W związku z realizacją projektu pn. „Ekspansja ONLYBIO.LIFE SP. Z O.O. na rynki Kanady, Rosji i Zjednoczonych Emiratów Arabskich”, współfinansowanego ze środków EFRR , realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 1: Wzmocnienie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki regionu, Działanie 1.5:   Opracowanie i wdrożenie nowych modeli biznesowych dla MŚP, Poddziałanie 1.5.3: Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw, Schemat: Wsparcie MŚP na rynkach międzynarodowych - projekty grantowe Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 , Onlybio.life S.A. zaprasza do złożenia ofert na wykonanie usług doradczych w zakresie badań marketingowych, opracowania koncepcji kreatywnej oraz dostosowania wzornictwa i opakowań produktów w związku z planowaną ekspansją na rynki Kanady, Rosji i Zjednoczonych Emiratów Arabskich

I. Określenie przedmiotu zamówienia:

W ramach zamówienia zaplanowano zakup usług doradczych dot. badań marketingowych, opracowania koncepcji kreatywnej oraz dostosowania wzornictwa i opakowań produktów przeznaczonych do sprzedaży na rynkach Kanady, Rosji i ZEA, w tym – realizację następujących zadań:

1. Usługa doradcza dot. badania marketingowego na rynkach docelowych (odrębnie na każdy z rynków: CAN, RUS, ZEA): a) Usługa analizy oferty produktowej oraz cenowej (storecheck - online, sklepy stacjonarne) b) Usługa analizy danych sprzedaży.
2. Usługa doradcza dot. opracowania koncepcji kreatywnej: a) Usługa przeglądu istniejącego portfolio produktowego firmy oraz wyboru produktów przeznaczonych do wprowadzenia na rynki docelowe (usługa będzie dotyczyć przeglądu produktów firmy oraz wyboru produktów przeznaczonych do wprowadzenia na rynek Kanady, Rosji i ZEA pod kątem marketingowym, w tym w zakresie ich docelowego zalecanego składu dostosowanego do wymagań rynkowych) b) Doradztwo w zakresie wyglądu opakowań.
3. Usługa doradcza w zakresie: a) Stworzenia projektów graficznych opakowań min. 10 produktów; b) Usługi tłumaczenia treści etykiet min. 10 produktów (opracowanie graficzne; tłumaczenia w 4 językach: angielskim, francuskim, arabskim i rosyjskim).

 Efektem realizacji zamówienia będzie przygotowane w języku polskim kompleksowe opracowanie zawierające treści (opisowe, graficzne, statystyczne itp.) odnoszące się do wyżej wskazanych zagadnień.

 Kod CPV: 79000000-4

Termin realizacji zamówienia: do 06 grudnia 2021 r.

Planowany termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia: 22.11.2021 r. (Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu rozpoczęcia realizacji)

II. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się oferenci:

1. Posiadający niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania zamówienia.
2. Znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Posiadający doświadczenie w realizacji zleceń/zamówień o tożsamej/zbliżonej specyfice, tj. będący w stanie wykazać, iż w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, zrealizowali przynajmniej 3 zlecenia/zamówienia w zakresie badań marketingowych i /lub przygotowania koncepcji kreatywnej i/lub opracowania wzornictwa i szaty graficznej opakowań produktów.

Do oferty musi zostać dołączony wykaz zrealizowanych zleceń/zamówień określonych w pkt. II.3. wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

III. Kryteria oceny oferty,

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:

• Cena netto – waga 100%,

Przyjmuje się, że 1% wagi kryterium = 1 pkt.

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszego przedmiotu zamówienia poprzez przyznanie punktów za spełnienie kryterium ceny netto. Ocenie podlegać będzie łącznie cała oferta. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana ta, która zdobędzie największą ilość punktów, przy czym zasady przyznawania punktów są następujące:

Kryterium „cena netto”:

• Oferta z najniższą ceną netto otrzymuje 100 punktów.
• Pozostałe oferty będą punktowane liniowo (2 miejsc po przecinku) wedle następującej formuły arytmetycznej:

(X/Y) x 100, gdzie:

X = najniższa cena,

Y = cena ocenianej oferty.

