolwiek miejscu opisu przedmiotu zamówienia lub innej części zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza w takim przypadku składanie ofert równoważnych z zastosowaniem innych materiałów i rozwiązań niż opisane nazwą producenta, nazwą własną, znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że zagwarantują one uzyskanie parametrów technicznych, eksploatacyjnych i jakościowych nie gorszych od założonych. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

 

 

Oferowana cena musi zawierać wszystkie wymagania stawiane niniejszym zapytaniem oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Oferent w związku z realizacją umowy zawartej w wyniku wyboru oferty.

 

Termin płatności za wykonaną usługę to 60 dni po zrealizowania usługi na podstawie odpowiedniego dokumentu księgowego wystawionego przez Wykonawcę.

 

Waluty dopuszczalne w zamówieniu to: polski złoty. Wszystkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia dokonywane będą w przedstawionej walucie.

 

 

4.      Planowany termin i miejsce realizacji zamówienia:

 

Maksymalny termin realizacji zamówienia:

Zamówienie realizowane w okresie wskazanym w szczegółach przedmiotu zamówienia, każdy składnik zamówienia zawiera informację terminu jego wykonania.

 

Miejsce realizacji zamówienia:

LOCALSCREENS Sp. z o.o. oddział w Bydgoszczy

5. Okres związania z ofertą
   30 dni licząc od daty upływu terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 10 niniejszego zapytania. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

 

6.      Warunki udziału w postępowaniu:

 

1. Wykonawca powinien posiadać uprawnienia do prawidłowego wykonywania określonej działalności lub czynności. Warunkiem udziału w postępowaniu jest podpisanie oświadczenia dot. posiadania uprawnień na formularzu ofertowym.
2. Posiadanie wiedzy i doświadczenia należytego wykonania zamó Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie podpisanie oświadczenia dot. posiadania wiedzy i doświadczenia na formularzu ofertowym.
3. Wykonawca musi dysponować odpowiednimi osobami do wykonania zamówienia, w szczególności:
   1. Specjalista ds. SEO, wykształcenie wyższe, z przynajmniej trzyletnim doświadczeniem w tworzeniu strategii marketingowych – dotyczy Części A Zamówienia.
4. Wykonawca zrealizował minimum jedną usługę doradczą w zakresie przeprowadzenia kampanii marketingowej na rynku zagranicznym, w okresie ostatnich 2 lat, o wartości minimum 15 tys. euro (potwierdzone fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym płatność w wysokości minimum 15 tys. euro za wykonaną usługę) – dotyczy Części A zamówienia.
5. Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia w wstępnie ustalonym terminie. Warunkiem udziału w postępowaniu jest podpisanie oświadczenia dot. sytuacji ekonomicznej i finansowej na formularzu ofertowym.

 

7.      Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym oraz w zakresie wykluczeń

 

1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia z linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
   5. Pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób

Warunek ten uważa się za spełniony, jeśli Wykonawca podpisze oświadczenie o niewystępowaniu powiązań z Zamawiającym na formularzu ofertowym.

 

Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków wymaga przedłożenia następujących dokumentów:

 

1) Złożenie oferty zawierającej:

• Nazwę, adres i NIP wykonawcy

Datę wystawienia oferty

• Dane pozwalające ocenić ofertę i przyznać punkty w ramach kryteriów punktowanych
• Termin ważności oferty
• Cenę netto PLN

 

2) Złożenie na ofercie oświadczeń o następującej treści:

 

• Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
• Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
• Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie umożliwiające prawidłową realizację zamówienia.
• Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia w wstępnie ustalonym terminie.
• Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
• Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
5. e) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych odpowiednio Część A; Część B lub na całość Zamówienia obejmujące Część A i Część B. Oferty niekompletne i nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia w zakresie przynajmniej Części A lub Części B zostaną odrzucone.

• Oferty dostarczone Zamawiającemu po terminie składania ofert nie będą przyjęte. Skuteczne złożenie oferty oznacza otrzymanie oferty przez Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Zmiany albo wycofanie oferty przez oferenta przed upływem terminu składania ofert są dopuszczalne.
• Zamawiający dokona ich oceny. W trakcie oceny ofert Zamawiający może wzywać oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert.
• W przypadku, kiedy oferta nie spełnia wskazanych w zapytaniu ofertowym minimalnych wymagań technicznych, zostanie odrzucona ze względu na niespełnienie wymagań formalnych i nie będzie podlegała dalszej ocenie.
• Kończąc procedurę oceny ofert Zamawiający podejmie decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. W każdym czasie postępowania przetargowego dotyczącego wyboru wykonawcy, Zamawiający ma prawo do jego zakończenia bez wyboru jakiegokolwiek oferenta. Oferentom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu.
• Zamawiający ma prawo do anulowania części lub całości zapytania ofertowego bez podania przyczyny w każdym momencie postępowania.

