Zapytanie ofertowe 001/10/2021

z dnia 15.10.2021 r.

Zamówienie dotyczy: zakupu kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w targach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy – targi Glasstec w Niemczech 20-23.09.2022 oraz zakupu usług polegających na organizacji spotkań podczas wizyt studyjnych w Kanadzie, USA i Wielkiej Brytanii

W związku z realizacją projektu pt: „Komercjalizacja innowacyjnego szkła SwitchView na rynkach USA, Kanady i Wielkiej Brytanii”, numer wniosku 019/WPG/2/G.2020, w ramach projektu grantowego „FUNDUSZ EKSPORTOWY – granty dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego” w ramach poddziałania 1.5.3 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020; działając zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ogłasza postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zakup wyżej wymienionych usług.

1. Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie będzie udzielone z zachowaniem zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania oferentów oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020.

Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne (oprócz informacji zastrzeżonych przez wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa).

1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego jest:

Część 1: zakup kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w targach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy – targi Glasstec w Niemczech 20-23.09.2022

Część 2: zakup usługi polegającej na organizacji spotkań podczas wizyty studyjnej w USA

Część 3: zakup usługi polegającej na organizacji spotkań podczas wizyty studyjnej w Wielkiej Brytanii

Część 4: zakup usługi polegającej na organizacji spotkań podczas wizyty studyjnej w Kanadzie

Część 1: zakup kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu udziału w targach o charakterze międzynarodowym w charakterze wystawcy – targi Glasstec w Niemczech 20-23.09.2022

1. Transport pracowników

Wykonawca zapewni transport lotniczy czterech osób na miejsce targów w terminie umożliwiającym przybycie do miejscowości odbywania się targów w dniu 19.09.2022 r. Dzień wylotu powrotnego do kraju: 24.09.2022 r.

Wykonawca zapewni transport lotniczy czterech osób na trasie Warszawa – Dusseldorf (Niemcy) – Warszawa.

Zamawiający nie dopuszcza lotów z przesiadką.

Podróż odbywać się będzie publicznymi środkami transportu lotniczego. Wykonawca ureguluje wszelkie należności za bilety lotnicze. Cena biletu powinna obejmować wszelkie koszty w tym opłaty lotniskowe, bagaż rejestrowany, opłaty manipulacyjne, opłaty za odprawę, podatki etc.

Wykonawca dostarczy komplet biletów Zamawiającemu w terminie ustalonym z Zamawiającym.

Wykonawca zapewni transfer samochodem czterech osób z Bydgoszczy na lotnisko w Warszawie (w dniu wylotu do Dusseldorfu) oraz z lotniska w Warszawie do Bydgoszczy (w dniu powrotu do Polski).

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje przelotów na tej trasie, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.

CPV: 60400000-2 Usługi transportu lotniczego

      60000000-8 Usługi transportowe     

2. Ubezpieczenie osób

Wykonawca ubezpieczy czterech przedstawicieli Zamawiającego na cały okres podróży. Ubezpieczenie powinno obejmować:

-NNW (wartość ubezpieczenia do kwoty 20 tys. zł na osobę)

-ubezpieczenie kosztów leczenia (wartość ubezpieczenie min. 100 tys. zł na osobę)

 CPV: 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe

3. Transport lokalny w kraju odbywania się targów

             Wykonawca zapewni transport czterech przedstawicieli Zamawiającego z lotniska    docelowego do hotelu zakwaterowania w dniu przylotu, transport z hotelu zakwaterowania do miejsca odbywania się targów oraz z miejsca odbywania się targów do hotelu zakwaterowania w każdym dniu uczestnictwa przedstawicieli Zamawiającego w targach oraz transport z hotelu zakwaterowania na lotnisko w dniu wylotu. 

4. Rezerwacja miejsca wystawowego, opłata rejestracyjna oraz wpis do katalogu targowego Wykonawca dokona rezerwacji miejsca targowego (30-35 m2), poniesie z tego tytułu całość opłat rejestracyjnych (zgodnie z warunkami Targów) oraz związanych z wpisem do katalogu.

CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji tragów i wystaw

5. Wynajem powierzchni wystawienniczej od 30 do 35 m2

Wykonawca poniesie całość kosztów oraz dopełni wszelkich formalności związanych z wynajmem zarezerwowanego miejsca wystawowego oraz zabudową stoiska (na cały okres trwania Targów).

Powierzchnia wystawiennicza powinna znajdować się w atrakcyjnej lokalizacji tj. nie powinna być przyścienna ani pod schodami.

CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

6. Zabudowa stoiska – projekt i wykonanie

Wykonawca zapewni sporządzenie projektu oraz wykonanie zabudowy powierzchni 30-35 m2 zgodnie z poniższymi wymaganiami:

• Typ stoiska – samodzielne,

• Stoisko nie może być wyspowe,

• Zabudowa stoiska niesystemowa (zabudowa indywidualna) z wykorzystaniem takich materiałów jak: płyta MDF, wiórowa, plexi, szkło, aluminium, oświetlenie, fryz firmy,

• W ramach stoiska wystawowego planuje się mini salon wystawowy z miejscem do rozmów z Klientami (2 stoły, 4 krzesła i 2 hokery). Ponadto moduły ekspozycyjne z miejscem na umieszczenie próbek, ulotek i folderów reklamowych.

Prace nad projektem będą na bieżąco konsultowane z Zamawiającym, który ma prawo wnosić do niego stosowne poprawki. Efekt końcowy podlega akceptacji Zamawiającego.

Wykonawca wykona/zakupi wszystkie elementy zabudowy, które następnie dostarczy i zmontuje na miejscu wystawowym Zamawiającego. Po zakończeniu Targów, Wykonawca zdemontuje zabudowę.

CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 39154000-6 Sprzęt wystawowy

71200000-0 Usługi architektoniczne i podobne

7. Obsługa techniczna stosika:

Wykonawca zapewni pełną i kompleksową obsługę techniczną stoiska wystawowego, niezbędną do prawidłowego funkcjonowania oświetlenia, elementów reklamowych stoiska oraz urządzeń używanych na stoisku, w tym urządzeń elektrycznych, a także do utrzymania porządku na terenie miejsca wystawowego.

CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

8. Transport i ubezpieczenie eksponatów i próbek oraz materiałów informacyjno-promocyjnych

Wykonawca dostarczy drogą londową eksponaty i próbki oraz materiały informacyjno-promocyjne na teren targów najpóźniej 19.09.2022 do godziny 12:00. Wykonawca podejmie odbiór eksponatów i próbek oraz materiałów informacyjno-promocyjnych z siedziby Zamawiającego i dostarczy na stoisko targowe w Dusseldorfie. Termin odbioru eksponatów i próbek oraz materiałów informacyjno-promocyjnych zostanie ustalony między Zamawiającym a Wykonawcą.

Wykonawca zapewni transport powrotny eksponatów i próbek oraz materiałów informacyjno-promocyjnych do Polski po zakończeniu targów – podjęcie przesyłki z hali targowej w Dusseldorfie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego. Wykonawca zapewni ubezpieczenie eksponatów i próbek (dotyczy transportu w obie strony).

Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z transportem i ubezpieczeniem eksponatów i próbek oraz materiałów informacyjno-promocyjnych.

CPV: 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe

60000000-8 Usługi transportowe

        60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego

9. Materiały informacyjno-promocyjne

              projekt, opracowanie treści, przygotowanie i druk ulotek w języku angielskim:

przygotowanie projektu w uzgodnieniu z Zamawiającym, w tym z uwzględnieniem logotypu z informacją o realizacji projektu z udziałem wsparcia UE

 -nakład: 500 sztuk, wymiar: A4, papier kreda błysk 250g, zadrukowane dwustronnie, folia Soft Skin

• projekt, opracowanie treści i przygotowanie i druk folderów w języku angielskim:

• przygotowanie projektu w uzgodnieniu z Zamawiającym, w tym z uwzględnieniem logotypu z informacją o realizacji projektu z udziałem wsparcia UE