IV. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Proponowaną cenę należy przedstawić w Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego).
2. Cena ofertowa musi być skalkulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia określone w Zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.
3. Wartość oferty musi zostać przedstawiona w jednej z 3 walut: PLN, EUR lub USD, z dokładnością dwóch miejsc po przecinku, jako wartość netto i wartość brutto oraz wskazaniem, w jakiej walucie tę wartość podano.
4. Wartość oferty będzie obowiązywała przez cały okres związania ofertą i będzie wiążąca dla zawieranej umowy.
5. W przypadku podania jakichkolwiek kwot w walutach obcych, Zamawiający dla celów oceny i porównania ofert, przeliczy te kwoty na PLN według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu składania ofert, określonym w pkt VI.4 niniejszego Zapytania ofertowego.

V. Zakres wykluczenia

Oferentami nie mogą być podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VI. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego przy ul. Jakóba Hechlińskiego 6, 85-825 Bydgoszcz lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: bydgoszcz@onlybio.life
2. Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 19.11.2021 r. W przypadku wysyłania oferty za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kurierskiej liczy się data dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi do 22.11.2021 r.
5. Dodatkowych informacji na temat Projektu udziela Pani Natalia Psztur; e-mail:  natalia.psztur@onlybio.life

VII. Sposób przygotowania ofert:

1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oferta musi odpowiadać przedmiotowi zamówienia określonemu w punkcie I.1. Zapytania Ofertowego.
3. Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. Oferty nie złożone na formularzu nie będą rozpatrywane.
4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta.
5. Oferta musi zawierać: określenie waluty, cenę netto oraz należny podatek VAT, za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym zapytaniu.
6. Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową Oferenta, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę Oferenta, numer telefonu, adres e-mail.
7. Do oferty musi zostać dołączony wykaz zrealizowanych zleceń/zamówień określonych w pkt. II.3. Zapytania ofertowego sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego
8. Do oferty musi zostać dołączona kopia dokumentu/dokumentów poświadczających, że osoba lub osoby, które ofertę podpisały, miały prawo reprezentowania Oferenta w zakresie objętym ofertą
9. Oferta musi być ważna przez okres co najmniej 60 dni, liczonych od dnia upływu terminu składania ofert.
10. Koszty przygotowania oferty obciążają Oferenta.

VIII. Istotne zmiany warunków umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia

1. Zmiana umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania ofertowego z Wykonawcą jest dopuszczalna pod następującymi warunkami:

• W zakresie zmiany terminów realizacji usług w przypadku:
• Działania siły wyższej, uniemożliwiające wykonanie umowy w terminie,
• Gdy termin zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę jest niemożliwy do zrealizowania z powodu okoliczności leżących po stronie Zamawiającego,
• Konieczności uzyskania dodatkowej dokumentacji niezbędnej do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
• W przypadku wystąpienia którejkolwiek z w/w okoliczności termin wykonania przedmiotu zamówienia może ulec odpowiedniemu przedłużeniu o okres:
• Niezbędny do usunięcia skutków działania siły wyższej,
• Niezbędny do zakończenia wykonywania przedmiotu zamówienia w sposób należyty, nie dłużej jednak niż okres trwania tych okoliczności,
• Niezbędny do uzyskania przedmiotowej dokumentacji.

IX. Zastrzeżenia

1. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu ofertowym i przedstawi najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria wyboru określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu składania ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania ofertowego bez podania przyczyny, na każdym jego etapie.
5. Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn.
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, przy czym Wykonawca nie ma możliwości zmiany warunków złożonej oferty.
7. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
8. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
9. Oferty złożone przez Oferentów niespełniających wymogów udziału w postępowaniu nie będą rozpatrywane.
10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
11. Zamawiający dopuszcza możliwość odrzucenia ofert, których zakres merytoryczny lub rażąco niska cena będą budziły uzasadnione wątpliwości.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - Wykaz zrealizowanych zleceń/zamówień określonych w pkt. II.3. Zapytania ofertowego