 

8.      Kryteria oceny i wyboru ofert dla pierwszej części                  

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

kryteria oceny ofert	waga	maksymalna liczba punktów
a) Cena netto w PLN	100%	100

* w przypadku podania ceny w walucie obcej, przeliczenie nastąpi wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wybór dostawcy

 

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

1. Punkty w ramach kryterium Cena netto w PLN będą przyznawane wg następującej formuły:

 

 C min

A n = ----------------- x 100 x 100%

                C r

 

Gdzie:

C min – cena minimalna w zbiorze

C r – cena oferty rozpatrywanej

A n – ilość punktów przyznana ofercie

UWAGA!  Kryteria wyboru ofert są takie same dla wszystkich części zapytania ofertowego, tj. Części A, Części B

 

9.      Opis sposobu przygotowania i składania ofert:

 

Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej. Oferta powinna zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania ofert w imieniu Oferenta.

W treści oferty powinny zostać ujęte informacje pozwalające na dokonanie ich porównania w oparciu o opisane kryteria wyboru. Jeśli w treści oferty zabraknie ww. informacji lub będzie niejasna dla Zamawiającego, ten ma prawo pisemnie/e-mailowo zwrócić się do Oferenta w celu uzupełnienia oferty lub udzielenia dodatkowych wyjaśnień.

W ofercie powinien zostać wskazany termin ważności oferty, zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego.

Kompletna dokumentacja ofertowa powinna zawierać:

1. Formularz ofertowy – Załącznik nr 1
2. W przypadku składania oferty przez Pełnomocnika – pełnomocnictwo w oryginale lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
3. W przypadku składania ofert na część A zamówienia:
   1. Wykonawca powinien posiadać uprawnienia do prawidłowego wykonywania określonej działalności lub czynności. Warunkiem udziału w postępowaniu jest podpisanie oświadczenia dot. posiadania uprawnień na formularzu ofertowym.
   2. Posiadanie wiedzy i doświadczenia należytego wykonania zamó Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie podpisanie oświadczenia dot. posiadania wiedzy i doświadczenia na formularzu ofertowym.
   3. Wykonawca musi dysponować odpowiednimi osobami do wykonania zamówienia, w szczególności:
      1. Strateg marketingowy, wykształcenie wyższe, z przynajmniej trzyletnim doświadczeniem w tworzeniu strategii marketingowych, potwierdzone załączonym CV do niniejszego postępowania.
      2. Specjalista ds. kampanii reklamowych w Internecie, wykształcenie wyższe, z przynajmniej dwuletnim doświadczeniem w tworzeniu kampanii marketingowych, potwierdzone załączonym CV do niniejszego postępowania.

• Specjalista SEO – minimum roczne doświadczenie

1. Wykonawca zrealizował minimum jedną usługę związaną z marektingiem internetowynm w zakresie, w okresie ostatnich 2 lat, o wartości minimum 20 tys. zł netto. (potwierdzone fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym płatność w wysokości minimum 20 tys. zł netto za wykonaną usługę).

1. Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą lub dysponuje kadrą, która świadczy usługi w zakresie marketingu internetowego minimum od 3 lat – potwierdzone stosownym dokumentem.

 

• Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
• Ofertę należy przygotować w języku polskim w formie pisemnej, w sposób czytelny.
• W ofercie proszę o zawarcie następujących informacji:

• Nazwę, adres i NIP wykonawcy
• Datę wystawienia oferty
• Dane pozwalające ocenić ofertę i przyznać punkty w ramach kryteriów punktowanych
• Termin ważności oferty
• Cenę netto PLN

 

        Do oferty należy dołączyć:

• Oświadczenia złożone na formularzu ofertowym.

 

Termin ważności oferty: minimum 1 dni (termin liczony od upływu terminu dostarczenia ofert).