 -nakład: 1000 sztuk, wymiar: 210 mm x 210 mm, okładka: kreda błysk 250g, środek: kreda połysk 170g, liczba stron 12 +4(okładka), strony zszyte, okładka -folia soft skin, drukowanie dwustronnie

• Reklamy w social media:

-Linkedin, Facebook, Instagram

Łączenie 10 ogłoszeń na każdym portalu, w tym zaproszenie na targi, informacja o obecności Wnioskodawcy na targach, podziękowanie za odwiedzenie na targach, emisje dwóch filmów w social media, 5 ogłoszeń produktowych na temat produktu objętego wnioskiem.

• Filmy reklamowe:

-2 filmy, w tym jeden o czasie 30 sekund i jeden o czasie trwania 60 sekund, wersja angielska i jednocześnie z angielskimi napisami, emisja na kanale YouTube

CPV: 79800000-2 Usługi drukowania i powiązane 22462000-6 Materiały reklamowe

Materiały informacyjno-promocyjne powinny zostać dostarczone do Zamawiającego najpóźniej do: 01.09.2022.

10. Wyżywienie uczestników targów

Wykonawca zapewni całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolacja) podczas trwania całej podróży, to jest od 19.09.2022 do 24.09.2022 dla czterech osób biorących udział w podróży po stronie Zamawiającego.

Część 2: zakup usługi polegającej na organizacji spotkań podczas wizyty studyjnej w USA

1. Wynajem 3 sal w 3 różnych miastach (Nowy Jork, Boston, Chicago) na potrzeby spotkań z kontrahentami w USA, muszą być to sale mieszczące swobodnie minimum 15 osób, sale ze sprzętem audiowizualnym (projektor lub telewizor), każda sala do dyspozycji na minimum 2 dni robocze. W salach musi być dostępny internet wi-fi bez dodatkowych opłat. W sali muszą znajdować się krzesła i stoliki dla minimum 15 osób oraz pulpit dla prowadzącego. Sale powinny znajdować się w hotelu, w którym przedstawiciele Zamawiającego będą nocować lub maksymalnie w odległości pozwalającej na dotarcie pieszo lub komunikacją publiczną w czasie 15 minut z hotelu, w którym przedstawiciele Zamawiającego będą mieli nocleg.

1. Catering podczas spotkań z potencjalnymi kontrahentami, 3 spotkania dla 15 osób każde, minimum napoje ciepłe i zimne oraz zimne przekąski dla uczestników spotkań w formie szwedzkiego stołu. Catering musi zostać dostarczony przed rozpoczęciem spotkania do każdej z sal odbywania się spotkań opisanych w punkcie powyżej. Catering powinien składać się z zimnych (woda, sok) i ciepłych napojów (kawa, herbata) oraz słodkich i wytrwanych przekąsek.

1. Zakwaterowanie podczas pobytu w USA dla dwóch osób reprezentujących Zamawiającego podczas misji (7 dni - 6 dób hotelowych na osobę w 3 miastach – po 2 doby hotelowe w każdym mieście Nowy Jork, Boston, Chicago). Zakwaterowanie obu osób powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym lub w hotelu apartamentowym. Wykonawca zapewni pokoje jedoosobowe lub dwuosobowe do wykorzystania przez jedną osobę. Obiekt hotelowy musi być położony w odległości pozwalającej na dojście pieszo lub dojazd komunikacją miejską w czasie maksymalnie 15 minut do miejsca planowanego spotkania w danym mieście. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje noclegów w każdym mieście, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.

1. Przeloty między miastami odbywania spotkań na terenie USA dla dwóch osób reprezentujących Zamawiającego. Wykonawca zapewni przeloty lokalne na terenie USA w klasie minimum economy bez przesiadek dla obu osób reprezentujących Zamawiającego podczas misji na trasach Nowy Jork-Boston i Boston-Chicago. Podróż odbywać się będzie publicznymi środkami transportu lotniczego. Wykonawca ureguluje wszelkie należności za bilety lotnicze. Cena biletu powinna obejmować wszelkie koszty w tym opłaty lotniskowe, bagaż rejestrowany, opłaty manipulacyjne, opłaty za odprawę, podatki etc. Wykonawca dostarczy komplet biletów Zamawiającemu w terminie ustalonym z Zamawiającym. Wykonawca każdorazowo zapewni transfer samochodem dwóch osób z hotelu na lotnisko oraz z lotniska do hotelu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje przelotów na tych trasach, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.