===============================================================

PYTANIA OD OFERENTÓW I UDZIELONE ODPOWIEDZI

Pytanie 1 dot. Pkt. I, 1. Usługa doradcza dot. badania marketingowego na rynkach docelowych (odrębnie na każdy z rynków: CAN, RUS, ZEA):
Na jakich danych ma opierać się badanie marketingowe? Czy należy tutaj przeprowadzić wywiady jakościowe/ilościowe na określonej próbie? Czy badanie może być oparte o analizę Desk Research? Prosimy o określenie warunków przeprowadzenia badań marketingowych i jakie zakresy tematyczne powinny być zawarte w docelowym dokumencie.
Odpowiedź:
Aby zwiększyć szanse na sukces naszych produktów na wspomnianych wyżej rynkach potrzebujemy badania i analizy preferencji konsumenckich – chodzi nam o charakter i specyfikę poszczególnych grup nabywców, analizę ich zachowań zakupowych oraz o trendy najczęstszych wyborów podejmowanych przez klientów w momencie robienia zakupów, jakie są najważniejsze kryteria wyboru produktu itd. Oczywiście w grę wchodzi tu analiza Desk Research, ale również badanie zwyczajów i postaw U&A.
Zakres tematyczny m.in:
-jak często klienci kupują i zużywają kosmetyki?
-jakie cechy produktów są kluczowe przy wyborze określonych marek?
-jakie cechy produktu mają dla klienta zasadnicze znaczenie przy wyborze jednego z wielu dostępnych na rynku produktów?
-w jaki sposób zwyczaje i zachowania konsumentów na rynku zależą od ich indywidualnych cech?
W analizie grupy docelowych konsumentów oczekujemy określenia cech demograficznych, geograficznych, psychograficznych oraz behawioralnych.

Pytanie 2 dot. Pkt. I, 1. a) Usługa analizy oferty produktowej oraz cenowej (storecheck - online, sklepy stacjonarne)
Ile sklepów/stron www powinno zostać uwzględnionych w procesie rozeznania rynku docelowego? Jakie produkty/typ produktów powinien być uwzględniony w ramach niniejszej analizy? Prosimy o podanie konkretnego zakresu analizy oferty cenowej i produktowej.
Odpowiedź:
Oczekujemy szczegółowej analizy rynku danego kraju, tj. określenia kanałów dystrybucji produktów kosmetycznych, identyfikacji kanałów o największym udziale w strukturze sprzedaży, określenia ich charakteru – czy jest to kanał nowoczesny czy tradycyjny. Istotną częścią tej analizy ma być przegląd oferty produktowej wraz z podaniem cen, tutaj też najlepiej, aby przegląd ten dotyczył kanałów o największej wadze sprzedażowej. Od strony analizy kategorii kosmetycznej prosimy o identyfikację najważniejszych segmentów tego rynku, zarówno pod względem ilościowym jak i jakościowym oraz o rekomendację na czym warto będzie skoncentrować swoje działania.

Pytanie 3 dot. Pkt. I, 1. b) Usługa analizy danych sprzedaży:
Czy mają tu Państwo na myśli analizę danych sprzedaży Onlybio.Life, czy firm konkurencyjnych na rynku docelowym? Prosimy o doprecyzowanie, jakie dane chcieliby Państwo uwzględnić w docelowym dokumencie?
Odpowiedź:
Chodzi nam o analizę danych dotyczących całego rynku kosmetycznego oraz jego poszczególnych segmentów – wartość i ilość. Dodatkowo analiza kluczowych graczy rynkowych w poszczególnych segmentach z określeniem ich udziału w rynku. Istotna jest również identyfikacja najlepiej sprzedających się produktów w każdym segmencie.

Pytanie 4 dot. Pkt. I, 2., a) Usługa przeglądu istniejącego portfolio produktowego firmy oraz wyboru produktów przeznaczonych do wprowadzenia na rynki docelowe (W ramach: Usługa doradcza dot. opracowania koncepcji kreatywnej):
Czy mają Państwo na myśli portfolio produktów Zamawiającego, czy firm konkurencyjnych na rynku polskim i/lub docelowych? Jakie źródła wiedzy zostaną udostępnione w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
Odpowiedź:
Mamy tu na myśli analizę naszego portfolio i zestawienie jej z wnioskami dotyczącymi preferencji konsumenckich oraz wnioskami z analizy potencjału segmentów rynkowych. Efektem tej analizy ma być wybór tych produktów z naszego asortymentu które będą miały największą szansę na sukces sprzedażowy na wspomnianych rynkach. Źródła wiedzy będą udostępniane Wykonawcy.