 

• Formularz oferty, wszystkie dokumenty i oświadczenia, złożone wraz z ofertą, muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta (zgodnie z dokumentem rejestrowym).
• Ofertę należy złożyć do dnia 29 sierpnia 2022 na adres email: bartoszewicz@localscreens.pl
• Oferty można złożyć również w formie papierowej - osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera, przy czym za termin wpływu oferty uznaje się datę i godzinę wpływu oferty na adres Zamawiającego tj.

LOCALSCREENS Sp. z o.o. oddział w Bydgoszczy

Ul. K. Gotowskiego 6,

85-030 Bydgoszcz

 

• Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie jednego roku od udzielenia zamówienia podstawowego, przy czym zamówienie uzupełniające nie może przekroczyć 20% kwoty z wybranej oferty.
• Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w umowie niezbędnych do sprawnej realizacji prac, w szczególności:

10. Warunki zmiany umowy

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wprowadzenia następujących zmian do umowy, w okolicznościach określonych poniżej:

1. zmiana terminu umowy – w przypadku gdy:
   1. niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę i/lub Zamawiającego okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od nich, np. wystąpienia zjawisk związanych z działaniem siły wyższej m.in. klęska żywiołowa, epidemia/pandemia, niepokoje społeczne, działania wojskowe. Ciężar udowodnienia wystąpienia siły wyższej spoczywać będzie na Wykonawcy i/lub Zamawiającym
   2. wystąpienia i/lub ciągłego oddziaływania stanu tzw. siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego lub wewnętrznego, którego wystąpienie i/lub ciągłe oddziaływanie oraz jego skutków było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawierania umowy i któremu nie można zapobiec mimo dochowania należytej staranności.
   3. Wprowadzenia zmian w projekcie związanych z brakiem udziału w poszczególnych elementach projektu/ zmian terminów organizacji poszczególnych elementów projektu/ zmianą poszczególnych elementów projektu na inne
   4. Zmiana terminów/dat organizacji wydarzenia targowego przez organizatora wydarzenia
2. zmiana terminu i warunków płatności – w przypadku:
   1. ograniczenia finansowego po stronie Zamawiającego, z przyczyn od niego niezależnych m.in. w sytuacja odstąpienia jednostki przekazującej dofinansowanie od dofinansowania projektu.
   2. zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, wynagrodzenie ulegnie zmianie o tę wartość
   3. wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, a także w treści złożonej oferty, które nie zostały skorygowane na etapie badania poprawności ofert
3. zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku:
   1. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
   2. Jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
   3. niezależnych od Stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – na zasadach uzgodnionych odrębnie pomiędzy Stronami umowy
   4. Wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy.
   5. Wystąpienia konieczności zmiany Umowy, która spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający lub Wykonawca, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć
   6. Zmiana warunków płatności (ilość oraz wielkość rat płatności, termin płatności, etc.). Zmiana ta nie może wpłynąć na całkowitą wartość zamówienia.
   7. zmiana zapisów umowy innych niż zapisy wynikające z oferty – przypadku: zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
   8. Dopuszcza się możliwość rezygnacji Zamawiającego z realizacji części zadań (np. udziału w określonej imprezie targowej) w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie.
   9. W przypadku zmiany terminu targów będących przedmiotem umowy lub zagranicznych wizyt studyjnych, Wykonawca jest zobowiązany wykonać usługę w nowym terminie, w którym targi/zagraniczne wizyty studyjne się odbędą.
   10. Nieistotna zmiana umowy może mieć na celu w szczególności usunięcie oczywistych omyłek pisarskich lub błędów redakcyjnych i jest rozumiana jako zmiana, która w wypadku wprowadzenia etapie postępowania ofertowego nie wpłynęłaby ani na wynik tego postępowania, ani na krąg podmiotów mogących złożyć ofertę. Dopuszcza się możliwość rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony Wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie. Dopuszcza się rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

11.    Wybór oferty:

 

1. Zamawiający dokona oceny najkorzystniejszej oferty, co zostanie udokumentowane stosownym protokołem.
2. Informacja z przeprowadzonego postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej https://zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl
3. Po rozstrzygnięciu postępowania, do podmiotów, które złożyły najkorzystniejszą ofertę, zostanie skierowana wiadomość odnośnie zawarcia umowy, której treść będzie wynikać z zapisów niniejszego zapytania oraz wygranej oferty
4. Zamawiający wybierze Oferenta dla każdej z części zapytania ofertowego, który złożył najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria oceny ofert opisanych w Zapytaniu ofertowym.