1. Wyżywienie uczestników wyjazdu - Wykonawca zapewni całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolacja) podczas trwania całej podróży, to jest od 6 dni dla dwóch osób biorących udział w podróży po stronie Zamawiającego.

Część 3: zakup usługi polegającej na organizacji spotkań podczas wizyty studyjnej w Wielkiej Brytanii

1. Wynajem 3 sal w 3 różnych miastach (Londyn, Birmingham, Liverpool) na potrzeby spotkań z kontrahentami w Wielkiej Brytanii, muszą być to sale mieszczące swobodnie minimum 15 osób, sale ze sprzętem audiowizualnym (projektor lub telewizor), każda sala do dyspozycji na minimum 2 dni robocze. W salach musi być dostępny internet wi-fi bez dodatkowych opłat. W sali muszą znajdować się krzesła i stoliki dla minimum 15 osób oraz pulpit dla prowadzącego. Sale powinny znajdować się w hotelu, w którym przedstawiciele Zamawiającego będą nocować lub maksymalnie w odległości pozwalającej na dotarcie pieszo lub komunikacją publiczną w czasie 15 minut z hotelu, w którym przedstawiciele Zamawiającego będą mieli nocleg.

1. Catering podczas spotkań z potencjalnymi kontrahentami, 3 spotkania dla 15 osób każde, minimum napoje ciepłe i zimne oraz zimne przekąski dla uczestników spotkań w formie szwedzkiego stołu. Catering musi zostać dostarczony przed rozpoczęciem spotkania do każdej z sal odbywania się spotkań opisanych w punkcie powyżej. Catering powinien składać się z zimnych (woda, sok) i ciepłych napojów (kawa, herbata) oraz słodkich i wytrwanych przekąsek.

1. Zakwaterowanie podczas pobytu w Wielkiej Brytanii dla dwóch osób reprezentujących Zamawiającego podczas misji (7 dni - 6 dób hotelowych na osobę w 3 miastach – po 2 doby hotelowe w każdym mieście - Londyn, Birmingham, Liverpool). Zakwaterowanie obu osób powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym lub w hotelu apartamentowym. Wykonawca zapewni pokoje jedoosobowe lub dwuosobowe do wykorzystania przez jedną osobę. Obiekt hotelowy musi być położony w odległości pozwalającej na dojście pieszo lub dojazd komunikacją miejską w czasie maksymalnie 15 minut do miejsca planowanego spotkania w danym mieście. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje noclegów w każdym mieście, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.

1. Przeloty lub przejazdy pociągiem między miastami odbywania spotkań na terenie Wielkiej Brytanii dla dwóch osób reprezentujących Zamawiającego. Wykonawca zapewni lokalne przeloty lub przejazdy pociągiem na terenie Wielkiej Brytanii minimum w klasie economy lub odpowiadającej bez przesiadek dla obu osób reprezentujących Zamawiającego podczas misji na trasach Londyn-Birmingham i Birmingham-Liverpool. Podróż odbywać się będzie publicznymi środkami transportu lotniczego lub kolejowego. Wykonawca ureguluje wszelkie należności za bilety lotnicze lub bilety kolejowe. Cena biletu powinna obejmować wszelkie koszty w tym opłaty lotniskowe, bagaż rejestrowany, opłaty manipulacyjne, opłaty za odprawę, podatki etc. Wykonawca dostarczy komplet biletów Zamawiającemu w terminie ustalonym z Zamawiającym. Wykonawca każdorazowo zapewni transfer samochodem dwóch osób z hotelu na lotnisko lub dworzec oraz z lotniska lub dworca do hotelu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje przelotów lub przejazdów na tych trasach, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.
2. Wyżywienie uczestników wyjazdu - Wykonawca zapewni całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolacja) podczas trwania całej podróży, to jest od 6 dni dla dwóch osób biorących udział w podróży po stronie Zamawiającego.