Pytanie 5 dot. Pkt. I, 2., a), "...w tym w zakresie ich docelowego zalecanego składu dostosowanego do wymagań rynkowych":
Czy mają tu Państwo na myśli skład chemiczny czy elementów produktu w postaci produkt + opakowanie?
Odpowiedź:
Mamy tu na myśli skład chemiczny, który jak rozumiemy będzie musiał być dostosowany do preferencji i oczekiwań konsumentów na danych rynkach. Ale też chodzi nam o doradztwo w zakresie najbardziej oczekiwanych elementów produktu.

Pytanie 6 dot. Pkt. I, 3. a) "Stworzenia projektów graficznych opakowań min. 10 produktów":
Prosimy o podanie produktów/linii produktów, dla których zostanie wykonany docelowy projekt graficzny.
Odpowiedź:
Wybór tych produktów będzie wynikiem powyżej opisanych analiz. Oczekujemy przygotowania wzorców graficznych tzw. mock upów oraz przetestowania ich na grupie docelowej w postaci badań Focus Group.

===================================================================

22-11-2021 (UWAGA! Poniższa treść została skorygowana/uzupełniona w dniu 30.11.2021 r. - vide poniżej)

INFORMACJA O OTRZYMANYCH OFERTACH I WYBRANYM WYKONAWCY

Otwarcie otrzymanych ofert nastąpiło w dniu 22.11.2021 r. o godzinie 15:00. W wyniku przeprowadzonego postępowania ofertowego do Beneficjenta wpłynęły następujące oferty (TAK – dołączono do oferty; NIE – nie dołączono do oferty): 

Zamawiający zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert i sposobem obliczenia ceny, wskazanymi w punktach III i IV Zapytania ofertowego z dnia 12.11.2021 r., dokonał stosownych obliczeń, których wyniki prezentuje poniższa tabela: 

 Wybór zwycięskiej oferty:

 Po dokonaniu stosownych obliczeń Zamawiający wybrał ofertę firmy:

BOUNDLESS DEVELOPMENT Celestyna Miłoś, ul. Prusa 3, 42-242 Rędziny,

która została oceniona jako najkorzystniejsza pod względem kryteriów wyboru w niniejszym postępowaniu ofertowym oraz spełniła wszelkie warunki udziału w nim.

30-11-2021

W dniu 22.11.2021 r., po dokonaniu stosownych obliczeń Zamawiający wybrał ofertę firmy:

BOUNDLESS DEVELOPMENT Celestyna Miłoś, ul. Prusa 3, 42-242 Rędziny,

która została oceniona jako najkorzystniejsza pod względem kryteriów wyboru w niniejszym postępowaniu ofertowym oraz spełniła wszelkie warunki udziału w nim.

W/w oferenta poinformowano o wyborze złożonej przez niego oferty w dniu 22.11.2021 r., a w dniu 23.11.2021 r. przesłano mu do podpisania umowę na realizację zamówienia.

W dniu 24.11.2021 r. Oferent podjął negocjacje w zakresie treści umowy na realizację zamówienia. Zamawiający wnioski i propozycje Oferenta odrzucił i wezwał go do podpisania umowy w terminie do 29.11.2021 r. godz. 14.00, uprzedzając jednocześnie, iż brak odpowiedzi będzie przez Zamawiającego traktowany na równi z odmową podpisania umowy. Oferent we wskazanym terminie nie odpowiedział na wezwanie Zamawiającego, natomiast w dniu 30.11.2021 r. poinformował o rezygnacji z podpisania umowy na realizację zamówienia.

 W zaistniałej sytuacji, Zamawiający podjął decyzję o poinformowaniu Oferenta, którego oferta uzyskała drugi w kolejności wynik punktowy:

YOURS Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 10/8, 00-511 Warszawa ,

o tym, że Oferent, który złożył ofertę najkorzystniejszą cenowo odmówił podpisania umowy na realizację zamówienia, zatem obecnie to oferta YOURS Sp. z o.o. jest najkorzystniejsza, oraz o wezwaniu Oferenta do zawarcia umowy na realizację zamówienia.

W dniu 30.11.2021 r. przesłano w/w Oferentowi informację i wezwano go do zawarcia umowy na realizację zamówienia. Oferent potwierdził gotowość do realizacji zamówienia i zawarcia umowy na realizację zamówienia o treści przesłanej przez Zamawiającego.