 

 

12.    Postanowienia końcowe:

 

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania wyboru Oferenta bez podania przyczyn.
2. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
3. Zamawiający informuje, że przedmiotowe zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego
4. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu lub złożą ofertę wadliwą formalnie.
5. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.
6. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyników postępowania;
7. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny,
8. Z wybranym Oferentem zostanie podpisana umowa.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zawarcia umowy lub odstąpienia od zawartej umowy warunkowej w sytuacji wycofania się z realizacji projektu, jeżeli pojawią się okoliczności uzasadniające podjęcie takiej decyzji.
10. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania takiej samej formy, jak złożenie oferty. Jeśli wystąpią techniczne trudności z dokonaniem tych czynności przez Bazę Konkurencyjności, Wykonawca może również cofnąć lub zmienić ofertę kontaktując się mailowo z Zamawiającym i dołączając scan oświadczenia o wycofaniu oferty lub zmienioną ofertę.
11. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza uchyli się od zawarcia umowy albo też ujawnią się okoliczności wskazujące na brak spełnienia warunków udziału w postępowaniu po stronie Wykonawcy, którego oferta została wybrana, Zamawiający będzie uprawniony do dokonania ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
12. Osobą do kontaktu w ramach zapytania ofertowego jest Pan Bartłomiej Bartoszewicz, pytania dotyczące zapytania ofertowego można zadawać za pomocą e-mail: Bartłomiej Bartoszewicz bartlomiej.bartoszewicz@localscreens.pl

 

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w ofertach, Zamawiający z chwilą złożenia oferty stanie się administratorem tych danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Zamawiający będzie przetwarzał te dane w celu oceny ofert, zawarcia umowy z wybranym wykonawcą oraz na potrzeby realizacji zawartej umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Zamawiający będzie przekazywał dane osobowe zawarte w złożonych ofertach, na podstawie właściwych przepisów prawa, upoważnionym organom i instytucjom uprawnionym do dokonywania kontroli projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Dane te zostaną przekazane w szczególności Instytucji Pośredniczącej – Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju, zaś ich administratorem będzie minister właściwy ds. rozwoju na podstawie art. 71 ust. 1. Informacja dotycząca zakresu przetwarzania danych przez właściwe instytucje znajduje się na stronie: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/ogolne-zasady-przetwarzania-danych-osobowych-w-ramach-funduszy-europejskich/

 

 

Z poważaniem,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Oferta dla

LOCALSCREENS Sp. z o.o. ODDZIAŁ W BYDGOSZCZY

 

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr ______________________ dotyczące następującego przedmiotu ofertowania:

 

1. Nazwa i dane adresowe wykonawcy

Nazwa: ………………………………………………….……...*

Adres: ………………………………………………….………..*

NIP: …..…………………………………………….……….……*

 

1. Warunki cenowe oferty i kryteria punktowane:

Ważności oferty: 1 dni (minimum 1 dni. Termin liczony od upływu terminu dostarczenia ofert)

Planowany termin realizacji zamówienia:

Zamówienie realizowane w okresie od 30.08.2022 – 31.10.2022(przez co rozumie się świadczenie usługi na rzecz LOCALSCREENS Sp. z o.o. ODDZIAŁ W BYDGOSZCZY)

Przedmiot zamówienia zapytania ofertowego:

Lp.	Przedmiot Zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym nr  NR ………………….	Cena netto                   PLN
1.	Część A Zamówienia
2.	Część B Zamówienia

 

 

Miejscowość ……………………, dnia…………………… r.*

                                                                                                                            _________________________________
                                                                                                                    (podpis i pieczęć wystawcy oferty)

Załącznik nr 2

Oświadczenie Wykonawcy

 

Oświadczenia Wykonawcy

Ja (my) niżej podpisany (i) oświadczam (y), że:

• Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
• Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich 
• Wykonawca, oświadcza że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie umożliwiające prawidłową realizację zamówienia.
• Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia w wstępnie ustalonym terminie.
• Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
• Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
5. e) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób

 

 

 

Miejscowość ……………………, dnia…………………… r.*

                                                                                                                            _________________________________
                                                                                                                    (podpis i pieczęć wystawcy oferty)

 

*Dane obligatoryjne