Część 4: zakup usługi polegającej na organizacji spotkań podczas wizyty studyjnej w Kanadzie

1. Wynajem 3 sal w 3 różnych miastach (Ottawa, Toronto, Montreal) na potrzeby spotkań z kontrahentami w USA, muszą być to sale mieszczące swobodnie minimum 15 osób, sale ze sprzętem audiowizualnym (projektor lub telewizor), każda sala do dyspozycji na minimum 2 dni robocze. W salach musi być dostępny internet wi-fi bez dodatkowych opłat. W sali muszą znajdować się krzesła i stoliki dla minimum 15 osób oraz pulpit dla prowadzącego. Sale powinny znajdować się w hotelu, w którym przedstawiciele Zamawiającego będą nocować lub maksymalnie w odległości pozwalającej na dotarcie pieszo lub komunikacją publiczną w czasie 15 minut z hotelu, w którym przedstawiciele Zamawiającego będą mieli nocleg.

1. Catering podczas spotkań z potencjalnymi kontrahentami, 3 spotkania dla 15 osób każde, minimum napoje ciepłe i zimne oraz zimne przekąski dla uczestników spotkań w formie szwedzkiego stołu. Catering musi zostać dostarczony przed rozpoczęciem spotkania do każdej z sal odbywania się spotkań opisanych w punkcie powyżej.  Catering powinien składać się z zimnych (woda, sok) i ciepłych napojów (kawa, herbata) oraz słodkich i wytrwanych przekąsek.

1. Zakwaterowanie podczas pobytu w Kanadzie dla dwóch osób reprezentujących Zamawiającego podczas misji (7 dni - 6 dób hotelowych na osobę w 3 miastach – po 2 doby hotelowe w każdym mieście – Ottawa, Toronto, Montreal). Zakwaterowanie obu osób powinno mieć miejsce w jednym obiekcie hotelowym lub w hotelu apartamentowym. Wykonawca zapewni pokoje jedoosobowe lub dwuosobowe do wykorzystania przez jedną osobę. Obiekt hotelowy musi być położony w odległości pozwalającej na dojście pieszo lub dojazd komunikacją miejską w czasie maksymalnie 15 minut do miejsca planowanego spotkania w danym mieście. Minimalna liczba gwiazdek obiektu hotelowego to 3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje noclegów w każdym mieście, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.

1. Przeloty między miastami odbywania spotkań na terenie Kanady dla dwóch osób reprezentujących Zamawiającego. Wykonawca zapewni przeloty lokalne na terenie Kanady w klasie economy bez przesiadek dla obu osób reprezentujących Zamawiającego podczas misji na trasach Ottawa-Toronto i Toronto-Montreal. Podróż odbywać się będzie publicznymi środkami transportu lotniczego. Wykonawca ureguluje wszelkie należności za bilety lotnicze. Cena biletu powinna obejmować wszelkie koszty w tym opłaty lotniskowe, bagaż rejestrowany, opłaty manipulacyjne, opłaty za odprawę, podatki etc. Wykonawca dostarczy komplet biletów Zamawiającemu w terminie ustalonym z Zamawiającym. Wykonawca każdorazowo zapewni transfer samochodem dwóch osób z hotelu na lotnisko oraz z lotniska do hotelu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ofercie trzy opcje przelotów na tych trasach, spośród których Zamawiający wybierze jedną opcję najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem podróży.

1. Wyżywienie uczestników wyjazdu - Wykonawca zapewni całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolacja) podczas trwania całej podróży, to jest od 6 dni dla dwóch osób biorących udział w podróży po stronie Zamawiającego.

• Termin realizacji usługi/zamówienia

Część 1: do 30.09.2022

Część 2: do 30.06.2023

Część 3: do 30.06.2023

Część 4: do 30.06.2023

Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie umożliwiającym prawidłową realizację przedmiotu zapytania.